E-Mail-Überlastung ist heutzutage ein großes Problem. Darüber hinaus ist E-Mail nicht nur Kommunikation, es diktiert auch weitgehend Ihre To-Do-Liste. Außerdem können die ständigen Benachrichtigungen eine Ablenkung sein. Wir alle brauchen eine Möglichkeit, um E-Mails zu zähmen.
Tricks, um einen überfüllten Posteingang zu verhindern 3 Einfache Möglichkeiten, E-Mail-Überlastung zu stoppen, indem Sie Ihren Posteingang schlagen 3 Einfache Möglichkeiten, E-Mail-Überlastung zu stoppen, indem Sie Ihren Posteingang schlagen E-Mail hat einen guten Ruf als Produktivitätsmörder. E-Mails gut zu verwalten kann Ihnen helfen, Ihren Posteingang sauber zu halten, aber wäre es nicht großartig, wenn Sie weniger davon haben? Lesen Sie mehr sind die Reihenfolge des Tages. Wer könnte besser darüber reden als ein Mann, der Gmail von 2006 zähmen wollte? Andy Mitchell ist der Gründer von ActiveInbox, eine App, um Ihren Gmail-Posteingang zu organisieren Organisieren Sie Ihren Gmail-Posteingang besser mit ActiveInbox Organisieren Sie Ihren Gmail-Posteingang besser mit ActiveInbox Lesen Sie mehr.
E-Mail am Morgen: Ist es ein Muss, oder sollten Sie es erst später klären? Was ist die beste Strategie, um mit E-Mails umzugehen, wenn Sie aufwachen ?
Andy: Ich habe jahrelang damit gerungen.
- Wenn du als erstes eine E-Mail schreibst, wirst du eingesaugt und verlierst einen ganzen Morgen (ein bisschen wie ein Video auf YouTube anzuschauen und dann Verwandte im Hasenloch zu folgen).
- Aber wenn Sie es verschieben, werden Sie wahrscheinlich etwas Kritisches verpassen oder in etwas anderes stecken und nie wieder darauf zurückkommen.
Die Antwort ist beides zu tun! Trotzdem in zwei einfachen Bissen.
Erzielen Sie mithilfe von David Allens Ansatz "Inbox Zero" 5 Schritte zum Kurieren des Posteingangs Zero Email Frenzy 5 Schritte zum Kurieren des Posteingangs Zero Email Frenzy Posteingang Zero ist eines der beliebtesten Schlagwörter. Um Ihre E-Mail-Probleme wirklich zu lösen, müssen Sie über Inbox Zero hinausgehen und die zugrunde liegenden Probleme beheben. Lesen Sie mehr, für jede E-Mail:
- Ist es Müll? Lösche es.
- Können Sie in 2 Minuten antworten? Dann tun Sie das und löschen Sie es.
- Andernfalls, handeln Sie für später. In Gmail (mit ActiveInbox) oder Outlook können Sie einen Prioritätsstatus angeben. (Sie möchten vielleicht sofort auf alle kritischen E-Mails antworten)
Warum für Inbox Zero? In den Worten von Merlin Mann ...
"Das 'Null?' Es ist nicht wie viele Nachrichten in Ihrem Posteingang sind - es ist wie viel von Ihrem eigenen Gehirn in diesem Posteingang ist. Besonders wenn du es nicht willst. "
Es gibt Ihnen einen sauberen Start in den Tag.
Aktionspunkt: Wählen Sie mehrere Punkte niedriger Energie später am Tag, um die E-Mails zu erledigen. Ich befürworte die verschlafene halbe Stunde nach dem Mittagessen und kurz vor Ende des Tages. Drop in die Liste der Aktions-E-Mails und zoome durch sie.
Sollte E-Mail etwas sein, das Sie regelmäßig oder regelmäßig überprüfen?
Andy: Ich denke, wenn Sie dem obigen Inbox-Zero-Ansatz folgen, können Sie jede Stunde oder so überprüfen, um auf dringende Dinge zu achten, aber alles, was Zeit in mehr periodische Blöcke kostet, verschieben.
Natürlich, wenn Sie im Verkauf oder Kundenbetreuung arbeiten, haben Sie keine Wahl-E-Mail ist Ihr Leben!
Wie kategorisieren Sie E-Mails zwischen Aufgaben, wichtigen Informationen und anderen Arbeiten?
Andy: Erstens gibt es nur zwei große Kategorien, die wichtig sind: Ist es eine Aufgabe, oder ist es Referenzmaterial? Jede andere E-Mail wird einfach gelöscht.
Dann können Aufgaben nach Status gruppiert werden. ZB hohe Priorität, niedrige Priorität und "Warten auf".
Die Liste "Warten auf" ist die mächtigste für alles, was blockiert wird, während Sie darauf warten, dass jemand anders etwas tut. Diese E-Mails sind normalerweise diejenigen, die in den Tiefen unseres E-Mail-Clients versinken, und wir vergessen komplett zu folgen.
Aktionselement: Behalten Sie in Google Mail ein Label bei. oder in Outlook eine Flagge behalten; und wenn Sie eine E-Mail senden, auf die Sie unbedingt eine Antwort benötigen, markieren Sie diese. Dann kannst du einmal in der Woche auf deine Warteliste gehen und jeden aufjagen, der nicht geantwortet hat.
Sollte E-Mail als Aufgabenliste verwendet werden?
Andy: Ja!
Wenn bereits Aufgaben in Ihrem Posteingang erscheinen, welche Alternative gibt es? Sie müssten sie kopieren und aus Ihrer E-Mail in ein anderes System einfügen.
Dies ist eine große Quelle von Zeitverschwendung und Verwirrung, wobei Aufgaben in verschiedenen Systemen dupliziert werden. Aus diesem Grund befürwortet David Allen "harte Kanten" (ein Gegenstand sollte nur in einer Liste erscheinen), um Ihr Gehirn übersichtlich und stressfrei zu halten.
Der Hauptnachteil bei normalen E-Mail-Clients ist natürlich, dass sie diese E-Mail-Aufgaben nicht gut bewältigen können. Daher bestand die ursprüngliche Idee von ActiveInbox darin, dass E-Mails Aufgaben sind . Es gibt keine Trennung oder Duplizierung.
Action Item: [Anmerkung der Redaktion] Sie können Gmail in ein Trello-ähnliches Taskboard mit Sortiert Turn Gmail in ein Trello-Like Task Board mit Sortiert Turn Gmail In ein Trello-Like Taskboard mit Sortiert In der modernen Belegschaft, Ihre E-Mail oft verwandelt sich in Ihre Aufgabenliste. Nun, jetzt können Sie eine Organisation im Stile von Trello direkt in Gmail mit einer neuen Chrome-Erweiterung "Sortiert" erhalten. Lesen Sie mehr, geben Sie den Komfort Ihres regulären Posteingangs und fügen Sie eine To-Do-Listen-Oberfläche hinzu.
Was sind einige effektive Möglichkeiten, um E-Mails zu verwenden, um Aufgaben zu notieren?
Andy: Wenn Sie eine Aufgabe hinzufügen möchten, die nicht als E-Mail gestartet wurde, senden Sie einfach eine E-Mail an sich selbst! Dann müssen Sie es als Aufgabe markieren.
Mit ActiveInbox können Sie den Betreff der E-Mail durch einen Aufgabennamen ersetzen, einen Status und ein Fälligkeitsdatum festlegen, eine Checkliste und Notizen hinzufügen und sie Teil eines Projekts machen. Es macht Google Mail zu einem vollständigen Aufgabenmanager.
Aktionselement: In Google Mail können Sie eine E-Mail mit Sternen markieren. Mit Google-Posteingang können Sie Erinnerungen hinzufügen oder eine E-Mail schlummern Google Inbox Review: Ein Hauch von frischer Luft Google Inbox Review: Ein Hauch von frischer Luft Gmail ist ein bekannter Name in der E-Mail-Abteilung, aber Google war nicht damit zufrieden. Treffen Sie den Google-Posteingang, eine neue Art, auf E-Mails zuzugreifen. Weiterlesen .
Wird unser Posteingang als Aufgabenliste zu einem anderen System, das um Aufmerksamkeit kämpft?
Andy: Es ist sicher ein System, das um unsere Aufmerksamkeit kämpft, aber unser Posteingang macht das schon. Es ist also kein anderer. Die Tatsache, dass es sich bei Ihrem Posteingang bereits um eine Aufgabenliste handelt, ohne dass Sie dies besonders wünschen, sollten Sie deshalb zu Ihrer zentralen Aufgabenliste machen.
Es ist immer einfacher mit der Strömung zu schwimmen. Du könntest versuchen, eine Aufgabenliste anderswo zu führen, aber wenn die meisten deiner Aufgaben aus E-Mails kommen, möchtest du weiter dagegen ankämpfen, E-Mails in deinen anderen Aufgabenmanager kopieren und einfügen und Kollegen anschreien, die dir E-Mails schicken? Bekämpfe es nicht! Machen Sie E-Mail zum Kern Ihrer Aufgabenliste.
Aktionselement: [Anmerkung des Editors] Wenn Sie weiterhin eine externe Aufgabenliste verwenden möchten, können Sie mit Todoist und Any.do Aufgaben direkt aus Google Mail hinzufügen.
Ist E-Mail-Effizienz eine kollaborative oder individuelle Verantwortung? Was ist die Etikette, der wir alle folgen sollten?
Andy: Wenn es um Etikette geht, ist die Antwort definitiv, definitiv kollaborativ. Wie bei allem anderen in der Gesellschaft geht es darum, andere genauso zu respektieren wie Sie selbst. [Anmerkung des Herausgebers: In ähnlicher Weise gibt es einige E-Mails garantiert zu beleidigen, Ärger oder verärgert Empfänger 6 Möglichkeiten zu garantieren, beleidigen, Ärger und Ärger mit jeder E-Mail senden Sie 6 Möglichkeiten zu garantieren, beleidigen, Ärger und Belästigung mit jeder E-Mail senden Sie E-Mails sind zäh. Es ist wirklich schwer zu vermitteln, was du wirklich in einer E-Mail sagen willst, und die Hälfte der Zeit werden die Leute dich fast immer falsch verstehen. Vieles von dem Problem kommt ... Lesen Sie mehr]
Obwohl es scheinbar höflich ist, denke ich, dass E-Mails, die einfach nur "Danke!" Oder "Ok!" Sagen, eine totale Zeitverschwendung und somit böse sind.
Wenn es jedoch um kollaborative Tools geht, ist das eine andere Sache. E-Mail ist eine inhärent solo Erfahrung. Zumindest um den Zeitplan eines Teams zu koordinieren, benötigen Sie immer noch Ihren Projektmanager, CRM und IM-Tool.
Action Item: Ich bin ein Fan von 3Sentences. Die Kürze spart jedem Zeit - selbst wenn Sie die E-Mail in Zukunft erneut scannen müssen. Während waffelnde E-Mails faul und unhöflich sind.
Fragen Sie Andy Ihre E-Mail-Fragen!
Andy Mitchell wird die Kommentare lesen und alle Fragen beantworten, die Sie zum Umgang mit Ihrer E-Mail haben. Jetzt haben Sie die Chance, dieses lästige Problem zu lösen!
Bildnachweis: Kairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, Hoefi, OpenClip