Meetings sind ein normaler Teil des Lebens in der Geschäftswelt. Leider sind nicht alle Meetings erfolgreich genug von ineffizienten Meetings? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren Chef, der von ineffizienten Sitzungen satt ist? Schicke diese 8 Regeln an deinen Chef Wenn ein Meeting gut organisiert ist, gibt es keinen Grund, warum es die Produktivität, den Sinn für den Zweck und die Moral nicht verbessern kann. Hier sind einige Regeln für effektive Meetings. Lesen Sie mehr in ihrem Zweck. Oft ist dies auf mangelnde Meeting-Organisation zurückzuführen.
Mit den folgenden kostenlosen Besprechungsvorlagen können Sie Ihre Besprechungen für ein effektives Gesamtergebnis vorbereiten, aufzeichnen und zusammenfassen.
1. Vor dem Treffen
Einer der wichtigsten Punkte beim Aufbau eines Meetings ist die Agenda. Dies ermöglicht dem Meeting Facilitator, den Teilnehmern objektive, Diskussionspunkte zu geben, und auch, wer teilnehmen wird. Darüber hinaus kann eine Agenda mit einem Vorbereitungsabschnitt hilfreich sein. Auf diese Weise können Sie Dokumente und andere für die Diskussion wichtige Materialien einbeziehen.
Die Vorbereitung Ihrer Teilnehmer auf das Meeting ist Teil Ihrer Aufgabe als Koordinator. Plus, es hält das Meeting organisiert und bewegt sich entlang 15 Bester Meeting Agenda Vorlagen für Word 15 Bester Meeting Agenda Vorlagen für Word Wenn es Zeit ist, ein Meeting zu planen, sollten Sie keine Zeit verschwenden, um eine Agenda von Grund auf neu zu erstellen. Viele Besprechungsagendavorlagen für Microsoft Word können Ihnen einen guten Start verschaffen. Weiterlesen .
Die Vorlage
Diese Microsoft Word Vorlage von TidyForms ist eine attraktive, professionelle und gut durchdachte Option. Es bietet eine saubere, tabellenbasierte Darstellung für einfaches Lesen und einfaches Scannen. Die Vorlage beginnt mit den grundlegenden Besprechungsdetails wie Titel, Moderator, Datum, Uhrzeit und Ort.
Im nächsten Abschnitt beschreiben Sie das Ziel des Meetings. Dies ist ein wichtiger Teil der Tagesordnung, der allen Teilnehmern ein klares Bild von der Absicht des Treffens gibt. Ein bis zwei Sätze sind normalerweise ausreichend, solange es kurz ist.
Im dritten Abschnitt können Sie die Besprechungsteilnehmer zusammen mit ihrer Abteilung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer auflisten. Natürlich sind die Felder optional, je nach Unternehmen und Ihrem Unternehmen.
Als Nächstes werden Sie die Tagesordnungspunkte für das Meeting mit dem Thema, dem Eigentümer und der Uhrzeit auflisten. Dies wiederum ermöglicht den Teilnehmern, sich auf ihren Teil des Meetings vorzubereiten. Sie können Ihre Besprechung auch auf Kurs halten, indem Sie die für jedes Thema zugewiesenen Zeiten auflisten.
Schließlich werden Sie den Vorbereitungsabschnitt abschließen. Sie sollten Elemente wie Dokumente, Diagramme oder E-Mails als Beispiele hinzufügen und anhängen, und wer für die Bereitstellung verantwortlich ist.
Jeder Abschnitt dieser Agendavorlage erfüllt seinen eigenen Zweck und ermöglicht es Ihnen, die Personen und Materialien zu sammeln sowie Erwartungen für Ihr Meeting festzulegen.
2. Während des Treffens
Das Sammeln von Notizen während einer Besprechung ist die nächste Hauptaufgabe des Moderators, obwohl Sie darauf abzielen sollten, einen bestimmten Protokollführer zu ernennen. In jedem Fall ist das Treffen von genauen Besprechungsnotizen für den Erfolg des Besprechungsziels unerlässlich.
Diese Hinweise dienen als Erinnerung für Folgemaßnahmen, Aktionen, Probleme und Schlussfolgerungen für alle Teilnehmer. Wenn Sie also eine Meeting-Minuten-Vorlage verwenden 12 Beste Meeting-Minuten-Vorlagen für Profis 12 Beste Meeting-Minuten-Vorlagen für Profis Notizen machen ist der erste Schritt, um alle Meeting-Teilnehmer auf der gleichen Seite zu halten. Vorlagen erleichtern das Erfassen dieser Besprechungsprotokolle. Wir haben eine Vielzahl von Vorlagen für Word, OneNote, Evernote und Google Docs zusammengestellt. Lesen Sie mehr, diese Notizen zu nehmen wird viel einfacher.
Die Vorlage
Die Agendavorlage von TidyForms oben enthält eine zweite Seite für Besprechungsprotokolle. Das Format dieser Seite entspricht der Agenda und drei der vier Abschnitte sind genau gleich.
Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Aktionselemente den Vorbereitungsabschnitt ersetzen und ein Folgeabschnitt für das nächste Meeting vorhanden ist. Wenn Sie an einem konsistenten Look and Feel sowohl für Ihre Agenda als auch für Ihr Protokoll interessiert sind, dann ist dies ein guter Weg.
Es gibt jedoch eine andere Vorlage für Word von der Microsoft Office-Website, die ein wenig mehr Organisation Ihrer Notizen bietet. Sie werden feststellen, dass diese Vorlage die grundlegenden Informationen zum Besprechungstermin ganz oben enthält.
Aber was es bietet, ist ein Abschnitt für jedes Thema, das während des Treffens besprochen wird, und alle Details, die für das jeweilige Thema direkt darunter gelten. Dieses Layout ist strukturierter, indem Sie das Thema, die zugewiesene Zeit, den Referenten, die Diskussion, die Schlussfolgerungen und die daraus resultierenden Maßnahmen für jeden Tagesordnungspunkt an einer Stelle einfügen können . Während die TidyForms-Minuten-Vorlagen unten einen separaten Abschnitt für alle Aktionselemente ohne Details enthalten.
Eine weitere hilfreiche Funktion dieser Vorlage ist der Abschnitt ganz am Ende, mit dem Sie spezielle Notizen hinzufügen können. Dies kann sehr nützlich sein, wenn zusätzliche Elemente auftauchen, die sich nicht auf ein bestimmtes diskutiertes Thema beziehen.
Sie können auch die Namen von Personen, die unerwartet zu Ihrem Meeting kommen, in den Bereich " Beobachter " aufnehmen.
3. Nach dem Treffen
Nachdem Ihre Besprechung vertagt wurde, ist es an der Zeit, Ihren Teilnehmern eine Nachbereitung zu ermöglichen. In dieser Zusammenfassung sollten die angenommenen Besprechungsnotizen und die erwarteten Aktionselemente zusammengefasst werden.
Denken Sie daran, dass das Senden einer Zusammenfassung die Wahrheit über Meetings - und es ist hässlich Die Wahrheit über Meetings - und es ist hässlich Treffen sollen produktiv sein, nicht wahr? Read More ist immer eine gute Idee, auch wenn aus dem Meeting keine Aktionen resultieren. Die Besprechungszusammenfassung kann als Referenz für ähnliche Besprechungen und Themen oder Themen dienen, die wieder auftauchen.
Die Vorlage
Diese Vorlage aus Template Lab ist eine gute Option. Füllen Sie einfach oben den Abschnitt Meetingtitel, Datum, Teilnehmer, Ort und Notizen aus. Verwenden Sie dann die Tabelle, um Ihre Follow-ups aufzunehmen.
Unter Issues können Sie das zugehörige Tagesordnungsthema einfügen, für Nach dem Moderator hinzufügen und unter Diskussion aus den gleichen Details aus den Besprechungsnotizen übernehmen. Fügen Sie die verantwortliche Person hinzu, Frist, und Sie sind eingestellt.
Sie können dies auch verwenden, um fortlaufend nach Abschluss von Aktionselementen zu verfolgen. Sie können beispielsweise der Tabelle eine Spalte hinzufügen und ein X oder ein Datum neben den fertigen Aktionen markieren.
Alternativ können Sie eine ganze Reihe streichen, um ihre Fertigstellung zu zeigen. Speichern Sie dann unter einem neuen Namen oder Datum und senden Sie es erneut an die Teilnehmer, bis alle Artikel fertig sind.
Wenn aus Ihrer Besprechung keine Aktionselemente stammen, können Sie diese Vorlage weiterhin verwenden, um eine Besprechungszusammenfassung bereitzustellen. Füllen Sie die Tabelle mit den entsprechenden Details aus und geben Sie dann unter Frist ein Kennzeichen ein, dass sie ausgefüllt oder nicht anwendbar war.
Wenn Ihnen diese Vorlage gefällt, können Sie sie von der Seite mit den Besprechungsminuten für das Vorlagenlabor herunterladen. Scrollen Sie dann nach unten zu Meeting Notes Template 17, um diese Vorlage herunterzuladen.
Machen Sie Ihr Meeting zu einem Erfolg
Business-Vorlagen können nützlich sein Die besten Business-Plan-Vorlagen Die besten Business-Plan-Vorlagen Jedes Unternehmen braucht einen Plan. Diese Vorlagen erleichtern das Schreiben Ihres Geschäftsplans. Eine clevere Struktur, Leitfragen und ein cleveres Design geben Ihnen einen Vorsprung in Ihrer neuen Karriere. Lesen Sie mehr und für Meetings können sie Zeit sparen. Ihre Meinung sollte sich auf das Ziel und den Inhalt des Meetings beziehen, nicht auf das Erstellen von Dokumenten. Also schauen Sie sich für Ihr nächstes Meeting diese praktischen Vorlagen für ein gut ausgeführtes Ergebnis an.
Wenn Sie weitere Vorschläge für die Organisation von Besprechungen haben, die Sie gerne teilen möchten, geben Sie bitte unten einen Kommentar ab!
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