E-Mails sind hart. Es ist wirklich schwer zu vermitteln, was du wirklich in einer E-Mail sagen willst, und die Hälfte der Zeit werden die Leute dich fast immer falsch verstehen. Ein Großteil des Problems ist darauf zurückzuführen, dass die Menschen, an die Sie schreiben, Ihr Gesicht nicht sehen können. Sie können das Lächeln auf Ihrem Gesicht nicht sehen, und Sie können den Ausdruck auf ihrem Gesicht nicht sehen - die natürliche menschliche Fähigkeit, die Emotion in Wörtern durch Gesichtsausdruck zu verstehen, ist in einer E-Mail vollständig ungültig.
Also, was kann den Gesichtsausdruck und den Tonfall der Stimme ersetzen? Wie kommst du effektiv zu deiner Botschaft, ohne all deine Freunde oder alle im Büro königlich angekreuzt zu bekommen?
Der Schriftsteller Peter Drucker hat einmal geschrieben: "Das Wichtigste in der Kommunikation ist zu hören, was nicht gesagt wird ." Ich würde einen Schritt weiter gehen und sagen, dass das Wichtigste beim Versenden einer E-Mail gerade genug ist, um den Empfänger zu klären hört nicht, was nicht gesagt wird. Was die meisten Probleme mit der E-Mail-Kommunikation verursacht, ist die Tatsache, dass die Person, die die E-Mail erhält, alle möglichen schrecklichen Dinge interpretiert, selbst wenn Sie nur eine einzige Zeile geschrieben haben.
Dies führt zu Hass und Unzufriedenheit. Das ist es, was Groll aufbaut. Das ist der Grund, warum der Typ auf der anderen Seite des Tisches beim Morgentreffen dich anstarrt, weil du ihn auf eine E-Mail geschickt hast, die du gestern nachmittag verschickt hast, und er hat es als persönlichen Angriff betrachtet.
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Nun, es ist nicht ohne eine Menge Schmerzen und Leiden, dass ich heute hier stehen kann und Ihnen sagen kann, dass ich jetzt in der Lage bin zu helfen. Ich habe fast jeden Fehler begangen, der mit E-Mails gemacht werden kann, angefangen bei den ersten Tagen an der Universität, als ich versuchte, ein Multi-Level-Marketing-Geschäft zu starten, indem ich jeden auf dem Campus per E-Mail versendete. Innerhalb eines Tages wurde mein Konto für 24 Stunden geschlossen und vom IBM Mainframe-Administrator eine große, fiese Warnung darüber, was "Spamming" definiert.
Es war nicht so sehr eine Lektion in der E-Mail-Etikette, denn es war ein Weckruf, dass E-Mails Sie wirklich in Schwierigkeiten bringen können, wenn Sie damit falsch umgehen. In all den Jahren, in denen ich Leute beleidigt habe, bin ich beleidigt, und ich habe mich in epische Wortschlachten mit Menschen verstrickt. Ich würde gerne sagen, dass jemand gewonnen hat - aber niemand gewinnt jemals. Deshalb stehe ich heute hier, in der Hoffnung, zukünftigen Legionen der E-Mail-Öffentlichkeit zu helfen, diese E-Mails besser vorzubereiten, bevor sie auf den Senden-Button klicken.
1. Einen Roman senden
Eine meiner ersten schuldigen Sünden als ich anfing, als Ingenieur zu arbeiten, war, dass ich fast immer E-Mails schreibe, die sich über drei oder vier Absätze erstrecken. Der Grund war nicht nur, dass ich ziemlich schnell tippen kann, sondern weil ich immer das Gefühl hatte, dass ich die Details nicht verraten würde, würden die Leute nicht wirklich verstehen, worüber ich sprach. Das mag zu einem gewissen Grad zutreffen - und wir werden zu E-Mails kommen, die in einer Minute zu kurz sind - aber es gibt etwas, das der Einfachheit halber gesagt werden sollte.
Wenn Sie solche komplizierten E-Mails schreiben, können Sie Ihre Botschaft nicht auf verschiedene Arten vermitteln. Erstens bedeutet die Tatsache, dass du so viel geschrieben hast, der Person, dass du wenig Respekt vor ihrer Zeit hast, und wenn du es zu oft tust, wirst du sie genervt bekommen. Zweitens, während eine 500-Wörter-E-Mail, die in mehreren Absätzen organisiert ist, für Sie sehr sinnvoll ist, verwirren Sie wahrscheinlich jeden - und geben ihnen eine Migräne.
Wenn du ein Wortschmied bist und dazu tendierst, zu viel zu schreiben, dann geh immer zurück und arbeite daran, diese Sätze zu "zerhacken". Finde neue und kreative Wege, um sie zu kürzen, oder vielleicht kannst du sie komplett entfernen. Vielleicht bieten Sie viel zu viel Information an. Sagen Sie den Leuten, was sie wissen müssen, nicht, was Sie wollen, dass sie wissen, dass Sie es wissen. Wissen Sie?
2. Senden einer Zwei-Wort-E-Mail
Der umgekehrte Angriff auf die neuartige E-Mail ist die ein oder zwei Wort E-Mails, die überhaupt nichts erklärt. Es ist ähnlich wie wenn ich meine Kinder am Esstisch frage: "Wie war dein Tag? "Nach einem Moment, eine widerwillige Antwort, " Gut. "Ich bin mir nicht sicher, warum ich mich überhaupt Sorgen mache, ich drehe weiter. " Was hast du gemacht, irgendwas Spaß? "Die unvermeidliche Antwort, " Nein, nicht wirklich. "
Ich verstehe ehrlich gesagt nicht, warum manche Leute überhaupt die E-Mail benutzen. Wenn Sie Glück haben, enthält eine E-Mail von dieser Person einen einzigen vollständigen Satz. Wenn Sie Pech haben, wird die Person Sie bitten, etwas für sie zu tun, aber nicht zu erklären, was genau Sie wollen, dass Sie tun. Es ist so, als würde man mitten in der Wildnis eine Notrufnachricht über ein Funkgerät senden und die Rettungskräfte nicht darüber informieren, welche Koordinaten sie haben.
Es ist extrem frustrierend, weil die Leute sich schwer verstehen müssen, worüber man spricht. Schlimmer noch, Sie könnten sie sogar dazu zwingen, Zeit damit zu verschwenden, auf Ihre E-Mails zu antworten, nur um Sie zu bitten, ein wenig mehr auszuarbeiten.
Ich vermute, dass die meisten Leute mit diesem Problem so kurze E-Mails schreiben, weil das Tippen so mühsam ist. Nicht jeder kann mehr als 60 bis 70 Wörter pro Minute eingeben, also muss man ein wenig Sympathie für diese Gruppe haben.
3. Senden einer Massenmail für eine Person
Willst du Leute wirklich abhaken? Senden Sie eine Massen-E-Mail an alle in Ihrem Büro, nur um eine einzelne Person für etwas, das sie falsch gemacht haben, zu tadeln. Ich nenne das die "öffentliche Demütigung" -E-Mail. Normalerweise weiß jeder im Büro bereits, dass eine bestimmte Person einen Fehler gemacht hat, aber der Manager kann es nicht alleine lassen. Also senden sie eine Massen-E-Mail an alle, die in großem und qualvollem Detail erklären, warum eine bestimmte Handlung so falsch ist oder warum dieser bestimmte Fehler so schlimm ist.
Ich muss zugeben, dass ich in einigen meiner Führungsrollen in der Vergangenheit in dieses Verhalten geschlüpft bin. Ich habe andere Kollegen gesehen, die das auch machen. Es ist ein leichter Fehler zu machen, weil Sie vielleicht sicherstellen möchten, dass alle anderen, die Sie verwalten, nicht den gleichen Fehler machen. Die Realität ist, dass, wenn jeder es bereits weiß, die Person, die den Fehler gemacht hat, gedemütigt wird. Wenn sie nichts davon wissen, sind alle verwirrt und unsicher, ob Sie über sie reden.
Machen Sie es einfach - sprechen Sie über das spezifische Problem mit der Person, die den Fehler gemacht hat. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es für alle wichtig ist, senden Sie eine Nachricht, aber lassen Sie sie so klingen, als wäre es nur ein allgemeines "FYI", das von der höheren Leitung gesendet wurde - dies entfernt den anklagenden Ton und macht ihn weniger persönlich.
4. Verwenden von dramatischen Adverbien
Ein weiteres sehr häufiges Verhalten in E-Mails - in der Regel von Menschen, die sehr leidenschaftlich sind für ihre Arbeit im Allgemeinen oder für ein bestimmtes Projekt, das gerade diskutiert wird. Dieses Verhalten ist die Übernutzung sehr dramatischer Adverbien. Sätze wie "Das Design ist einfach furchtbar falsch " oder " Dieser Ansatz ist schmerzhaft vage" dienen nur dazu, Emotionen in die Diskussion einzubringen.
Wenn Sie diese Sätze ohne die Adverbien betrachten, können Sie sehen, wie viel geschäftlicher - und viel weniger antagonistisch - sie sind. Sonst kommst du einfach wie ein überdramatischer, verwöhnter Balg.
Probieren Sie es ohne die Adverbien. Dieses Design ist falsch. Dieser Ansatz ist vage.
Es mag dem Empfänger nicht gefallen - aber es greift sie auch nicht an und setzt sie in die Defensive. Es ist professioneller, und Sie könnten sich selbst als erwachsener Erwachsener ausgeben, selbst wenn Sie mit jemandem nicht einverstanden sind.
5. Überbeanspruchung passiver Stimme
Erst spät in meiner Schreibkarriere lernte ich die passive Stimme wirklich und verstand sie wirklich. Das Problem mit dem Lernen ist, dass man es überall sieht. Eine der häufigsten Anwendungen von passiver Stimme ist die E-Mail, da die passive Stimme es einer Person ermöglicht, sich von einer Handlung zu trennen.
Anstatt zu sagen: " Ich fuhr den Kunden zum Flughafen", der die Verantwortung direkt auf Ihre Schultern legt, könnten Sie stattdessen schreiben: " Der Kunde wurde zum Flughafen gebracht."
Dies ist ein Verhalten, das bei Menschen auftritt, die nervös sind, Verantwortung für fast alles zu übernehmen, denn wenn etwas schief geht, wollen sie nicht dafür verantwortlich gemacht werden. Dies sind die gleichen Leute, die sich beschweren, wenn die Risikoträger - diejenigen, die die Verantwortung für die Dinge übernehmen - Anerkennung oder Beförderung erhalten. Die Wahrheit ist, dass Menschen die passive Stimme in E-Mails sehen. Wenn Sie eine Aufgabe beendet oder ein Ziel erreicht haben, haben Sie keine Angst, Anerkennung zu erhalten!
6. Sich selbst auf die Schulter klopfen
Seltsamerweise sind die Leute, die fast immer über alles in der ersten Person schreiben, das gegenteilige Extrem der Leute, die die passive Stimme in der E-Mail verwenden. Wenn man ihre E-Mails liest, würde man denken, dass ein Projekt keine Gruppenarbeit ist, sondern eine persönliche Leistung. Sie würden denken, dass die Person, die die E-Mail sendet, absolut die ganze Arbeit gemacht hat!
Wie erkennst du diese E-Mails? Zählen Sie die Vorkommen des Wortes "I".
Wenn man eine E-Mail von dieser Art von Person liest, ist es klar, dass sie das Gefühl haben, dass sich die ganze Welt um sie dreht, und dass jeder ihnen ein konstantes Lob für all die Arbeit geben sollte, die sie im Alleingang geleistet haben. Diese E-Mails hinterlassen unausweichlich Teamkollegen, die sich niedergeschlagen fühlen und völlig unbeachtet bleiben. Dieser Ansatz ist der schnellste Weg zu Ärger und Isolation von Gleichaltrigen.
Ich bin mir sicher, dass es viele andere Arten von E-Mails gibt, die Leute wirklich nerven und beleidigen. Ich wette, du hast auch deine eigene Liste! Welche Art von E-Mails schreckt dich wirklich ab? Welche Arten von Ärgernissen sind deine? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten.
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