Egal, ob Sie Google Mail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail oder etwas anderes verwenden, E-Mails sind E-Mails, und Ihr Posteingang wird früher oder später überschwemmt. Aber ein einfaches Sortiersystem wird sicherstellen, dass Sie nie das Gefühl haben, dass es außer Kontrolle geraten ist und immer auf Ihrer Nachricht steht.
Haben Sie schon einmal versucht, Troubleshooting-Tricks in Ihrem E-Mail-Posteingang anzuwenden? Ich tat. Meistens funktionieren sie nicht. Was wir über den Unterschied zwischen E-Mail- und To-Do-Listen nicht verstehen, ist, dass Aufgaben nur eine Aktion von Ihnen erfordern, während es in E-Mails darum geht, mit Menschen zu kommunizieren.
Aber die Modifikation eines populären Produktivitätssystems ist die Antwort darauf, die ständige Flut von E-Mails zu zähmen. Die Matrix des US-Präsidenten Dwight Eisenhower zum Sortieren von Aufgaben ist wunderbar effektiv beim Sortieren von E-Mails, wenn Sie es richtig einstellen.
Modifizierte Eisenhower-Matrix für E-Mails
In der Eisenhower-Matrix ordnete er seine Aufgabenliste in vier Quadranten an, was ihm half herauszufinden, welche Aufgabe er als nächstes erledigen sollte. Die Grundmatrix sieht so aus und wir werden das beibehalten:
Sie werden jede E-Mail in einen dieser vier Quadranten klassifizieren. Die Quadranten bestimmen, was Sie mit dieser E-Mail machen und wann Sie darauf reagieren. Vergessen Sie "Inbox Zero", wir konzentrieren uns nur darauf, die Dinge zu erledigen.
Es ist am besten, die Matrix mit Ordnern in Outlook zu kombinieren oder Gmail-Labels zu verwenden, um Ihren Posteingang zu zähmen. Gmail-Labels neu entdecken und Ihren Posteingang endlich zähmen. Gmail-Labels neu entdecken und schließlich Ihren Posteingang zähmen Es gibt eine ganze Reihe von Tricks Deine Nase, die du vielleicht nicht benutzt: gute alte Gmail-Etiketten. Weiterlesen . Jeder Quadrant hat also seinen eigenen Label- / Ordnernamen und vielleicht auch seine eigene Farbe.
Was auch immer Sie tun, ändern Sie nicht den Namen dieser Quadranten. Ihre Ordner oder Labels haben nur diese vier Kategorien:
- Wichtig und dringend
- Wichtig (nicht dringend)
- Dringend (nicht wichtig)
- Nicht wichtig, nicht dringend
Was ist "dringend"?
Es ist leicht zu erkennen, was "wichtig" ist - es ist ein subjektiver Ruf, den wir je nach unseren Prioritäten leicht nehmen können. Aber "dringend" gibt ein Bild von einer zeitbasierten Kalkulation, die die Leute abschreckt.
Entspann dich, keine Panik. "Dringend" bedeutet hier, was immer Sie wollen. Wenn Sie einen arbeitsreichen Tag haben, ohne einen Moment zu verschwenden, dann bekommt "Urgent" eine neue Bedeutung. Wenn Sie einen Tag voller Meetings haben, bekommt "Dringend" eine andere Bedeutung. Lass es flexibel sein; In der Tat ist es wichtig, dass es flexibel ist.
Einige Produktivitätsspezialisten legen der "dringenden" Spalte der Eisenhower-Matrix sogar ein Zeitlimit vor, aber das ist nicht praktikabel, da sich die zeitabhängigen Bedürfnisse von Leben und Arbeit ständig ändern.
Es gibt keine Zauberformel oder ein Zeitlimit, um "Dringend" zu definieren. Du wirst es wissen, wenn du es siehst. Es ist kein schweres Wort zu verstehen, also überlege es nicht.
Halten Sie es einfach, haben Sie nicht "Quadranten-Regeln"
Sie werden versucht sein, eine Aktion mit Ihrem Quadranten zu verbinden. Zum Beispiel verwendet Tutum's Bryan Lee das System und hat für jeden Quadranten eine spezifische Aktion ausgeführt, wie "Entscheide wann es zu tun ist" für "Wichtig aber nicht dringend" und "Delegiere es" für "Dringend aber nicht wichtig".
Widerstehen Sie dem. Es gibt zwei Probleme damit.
Erstens beeinflussen diese "Aktionsregeln" letztendlich, wie Sie eine E-Mail taggen. Wenn Sie wissen, dass Sie jetzt eine E-Mail schreiben müssen, aber keine Zeit dafür haben, werden Sie feststellen, dass Ihr Gehirn Sie dazu bringt, es falsch zu klassifizieren.
Zweitens hat ein Quadrant nicht immer die gleiche Wirkung. Das Delegieren einer Aufgabe ist nicht immer eine Option. "Nicht dringend oder wichtig" bedeutet nicht, dass Sie es löschen müssen, Sie benötigen diese E-Mail möglicherweise später noch.
Vertrauen Sie stattdessen Eisenhowers Matrix und vertrauen Sie auf Ihre eigene Fähigkeit, Dinge zu erledigen. Ein überkompliziertes, überspezifisches Produktivitätssystem ist eines, das Sie am Ende mit der Three-Strike-Produktivitätsregel dumpen werden. Das 3-Strike-System: So priorisieren Sie Ihre To-Do-Liste Das 3-Strike-System: So priorisieren Sie Ihr To-Do-System Do List Durchschreiten Sie nicht Ihre To-Do-Liste? Das Problem liegt möglicherweise nicht in Ihrer Produktivität, sondern in Ihren Prioritäten. Lassen Sie uns lernen, wie wir die To-Do-Liste priorisieren und Dinge erledigen können. Weiterlesen . Die Namen dieser Quadranten geben Ihnen eine gute Vorstellung davon, worum es in einer E-Mail geht, und Sie können die richtige Entscheidung treffen.
Eine goldene Regel: Kein Weitergehen ohne Beschriftung
Die Idee ist es, Ihre E-Mails rücksichtslos zu sortieren. Versuchen Sie dieses Ritual, anstatt E-Mail jeden Morgen zu verschieben? Probieren Sie dieses Ritual aus Anstatt Ihren Tag zu beginnen, wird der E-Mail-Weg regelmäßig gelöscht - obwohl die meisten von uns es tun. Ist das E-Mail-Schreiben nach dem Aufwachen wirklich so schlimm? Read More, und beinhaltet einen Akt der Selbstdisziplin - Sie können nicht zur nächsten E-Mail wechseln, ohne die zu markieren, die Sie gerade lesen.
Dies ist kritisch. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail öffnen, müssen Sie sie unbedingt sortieren. Erlauben Sie sich nicht, die nächste Mail zu überprüfen, wenn Sie diese nicht in einem Quadranten klassifiziert haben.
Wie wir bereits besprochen haben, ist der Grund, warum Ihre Produktivitäts-App nicht funktioniert, nicht schlecht sortiert oder sortiert. 5 Gründe, warum Ihre To-Do-App weniger produktiv macht 5 Gründe, warum Ihre To-Do-App Sie produktiver macht Geben Sie auf -do-Listen? Dein Problem ist nicht deine Ambition oder die von dir verwendete Aufgabenplanungs-App. Das Problem besteht darin, wie Sie Ihre To-Do-Liste im Allgemeinen verwenden. Weiterlesen . Sie müssen den Sortierschritt richtig machen, und dann fällt alles andere zusammen.
Wie Sie Ihre E-Mails angreifen
Hier ist das Schöne daran: Sobald Ihr Posteingang sortiert ist, brauchen Sie nicht viel Ratschlag darüber, wann und wie Sie Ihre E-Mails adressieren sollten. Für die dringenden und wichtigen Sachen werden Sie es am Ende ansprechen, sobald Sie etwas Freizeit haben.
Für alles andere, wie Andy Mitchell von ActiveInbox sagte MakeUseOf Umgang mit Inbox-Überladung und To-Do-Listen in E-Mails Umgang mit Inbox-Überladung und To-Do-Listen in E-Mails E-Mail ist nicht nur Kommunikation, es diktiert auch weitgehend Ihre Aufgabe Liste. Lassen Sie uns über die besten Tipps sprechen, um den Posteingang mit unserer Produktivität mit Andy Mitchell - dem Gründer von ActiveInbox - zu verknüpfen. Weiterlesen,
Wähle tagsüber niedrige Energiepunkte (wie diese schläfrige halbe Stunde nach dem Mittagessen) und lade sie in deinen Posteingang, um sie zu vergrößern.
Wenn es bereits priorisiert ist, ist es einfach, Dinge zu erledigen, ohne ein Muss-Element zu verpassen.
Am Ende jeden Tages sollten Sie alle Ihre sortierten E-Mails bearbeiten, auch wenn Sie sie von Ihrer Smartphone-App aus erhalten. Vertrauen Sie mir, sobald es bereits priorisiert ist, schaffen Sie es in der Hälfte der Zeit, die Sie sonst nehmen.
Ist das einfach oder schwer?
Persönlich finde ich die Eisenhower-Matrix-Methode zum Sortieren von E-Mails die einfachste, die ich verwendet habe. Es hat meinen Posteingang tatsächlich viel überschaubarer gemacht und ich habe deswegen nichts verpasst.
Glauben Sie, dass dieses System einfach zu implementieren ist, oder würden Sie es schwer finden? Sag uns warum!
Bildnachweis: Hey Paul Studios / Flickr