Mehrere Projekte sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause zu haben, ist wie ein Mehltau, der an Ihren Kabinenwänden wächst. Ein Mehltau, der Angst und Bestürzung ausstrahlt, wenn Sie weiter zurückfallen und den Überblick verlieren, wo Sie vorgehen und was noch zu tun ist. Glücklicherweise gibt es ein relativ einfaches System, um diesen Mehltau aufzuklären, diese Projekte zuverlässig auf den richtigen Weg zu bringen und so zu halten.
Geben Sie die vollständige Horizontplanung ein
Dieses System wird "Full Horizon Planning" (FHP) genannt, ein Begriff, der von dem Mathematikprofessor und Produktivitätssagen Cal Newport geprägt und illustriert wurde. FHP ist ein Workflow-System, das Ihre weitgehend unbeholfene To-do-Liste akzeptiert 4 Beliebte Produktivitätstipps, die ignoriert werden sollten 4 Beliebte Produktivitätstipps, die ignoriert werden sollten Einige der Produktivitätsideen sind manchmal unbegründet und oft falsch. Lassen Sie uns ein paar dieser Produktivitätsmythen entlarven, indem Sie zeigen, dass das Gegenteil genauso wahr sein kann. Lesen Sie mehr und verwandeln Sie es in etwas, das sowohl überschaubarer als auch respektvoller für Ihre Zeit ist. Es ist auch hervorragend unzerbrechlich, wenn es um die garantierten täglichen Ablenkungen geht.
Wenn Newport über Workflow-Systeme spricht, definiert er diese als "eine Reihe von Gewohnheiten und Werkzeugen, mit denen man organisiert, welche Arbeit man macht und wann man es macht. Und wenn er "effektiv" sagt, bezieht er sich auf die Menge an Wert, die du produzierst ".
Aus dieser Definition geht hervor, dass FHP nicht als System zur Regelung aller Systeme gefördert wird. Es ist vielleicht nicht für Ihre eigene Arbeit geeignet, aber es ist definitiv eine Überlegung wert. Kurz gesagt, es ist eine Alternative, mit Ähnlichkeiten zu anderen Systemen wie David Allen Get Things Done Organisieren 2015: Lernen Sie die Kampfkunst Dinge zu erledigen [Sachen zu sehen] Organisieren 2015: Lernen Sie die Kampfkunst Dinge zu erledigen [Zeug zu sehen ] Überhaupt sich wundern, warum die erfolgreichen, Über-Leistungsträger immer einen kühlen Kopf zu behalten scheinen? Lesen Sie mehr, monotasking Get Things Done: 10 inspirierende Videos, um Ihre Produktivität zu steigern Get Things Done: 10 inspirierende Videos zur Steigerung Ihrer Produktivität Statt Sie durch jeden Videokanal auf YouTube gehen, dachten wir, wir würden die Last erleichtern und ein paar Auswahl empfehlen Clips, die Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Produktivität steigern können. Lesen Sie mehr und Zeit Blockieren Zeit Blockieren - Die Geheimwaffe für besseren Fokus Zeit Blockieren - Die Geheimwaffe für besseren Fokus Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie Zeitblockierung. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und gleichzeitig Ablenkungen, Verzögerungen und unproduktives Multitasking in Schach zu halten. Weiterlesen . Full Horizon Planning ist sowohl eine Agglomeration als auch ein Abstreifen von Teilen dieser Ideen. Gestatten Sie mir, Newports Erklärung zu paraphrasieren.
- Jedes Projekt, in dem du dich gerade befindest, sollte als ruhend oder aktiv kategorisiert werden.
- Schlafende Projekte sollten aus dem Weg geräumt werden, aber regelmäßig überprüft werden.
- Wenn ein Projekt in den aktiven Status versetzt wird, muss ein detaillierter Plan für die Durchführung des Projekts erstellt werden.
Wenn es darum geht, aktive Projekte zu planen, sollte man sich nicht mit Abstraktionen auseinandersetzen, sondern "direkt mit der rohen Körperlichkeit der Zeit". Das heisst:
"Auf monatlicher Ebene weiß ich, welche Wochen ich an dem Projekt arbeiten werde, und erst wenn ich in diese Wochen komme, plane ich, an welchen Tagen ich daran arbeiten werde, und erst wenn ich an die spezifischen Tage komme, finde ich heraus welche Stunden es verbrauchen wird. "
Dieser Ansatz macht es viel unwahrscheinlicher, dass Sie zu viel sparen, sodass Sie effektiver planen können und mehr Zeit haben.
Zu viele Leute planen genau, welche Aufgaben sie an welchen Tagen, vielleicht sogar Monate im Voraus erledigen werden. Dies lässt keinen Raum für das wirkliche Leben. Mit nur ein paar Tagen krank oder zusätzliche Aufgaben kann das gesamte System verfallen.
Ich denke, ein Beispiel ist in Ordnung. Ich werde Screenshots von Trello verwenden (lesen Sie unseren Bericht Trello - ein einzigartiges, einfaches und leistungsstarkes Projektmanagementsystem von einem guten Zuhause aus Trello - ein einzigartiges, einfaches und leistungsstarkes Projektmanagementsystem von einem guten Zuhause Hat der Name Joel Spolsky etwas zu bedeuten? Wenn ja, dann werden Sie diesen Beitrag lesen wollen, weil er das neueste und großartigste Projekt von Spolsky darstellt, und wenn nicht, sollten Sie wissen, dass dies ... Weiterlesen) ist, um Ihnen zu zeigen, wie Sie diesen Workflow organisieren können System innerhalb einer solchen Plattform.
Richten Sie das Trello Board ein
Dies ist bei weitem nicht die einzige Möglichkeit, Trello für dieses System einzurichten, aber es ist eines, das für mich funktioniert hat. Richte vier "Listen" ein.
- Eine Liste aller aktiven und ruhenden Projekte.
- Eine Liste dessen, was Sie diesen kommenden Monat angehen müssen, und die Wochen, in denen bestimmte Dinge erledigt werden müssen (fügen Sie noch keine Informationen dazu hinzu).
- Eine Liste dessen, was Sie in dieser Woche und an welchen Tagen tun müssen.
- Eine Liste von Aufgaben, die heute abgeschlossen werden müssen.
Sobald Sie alle Ihre Projekte der "Projekt" -Liste hinzugefügt haben, markieren Sie diejenigen, die aktiv sind mit einem farbigen "Label". Ich kapitalisiere diese Projekte auch, um sicherzustellen, dass sie hervorstechen.
Schreiben Sie Projektübersichten
Als nächstes klicken Sie auf das erste Ihrer aktiven Projekte und schreiben Sie einen Kommentar, in dem Sie detailliert beschreiben, was Sie tun müssen. In diesem Beispiel gehe ich davon aus, dass jedes Projekt mehrere Monate dauert. Dadurch können Sie wirklich erfassen, was von Ihnen benötigt wird, und Sie können verstehen, wie Sie die Aufgaben am besten strukturieren können. Tun Sie dies für jedes Ihrer aktiven Projekte.
Hinweis: Dies ist die erste Granularitätsstufe. Sie müssen diesen Aufgaben noch keine bestimmten Wochen, Tage oder Zeiten zuweisen.
Planen Sie diesen Monat (einmal pro Monat)
Sie sollten dies zu Beginn jedes Monats anstreben. Basierend auf den Kommentaren, die Sie gerade für jedes Ihrer aktiven Projekte geschrieben haben, sollten Sie in der Lage sein, bis zum Ende dieses Monats zu sehen, was erledigt werden muss.
Legen Sie jeden dieser Meilensteine als separate "Kachel" auf diese Liste und beschriften Sie diese mit der entsprechenden Farbe (die gleiche Farbe wie die aktive Aufgabe, auf die sie sich bezieht), so dass Sie leicht sehen können, mit welchem Projekt diese Aufgabe zu tun hat. Entscheiden Sie jetzt welche Wochen in diesem Monat Sie an diesen einzelnen Meilensteinen arbeiten werden.
Fühlen Sie sich frei, die Aufgabe zu duplizieren oder in Teilaufgaben aufzuteilen, wenn Sie diesen Monat über mehrere Wochen daran arbeiten werden.
Jetzt, zu Beginn eines jeden Monats, wissen Sie ungefähr, welche Aufgaben Sie am Ende jeder Woche erledigen müssen. Wenn Sie einen dieser Meilensteine nicht erreichen, bewegen Sie die Dinge einfach ein wenig, damit Sie das Gesamtprojekt bis zum letzten Termin erreichen können.
Planen Sie diese Woche aus (einmal pro Woche)
Als erstes sollten Sie an einem Montagmorgen die relevante Woche in der Liste "Diesen Monat" lesen, um zu sehen, was Sie in den nächsten Tagen anpacken müssen.
Nehmen Sie sich diese Zeit, um jede dieser Aufgaben in die Liste "Diese Woche" zu verschieben und entscheiden Sie, an welchen Tagen Sie diesen Elementen Zeit widmen.
Wenn Sie die Aufgaben in Teilaufgaben aufteilen oder duplizieren müssen, gehen Sie vor. Wenn Sie Ende der letzten Woche herausfanden, dass Sie am Mittwoch zum Beispiel einen Trainingskurs besucht haben, können Sie jetzt Ihren Stundenplan einfach strukturieren.
Plan heute (einmal pro Tag)
Zu Beginn eines jeden Tages sollten Sie 10-15 Minuten planen, basierend auf den Aufgaben in dieser Woche, wie Sie Ihre Zeit verbringen werden, um sicherzustellen, dass Sie diese Meilensteine erreichen. Ziehen Sie die relevanten Elemente aus der Liste " Diese Woche" erneut in die Liste " Heute" .
In dieser Phase der Granularität können sich die Dinge schnell ändern. Behalte dies im Hinterkopf und sei bereit, deinen Plan aufgrund dieser Ablenkungen zu ändern. Aber indem Sie absichtlich bestimmte Zeitblöcke beiseite legen und die Selbstdisziplin haben, so weit wie möglich am Zeitplan festzuhalten, werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit das erledigen, was abgeschlossen werden muss.
Im obigen Beispiel sehen Sie, dass der gesamte Arbeitstag geplant wurde, einschließlich Besprechungen, Anrufen und Antworten auf E-Mails. Die Hauptaufgabe wurde in zwei separate Zeitblöcke aufgeteilt.
Löschen Sie am Ende eines jeden Tages die Today- Liste. Löschen Sie am Ende jeder Woche die Liste " Diese Woche" . Und löschen Sie am Ende jedes Monats die Liste " Diesen Monat" und beginnen Sie erneut mit der Überprüfung Ihrer Projekte.
Das zu einer Gewohnheit machen
Wie Sie hoffentlich sehen können, ist dies ein System, das für diejenigen entwickelt wurde, die einer Vielzahl relativ komplexer Projekte folgen. Es ist für Leute, die eine Reihe von Deadlines einhalten müssen, ohne sich in eine vorgegebene Routine und einen Zeitplan einzumischen, der Wochen oder sogar Monate im Voraus diktiert wird.
Wenn Sie diese Routine in ein paar Wochen in den Griff bekommen, werden Sie schnell herausfinden, ob es für Sie ist. Wenn Sie dieses System mögen, sollte dieser Zeitraum ausreichen, um das System wie oben beschrieben zu bearbeiten, so dass es effizient für Ihre spezifischen Anforderungen funktioniert. Nur dann wird es zur Gewohnheit.
Andere Setups
Physische Notizbücher
Wenn Sie Trello nicht gerne verwenden oder dieses System lieber in einer anderen Umgebung verwenden möchten, gibt es einige Möglichkeiten. Newport selbst verwendet eine Auswahl von Notebooks . Die Verwendung von Papier und Stift kann tatsächlich mehr beitragen 6 Einfache Gründe, warum Papier immer noch Ihre Killer-Produktivität App sein kann 6 Einfache Gründe, warum Papier immer noch Ihre Killer-Produktivität App ist Papier kann ein potenteres Werkzeug für die Produktivität als ein Computer oder ein Touch-Gerät sein, und sollte nicht sofort entlassen werden. Nicht überzeugt? Hier sind sechs Gründe, warum Papier noch relevant ist. Lesen Sie mehr, als Sie vielleicht zu Ihrer Produktivität denken. Jedes Notizbuch stellt eine andere Granularitätsstufe dar: Monat, Woche, Tag, sodass er Änderungen schnell in seine Zeitpläne schreiben kann, wenn sie benötigt werden.
Evernote und OneNote
Eine weitere Alternative sind Tools wie Evernote oder OneNote . Sie können dies genauso einrichten, wie Newport physische Notizbücher verwendet. Richten Sie ein neues Notebook ein OneNote ist jetzt wirklich kostenlos mit mehr Funktionen als zuvor OneNote ist jetzt wirklich kostenlos mit mehr Funktionen als zuvor Evernote Regeln nicht mehr die meisten Notizen Apps. Microsoft kündigte vor kurzem an, OneNote wäre freier als je zuvor. Lassen Sie uns Ihnen zeigen, was dies in Bezug auf Features und Funktionalität bedeutet. Lesen Sie mehr für jede Granularität, die Sie benötigen (siehe unten). Folgen Sie dann den oben beschriebenen Schritten, um diese auf dem neuesten Stand zu halten. Mein einziges Problem bei diesem Ansatz besteht darin, dass zwischen verschiedenen Notizbüchern viel hin- und hergewechselt wird, weshalb ich Trello am liebsten verwende, wo die meisten Informationen auf einen Blick zu sehen sind und sich sehr einfach bewegen lassen.
Excel
Wenn Sie eine Excel-Person sind, besteht eine mögliche Lösung darin, das von uns in Trello erstellte Layout wiederherzustellen. Das funktioniert, aber das Verschieben von Aufgaben und das Ändern ihrer Reihenfolge ist komplizierter, wenn Zellen verschoben werden müssen. Zeit sparen mit Textoperationen in Excel Zeit sparen mit Textoperationen in Excel Excel kann mit Zahlen umgehen und kann Zeichen genauso gut verarbeiten. In diesem Handbuch wird gezeigt, wie Sie Text in Kalkulationstabellen analysieren, konvertieren, ersetzen und bearbeiten können. Mit diesen Grundlagen können Sie komplexe Transformationen durchführen. Lesen Sie mehr, anstatt einfach zu ziehen und zu löschen. Wenn Sie weniger Informationen auf einer Seite haben möchten, können Sie immer neue Registerkarten für Projekte, Diesen Monat, Diese Woche und Heute einrichten .
Könnte FHP für Sie arbeiten?
Full Horizon Planning ist ein Workflow-System, das bedeutet, dass Sie mehrere Projekte verwalten können, ohne sich auf Zeitpläne festlegen zu müssen, die Sie entweder nicht vorhersehen können oder die Sie nicht steuern können.
Es besteht kein Zweifel, dass dieses "System mehr Vorabinvestitionen von geistiger Energie erfordert, als von der Deadline bis zur Deadline zu torkeln, und es würde sicherlich nicht für alle Arten von Jobs funktionieren". Aber es ist ein wichtiger Beitrag zu Newports eigener bemerkenswerter Produktivität in Wissenschaft, Bloggen und Autorenschaft, während er sicherstellt, dass er selten nach 17 Uhr arbeitet, ohne ausgebrannt zu werden. Programmierung Burnout: Wie man seine verlorene Motivation wiedererlangt Programmierung Burnout: Wie man seine verlorene Motivation wiedererlangt Diese Codezeilen können physisch und emotional entwässern. Alles, was Sie brauchen, um wieder aufzustehen, ist das Bewusstsein, dass die Motivation wiedergewonnen werden kann. Weiterlesen .
Glauben Sie, dass dies ein Workflow-System ist, das Sie nutzen könnten? Wie würdest du es deiner eigenen Karriere anpassen müssen? Oder gibt es ein System, das effektiver funktioniert? Das 3-Strike-System: So priorisieren Sie Ihre To-Do-Liste Das 3-Strike-System: So priorisieren Sie Ihre To-Do-Liste Sie kommen nicht durch Ihre To-Do-Liste? Das Problem liegt möglicherweise nicht in Ihrer Produktivität, sondern in Ihren Prioritäten. Lassen Sie uns lernen, wie wir die To-Do-Liste priorisieren und Dinge erledigen können. Lesen Sie mehr für Sie?
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