Mit der heutigen Internet-Technologie können Online-Besprechungen sowohl effizient als auch kosteneffektiv sein, besonders wenn Sie sie vorplanen und zeitsparende Tools nutzen. In den letzten Monaten habe ich an Online-Meetings mit Google Hangouts teilgenommen.
Obwohl die Sprach- und Videoplattform Einschränkungen unterliegt, ist sie relativ einfach zu verwenden und enthält zusätzliche Funktionen, die für die Abhaltung von Besprechungen nützlich sind.
Google Hangouts-Vorbereitung
Wenn Sie Besprechungsteilnehmer mit Google Hangouts an Bord holen möchten, senden Sie ihnen Anweisungen zum Herunterladen und Installieren des Hangouts-Plugins. Tun Sie dies einige Tage vor dem Meeting, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer Zeit haben, sich einzurichten.
Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass sie eine Kamera und ein Mikrofon zur Teilnahme benötigen. Ein Mikrofon, auch ein Paar iPhone-Ohrhörer, trennt die Tonausgabe vom Audioeingang und verhindert so, dass die Stimmen wieder in die Konversation zurückkommen.
Als nächstes entwickeln Sie mit einer Tagesordnung für das Treffen. Ein ganzer Artikel könnte über Agenda-Erstellung geschrieben werden. Ein wichtiges Thema beim Erstellen von Tagesordnungen ist jedoch neben der Auflistung von Tagesordnungspunkten auch eine kurze Beschreibung oder ein Zweck für jeden Artikel. Zum Beispiel, wenn der Artikel "Firma Potluck" oder "Social Networking" ist, geben Sie an, was Sie oder die anderen Mitglieder mit diesem Gegenstand erreichen möchten.
Erläutern Sie, warum Sie ein soziales Netzwerk aufbauen müssen, oder möchten Sie einen vorhandenen Plan für soziale Netzwerke überprüfen ? Oder vielleicht besteht der Zweck darin, Daten über soziale Netzwerke zu berichten und auszuwerten . Durch die Bereitstellung eines Zwecks für jedes Element können Sie entscheiden, wie viel Zeit jedes Element benötigt und welche Ressourcen benötigt werden, um diese zu diskutieren.
Senden Sie mindestens 30 Minuten vor dem Meeting eine Einladung zum Hangout. Dies gibt den Teilnehmern Zeit, ihre Kamera und ihr Mikrofon einzurichten. Leider müssen Sie jedes Mal Einladungen versenden, wenn Sie ein Meeting in Hangouts abhalten. Einladungen können per E-Mail oder von Ihrer Hangouts-Seite aus getätigt werden. Nur 9 Personen können gleichzeitig an einem Hangout teilnehmen. Versuchen Sie außerdem, Besprechungen rechtzeitig zu starten und zu beenden.
Besprechung von Apps
Im Hangouts-Bereich sollte einer der ersten Tools-Teilnehmer auf die Chat-Funktion oben links auf der Seite aufmerksam gemacht werden. Geschriebene Chats können zum Brainstorming von Elementen, zum Teilen von Links und zum Posten anderer schriftlicher Informationen nützlich sein.
Die Chat-Box ist schnell und einfach, aber Google Hangouts integriert sich in Google Docs, das sich auch in der Menüleiste von Hangouts befindet. Jeder Teilnehmer kann ein Dokument in Hangouts initiieren, das Dokument wird jedoch erst dann von anderen Teilnehmern gesehen, wenn in der Menüleiste Google Text & Tabellen ausgewählt wird.
Sie können natürlich vorhandene Dokumente mit diesem Tool teilen, was eine weitere effektive Möglichkeit ist, Meetings produktiver zu gestalten. Wenn zum Beispiel ein Tagesordnungspunkt zur Diskussion und Überarbeitung einer Pressemitteilung aufruft, könnte dieses Dokument während des Treffens aufgegriffen und bearbeitet werden.
Die ScreenShare App ist ein weiteres nützliches Tool. Ein Teilnehmer kann auf die Schaltfläche Bildschirmfreigabe klicken und auswählen, ob er ein geöffnetes Fenster oder einen gesamten Bildschirm auf seinem Desktop freigeben möchte. Die Bildschirmfreigabe ersetzt die Videokamera und zeigt an, was auf Ihrem Desktop angezeigt wird. Sie deaktivieren einfach die Schaltfläche "Screenshare", um zur Kamera zurückzukehren.
Brauchen Minuten
Wenn Sie regelmäßige Besprechungen als Gruppe, Organisation oder Unternehmen abhalten, werden Sie wahrscheinlich Minuten für Ihre Besprechungen benötigen, um Aufgaben, Aufgaben und Zusammenfassungen von Diskussionen zu überprüfen. Dafür gibt es mehrere Werkzeuge. Eine nützliche Lösung ist das Erstellen einer Minutenvorlage in Google Text & Tabellen.
Wenn Sie jedoch in Google Hangouts eingeben, hören die Teilnehmer die Eingabe auf der Tastatur, auch wenn Sie Audio-Headsets verwenden. Wer also tippt und Minuten braucht, muss während des Tippens wahrscheinlich sein Mikrofon stumm schalten.
Ich bevorzuge jedoch eine iPad-App namens MinuteTaker ($ 7, 99). Sie ist sehr nützlich, um Minuten zu nehmen und zu verwalten, und es gibt keine Hintergrundgeräusche, wenn Sie die integrierte Tastatur auf dem iPad verwenden.
Wenn ich MinuteTaker benutze, kann ich die Protokolle direkt nach dem Meeting fertigstellen und per E-Mail verschicken. Der größte Nachteil der App ist, dass Sie nur Minuten im PDF-Format teilen können; Sie können den Inhalt jedoch kopieren und in eine normale Textdatei einfügen. Die Online-App minutes.io ist ein weiteres Tool für die Minutenaufnahme.
Meetings sind nie perfekt, aber mit guter Planung und den richtigen Tools können sie effizienter und weniger zeitaufwendig sein.
Wir haben bereits über Google Hangouts geschrieben. Sehen Sie sich einige der vorherigen Artikel an:
Verwenden von Google+ Hangouts zum Treffen mit Freunden Verwenden von Google+ Hangouts zum Treffen mit Freunden Verwenden von Google+ Hangouts zum Treffen mit Freunden Google Hangouts ist ein zentrales Feature von Google+. Wenn Sie Hangouts nicht bereits verwenden, verpassen Sie es! Vielleicht haben Sie sich noch nicht bei Google+ angemeldet. Nun, wenn Sie ein Google-Konto haben, dann beitreten ... Lesen Sie mehr
5 Gründe, warum Google Hangouts cooler ist als Skype für Video Chats 5 Gründe, warum Google Hangouts cooler ist als Skype für Video Chats 5 Gründe, warum Google Hangouts cooler ist als Skype für Video Chats Hangouts ist Google's Chat Rooms. Wie schon oft zuvor hat Google eine gute Idee in etwas unglaublich Nützliches verwandelt, während Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit beibehalten und somit fantastisch gemacht wurden. In diesem ... Lesen Sie mehr
Teilen Sie uns mit, ob Sie Google Hangouts zum Abhalten von Meetings verwenden. Was haben Sie als Vor- und Nachteile gefunden?