Es besteht die Möglichkeit, dass jemand, den Sie kennen, von "Versehentlich antworten" betroffen wurde. Es ist eine peinliche - und durchaus vermeidbare - Bedingung, und es ist ziemlich üblich. Leute sind zu ihren Kollegen gekommen, haben Namen von Patienten geäußert und E-Mail-Adressen offengelegt - nur indem sie versehentlich Allen antworten. Im Jahr 1997 ertrug Microsoft einen "Accidental Reply All" -Ausbruch mit geschätzten 15 Millionen E-Mails.
Es ist nicht immer nur peinlich; Sie könnten tatsächlich eine ernsthafte Sicherheitsverletzung mit unlauteren Gebrauch der Antwort alle erleiden. Wenn Sie Kontoinformationen oder Geschäftsgeheimnisse aussenden und versehentlich Personen hinzufügen, die nicht kopiert werden sollen, könnten Sie ernsthafte Probleme in Ihren Händen haben. Möchten Sie sicherstellen, dass Sie nicht versehentlich alle antworten? So schützen Sie sich.
Wenn Sie Outlook verwenden
Der beste Weg, um sicher zu bleiben, ist die Schaltfläche "Alle Antworten" zu entfernen. In Outlook 2003 oder 2007 können Sie einfach auf den nach unten weisenden Pfeil ganz rechts in der Symbolleiste klicken, auf Schaltflächen hinzufügen oder entfernen klicken und "Alle Antworten" loswerden. Sie können das gleiche in Outlook 2010 oder 2013 tun, aber es ist ein bisschen komplizierter.
CNET gibt die folgenden Anweisungen. Gehe zu Datei> Optionen> Ribbon anpassen . Klicken Sie im rechten Bereich auf Antworten, und klicken Sie dann auf Entfernen . Klicken Sie zweimal auf Neue Gruppe und benennen Sie die erste neue Gruppe (Benutzerdefiniert) als "Antworten (Benutzerdefiniert)" und die zweite als "Allen antworten (Benutzerdefiniert)" um. Klicken Sie im linken Bereich auf Hauptregisterkarten, dann auf Startseite (Mail) und Antworten . Wählen Sie im rechten Bereich Antwort (Benutzerdefiniert) .
Fügen Sie nach und nach die Befehle Antworten, Antworten, Weiterleiten, Besprechung, Sofortnachrichten und mehr aus dem linken Bereich zu Antworten (Benutzerdefiniert) hinzu. Wählen Sie im rechten Bereich Alle Antworten (Benutzerdefiniert) . Fügen Sie den Befehl Allen antworten hinzu. Wählen Sie Allen antworten (Benutzerdefiniert) und verwenden Sie die Abwärtstaste, um es unter "Senden / Empfangen (IMAP / POP)" zu verschieben, und klicken Sie dann auf OK .
Eine einfachere Methode ist das Add-On TuneReplyAll für Outlook zu installieren. Auf diese Weise können Sie eine Popup-Warnung aktivieren, wenn Sie Reply All verwenden. Wenn es Ihnen gut geht, es an alle zu senden, drücken Sie einfach Ja. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie auf Nein.
Sie können auch eine Regel erstellen, die Outlook anweist, Ihre Nachrichten mit einer Verzögerung zu senden. So richten Sie Microsoft Outlook für die E-Mail-Zustellung ein So richten Sie Microsoft Outlook für die E-Mail-Zustellung ein Lesen Sie weiter; Wenn Sie bemerken, dass Sie "Allen antworten" drücken, haben Sie Zeit, den Versand abzubrechen. Hier sind die Schritte, die Sie zum Erstellen dieser Regel ausführen müssen.
Klicken Sie auf Extras> Regeln und Warnungen> Neue Regel . Klicken Sie im Feld "Wählen Sie eine Vorlage" unter Leere Regel auf Nachrichten nach dem Senden überprüfen, und klicken Sie dann auf Weiter . Wählen Sie die gewünschten Optionen in der "Select condition (s)" - Liste und klicken Sie dann auf Weiter (wenn Sie keine Bedingungen auswählen, wird die Regel auf jede gesendete Nachricht angewendet). Wählen Sie in der Liste "Aktion (en) auswählen" die Option Lieferung um einige Minuten verzögern aus . Klicken Sie im Feld "Regelbeschreibung bearbeiten" auf die unterstrichene Phrase und geben Sie die Anzahl der Minuten ein, um die jede Nachricht bis zu 120 Minuten verzögert werden soll. Klicken Sie auf OK und auf Weiter, fügen Sie alle gewünschten Ausnahmen hinzu und klicken Sie dann auf Weiter . Geben Sie der Regel einen Namen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren, und klicken Sie auf Fertig stellen .
Wenn Sie Google Mail verwenden
Eine der besten Funktionen von Gmail Was ist neu in Good Old Gmail? 5 Funktionen, die Sie auschecken sollten Was ist neu in Good Old Gmail? 5 Funktionen, die Sie ausprobieren sollten Sie haben vielleicht ein paar neue Funktionen verpasst, die Gmail im letzten Jahr nach und nach hinzugefügt hat. Schauen wir uns an, was unsere Aufmerksamkeit verdient. Weitere Informationen, die Sie möglicherweise nicht verwenden, ist die Funktion "Versenden zurücksenden", mit der Sie das Senden einer E-Mail bis zu 30 Sekunden nach dem Drücken der Senden-Schaltfläche abbrechen können. Wenn Sie einen Desktop-Gmail-Client verwenden Die Suche nach dem perfekten Mac-Desktop-Gmail-Client Die Suche nach dem perfekten Mac-Desktop-Gmail-Client Sie benötigen einen Desktop-Client für Gmail auf Ihrem Mac? Hier sind die besten, die wir finden konnten. Lesen Sie mehr, das wird Ihnen nicht helfen.
Eine andere Sache, die Sie in Ihren Google Mail-Einstellungen überprüfen müssen, ist, dass das standardmäßige Antwortverhalten auf "Antworten" anstatt auf "Allen antworten" eingestellt ist. Wenn die Option "Allen antworten" aktiviert ist, füllt Gmail bei jedem Drücken der Antwortschaltfläche die Felder "An" und "CC" mit den Adressen von Personen ein, die auch in der ursprünglichen E-Mail-Adresse kopiert wurden.
Boomerang, eine Google Mail-Add-On-App Planen Sie Ihre Nachrichten in Google Mail mit Boomerang Planen Sie Ihre Nachrichten in Google Mail mit Boomerang Baydin (das Unternehmen hinter Boomerang) hat gerade angekündigt, dass Benutzer Nachrichten innerhalb von Google Mail neu planen können, sobald sie bereits geplant sind. Mit "Mehr" können Sie Nachrichten planen, die später gesendet werden. So können Sie in ein paar Minuten oder Tagen darauf zurückkommen, um sicherzustellen, dass Sie niemandem, der sich in Ihrer Kontaktliste befindet, etwas peinliches mitteilen. Wählen Sie das Verzögerungsintervall aus, klicken Sie auf Später senden, und klicken Sie anschließend in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf den Boomerang, um Ihre verzögerten Nachrichten zu verwalten. Einfach!
Wenn Sie andere E-Mail-Anbieter oder -Clients verwenden
Wenn Sie andere E-Mail-Anbieter oder Kunden verwenden, müssen Sie möglicherweise etwas graben. Eine Thunderbird-Erweiterung namens "Später senden" ermöglicht es Ihnen, Ihre E-Mails so zu planen, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden. Lotus Notes enthält Funktionen zum Senden späterer Funktionen sowie MailMate und Airmail.
Sie können auch webbasierte Dienste wie LetterMeLater verwenden, um E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu senden. Nachdem Sie ein Konto erstellt haben, können Sie E-Mails erstellen, die zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden. Sie können sie auch vor dem Senden verwalten, sodass Sie alle erforderlichen Änderungen vornehmen können. Sie können es sogar in Ihrem eigenen E-Mail-Programm verwenden.
Wenn Ihr E-Mail-Client keine dieser Optionen unterstützt, können Sie es sich zur Gewohnheit machen, Ihre E-Mail als Entwurf zu speichern und fünf oder zehn Minuten später darauf zurückzukommen, um noch einmal zu überprüfen, ob Sie möglicherweise eine Katastrophe verursacht haben Fehler, wie Kopieren von allen in Ihrer Kundenliste oder CCing das gesamte Büro.
Versehentliche Antwort Allen: Lass es dir nicht passieren!
Die erste E-Mail wurde vor 44 Jahren gesendet; Sie würden denken, wir hätten die versehentliche Antwort von allem, wie geschehen, ausgerottet. Leider haben wir noch keinen Impfstoff entwickelt, daher müssen Sie den Schutz selbst in die Hand nehmen. Deaktivieren Sie alle Funktionen, verzögern das Senden Ihrer E-Mails oder speichern Sie sie nur als Entwurf, um ein paar Minuten später zu senden, kann helfen. Nur du kannst verhindern, dass alle antworten!
Haben Sie jemals versehentlich zu viele Informationen mit Reply All geteilt? Verwenden Sie eine der oben aufgeführten Strategien? Teilen Sie Ihre besten Taktiken für den Kampf gegen versehentliche Antworten alle unten!
Bildkredit: seinen Kopf durch thodonal88 über Shutterstock halten