Das papierlose Büro Die Zukunft ist da - Ihr Leitfaden für ein papierloses Leben heute Die Zukunft ist hier - Ihr Leitfaden für ein papierloses Leben heute Papierlos - ein Begriff, der heute oft verwendet wird. Aber was bedeutet es? Und in welchem Umfang gilt es? Sicherlich benutzen wir trotz der Fortschritte immer noch Papier bis zu einem gewissen Grad ... Read More scheint endlich anzugreifen. Teilweise kann dies aufgrund der noch populärer Idee des Minimalismus sein Wie ein effektives Minimalist in Ihrem täglichen Leben sein Wie ein effektives Minimalist in Ihrem täglichen Leben sein Immer mehr Menschen wählen Minimalismus zu wählen. In bestimmten Situationen kann dies Ihren Alltag frustrierend stören. Mit etwas minimaler Planung muss es dazu nicht kommen. Weiterlesen . Aber ist das alles ein baumsparendes Nirvana oder ein Alptraum von A4-Proportionen?
Wir untersuchen die Vor- und Nachteile, zusammen mit umsetzbaren Ratschlägen, so dass Sie Ihre eigene Meinung haben und sofort weitermachen können.
Die Vorteile eines papierlosen Büros
Werfen wir zunächst einen Blick auf die Vorteile, Adios zu Papier zu sagen.
Die veraltete Faxmaschine loswerden
Obwohl das Faxgerät zu einem archaischen Gerät geworden ist, gibt es immer noch einige, die darauf bestehen, sich an ihren Fingernägeln daran zu hängen. Dies sind die Personen, deren Faxnummer deutlich auf ihrer Visitenkarte angezeigt wird. Dies sind die Leute, die nicht akzeptieren können, dass etwas namens "E-Mail" erfunden wurde, und als Ergebnis ertrinken sie unter einem Meer von Faxpapier.
Wenn jemand wie Sie unbedingt darauf besteht, dass Ihnen etwas zu faxen ist, dann gibt es Möglichkeiten, sie unterzubringen, ohne sich mit Papierstaus und umgestürzten Bäumen auf Ihrem Gewissen herumschlagen zu müssen. Zahlreiche Online-Dienste können Ihnen eine "virtuelle Faxnummer" zuweisen und die andere Person kann an diese Nummer faxen. Das Fax wird dann in einen E-Mail-Anhang konvertiert und über die Interwebs an Sie gesendet.
Der Nachteil ist, dass die freien Pläne für diese Websites unglaublich begrenzt sind. Um anständigen Service zu bekommen, müssten Sie für einen monatlichen Plan bezahlen.
Einige zu betrachten sind Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax und FreeFaxtoEmail.
Mehr Platz für Tango haben
Im Moment habe ich mehrere Kisten voller Dokumente, die 15 Jahre zurückliegen. Sie sitzen in meinem Büro und warten darauf, gescannt zu werden, damit ich endlich die Papieroriginale vernichten kann. Inzwischen, während mein bester Freund Procrastinate bei mir bleibt, stolpere ich ständig über die Boxen, stoße mit den Hüften gegen sie und fluche mir generell den Kopf ab.
Wenn ich endlich dazu komme, das Papier zu scannen, werde ich jedes Mal, wenn ein Dokument durch den Aktenvernichter geht, eine riesige Shreddingparty und ein Getränk trinken (am Ende werde ich völlig beinlos sein). Aber wovon ich wirklich träume, ist eine riesige Menge Platz in meinem Büro. Ich kann diesen Raum benutzen, um zu tanzen oder den Hund zu ringen. Und erinnere mich daran, welche Farbe mein Boden hat.
Wenn Sie eine Firma sind, die viel Geld für Speicherplatz für Ihre Dokumente ausgibt, denken Sie nur daran, wie viel Sie sparen werden, indem Sie diese Dokumente scannen und das gesamte Los brennen. Die Moral der Angestellten wird durch das Dach gehen.
Die Umwelt vor uns selbst bewahren
Der offensichtlichste Vorteil ist natürlich die Umwelt. Zu viele Bäume werden gefällt und der Amazonas-Regenwald verschwindet teilweise, um die Zellstoff- und Papierindustrie zu ernähren. Alles, was wir tun können, um das zu bremsen, ist offensichtlich eine gute Nachricht für den Planeten, auf dem wir leben. Wir drucken zu viel und zu viel Papier wird verschwendet. Wenn Sie in eine papierlose Umgebung umziehen, können Sie Ihren Beitrag für Mutter Natur leisten.
Wenn Sie etwas drucken müssen Top Tipps und Tools zum Drucken von Webseiten Top Tipps und Tools zum Drucken von Webseiten Wie schwer Sie auch versuchen, papierlos zu gehen, manchmal müssen Sie nur diese Webseite drucken. Es könnte für Richtungen, einen Artikel für den Unterricht, ein Handzettel für ein Treffen bei der Arbeit usw. sein. Wie ... Lesen Sie mehr, dann gibt es Möglichkeiten, die Menge an Papier und Tinte, die Sie verwenden, zu minimieren. Dienste wie PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark und The Printliminator helfen Ihnen dabei, unnötige Elemente von einer Seite zu entfernen, bevor Sie sie drucken, z. B. Anzeigen. Aber wo immer möglich, scannen und mailen.
Papier hält nicht ewig, aber digitale Dateien werden
Es ist eine Tatsache des Lebens, dass Papier nicht für immer hält. Die Magna Carta sieht wahrscheinlich nicht so frisch aus wie zu der Zeit als sie geschrieben wurde. Anne Franks Tagebuch beginnt an den Rändern zu bräunen und zu krümmen. Das Papier bricht schließlich zusammen, wenn genügend Zeit verstrichen ist.
Mit anderen Worten, es ist eine schreckliche Art, Informationen langfristig zu speichern. Sie können nie sicher sein, wann es braun wird, reißt, verblasst, sich kräuselt oder einfach eine Tasse Kaffee darüber geworfen hat. Aber eine digitale Datei? Vorausgesetzt, Sie bewahren es in einem gängigen Format wie PDF oder TXT auf und führen regelmäßige Backups durch 5 Grundlegende Daten zur Datensicherung Jeder Windows-Benutzer sollte wissen 5 Grundlegende Daten zur Datensicherung Jeder Windows-Benutzer sollte wissen, dass wir Sie daran erinnern, Backups zu erstellen und Ihre Daten zu schützen. Wenn Sie sich fragen, was, wie oft und wo Sie Ihre Dateien sichern sollten, haben wir direkte Antworten. Lesen Sie mehr, es wird immer da sein, wenn Sie es brauchen. In zwanzig oder dreißig Jahren wird es immer noch genauso aussehen wie damals, als Sie es zum ersten Mal gemacht haben.
Mitarbeiter können remote arbeiten
Das Problem mit Papier ist, dass in einer Büroumgebung, wenn Sie möchten, dass Kollegen in anderen geografischen Standorten eine Kopie haben, Sie es per Post verschicken müssen. Das braucht Zeit (umso mehr, wenn das Postamt es verliert). Zeit bedeutet in vielen Fällen verlorenes Geld, verspätete Gelegenheiten und zunehmende Frustration.
Wenn Dateien jedoch digitalisiert werden, können sie in einem firmeneigenen Intranet online gestellt werden. Schnell Ihr eigenes Heim-Intranet einrichten Mit ocPortal Schnell Ihr eigenes Heim-Intranet einrichten Mit oPortal Haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie es sein kann, eine "Portalseite" zu haben "Für Ihre Familie, genauso wie viele Unternehmen ihren Mitarbeitern bieten? Wäre es nicht bequem, ein zentrales webbasiertes Repository zu haben ... Lesen Sie mehr oder wiki 4 der besten persönlichen Wikis, um Sie zu organisieren 4 der besten persönlichen Wikis, um Sie zu organisieren Was wäre, wenn es eine Wiki-Software gäbe, die helfen könnte Sie auf einer persönlichen Ebene? Sie könnten es für alles verwenden, zum Beispiel, um Ihren Roman zu skizzieren, verfolgen Sie Heimwerkerprojekte, oder planen Sie ... Lesen Sie mehr. Oder sie können per E-Mail oder in einem Cloud-Speicherordner abgelegt werden. Dies ermöglicht den Kollegen in dem anderen Büro, ihre Kopie sofort zu erhalten, ohne zu warten. Wenn das Dokument auf eine Collaboration-Site hochgeladen wird 10+ No-Signup-Collaboration-Tools, die Sie in 10 Sekunden verwenden können 10+ No-Sign-Collaboration-Tools, die Sie in 10 Sekunden verwenden können Online-Zusammenarbeit spart Ihnen und Ihrem Team Zeit und Geld. Eine schnelle Zusammenarbeit kann ein bisschen mehr sparen. Diese Tools sind bereit zu gehen, wenn Sie es sind. Keine Registrierung erforderlich. Lies mehr wie Google Docs oder Dropbox, dann können alle Nutzer an allen Standorten Feedback in Echtzeit hinterlassen.
Die Nachteile eines papierlosen Büros
Aber ohne Papier zu gehen, ist nicht immer das Paradies, aus dem es gemacht ist. Technologie zur Rettung!
Alles scannen. Single. Stück. Von. Papier.
Das ist auf Anhieb das Ärgerlichste am ganzen Unternehmen. Die Energie und die Neigung zu finden, jedes einzelne Stück Papier zu betrachten und zu scannen. Es ist langwierig, zeitaufwendig und ehrlich gesagt, Sie würden lieber Wiederholungen von Baywatch im Fernsehen sehen.
Aber es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um den Job ein wenig einfacher zu machen. Überprüfen Sie zuerst jedes Stück Papier und legen Sie es in einen von drei Stapeln - definitiv scannen, vielleicht scannen und shredden . Das Shred- Zeug ... .well ... .shred es und werde es los.
Sie können wahrscheinlich bezahlte Rechnungen, Quittungen für Dinge, bei denen die Garantie längst abgelaufen ist, loswerden, Bedienungsanleitungen (Chancen sind der Hersteller hat eine PDF-Version hochgeladen. Kann ein Benutzerhandbuch für Ihre Ausrüstung nicht finden? Suche diese Spezialisten Websites nicht finden Ein Handbuch für Ihre Ausrüstung Diese Spezialisten-Websites durchsuchen Der sorgfältige Mann mit Weitsicht wird entweder ein Benutzerhandbuch scannen und eine Kopie in seinem Computer behalten, oder nach einer Softcopy suchen, die normalerweise auf der Herstellerseite als PDF verfügbar ist. Lesen Sie mehr auf ihrer Website), Bankeinzahlungsscheine (aber nicht die Aussagen), und so weiter. Betrachte es kritisch und entscheide: " Muss ich das wirklich behalten? ".
Vielleicht ist Scan für Dinge, bei denen Sie sich noch nicht sicher sind, und Sie möchten sich nicht in eine Entscheidung stürzen. Halte diese zur Seite.
Sie werden dann feststellen, dass der Definely Scan- Stapel wahrscheinlich überschaubarer ist. Erstellen Sie jetzt Ordner auf Ihrem Computer ( Steuern, Versicherungen, Payslips usw.), und wenn Sie ein Dokument scannen, verschieben Sie es sofort in den entsprechenden Ordner und fügen Sie einen aussagekräftigen Namen hinzu.
Es gibt Apps, die den Prozess beschleunigen wollen (die Ergebnisse sind meiner Meinung nach gemischt). Evernote verfügt über Scannable, das die Kanten des Dokuments erkennt, wenn Sie Ihre Smartphone-Kamera darauf richten. Es gibt auch Photomyne, wenn Sie Fotos scannen. AlternativeTo hat einige gute Alternativen zu Scannable, wenn Sie nach etwas anderem suchen. Ich mag besonders ScanBot 7 der besten Apps zum Scannen, Verfolgen und Verwalten von Quittungen 7 der besten Apps zum Scannen, Verfolgen und Verwalten von Quittungen Verwalten Sie Ihre Quittungen für sich selbst oder Ihr Geschäft kann schwierig sein, aber diese sieben Apps machen es sehr einfacher. Weiterlesen .
Erinnert daran, alles wieder auf die Beine zu stellen
Je mehr Sie scannen, desto wichtiger ist es, dass Sie alles sichern. Das Windows Backup und Restore Handbuch Das Windows Backup und Restore Handbuch Disasters passieren. Wenn Sie Ihre Daten nicht verlieren möchten, benötigen Sie eine gute Windows-Sicherungsroutine. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Backups vorbereiten und wiederherstellen. Weiterlesen . Denn wenn Ihr Computer beschließt, Selbstmord oder Selbstzerstörung zu begehen, bedeutet das Fehlen von Backups absolut keine Dateien. Und in vielen Fällen kann dies zu einer Katastrophe führen (vor allem, wenn Sie Steuererklärungen verloren haben). Viele Unternehmen bieten nach meiner Erfahrung Ersatzkopien von Dokumenten zu einem Preis an, und Sie können sich gut dafür entscheiden. Aber Sie können nachts besser schlafen, wenn Sie eine Backup-Lösung in der Nähe oder entfernt (oder beides) haben.
Zumindest sollten Sie eine tragbare Festplatte (mindestens 1 Terabyte Speicherplatz) haben. Wenn Sie einen Windows-PC haben Das ultimative Windows 10-Datensicherungshandbuch Das ultimative Windows 10-Datensicherungshandbuch Wir haben alle Sicherungs-, Wiederherstellungs-, Wiederherstellungs- und Reparaturoptionen zusammengefasst, die wir unter Windows 10 finden können Daten wieder! Mehr lesen, herunterladen und verwenden SyncToy, SyncToy: Simple Backup & Synchronization-Lösung von Microsoft [Windows] SyncToy: Simple Backup & Synchronization-Lösung von Microsoft [Windows] Wenn Sie Dateien auf Ihrem Computer haben, müssen Sie eine Sicherungskopie erstellen. Schlicht und einfach. Viele von uns sind vertraut mit dem Backup und es gibt viele Methoden und Programme zu verwenden. Ein weiterer Aspekt, der ... ein extrem einfaches Backup-Tool. Mac-Benutzer Die ultimative Triple-Backup-Lösung für Ihren Mac [Mac OSX] Die ultimative Triple-Backup-Lösung für Ihren Mac [Mac OSX] Als Entwickler hier bei MakeUseOf und als jemand, der sein gesamtes Einkommen aus der Online-Arbeit verdient, ist es fair, meinen Computer zu sagen und Daten sind ziemlich wichtig. Sie sind perfekt für die Produktivität eingerichtet mit ... Read More wird wahrscheinlich zu Time Machine Partition & Verwenden Sie Ihre Time Machine Festplatte, um Dateien zu partitionieren und verwenden Sie Ihre Time Machine Festplatte, um Dateien zu speichern Wenn die Festplatte Ihres Mac ist klein und Ihre Time Machine-Festplatte groß ist, könnte es sich lohnen, das Laufwerk sowohl für Backup- als auch für Speicherzwecke zu verwenden. Weiterlesen . Was immer Sie sich auch aussuchen, Sie müssen ein automatisiertes System einrichten, mit dem Sie Ihre Dateien jeden Tag zur gleichen Zeit sichern können.
Im Idealfall sollten Sie auch ein Remote-Backup haben, nur für den Fall, dass Ihr Ort überflutet wird oder Feuer fängt. Bevor Sie jedoch Ihre wertvollen Dateien in die Cloud senden, sollten Sie sie in einem speziellen Ordner verschlüsseln. 5 Effektive Tools zum Verschlüsseln geheimer Dateien 5 Effektive Tools zum Verschlüsseln geheimer Dateien Wir müssen mehr Aufmerksamkeit als je zuvor auf Verschlüsselungstools und alles andere richten entworfen, um unsere Privatsphäre zu schützen. Mit den richtigen Tools ist es einfach, unsere Daten sicher zu verwahren. Lesen Sie zuerst. WinRAR und WinZip können Dateien verschlüsseln, wie Veracrypt und sein veralteter Vorgänger, TrueCrypt TrueCrypt ist tot: 4 Festplattenverschlüsselung Alternativen für Windows TrueCrypt ist tot: 4 Festplattenverschlüsselung Alternativen Für Windows TrueCrypt gibt es nicht mehr, aber zum Glück gibt es andere nützliche Verschlüsselungsprogramme . Auch wenn sie nicht genau Ersatz sind, sollten sie Ihren Bedürfnissen entsprechen. Weiterlesen . Zu den Cloud-Möglichkeiten gehören Dropbox, Google Drive, Box und SkyDrive.
Finden einer Datenbank mit OCR-Typ Technologie
Nachdem Sie alles gescannt haben, können Sie die Reihenfolge der Ordner und Unterordner nach Datum und Monat sortieren (und sogar nach Tagesordnern, wenn Sie wirklich präzise werden wollen). Oder Tür Nummer zwei findet eine Art von Datenbank mit OCR-Typ-Technologie 4 Kostenlose Online-OCR-Tools zum ultimativen Test 4 Kostenlose Online-OCR-Tools zum ultimativen Test Mit Fortschritten in OCR-Technologie, Konvertieren von Text und Bildern aus Ihrem gescannten PDF-Dokument in die bearbeitbaren Textformate ist einfacher. Wir haben ein paar kostenlose Online-OCR-Tools getestet, so dass Sie es nicht müssen. Weiterlesen .
OCR steht für Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) und ist eine Technologie, die den gedruckten Text auf einer Seite liest und diesen Text entweder in kopierfähigen Text umwandeln kann oder Ergebnisse basierend auf den von Ihnen eingegebenen Keywords an Sie zurücksendet. Dies ist die Technologie, die Evernote antreibt. Wie man Evernote benutzt: Das inoffizielle Handbuch Wie man Evernote benutzt: Das inoffizielle Handbuch Das Erlernen der eigenen Benutzung von Evernote dauert lange. Aus diesem Grund haben wir diese Anleitung zusammengestellt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die wichtigsten Funktionen von Evernote optimal nutzen können. Lesen Sie weiter, und es ist, was Project Gutenberg verwendet Projekt Gutenberg: Mehr als nur kostenlose Bücher Projekt Gutenberg: Mehr als nur kostenlose Bücher Websites wie Project Gutenberg, die mehr als 45.000 Bücher im Angebot hat (zum Zeitpunkt des Schreibens), wird sicherstellen, dass nein Buch wird jemals wirklich verschwinden. Dunkle Werke der Literatur zu entdecken, ist jetzt einfacher denn je. Lesen Sie mehr, um alle Public-Domain-Texte in eBooks zu scannen. Text in Dokumenten und Bildern Die 5 besten OCR-Tools zum Extrahieren von Text aus Bildern Die 5 besten OCR-Tools zum Extrahieren von Text aus Bildern Wenn Sie viel Papier haben, erhalten Sie den gesamten gedruckten Text in etwas, das ein digitales Programm sein wird fähig zu erkennen und zu indizieren? Halten Sie eine gute OCR-Software in der Nähe. Read More kann in den Suchergebnissen gefunden, erkannt und Ihnen angezeigt werden, wenn Sie dieses Wort eingeben.
Um Ihre gescannten Dokumente durchsuchen zu können, müssen Sie unbedingt einen Weg finden, um das, was Sie benötigen, auf Anhieb zu finden. Also, wenn Sie die OCR-Route gehen, müssen Sie entscheiden. Bezahlen Sie Evernote eine jährliche Gebühr und vertrauen Sie Ihren sensiblen Dokumenten? Oder laden Sie stattdessen etwas herunter und speichern Sie alles auf Ihrem Computer.
Sind Sie ein Papierkenner oder ein Digital Deviant?
Es gibt immer Vor-und Nachteile für alles, aber einige Leute tolerieren einen Betrug mehr als andere. Es kommt also darauf an, was Sie bereit sind zu akzeptieren.
Nun, scannt alles sinnlos und Zeitverschwendung? Oder ist die Digitalisierung der Weg in die Zukunft? Was sagst du, Leser?
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