Die meisten von uns leiden unter Informationsüberflutung. Überfordert mit privaten E-Mails ist kein großes Problem und die Hälfte der E-Mails zu ignorieren ist in gewissem Maße akzeptabel. Im Berufsleben wird jedoch nicht nur erwartet, dass man Wege findet, alle eingehenden Kanäle zu bewältigen, man muss auch die Informationen verarbeiten, dh weiterleiten, antworten, diskutieren, verfolgen und verfolgen.
Bei MakeUseOf haben wir viele Artikel über verschiedene Möglichkeiten geschrieben, Google Mail zu nutzen und das Beste daraus zu machen. Aber welche Features und Techniken nutzen Menschen, die Hunderte von E-Mails pro Woche erhalten? Wie behalten wir Dutzende von Aufgaben im Auge und bleiben trotzdem auf der täglichen E-Mail-Flut? Während ich für meine Kollegen nicht sprechen kann, kann ich sicherlich für mich selbst sprechen. Ich verwende Google Mail, um E-Mails und die meisten meiner Aufgaben zu bearbeiten, und mit diesem Artikel möchte ich meine "Zaubertricks" mit Ihnen teilen.
Eingehende Mail filtern
Ein wichtiger Schritt zur Bewältigung der Überschwemmungen war für mich die Einrichtung von Filtern für eingehende Post. Wenn Sie mehr als drei oder vier E-Mails pro Tag erhalten und Sie wiederholt bestimmte E-Mails erhalten, z. B. Benachrichtigungen, Newsletter oder Erinnerungen, empfehle ich Ihnen dringend, Filter einzurichten.
Ich habe mehr als 20 Filter eingerichtet, die Mails unter 15 Tastenbeschriftungen sortieren (ähnlich wie Ordner), um beispielsweise Kommentare, E-Mails zu MakeUseOf Answers, einschließlich neuer und veröffentlichter Fragen oder E-Mails zu Sound Sunday zu bearbeiten.
Ich erhalte viel Post, die ich nicht wirklich lesen muss, zumindest nicht in meinem Posteingang, zum Beispiel neue Fragen an MakeUseOf Answers. Ich möchte aber trotzdem eine Kopie in meinem Posteingang haben, um beispielsweise eine Frage an einen Kollegen weiterzuleiten oder per E-Mail darauf zu antworten. Da ich diese E-Mails jedoch nicht lesen muss, habe ich einen Filter eingerichtet, um sie zu sortieren und als gelesen zu markieren.
Wenn also eine fettgedruckte Zahl neben einem meiner Labels erscheint, weiß ich, dass es Post gibt, die ich tatsächlich lesen muss. Je nachdem, was das Etikett ist, lese ich es sofort (z. B. Posteingang) oder lasse ein Stück Zeit verstreichen, um alle E-Mails dieser Kategorie gemeinsam zu lesen (z. B. Kommentarbenachrichtigungen).
Wenn Sie mehr über das Einrichten von Filtern in Google Mail erfahren möchten, empfehle ich den Artikel 3 Große Beispiele für die Verwendung von Google Mail-Filtern für die Produktivität 3 Gute Beispiele für die Verwendung von Google Mail-Filtern für die Produktivität 3 Gute Beispiele für die Verwendung von Google Mail-Filtern für die Produktivität Lesen Sie mehr. Es enthält einige gute Tipps zum Einrichten von E-Mail-Aufgabenlisten, Verwalten von Erinnerungen oder Filtern von Google-Kalenderereignissen.
Priorisierung
Sie haben also Filter für E-Mails eingerichtet, die Sie regelmäßig erhalten, aber Ihr Posteingang ist immer noch voll von weniger wichtigen Inhalten? Google Mail hat dafür eine Lösung, die als sortierter Eingang bezeichnet wird. Es ist einfach einzurichten unter> Einstellungen > Posteingang . Standardmäßig werden die folgenden Beschriftungen über Ihrem Posteingang angezeigt: Wichtige und ungelesene E-Mails, Markierte E-Mails und Alles andere in Ihrem Posteingang. Sie können es anpassen, um ein anderes wichtiges Etikett einzuschließen oder eines der oben erwähnten zu ändern oder zu entfernen.
Eine ausführliche Einführung in den sortierten Eingang finden Sie im Artikel Gmails vorrangiger Posteingang löst das Bacn-Problem Der vorrangige Posteingang von Google Mail löst das Bacn-Problem Der postalische Posteingang von Google Mail löst das Bacn-Problem Read More.
Begleiten
Sie können verschiedene E-Mails verfolgen, indem Sie sie automatisch oder manuell kennzeichnen. Wenn Sie jeden Tag dutzende E-Mails manuell markieren müssen, kann das Etikettieren ziemlich mühsam sein, da es mehrere Mausklicks und eine gewisse Koordination erfordert. Was viel besser für mich funktioniert, sind E-Mails.
Eine meiner wichtigsten redaktionellen Aufgaben besteht darin, Kommentare zu verfolgen. Dies beinhaltet alle Kommentare zu MakeUseOf, die angesprochen werden müssen, bemerkenswerte Kommentare im Allgemeinen, beste Kommentare von Mitarbeitern, beste Kommentare für den Wettbewerb "Beste Antwort der Woche" (MakeUseOf Answers) und gewinnende Kommentare des Wettbewerbs. Ich habe in der Regel zwischen 50 und 100 Kommentare zu einem bestimmten Zeitpunkt markiert und ich verwende fünf verschiedene Bezeichnungen, um zwischen ihnen zu unterscheiden. Ich kann auf alle markierten E-Mails über das Label "Markiert" zugreifen, so dass ich schnell mit ihnen umgehen kann, und dieses Label neigt dazu, sehr bunt zu sein.
Für Termine oder E-Mails, die ich weiterverfolgen möchte, konvertiere ich E-Mails in Aufgaben, wie in diesem großartigen Artikel beschrieben: 4 Einfache Schritte zum Erreichen und Verwalten des Posteingangs Null in Gmail 4 Einfache Schritte zum Erreichen und Verwalten des Posteingangs Null in Gmail 4 Einfache Schritte zu Posteingang erreichen und verwalten Zero in Gmail Lesen Sie weiter
All die kleinen Dinge
Ich habe eine Reihe kleiner Einstellungen eingerichtet, die den Umgang mit E-Mails für mich erleichtern. Es versteht sich von selbst, dass ich die Konversationsansicht mit Threads verwende. Die meisten anderen kleinen Einstellungen werden über die Google Labs-Funktionen bereitgestellt. Unten finden Sie eine Liste meiner Favoriten.
- Auto-Fortschritt ...
um nach der Verarbeitung der vorherigen E-Mail automatisch die nächste Konversation anzuzeigen. - Standard 'Allen antworten' ...
weil die meisten meiner ausgehenden Nachrichten für mehr als einen Empfänger bestimmt sind. - Posteingang Vorschau ...
weil ich nicht warten kann, um zu sehen, was auf mich wartet, während GMail lädt. - Symbolspalte verschieben ...
weil ich es leichter finde, sie zu scannen, wenn sie auf der linken Seite sind. - Senden & Archivieren ...
um einen Klick zu speichern und den Posteingang schneller leer zu bekommen.
Fazit
Wenn Sie immer noch auf einen Zaubertrick warten, muss ich Sie leider enttäuschen. Es gibt keine Magie, die dazu führt, dass man die Oberhand behält! Im Allgemeinen braucht es nur ein paar einfache Strategien und eine Menge Disziplin.
Wenn Sie ernsthaft auf einen ordentlichen Trick gehofft haben, versuchen Sie es mit diesem 1 Awesome Gmail Tipp, von dem Sie nichts wissen. 1 Super Gmail-Tipp, über den Sie nichts wissen. Ernst. 1 Super Gmail-Tipp, über den Sie nichts wissen. Ernst. Weiterlesen
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