Inbox Zero ist eines der beliebtesten Schlagworte in der Produktivitäts-Community. Apps wie, der beliebte iPhone E-Mail-Client, Mailbox Nehmen Sie Ihren Posteingang Box auf Null mit Mailbox für das iPhone Nehmen Sie Ihren Posteingang Box auf Null mit Mailbox für das iPhone Der Standard-Mail-Client für das iPhone ist meiner Meinung nach veraltet, oder es ist sicherlich nicht So fortschrittlich wie die Hardware, in der es sich befindet. E-Mail macht nicht viel Spaß beim Navigieren und die neuesten Funktionen ... Lesen Sie mehr, damit Sie schnell mit allen E-Mails in Ihrem Posteingang umgehen können. Wenn Sie wirklich überlastet sind, können Sie sogar einen Dienst wie Mailstrom in E-Mails begraben verwenden? Schrumpfen Sie Ihren massiven Posteingang auf Null mit Mailstrom in E-Mails begraben? Schrumpfen Sie Ihren massiven Posteingang mit Mailstrom auf Null Wir haben im Laufe der Jahre eine Reihe von Lösungen zur Verwaltung Ihres Google Mail-Kontos und zur Bereinigung eines überfüllten Posteingangs angeboten. Nichts ist bequemer als eine zentrale Online-Lösung wie Mailstrom. Lesen Sie weiter, um E-Mails zu löschen. Die Idee, E-Mail Konkurs zu deklarieren - einfach alles zu löschen und neu anzufangen - wird in einigen Kreisen ernsthaft in Erwägung gezogen.
All dies konzentriert sich auf das Löschen Ihres Posteingangs, wenn Sie das schwer fassbare Inbox Zero erreichen, und zwei der grundlegenden Probleme mit der E-Mail-Überlastung vermeiden. Um Ihre E-Mail-Probleme wirklich zu lösen, müssen Sie über Inbox Zero hinausgehen und die zugrunde liegenden Probleme lösen:
- Warum Ihr Posteingang in erster Linie überläuft.
- Wie ist deine Beziehung mit E-Mail?
Das E-Mail-Überlastungsproblem
Die meisten Gespräche über E-Mail-Überladung unterscheiden nicht zwischen gewollter und unerwünschter E-Mail. Das Behandeln jedes Elements in Ihrem Posteingang als Ziel, das gelöscht werden soll, ignoriert die Realität der Situation. Eine E-Mail von Ihrem Chef, die Ihnen Feedback zu einer Präsentation gibt, ist eindeutig nicht dasselbe wie eine E-Mail von Groupon, die Angebote in der Stadt anbietet, die Sie letztes Jahr verlassen haben. Ebenso ist eine E-Mail von einem alten Freund wahrscheinlich willkommen, während eine E-Mail von Facebook, die Ihnen mitteilt, dass der gleiche Freund Sie auf einem Foto markiert, wahrscheinlich nicht.
Wenn Sie hundert E-Mails in Ihrem Posteingang haben, die Sie erhalten möchten, aber noch nicht bearbeitet haben, haben Sie ein Zeitmanagementproblem, das keine E-Mail-App lösen kann. Wenn Sie stattdessen zehn unerwünschte E-Mails haben, haben Sie ein E-Mail-Problem, aber auch hier wird keine E-Mail-App für Sie gelöst.
Die meisten Gespräche über E-Mail-Überladung unterscheiden nicht zwischen gewollter und unerwünschter E-Mail
Für die meisten Menschen sind die häufigsten Ursachen für unerwünschte E-Mails Social Media-Benachrichtigungen, E-Mail-Newsletter und redundante geschäftliche E-Mails. Wenn Sie eine Persönlichkeit des öffentlichen Lebens sind, können Sie auch eine erhebliche Menge an unaufgeforderter Fan-Mail oder Ratschläge erhalten.
Spam ist nicht länger das Problem, das es einmal war. Wenn Sie einen modernen E-Mail-Dienst wie Google Mail verwenden, werden Sie Spam nur sehr selten in Ihrem Posteingang sehen.
Die Pawlowsche E-Mail
Inbox Null, als ein Konzept, versagt auch die Beziehung der meisten Menschen mit E-Mails zu behandeln . Einen leeren Posteingang zu haben, weil man ihn alle 20 Minuten überprüft, oder jedes Mal, wenn man eine Benachrichtigung erhält und sofort auf alles reagiert, ist kaum eine gute Sache. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie vier Stunden am Tag mit dem Austausch von E-Mails unterwegs sind. Sie sind nicht produktiv, selbst wenn Sie am Ende des Tages den Posteingang Null erreichen.
Ivan Pavlov war ein russischer Nobelpreisträger, der für seine Arbeiten zur klassischen Konditionierung bekannt war. Indem er jedes Mal, wenn er einen Hund fütterte, eine Glocke läutete, war er in der Lage, den Hund dazu zu bringen, zu sabbern, auch ohne dass Nahrung da war. Als Psychologe graduiere ich jetzt jedes Mal, wenn ich über Pawlow rede!
Der Kern der klassischen Konditionierung ist, dass je öfter ein Stimulus von einer Reaktion gefolgt wird, desto schwieriger ist es, sie zu trennen. Jedes Mal, wenn Sie Ihre E-Mails als erstes am Morgen überprüfen oder wenn eine neue Benachrichtigung eingeht, werden Sie dazu gebracht, das gleiche zu tun.
Um wirklich über den Posteingang Null hinauszugehen, müssen Sie die Kontrolle darüber erlangen, wie Sie E-Mails erhalten und beantworten - Sie müssen den Pawlowschen Zyklus durchbrechen. Ein leerer Posteingang ist lediglich ein möglicher Schritt auf dem Weg dorthin.
Die fünf Prinzipien
Glücklicherweise ist das Lösen unerwünschter E-Mail-Überlastung und der Pawlowschen Beziehung einfach. Es gibt ein paar einfache Prinzipien, die, wenn Sie in die Praxis umsetzen, sicherstellen, dass Sie fast alle E-Mails erhalten möchten und dass Sie die Kontrolle darüber haben, wann und wo Sie es überprüfen.
Prinzip eins: Nicht überlappende Silos
Um das Problem der Social-Media-Benachrichtigung zu lösen, verwende ich die Idee von nicht überlappenden Silos. Alle Facebook-Benachrichtigungen sollten in Facebook-End of Story bleiben. Sie sollten nicht in meinem E-Mail-Posteingang, im Benachrichtigungsmenü meines Telefons oder an einem anderen Ort als Facebook angezeigt werden. Keine Facebook-Benachrichtigung wird jemals so wichtig sein wie eine E-Mail von meinem Redakteur, daher sollten sie nicht die gleiche Behandlung erhalten.
Handlungsschritte
Verbringen Sie 30 Minuten, indem Sie sich bei allen Ihren Social Media-Konten anmelden und sich von jeder Benachrichtigungs-E-Mail abmelden. Sie werden möglicherweise überrascht sein, wie viele Kontrollkästchen Sie deaktivieren müssen. Mein Kollege MakeUseOf-Autor Justin hat einen tollen Artikel darüber geschrieben, wie man mit NotifyMeNot nicht mehr nervige Social-Media-E-Mails stört. NotifyMeNot führt Sie durch die Schritte zum Abbestellen der E-Mail-Benachrichtigungen aller wichtigen sozialen Netzwerke.
Prinzip Zwei: Deal oder Delete
Das Newsletter-Problem ist etwas schwieriger zu handhaben. Das Problem ist, dass Sie sich in vielen Fällen aktiv für einen Newsletter angemeldet haben, weil er Informationen enthielt, die Sie erhalten wollten. Wenn Sie wie ich ein digitaler Schwärmer sind, können Sie versuchen, sich selbst davon zu überzeugen, dass Sie diese täglichen Groupon-Deals trotzdem erhalten möchten. Das Prinzip des Handelns oder Löschens hilft Ihnen, diese Hortungsinstinkte zu überwinden.
Handlungsschritte
Legen Sie jeden Tag 15 Minuten frei, um alle E-Mail-Newsletter in Ihrem Posteingang durchzugehen. Für jeden, müssen Sie es vollständig lesen oder abbestellen. Wenn du es während der Zeit nicht lesen wirst, um das genau zu tun, wirst du es nie tun.
Innerhalb von zwei Wochen habe ich mich von fast drei Vierteln der Newsletter, die ich abonniert hatte, abgemeldet. Jedes Mal, wenn ungelesene Newsletters in meinen Posteingang einschleichen, setze ich das Geschäft wieder in Kraft oder lösche es.
Prinzip Drei: Maximale E-Mail-Zeit
Für viele Leute - mich eingeschlossen, wenn ich nicht aufpasse - ist das Überprüfen von E-Mails eine reflexive Aktion. Wenn Sie nichts aktiv machen oder für einen Bruchteil einer Sekunde abgelenkt sind, öffnen Sie Ihren Posteingang und überprüfen Sie Ihre E-Mails. Während es vielleicht nicht wie eine große Sache scheint, bricht es Ihren Fluss und Sie können schockiert sein, wie lange Sie tatsächlich verbringen E-Mail-Überprüfung Wie man E-Mail-Sucht durch Tracking Inbox Gewohnheiten zu schlagen Wie E-Mail-Sucht durch Tracking Inbox Gewohnheiten E-Mail Hijacking Ihre Tage, und es ist hinterhältig darüber. Sie können die Kontrolle über Ihre Zeit zurückgewinnen. Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie gerade der E-Mail widmen und stehlen Sie sie zurück. Weiterlesen .
Viel besser, wie mein Kollege Akshata empfiehlt, ist es, feste Zeiten zu setzen und dann nur E-Mails zu checken. Ich würde weiter gehen und vorschlagen, dass, um sowohl die E-Mail-Überlastung als auch die Pawlowsche Beziehung anzugehen , eine maximale E-Mail-Zeit eingestellt wird .
Wenn Sie mitten in der Zeit auf eine E-Mail antworten, wenn Ihre Zeit abgelaufen ist, speichern Sie sie in Entwürfen und holen Sie sie am nächsten Tag ab.
Handlungsschritte
Wählen Sie ein- oder zweimal aus, um die E-Mails pro Tag zu überprüfen und herauszufinden, wie lange Sie mit Ihren wichtigen E-Mails verfahren müssen. Dies ist Ihre maximale E-Mail-Zeit. Alles über 45 Minuten ist wahrscheinlich zu lang. Überprüfen Sie die E-Mails nur zu diesen Zeiten und überschreiten Sie nicht Ihre maximale E-Mail-Zeit. Wenn Sie mitten in der Zeit auf eine E-Mail antworten, wenn Ihre Zeit abgelaufen ist, speichern Sie sie in Entwürfen und holen Sie sie am nächsten Tag ab.
Während dies eine extreme Lösung ist, wenn Sie eine angemessene maximale E-Mail-Zeit einstellen, werden Sie in der Lage sein, mit allen wirklich wichtigen E-Mails umzugehen, während Sie diejenigen ignorieren, die nur dringend sind. Wenn Sie mit der Menge der E-Mails nicht umgehen können, müssen Sie einige der Prinzipien in diesem Artikel verwenden, um den Betrag zu reduzieren, den Sie erhalten.
Prinzip Vier: Fragen Sie sich "Warum?"
Manche Leute werden nicht den Luxus haben zu erklären, dass sie nur zu bestimmten Zeiten E-Mails abrufen - wenn Sie einer von ihnen sind, können Sie immer noch E-Mail-Prüfung unaufhörlich adressieren. Im Laufe des Tages wird es Zeiten geben, in denen Sie Ihre E-Mails abrufen müssen. vielleicht hat dein Chef gefragt, ob John einen Bericht geschickt hat. Aber es wird auch Zeiten geben, in denen du es nur aus keinem echten Grund überprüfst.
Handlungsschritte
Wenn Sie die Zeiten für das Überprüfen von E-Mails nicht festlegen können, sollten Sie sich bei jedem Blick in Ihren Posteingang fragen, warum Sie das tun, und die Antwort in eine Textdatei oder auf ein Blatt Papier schreiben. Zählen Sie all die guten Gründe - "Chef bat mich zu", "weg vom Schreibtisch für eine Stunde" - und all die schlechten Gründe - "Zaudern", "am Telefon und durchsucht es", "auf eine Benachrichtigung reagieren" - am Ende des Tages. Ziel ist es, die Anzahl der schlechten Gründe zu minimieren. Sobald Sie wissen, warum Sie E-Mails abrufen, können Sie sicherstellen, dass Sie dies nur tun, wenn Sie einen klaren Grund dafür haben.
Prinzip 5: Minimierung von Eingaben
Wenn Sie alle vorherigen Prinzipien in die Praxis umgesetzt haben und Sie immer noch mit E-Mails eingeschneit sind, müssen Sie die Eingaben ansprechen. Die Hauptquelle unerwünschter E-Mails ist von triggerfreudigen Mitarbeitern; Es gibt zwei Phasen, um damit umzugehen - der erste besteht darin , die von Ihnen gesendeten E-Mails zu ändern, der zweite besteht darin , mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen .
Handlungsschritte
Betrachten Sie jede E-Mail, die Sie schreiben. Wenn es eine Ein-Wort-E-Mail wie "perfekt" oder "danke" ist, senden Sie es nicht; Wenn Sie auf die Informationen in der E-Mail reagieren, die Sie erhalten haben, ist es offensichtlich, dass Sie sie gelesen haben und die Bestätigung nicht benötigt wird. Wenn es Unklarheiten gibt, entfernen Sie es; Anstatt zu fragen, ob jemand am Nachmittag frei ist, fragen Sie, ob sie zu einer festgelegten Zeit frei sind.
Wenn es möglich ist, hin und her zu gehen, nehmen Sie Ihr Telefon ab und rufen Sie stattdessen an; Was fünf E-Mails zum Aushämmern bringen kann, dauert weniger als eine Minute am Telefon.
Betrachten Sie jede E-Mail, die Sie schreiben.
Beende deine E-Mails, indem du sagst, was du von dem Empfänger erwartest. Informiere sie, dass du nicht nach einer Antwort suchst, sondern davon ausgehst, dass sie anfangen werden, an dem zu arbeiten, was du gesendet hast. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen alles geben, was sie brauchen, damit sie nicht zu Ihnen zurückkommen müssen.
Sobald Sie Ihre E-Mails so strukturiert haben, dass Sie nicht mehr unnötig reagieren und die Reaktion anderer auf ein Minimum reduzieren, ist es an der Zeit, mit Ihren Kollegen zu sprechen. Beginnen Sie mit den schlimmsten Übeltätern und bitten Sie höflich darum, nicht in E-Mails eingetragen zu werden, es sei denn, sie sind wichtig und relevant. Auf ähnliche Weise bitten Sie die Leute, wenn möglich, nur an den Absender zu antworten, anstatt alle zu antworten.
Eine Anmerkung zu Fan-Mail
Wenn Sie gut bekannt sind oder als Experte wahrgenommen werden, erhalten Sie E-Mails von Fremden, die um Rat fragen. Der Schlüssel zum Umgang mit solchen E-Mails besteht darin, zu prüfen, ob sie erwünscht oder unerwünscht sind. Während es eine Belastung sein kann, eine Stunde pro Tag auf unaufgeforderte Ratschläge zu antworten, wenn diese Leute potentielle oder aktuelle Kunden sind, dann möchten Sie wahrscheinlich von ihnen hören.
Wenn Sie dagegen nichts erhalten, wenn Sie antworten, müssen Sie überlegen, wie sie überhaupt Zugriff auf Ihre E-Mails haben. Wenn es öffentlich auf Ihrer Website veröffentlicht wird, entfernen Sie es. Wenn dies nicht möglich ist und der Umfang der E-Mails nicht verwaltet werden kann, können Sie in Erwägung ziehen, alle unwichtigen E-Mail-Aufgaben an einen virtuellen oder anderen Assistenten zu delegieren.
Die meisten Tage bekomme ich E-Mails von Leuten, die Tutorials gelesen haben, die ich geschrieben habe. Während ich zu einer Tirade aufwache, die erklärt, warum Software X besser ist als Software Y und dass ich ein Idiot bin, wenn ich über Y schreibe, ist es unangenehm. Unter dem Strich liebe ich Feedback von Leuten, die meine Arbeit gelesen haben; Ich habe tolle Ideen für Tutorials aus ihren Fragen.
Fazit
Posteingang Zero ist im Prinzip eine großartige Idee, aber es ist nicht in der Lage, die Kernfrage des E-Mail-Problems zu lösen: Sicherzustellen, dass Sie nur E-Mails erhalten, die Sie erhalten möchten, und dass Sie zu Ihren eigenen Bedingungen damit umgehen. Das Löschen von Social-Media-Benachrichtigungen, ungelesenen E-Mail-Newslettern und unnötigen geschäftlichen E-Mails, um Inbox Zero zu erreichen, ist sinnlos. viel besser, ein paar Minuten pro Tag für eine kurze Zeit zu nehmen und einige der Prinzipien in diesem Tutorial anwenden und Ihre Beziehung mit E-Mail ein für alle Mal ansprechen.
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