Dante hat sich geirrt; Es gibt zehn Höllenkreise, von denen der tiefste für diejenigen reserviert ist, die die abscheulichsten E-Mail-Sünden begehen. E-Mail ist hier, um zu bleiben, aber es gibt einige Sünder, die es für den Rest von uns schlimmer machen. Heute werde ich mir einige der schlimmsten Wege ansehen, wie Menschen E-Mails missbrauchen und das Leben für den Rest von uns absaugen können.
Mach dir keine Sorgen, auch wenn du ein Sünder bist, bist du nicht zu einer Ewigkeit des Leidens verdammt. Umfassen Sie eine Woche lang Buße, um den Fehler Ihrer Wege zu korrigieren und Ihre E-Mail Sünde zu bereuen und alles wird vergeben.
Lesen Sie weiter und finden Sie heraus, ob Sie eine E-Mail-Adresse saint 7 Netiquette Guidelines zum Schreiben von E-Mails und Forumsbeiträgen 7 Netiquette Guidelines zum Schreiben von E-Mails und Forumsbeiträgen Netiquette ist die Abkürzung für Netzwerk- oder Internet-Etikette. Es umfasst die speziellen sozialen Konventionen, die in Online-Interaktionen gefunden werden. Während Netiquette in Offline-Begegnungen einem guten Benehmen oder einer Etikette sehr ähnlich ist, gibt es ... Read More oder Sünder.
Senden von E-Mails an zu viele Personen
E-Mail ist unglaublich günstig zu senden. Eine Person kann fünf Minuten damit verbringen, eine E-Mail zu schreiben und sie an Tausende oder sogar Hunderttausende von Empfängern zu senden. Es ist auch sehr teuer zu empfangen. Wenn es zwei Minuten dauert zu lesen, oder sogar nur 30 Sekunden zu entlassen, ist die Anzahl der Personen-Minuten, die eine einzelne E-Mail verschwenden kann, riesig. Dies bedeutet eine massive Verschwendung von produktiver Zeit. Auch wenn Sie Maßnahmen ergreifen, um die Auswirkungen zu minimieren, z. B. Einrichten eines mehrstufigen Kommunikationssystems Verwenden Sie dieses 3-Tier-Kommunikationssystem, um Ablenkungen zu widerstehen Verwenden Sie dieses 3-Tier-Kommunikationssystem, um Ablenkungen zu widerstehen. Verwalten Sie Ihre Beziehungen und Ihre Zeit, verwalten Sie auch die Art, wie Sie mit der Welt kommunizieren. Erstellen Sie einen intelligenten 3-Tier-Plan. Lesen Sie mehr, Sie müssen sich immer noch damit befassen.
Zu viele Organisationen haben Richtlinien, bei denen jeder, jeder und jeder Hund in allen E-Mails mit CC-Code versehen ist. Nicht jeder muss jede einzelne E-Mail erhalten. Wenn du einer der Leute bist, die diese Richtlinien machen, oder wenn du jeden aus Gewohnheit aussteigst, wenn du es nicht musst, bist du ein E-Mail-Sünder.
Mach dir keine Sorgen, die Buße ist einfach. Senden Sie für eine Woche nur E-Mails an die Personen, die sie unbedingt benötigen. Im Zweifelsfall senden Sie die E-Mail nicht. Sie werden wahrscheinlich überrascht sein, wie wenig Einfluss das auf alles hat.
Als Bonus, je mehr E-Mails Sie senden, desto mehr erhalten Sie wahrscheinlich. Wenn Sie also mit Ihrer eigenen E-Mail-Überlastung konfrontiert sind, kann dies ebenfalls helfen.
Übernutzung Alle antworten
E-Mails sind am besten, wenn sie genau wie ein Brief verwendet werden: Eine Person sendet einer anderen Person eine einzige Nachricht und wartet darauf, dass sie antwortet. E-Mail funktioniert auch, wenn eine Person eine einzige Nachricht an viele Personen sendet (solange sie alle empfangen müssen). Auch mit tollen Funktionen wie Thread-Nachrichten 6 Gründe, warum Sie Desktop-E-Mail-Clients zugunsten von Web-basierten Optionen beenden sollten 6 Gründe, warum Sie Desktop-E-Mail-Clients zugunsten von Web-basierte Optionen beenden sollten Ich weiß, dass Desktop-Clients vorgeschlagen haben Der Tag um die MakeUseOf-Menge ist wie Predigen an den Chor. Die meisten von uns benutzen Gmail, unsere eigenen Mail-Server oder irgendeine Form von Cloud-Backup ... Lesen Sie mehr, E-Mail ist einfach nicht entworfen, um mehrere Nachrichten richtig zu behandeln.
Das Problem wird bei Gruppen-E-Mails sehr deutlich. Ich bewerte sie als die schlechteste technologische Entwicklung des 20. Jahrhunderts etwas höher als die Atombombe. Ein E-Mail-Thread mit 15 oder 20 antwortenden Personen kann schnell außer Kontrolle geraten, wenn die Leute nicht vorsichtig sind. Nicht über sich selbst stolpern: 5 Gruppen-E-Mail-Verhalten zu vermeiden Stolpern Sie nicht über sich selbst: 5 Gruppen-E-Mail-Verhalten zu vermeiden E-Mail ist nicht einfach und es ist eine Kunst, die nur wenige Menschen perfektionieren können. Gruppen-E-Mails sind nicht einfacher. Diese Tipps sollen helfen, Ihre Nachrichten zu verbessern. Weiterlesen . Und denken Sie daran, jede gesendete Nachricht ist eine weitere Benachrichtigung für jemanden irgendwo.
Obwohl die erste Nachricht für jeden in der Organisation relevant sein könnte, besteht die Möglichkeit, dass die Antworten dies nicht sind. Wenn Ihr Vorgesetzter eine Frage an das gesamte Personal richtet, müssen Ihre Mitarbeiter dann wirklich Ihre Antwort sehen? Über die Verwendung der Antwort ist alle Schaltfläche eine der größten E-Mail-Sünden, die Sie begehen können.
Auch hier ist die Buße ziemlich einfach. Für eine Woche müssen Sie nur die Antworttaste verwenden. Wenn mehr als eine Person die Antwort sehen muss, CC manuell sie. Die Antwort alle Taste ist eine böse Versuchung, der widerstanden werden muss.
E-Mail senden, wenn Sie nicht benötigen
Manchmal ist E-Mail der beste Weg, jemanden zu erreichen. Manchmal ist es nicht. Leider wird E-Mail oft als Standard angesehen. E-Mails, wenn Sie es nicht brauchen, sind eine andere Möglichkeit, um direkt in die E-Mail-Hölle geschickt zu werden.
Manchmal gibt es bessere Möglichkeiten, Dinge zu erledigen. Wenn Tony sich von Ihnen quer durch den Raum setzt, es sei denn, Sie müssen eine Papierspur erstellen, warum nicht einfach hinübergehen und mit ihm sprechen? In ähnlicher Weise wird, wenn etwas viel Hin und Her erfordert, ein Treffen von Angesicht zu Angesicht oder Telefon wahrscheinlich viel effizienter sein. Ein 30-minütiger Telefonanruf kann die wöchentlichen E-Mail-Diskussionen ersetzen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie Ihre Meetings nicht in ein Zeitvakuum verwandeln, das von ineffizienten Meetings erschöpft ist? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren Chef, der von ineffizienten Sitzungen satt ist? Schicke diese 8 Regeln an deinen Chef Wenn ein Meeting gut organisiert ist, gibt es keinen Grund, warum es die Produktivität, den Sinn für den Zweck und die Moral nicht verbessern kann. Hier sind einige Regeln für effektive Meetings. Weiterlesen .
Du musst alles tun, um keine E-Mails für eine Woche zu senden. Wenn Tony nicht an seinem Schreibtisch ist, wenn du rübergehst, hinterlasse eine handschriftliche Notiz. Wenn Bob etwas organisieren will, ruf ihn an und hämmere ihn am Telefon aus. Sehen Sie, wie sich Ihre Standardeinstellungen von "Eine E-Mail senden" auf "Nur E-Mails senden, wenn keine andere Option vorhanden ist" auf Ihre Arbeitsweise auswirkt. Jeder Posteingang wird es Ihnen danken.
Überlange E-Mails senden
Genauso wie es eine Sünde ist, eine kurze E-Mail an zu viele Leute zu senden, kann das Senden von wirklich langen E-Mails an nur eine Person auch sein. Wenn das, was Sie sagen wollen, eine E-Mail mit 2000 Wörtern erfordert, verwenden Sie wahrscheinlich das falsche Kommunikationstool. Je länger Ihre E-Mail-Adresse ist, desto mehr Zeit benötigt die andere Person zum Lesen und desto mehr Aufwand ist erforderlich. Lange E-Mails können wirklich lutschen!
"Ich hatte keine Zeit, eine kurze E-Mail zu schreiben, also schrieb ich stattdessen eine lange." - Mark "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28. April 2015
Es gibt eine wachsende Anzahl von Leuten, die sich verpflichten, alle E-Mails unter fünf Sätzen zu behalten. Sie haben das Gefühl, wenn Sie die Botschaft nicht so kurz vermitteln können, machen Sie es falsch. Wenn Sie E-Mails verfassen, die auf Tolstoi-Territorium führen, dann ist es Ihre Buße, sich den fünf Sätzen der Menge für eine Woche anzuschließen. Keine E-Mail, die Sie senden, egal wie nötig es scheint, kann länger als fünf - vorzugsweise kurze - Sätze dauern. Es ist eine gute Angewohnheit, sich in sie hineinzuversetzen und sie produktiver zu machen. 7 Email Efficiency Tipps, um mehr E-Mails zu erhalten, schneller 7 E-Mail Efficiency Tips um mehr E-Mails zu erledigen, schneller Das Leben dreht sich um Kommunikation und buchstäblich wird nichts ohne es erreicht. E-Mail ist ein Kommunikationswerkzeug, das Ihr Leben erleichtern soll. Anstatt einen Brief zu tippen oder jemanden zu fangen ... Lesen Sie mehr.
Auf jede Nachricht antworten
Das ist die Sünde, an der ich am meisten schuld war, und ich brauchte eine Weile, um darüber hinwegzukommen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, ist der natürliche Impuls, sofort zu antworten. Das Problem ist, dass dies zu unnötigen, reaktionären Austauschen führen kann und die Leute erwarten, dass Sie jederzeit auf E-Mails reagieren können. Das sofortige Antworten auf alle E-Mails ist nur eine kleine E-Mail-Sünde, während das Gegenteil, das erwartet, dass jeder sofort antwortet, eine größere Sünde ist.
Indem Sie schnell auf alles reagieren, füttern Sie das Biest, das der Chef ist, der E-Mail-Antworten um 4 Uhr morgens an einem Samstag fordert. Du darfst solchen Bossen nicht nachgeben. Als Buße für diese Sünde müssen Sie eine Woche warten, bevor Sie auf E-Mails antworten und nur während der Arbeitszeit antworten. Wenn etwas eine dringende Antwort erfordert, müssen Sie eine andere Methode der Kommunikation verwenden.
Geh jetzt in Frieden
Liebe es oder hasse es, E-Mail ist hier um zu bleiben. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Erfahrung für alle anderen zu verbessern. Wenn du ein schrecklicher E-Mail-Sünder bist, bereue deine Wege und setze einige dieser einfachen Lösungen in die Tat um. Die Leute werden es dir danken. Wenn Sie andererseits ein E-Mail-Heiliger sind, leiten Sie diesen Artikel an alle Sünder weiter, die Sie kennen, und verbreiten Sie das gute Wort.
Es gibt unzählige andere E-Mail-Sünden da draußen. Was glaubst du, was ich verpasst habe? Und welche Buße würdest du vorschlagen?
Bildnachweise: xkcd.org.