Würdest du nicht gerne in den Urlaub fahren und wissen, dass du deine E-Mails nicht überprüfen musst? Wenn Sie sich nicht darauf verlassen können, dass ein Assistent Ihre digitale Kommunikation während Ihrer Abwesenheit übernimmt, ist eine Abwesenheitsnotiz die nächstbeste Lösung.
Hier sind einige Tipps, wie Sie mit Gmail einen Autoresponder einrichten und was Sie beachten sollten.
Reduzieren Sie die Last, bevor Sie gehen
Stellen Sie sicher, Ihren Posteingang zu löschen 6 Möglichkeiten, Ihren E-Mail-Posteingang zurückzufordern 6 Möglichkeiten, Ihren E-Mail-Posteingang zurückzufordern Gibt es noch etwas, das so nützlich, weit verbreitet und frustrierend wie ein E-Mail-Posteingang ist? Es ist für immer da und wir benutzen es immer, und solange wir es benutzen, werden Leute wie ich ... Lesen Sie mehr und antworten Sie auf offene Anfragen, bevor Sie gehen. Kommunizieren Sie, dass Sie weg sind. Zum Beispiel könnten Sie die Daten Ihrer geplanten Abwesenheitszeit zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen. Sie können auch von der Macht der E-Mail-Signaturen profitieren. Auch Sie können von der Macht der E-Mail-Signaturen profitieren. Eine Signatur sagt Ihnen etwas über eine Persönlichkeit aus. So wie zwei Menschen kaum gleich schreiben, signieren sie auch anders. So entstand die "Wissenschaft" der Graphologie. Aber das digitale Zeitalter und die E-Mail ... Lesen Sie mehr für eine Woche oder zwei vor Ihrer Reise. Auf diese Weise wird es weniger wahrscheinlich, dass Ihre Kontakte Ihren Posteingang überschwemmen, wenn Sie weg sind.
Wenn Sie noch kein System zum Verwalten Ihrer E-Mails haben, ist es Zeit, sich mit dem Posteingang vertraut zu machen. Nullflussdiagramm Posteingang pflegen Null täglich mit diesem Ablaufdiagramm Posteingang null täglich mit diesem Ablaufdiagramm pflegen Ich versuche, Posteingang Null aufrechtzuerhalten trotz täglich mehr als 500 E-Mails. Das sind null ungelesene E-Mails - das ist richtig, ich adressiere jede einzelne E-Mail, die mir jeden Morgen geschickt wird. Und Vertrauen ... Lesen Sie mehr. Kurz, löschen Sie E-Mails, die nicht relevant sind, delegieren Sie Aufgaben, die Sie selbst nicht lösen können, lösen Sie Aufgaben sofort, wenn sie weniger als zwei Minuten dauern, oder legen Sie sie in Ihre Aufgabenliste, wenn sie länger dauern.
Sie können sich auch von E-Mail-Newslettern abmelden Posteingang löschen: Mehrfache Newsletter mit diesen Tools schnell abbestellen Ihren Posteingang löschen: Mehrfache Newsletter mit diesen Tools schnell abbestellen Das Abbestellen von Newslettern betrifft mehr als nur Spam. Die meisten Newsletter, die unseren Posteingang füllen, verkaufen keine Medikamente oder bieten kein Preisgeld an - sie sind echte Newsletters von vertrauenswürdigen Unternehmen, die wir selbst abonniert haben ... Lesen Sie mehr, wenn Sie für längere Zeit weg sind.
Bereiten Sie Ihren Email Autoresponder vor
Egal wie gut Sie Ihren geplanten Urlaub kommunizieren, die Leute werden immer noch versuchen, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Ein Autoresponder erinnert sie an Ihre Abwesenheit. Folge dieser Strategie:
- Fügen Sie Ihrem Auto-Responder Kontaktinformationen für dringende Angelegenheiten hinzu . Dies kann die E-Mail-Adresse eines vertrauenswürdigen Kollegen oder eine Telefonnummer sein, unter der Sie im Notfall erreichbar sind.
- Richten Sie den Autoresponder nur für Personen in Ihrer Kontaktliste ein . Dies verhindert, dass zufällige Personen Ihre Notfallnummer oder andere Kontaktdaten erhalten.
- Richten Sie sich für wichtige E-Mails vor . Wenn Sie von einer bestimmten Person oder zu einem bestimmten Thema hören möchten, stellen Sie sicher, dass diese wichtigen E-Mails an einen Kollegen weitergeleitet werden, der sofort reagieren kann.
Richten Sie den Gmail-Ferien-Responder ein
Unter den allgemeinen Einstellungen finden Sie den Abwesenheitsbenachrichtiger von Google Mail. Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts in Ihrem Posteingang und blättern Sie zum Ende der Registerkarte Allgemein . Wählen Sie die Daten aus, verfassen Sie Ihre Nachricht in WYSIWYG (formatierter / Rich Text) oder Nur-Text, und schalten Sie die Abwesenheitsnotiz ein. Um zu verhindern, dass Fremde oder Spammer zusätzliche Kontaktinformationen erhalten oder erfahren, dass Ihr E-Mail-Konto aktiv ist, wählen Sie nur eine Antwort an Personen in Ihren Kontakten aus . Mit Google Mail können Sie einen ersten und einen optionalen letzten Tag festlegen, sodass Sie nicht vergessen müssen, den Autoresponder bei Ihrer Rückkehr auszuschalten.
Ausgewählte E-Mails mit Google Mail-Filtern weiterleiten
Der Abwesenheitsnotruf ist eine Standardnachricht, die - solange sie aktiv ist - an eine Person (auf Ihrer Kontaktliste) gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail sendet. Wie oben erwähnt, erfordern einige E-Mails möglicherweise eine sofortige und persönliche Antwort. Hier kommen die Gmail-Filter ins Spiel.
Beachten Sie, dass Sie in Google Mail nur E-Mails an bestätigte E-Mail-Adressen weiterleiten können. Wenn Sie E-Mails an einen Kollegen weiterleiten möchten, benötigen Sie deren Hilfe. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Google Mail-Posteingang auf das Zahnrad, wählen Sie Einstellungen und wechseln Sie zur Registerkarte Weiterleitung und POP / IMAP . Klicken Sie auf die Schaltfläche Eine Weiterleitungsadresse hinzufügen, geben Sie die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Weiter, um die Bestätigungs-E-Mail auszulösen. Ihr Kollege erhält einen Code und Anweisungen zur Bestätigung der Anfrage. Wenn Sie die E-Mail weiterleiten, können Sie den Bestätigungscode auch selbst eingeben, um ihre E-Mail-Adresse zu überprüfen.
Erweitern Sie die Suchoptionen über Ihrem Google Mail-Posteingang, um Ihren Filter einzurichten. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Absenders in das Feld "Von" oder die Schlüsselwörter im Betreff ein oder verwenden Sie das Feld " Wörter" . Sie können mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen und Suchoperatoren verwenden Bessere Suche nach Inhalten mit Suchmaschinen: Boolesche Suchlogik erklärt Werden Sie besser bei der Suche nach Sachen mit Suchmaschinen: Boolesche Suchlogik erklärt Es dauert nur Tausende von Servern von Google eine halbe Sekunde, um etwa 50 abzufragen Milliarden indexierter Seiten dauert es wesentlich länger, nur die erste Seite der Suchergebnisse zu scannen. Darüber hinaus ... Lesen Sie mehr, um mehrere Keywords zu verbinden.
Klicken Sie auf Create Filter mit dieser Suche in der rechten unteren Ecke und im nächsten Fenster wählen Sie Ihre Aktion. Im unten gezeigten Beispiel habe ich eine Weiterleitungs-E-Mail-Adresse ausgewählt und ein Label auf die weitergeleitete E-Mail angewendet. Wenn Sie das gleiche tun, können Sie die weitergeleiteten E-Mails anhand ihres Labels schnell identifizieren, sobald Sie aus Ihrem Urlaub zurückkehren.
Anstatt E-Mails weiterzuleiten, können Sie auch eine benutzerdefinierte Antwort im Speicher einrichten. E-Mail Schneller und besser mit vordefinierten Antworten E-Mail schneller und besser mit vordefinierten Antworten Sie haben keine Zeit für das Mittagessen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie Camping-Chow, die nicht schlecht werden? Einfach, etwas Konserven bekommen. Müde, die gleichen E-Mail-Antworten zu tippen? Versuchen Sie Dosen-E-Mails! Think ... Read More für bestimmte Absender oder Themen. Yaara hat vorher erklärt, wie genau das funktioniert.
Letzte Vorbereitungen bevor du gehst
Es wäre ziemlich enttäuschend, wenn Ihr sorgfältig eingerichtetes System fehlgeschlagen wäre. Stellen Sie sich die Belastung bei Ihrer Rückkehr vor. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Abwesenheitsnachrichten testen und weiterleiten, bevor Sie gehen. Sie können Ihre eigenen sekundären E-Mail-Adressen und Dummy-Filter verwenden, um Autoresponder, Filter und Weiterleitungen zu testen.
Was peinlich wäre, wäre, wenn Ihr Urlaubs-Responder lange nach Ihrer Rückkehr aktiv geblieben wäre. Wenn Sie eine Aufgabenliste oder einen Kalender haben, erstellen Sie eine Aufgabe oder einen Zeitplan, um den Autoresponder und / oder die Filter bei Ihrer Rückkehr auszuschalten.
Hier ist eine kleine Zusammenfassung des gesamten Vorgehens von Steve Dotto:
Was zu tun ist, wenn Sie zurückkehren
Hoffentlich hat Ihr System funktioniert und alle dringenden E-Mails wurden von Ihrem freundlichen Kollegen bearbeitet. Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie Ihren Posteingang angehen möchten:
- Schalten Sie den Ferienbetreuer aus.
- Deaktivieren Sie urlaubsspezifische Filter und Weiterleitungen.
- Durchlaufen Sie Ihren Posteingang mit der Posteingang-Null-Strategie 4 Einfache Schritte zum Erzielen und Verwalten des Posteingangs Null in Google Mail 4 Einfache Schritte zum Erzielen und Aufrechterhalten des Posteingangs Null in Google Mail Lesen Sie weiter oben beschrieben.
- Überprüfen Sie den Ordner "Gesendet" oder ein Etikett, das Sie verwendet haben, um zu sehen, welche E-Mails weitergeleitet oder eine vordefinierte Antwort erhalten haben.
- Treten Sie mit Kollegen in Kontakt, die dringende E-Mails bearbeitet haben, und bitten Sie sie, Sie auf den neuesten Stand zu bringen.
- Folgen Sie, wo nötig.
- Abonnieren Sie bei Bedarf den Newsletter erneut.
Kann dies in anderen E-Mail-Clients durchgeführt werden?
Bestimmt. Sie können automatische Antwortfilter in Thunderbird einrichten So richten Sie Mozilla Thunderbird für automatische Antworten und geplante E-Mails ein So richten Sie Mozilla Thunderbird für automatische Antworten und geplante E-Mails ein Wenn E-Mails überwältigend sind, kann es an der Zeit sein, Antworten und geplante E-Mails. So funktioniert das in Mozilla Thunderbird, dem plattformübergreifenden, kostenlosen und Open-Source-Desktop-E-Mail-Client. Lesen Sie mehr, die wir bereits behandelt haben. Mit Outlook können Sie auch Abwesenheitsnotizen einrichten.
Verwenden Sie einen anderen E-Mail-Client oder haben Sie weitere Tipps zum Umgang mit E-Mail-Auto-Respondern? Bitte sprechen Sie und teilen Sie Ihre Fragen oder Einblicke in den Kommentaren!
Bildquelle: Inbox Zero von hyperdashery via Flickr