Wie man wie ein Pro mailt

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E-Mail ist eines der Dinge, die als Convenience-Feature begann, aber schnell zu etwas zu fürchten war. Ich weiß, dass wenn ich hunderte ungelesene E-Mails habe, mein Bauch schnell in eine tiefe Leere versinkt und ich diese E-Mails noch länger ignoriere. Aber vielleicht, wenn wir die Tipps und Tricks der Profis der E-Mail übernehmen würden, würden wir unseren Posteingang nicht als Hindernis betrachten.

Es gibt viele Faktoren, die die E-Mail-Effizienz beeinflussen - nicht nur die E-Mails schreiben, sondern auch den Posteingang einrichten, E-Mails verwalten, wissen, wann E-Mails geprüft werden sollen und mehr. Die Erhöhung der E-Mail-Effizienz bedeutet eine Steigerung der Produktivität, was letztlich bedeutet, dass alles in kürzerer Zeit erledigt wird. Genau das wollen wir.

Hinweis: Ein Aspekt der Pro-Funktion bei E-Mail ist, sicher und geschützt zu bleiben. Lesen Sie diese 7 wichtigen E-Mail-Sicherheitstipps 7 Wichtige E-Mail-Sicherheitstipps, die Sie kennen sollten 7 Wichtige E-Mail-Sicherheitstipps, die Sie kennen sollten Internetsicherheit ist ein Thema, von dem wir alle wissen, dass es wichtig ist und uns vortäuschen zu glauben, dass "mir das nicht passieren wird". Ob ... Lesen Sie mehr, bevor Sie hier beginnen. Der Verlust des Zugriffs auf Ihr E-Mail-Konto kann äußerst schädlich sein.

Planen Sie die Zeit für die E-Mail-Überprüfung ein

Einer der größten Fehler von Benutzern mit extrem aktiven Postfächern ist, dass sie ihre Gmail, Thunderbird oder Postbox rund um die Uhr geöffnet und im Hintergrund laufen lassen. Ein weiterer Fehler ist die Verwendung von Benachrichtigungs-Add-ons oder Funktionen, die Sie in der Minute benachrichtigt, in der eine E-Mail ankommt, egal wie trivial diese E-Mail auch sein mag.

Unleugbare Tatsache: Wenn Sie häufig Ihre E-Mails einchecken, können Sie den Fokus nicht einer anderen Aufgabe widmen. Unleugbare Tatsache: Wenn Sie es jemals schaffen, Fokus zu erstellen, werden Benachrichtigungen es in einem Augenblick brechen.

Daher sollten Sie Ihren Posteingang als eine Aktivität wie jede andere anzeigen. Lass es nicht zu einem "immer an" Aspekt deines Lebens werden. Planen Sie stattdessen Zeitblöcke ein - vielleicht einmal am Tag, vielleicht dreimal am Tag -, wo Sie in den Posteingang einchecken, alles tun, was Sie brauchen, und schließen Sie es dann. Es kann eine Weile dauern, um die Gewohnheit zu brechen, aber, vertrauen Sie mir, Ihre Produktivität wird in die Höhe schießen.

Beseitigen Sie den Überschuss

Das erste, was Sie tun sollten, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, ist, ihn schnell zu überfliegen und jede E-Mail zu löschen, die nicht wichtig erscheint. Betrachten Sie sich als Bildhauer mit einem riesigen Block aus frischem Marmor. Bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen, müssen Sie in großen Schritten hacken und den Überschuss loswerden.

Stellen Sie sich vor, Sie haben 350 E-Mails eingecheckt und gefunden, die auf eine Antwort warten. Alles was es braucht sind fünf Minuten - ja, wirklich! - durchzuschauen und die Kontrollkästchen neben E-Mails anzuklicken, die keine Bedeutung haben. Wenn Sie den Großteil davon durchschaut haben, klicken Sie auf Löschen, um alle diese geprüften E-Mails zu löschen. Jetzt müssen Sie nur auf 50 reagieren und das ist ein großer psychologischer Schub.

Lesen und sofort antworten

Öffnen Sie oft eine E-Mail, sehen Sie, dass Sie etwas tun müssen, aber lassen Sie es für einen anderen Tag? Dies kann eine riskante Angewohnheit sein. Was, wenn du es vergisst? Was passiert, wenn Sie die E-Mail irgendwie verlieren? Was, wenn Sie schneller als Sie denken müssen, müssen Sie reagieren?

Lieber alles sofort machen. Es verhindert den Aufbau von "Ich muss immer noch diese E-Mail beantworten" Gedanken, die dich nerven werden, bis du endlich dazu kommst. Es reduziert die Chance, dass Sie eine wichtige E-Mail vergessen. Es hält Ihre Kunden, Freunde und Geschäftskontakte glücklich, weil Sie so pünktlich antworten. Als Bonus haben Sie eine große Last von Ihren Gedanken.

Mit einem sauberen und leeren Posteingang, der nicht mit Nachrichten gefüllt ist, zu denen Sie zurückkehren müssen, können Sie den früheren Punkt, dass nur E-Mails zu geplanten Zeiten überprüft werden, einfacher implementieren. Wenn Sie nicht sofort lesen und antworten möchten, dann schauen Sie sich zumindest ein E-Mail-Erinnerungs-Addon an Planen, Verfolgen und Erinnerungen für Google Mail mit diesem fantastischen Add-on hinzufügen Planen, Verfolgen und Erinnerungen für Google Mail mit diesem fantastischen Add-on hinzufügen Seien wir ehrlich, Gmail ist ziemlich perfekt. Es ist kein Zufall, dass es jetzt einer der beliebtesten E-Mail-Anbieter ist, zumindest für diejenigen, die eine Web-Oberfläche bevorzugen. Es gibt jedoch einige ... Lesen Sie mehr.

Vorgefertigte Antworten

Eingereichte Antworten sind ein erstaunliches Feature, das zu einem Standard in allen Top-E-Mail-Diensten und -Clients geworden ist. Im Grunde genommen handelt es sich bei einer vorgefertigten Antwort um eine Vorlageantwort, die Sie im Voraus erstellen und mit einem einzigen Klick verwenden können. Diese sind großartig, wenn Sie die gleiche Antwort immer und immer wieder eingeben, etwa wenn Sie häufig Fragen zu einem bestimmten Thema stellen.

Sie können vordefinierte Antworten in Google Mail aktivieren, indem Sie sie im Abschnitt "Labs" der Einstellungen aktivieren. Yaara hat eine Anleitung geschrieben, wie man mit den vordefinierten Antworten in Gmail beginnt. E-Mails schneller und besser mit vordefinierten Antworten E-Mail schneller und besser mit vordefinierten Antworten Haben Sie keine Zeit, um das Mittagessen zu kochen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie Camping-Chow, die nicht schlecht werden? Einfach, etwas Konserven bekommen. Müde, die gleichen E-Mail-Antworten zu tippen? Versuchen Sie Dosen-E-Mails! Denken Sie ... Lesen Sie mehr.

Halte es kurz

Der beste Weg, um die Zeit zu verkürzen, die Ihnen die E-Mail raubt: Sie brauchen weniger Zeit, um Antworten zu schreiben. Natürlich, opfern Sie nicht die richtigen geschäftlichen oder persönlichen Etikette, indem Sie knappe Antworten schreiben, aber Sie müssen auch nicht 5-10 Absätze für jede E-Mail schreiben, die Sie senden. E-Mail ist weniger formell als traditionelle Briefe!

Identifizieren Sie die Hauptnachricht, die Sie vermitteln möchten, und versuchen Sie, sie in maximal einem bis maximal drei Absätzen an den Empfänger zu senden. Weißt du, wie schwer es dir ist, so viele E-Mails zu durchsuchen? Nun, der Empfänger hat wahrscheinlich das gleiche Problem. Die Verkürzung Ihrer E-Mails spart nicht nur Zeit, sondern spart auch Zeit und sie werden dafür dankbar sein.

Verwenden Sie Filter zum Organisieren

Die Nutzung von Filtern kann Ihren E-Mail-Workflow revolutionieren. Im Wesentlichen betrachtet ein Filter jede eingehende E-Mail und führt, wenn er die Kriterien des Filters erfüllt, eine Aktion für ihn aus. Diese Aktion könnte die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschieben oder ein bestimmtes Label festlegen. Die Kriterien eines Filters können umfassen, wer der Absender ist, der Betreff der E-Mail, der Body-Inhalt usw.

Filter sind eine fantastische Methode, um Ihren Posteingang zu organisieren. Erhalten Sie viele Newsletter-Updates von Einzelhandelsketten, Benachrichtigungen aus sozialen Medien oder elektronische Rechnungen? Filter können diese E-Mails getrennt von Ihrem Posteingang halten, wodurch die Anzahl der E-Mails drastisch reduziert wird, die Sie durchforsten müssen. Außerdem haben Sie weniger die Chance, dass Sie versehentlich eine davon löschen.

Sehen Sie sich Craigs Beitrag zum Einrichten und Verwenden von Google Mail-Filtern an. 5 Google Mail-Filter helfen bei der Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs 5 ​​Google Mail-Filter helfen bei der Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs Welche Filter sollte jede Person in ihrem Arsenal haben, damit ihr Posteingang so ist Ordentlich wie meins? Ich bin hier, um Ihnen beim Einrichten Ihrer ersten fünf Filter zu helfen, oder ... Lesen Sie mehr.

Fazit

E-Mail ist eine einfache Technologie, aber es gibt erweiterte Möglichkeiten, um darüber zu gehen. Das Wichtigste am E-Mail-Programm ist, herauszufinden, wo die meiste Zeit verbracht wird, und Wege zu finden, um diese Zeit zu reduzieren. Hoffentlich die oben genannten Tipps und ein paar mehr E-Mail-Effizienz Tipps 10 Tipps, um Ihnen effizienter E-Mail 10 Tipps, um Ihnen effizienter E-Mail zu helfen Der beste Rat, den ich über E-Mail-und E-Mail-Produktivität gehört habe, ist - beantworten Sie keine E-Mails zuerst Morgen. Es ist ein bisschen paradox, aber wahr, dass E-Mail und Produktivität in Konflikt geraten ... Lesen Sie mehr wir hatten früher behandelt, wird Ihnen helfen zu sehen, wo Ihre Zeit sinkt und wie Sie diese Ineffizienz bekämpfen.

Was ist mit Ihnen? Verfügen Sie über Tricks oder Routinen, mit denen Sie die Produktivität Ihrer E-Mails maximieren können? Bitte teilen Sie sie in den Kommentaren!

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