Wäre Microsoft Office ein Land gewesen, wäre es das drittgrößte Land der Welt gewesen. 1, 2 Milliarden Menschen, die eine einzige Suite von Apps nutzen, sind umwerfend. Und sie "sprechen" 107 Sprachen!
Dieser Leitfaden kann als kostenloses PDF heruntergeladen werden. Laden Sie jetzt Wie Sie professionelle Berichte und Dokumente in Microsoft Word erstellen . Fühlen Sie sich frei zu kopieren und teilen Sie dies mit Ihren Freunden und Familie.Aber jetzt sprechen Sie und ich auf Englisch und wir sprechen über das beliebteste Tool im Microsoft Office-Arsenal - Microsoft Word 2016 .
Dieser Dokumenteditor wird zum Schreiben einer Vielzahl von Dokumenten verwendet. Von einer einfachen Bewerbung bis zum notwendigen Lebenslauf. Von einer einfachen Bucket-Liste bis hin zu einem Office-Memo. Wir denken, wir können mit Word arbeiten. Aber wenn wir uns hinsetzen, um einen ernsthaften professionellen Bericht zu schreiben, entdecken wir eine wichtige Tatsache.
Professionelles Schreiben von Berichten erfordert andere Fähigkeiten.
Fragen Sie sich also - können Sie den Sprung von einem einzelnen Dokument zu einem langen Bericht machen? Kennen Sie alle Microsoft Word-Funktionen 9 Tipps, um alles über Office 2016 zu lernen 9 Tipps zum Lernen alles über Office 2016 Microsoft Office 2016 ist unter uns. Wie beherrschen Sie die neueste Version für Ihre Produktivität? Wir geben Ihnen Tipps zu den besten Links für Office-Lernen. Steal einen Marsch mit diesen ... Lesen Sie mehr, die helfen, dieses große Dokument Projekt zu verwalten? Können Sie bei der Arbeit mit anderen Teammitgliedern mitarbeiten?
Sie können ein Student, ein Kleinunternehmer oder ein Büroangestellter sein ... Sie müssen einen Bericht oder ein professionell formatiertes Dokument irgendeiner Art erstellen. Dieser MakeUseOf Guide wird Ihnen helfen, Ihre Techniken zu aktualisieren und Ihren Designansatz zu schärfen.
In diesem Leitfaden:
Einen Bericht schreiben - Einleitung | Die Berichtscheckliste
Nützliche Microsoft Word-Tools - Inhalte einfügen | Forscher | Teile Ihres Dokuments einfrieren
Arbeiten am Layout & Design - Intro | Deckblatt | Inhaltsverzeichnis | Kopf- und Fußzeile | Seitenzahlen | Schriftart Styling | Absatz Styling | Seitenumbrüche | Stile und Themen | Bildunterschriften | Schnelle Teile | Seitenränder
Referenzen und Zusammenarbeit - Index | Bibliographien | Querverweise | Bemerkungen
Finalisieren Sie Ihren Bericht - Signaturen | Wasserzeichen | Nur lesen | In PDF drucken
Der nächste Schritt - Fazit
Einen Bericht schreiben
Das Verfassen von Berichten beinhaltet Forschung und Veröffentlichung des Ergebnisses dieser Analyse. In der professionellen Welt ist das "Aussehen" oder das Aussehen dessen, was Sie veröffentlichen, von größter Bedeutung. Das erfreuliche Endergebnis könnte Ihren Ruf aufpolieren und Ihre persönliche Marke verbessern.
Die folgenden Schritte werden Sie durch die Expertenfunktionen von Microsoft Word 2016 führen. Verbringen Sie viel Zeit mit einem Plan. Beginnen Sie mit diesen Richtlinien ...
Schritt 1: Entscheide über den Zweck
Bevor Sie mit dem Bericht beginnen, müssen Sie zuerst wissen, warum Sie ihn überhaupt schreiben. Berichte sind von vielerlei Art, aber sie sollen entweder informieren oder überzeugen. Sie können einen technischen Prozess beschreiben, Hintergrundinformationen freigeben oder den Fortschritt eines Projekts demonstrieren.
Fragen Sie sich - Was und warum . Dies wird Ihnen helfen, den Zweck zu dem einen Hauptpunkt zu destillieren und dabei zu bleiben, anstatt mit unnötigen Details fortzuschreiten.
Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe
Die zweite wichtige Überlegung ist die Bewertung Ihrer Zielgruppe. Werden sie verstehen, wovon du sprichst? Gibt es unterschiedliche Leserschichten, die den Bericht lesen werden? Das Wissen des Lesers über das Thema wird großen Einfluss auf die Informationen haben, die Sie einschließen müssen.
Entscheiden Sie sich für die primäre Zielgruppe und skripten Sie den Bericht auf der entsprechenden technischen Ebene. Die sekundäre Zielgruppe kann am Ende des Berichts mit zusätzlichen Informationen unterstützt werden.
Schritt 3: Kennen Sie Ihr Thema
Sie müssen wissen, worüber Sie sprechen. Recherchieren Sie das Thema und fügen Sie alle relevanten Informationen hinzu, um Ihren Standpunkt zu belegen. Stellen Sie sicher, dass Sie zu einer Schlussfolgerung kommen, die auf Tatsachen und nicht auf persönlicher Meinung basiert. Die Informationen müssen korrekt, aktuell und gut referenziert sein.
Verwenden Sie auch eine Vielzahl von Ressourcen wie Zeitschriften, Zeitungsartikel, Bücher, Websites, Broschüren, Rohdaten, Jahresberichte und Reden, um Ihren Standpunkt zu unterstützen. Bleiben Sie nicht bei Wikipedia.
Schritt 4: Skizzieren Sie den Bericht
Du hast die Forschung gemacht. Es gibt eine Menge Informationen, die darauf warten, getippt und gedruckt zu werden. Aber warte! Ertrinken Sie nicht, bevor Sie ins Wasser gehen. Bereiten Sie den endgültigen Entwurf des Berichts vor, der das Diagramm der Wegpunkte darstellt, um Ihnen die Navigation von Anfang bis Ende zu erleichtern. Der Umriss ist der Bauplan. Es gibt Ihnen eine Vogelperspektive auf das Land und zeigt Ihnen auch, wo Sie die Details ausfüllen müssen.
Die Struktur eines Ideenberichts kann folgende Elemente enthalten:
- Titelblatt
- Zusammenfassung
- Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Der Körper des Berichts
- Fazit
- Empfehlungen
- Blinddarm
- Bibliographie und Referenzen
Die Dokumentumleitung von Microsoft Word ist eine leistungsstarke Funktion, die Ihnen beim Organisieren eines Dokuments helfen kann, noch bevor Sie mit der Recherche beginnen. Brainstorming und Mind-Mapping-Vorlagen nutzen 8 MS Word-Vorlagen, die Ihnen helfen, Brainstorm & Mind Map Ihre Ideen schnell 8 MS Word-Vorlagen, die Ihnen helfen Brainstorming & Mind Map Ihre Ideen schnell Free Word-Vorlagen sind nicht nur über schöne Dokumente, perfekte Lebensläufe, und Deckblätter. Sie können auch für Brainstorming und Mind Maps wichtig sein. Hier sind acht Word-Vorlagen für Ihre Ideenfindung. Lesen Sie auch mehr.
Schritt 5: Schreiben, Bearbeiten, Korrigieren und Fertigstellen
Sobald Sie Ihren Bericht strukturiert haben, ist es Zeit, die Kopfzeilen mit Inhalt auszufüllen. Ich persönlich finde es am besten, ein wenig von jedem Abschnitt anzugehen und dann mit Informationen zu füllen. Sie können dies tun, wenn Sie möchten, oder jeden Abschnitt fertigstellen, während Sie die Berichtsstruktur durchgehen. Stelle sicher, dass du dich darauf konzentrierst, deine Ideen zu präsentieren und unterstützende Beweise anstelle von Rechtschreibung und Grammatik zu verwenden. Skizzieren Sie Ihr Argument und schreiben Sie ein paar Sätze, die Ihre Hauptideen darstellen. Wenn Sie etwas Wertvolles finden, zitieren Sie es.
Sobald der Großteil Ihres Textes geschrieben ist, ist es an der Zeit, ihn zu lesen und sicherzustellen, dass er gut fließt. Stellen Sie sicher, dass Sie das Verständnis des Lesers mit Übergangswörtern wie "Diese Information zeigt ...", "Mit anderen Worten ...", "Ähnlich ..." führen und markieren Sie relevante und wichtige Punkte.
Schließlich, Zeit für Korrekturlesen, Grammatik und Rechtschreibung zu verbringen Wie man Rechtschreibung und Grammatik eincheckt Microsoft Word Wie man Rechtschreibung und Grammatik eincheckt Microsoft Word Sie können die integrierten Rechtschreib- und Grammatikprüfwerkzeuge von Microsoft Word an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können sogar AutoKorrektur verwenden, um Ihre Eingabe zu beschleunigen. Lesen Sie mehr und überprüfen Sie alle relevanten Informationen und ihren logischen Ablauf. Es empfiehlt sich, mindestens einen Tag zu warten, um Ihre Arbeit zu überprüfen und Korrektur zu lesen. Versuchen Sie nicht, es direkt zu bearbeiten, nachdem Sie denken, dass Sie fertig sind, da Sie dazu neigen werden zu lesen, was Sie geschrieben haben. Schlaf etwas und lies es am nächsten Tag Korrektur.
Die Berichtscheckliste
Bevor Sie Ihren Bericht einreichen oder einreichen, an dem Sie so hart gearbeitet haben, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes getan haben:
- Sie haben die Titelseite mit dem Titel, Ihrem Namen, Datum, dem der Bericht erstellt wurde und einer möglichen Beschreibung des Berichts abgeschlossen.
- Die Inhaltsseite hat passende Überschriften und Seitenzahlen sind korrekt.
- Stellen Sie sicher, dass die Einführung wichtige Punkte, den Umfang des Berichts und das Ziel, das er erfüllen möchte, abdeckt.
- Sie haben Beschriftungen über Tabellen und unter Bildern / Diagrammen hinzugefügt.
- Stellt der Inhalt des Berichts die Informationen klar dar, logisch, sachlich, Thema bleiben, ist auf den Punkt?
- Gibt die Schlussfolgerung die Ergebnisse an, stellt die Hauptidee dar und enthält keine neuen Informationen?
- Sind die Überschriften und Unterüberschriften klar gekennzeichnet?
- Sind Zitate relevant, aktuell und korrekt referenziert?
- Haben Sie gegebenenfalls Seitenumbrüche verwendet?
Lassen Sie uns jetzt Microsoft Word starten und Sie durch die Funktionen führen, die Ihnen helfen, den Entwurf Ihres Berichts zusammenzustellen und ihn als professionelles Dokument darzustellen.
Nützliche Microsoft Word-Funktionen für das Schreiben von Berichten
Nehmen Sie diese als mundgerechte Spitzen und meistern Sie sie einzeln.
Microsoft Word ist eine große Haubitze mit vielen Schrauben und Muttern. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Fähigkeiten und Werkzeuge, die Sie benötigen, um den professionellen Bericht zu planen, vorzubereiten und zu präsentieren. Die Microsoft Word-Funktionen, die wir im Folgenden behandeln werden, sind auch Produktivitäts-Shortcuts, die Ihre Arbeit erleichtern werden.
Tipp: Verwenden Sie den Assistenten "Tell Me" von Microsoft Word 2016, um mehr über neue Funktionen in der Office-Suite zu erfahren.
Beginnen wir mit drei vorläufigen Tools ...
Verwenden Sie Inhalte einfügen
Für die meisten von uns, wenn wir Text oder ein Bild in Word kopieren müssen, funktioniert die STRG + V-Verknüpfung gut. Manchmal möchten wir jedoch die kopierten Daten in ein anderes Format einfügen, z. B. Excel-Daten als Bild. Mit dem Befehl Inhalte einfügen können Sie das Format verwerfen oder angeben, wenn Sie ein Bild, Präsentationsdaten, eine Tabelle oder ein Objekt aus einem anderen Programm in Word einfügen.
Sie werden viel mit Excel-Tabellen und Diagrammen in einem professionellen Dokument arbeiten.
Wenn Sie nur kopieren, was Sie wollen, und auf Einfügen klicken, werden Sie feststellen, dass die Daten als Tabellen eingefügt werden. Wenn es sich jedoch um einen großen Bereich von Zellen handelt, die Sie einfügen möchten, und Sie ihn nicht bearbeiten möchten, können Sie ihn als Bild einfügen, mit der zusätzlichen Option zum Bearbeiten.
In Microsoft Excel: Markieren und markieren Sie die Zellen, die Sie kopieren möchten> Drücken Sie STRG + C.
In Microsoft Word: Gehen Sie zu Start> Einfügen> Inhalte einfügen . Wählen Sie Inhalte einfügen und wählen Sie im Microsoft Office Excel Worksheet-Objekt .
Sie können die Größe der Daten so ändern, wie es ein Bild war, und wenn Sie einen Doppelklick ausführen, können Sie die Werte bearbeiten. Sie können die Tabelle oder das Diagramm ändern und neu gestalten. Und wenn Sie die Daten in dem Diagramm oder der Tabelle in Excel aktualisieren, können Sie das Diagramm in Word automatisch aktualisieren.
Versuchen Sie auch das Kontextmenü mit der rechten Maustaste. Das Menü Inhalte einfügen wird angezeigt:
Es gibt mehr Optionen zum Importieren von Daten aus Excel in Word 8 Überraschende Möglichkeiten zum Importieren von Daten in Microsoft Word 8 Überraschende Möglichkeiten zum Importieren von Daten in Microsoft Word Wissen, wie Sie Daten aus einer beliebigen Quelle, einschließlich Excel, PDF-Dateien, in Microsoft Word importieren andere Word-Dokumente, können Sie viel Zeit sparen. Wir zeigen Ihnen alle Tricks. Weiterlesen . Die Microsoft Office-Support-Seite beschreibt sie auch im Detail.
Benutze den Forscher
Ja, es gibt Google und Wikipedia. Der ständige Wechsel von Word zu Ihrem Browser kann jedoch Ihre Produktivität beeinträchtigen. Office 2016 bringt eine starke Forschungsintegration in diese Grunt-Arbeit. Der Researcher kann Ihnen nicht nur dabei helfen, Inhalte aus Microsoft Word heraus zu finden, sondern auch schnell Zitate hinzufügen. Es verwendet das Bing Knowledge Graph, um den richtigen Inhalt zur Unterstützung Ihres Dokuments zu finden.
Wechseln Sie zu Multifunktionsleiste> Referenzen und wählen Sie Forscher . Ein Bereich wird rechts mit den Suchoptionen geöffnet.
Geben Sie ein Schlüsselwort für das Thema ein, nach dem gesucht werden soll, und drücken Sie die Eingabetaste.
Im Ergebnisbereich wird eine Liste der Quellen angezeigt, die Sie in Ihrem Dokument verwenden können. Wählen Sie ein Thema aus, das Sie genauer untersuchen möchten.
Fügen Sie das Thema zu Ihrem Microsoft Word-Dokument hinzu, indem Sie auf das Pluszeichen oben rechts klicken. Sie können auch auf das Pluszeichen eines Ergebnisses klicken, um die Quelle in Ihrem Forschungsdokument anzugeben. Die Quellenquelle unterstützt Sie bei der Recherche mit Quellen und Büchern aus dem Internet.
Wie wir später sehen werden, ist eine kommentierte Bibliographie einer der schwierigsten Teile eines Dokuments. Der Forscher ist ein intelligenter Assistent, der einsteigt.
Fixieren Sie einen Teil Ihres Word-Dokuments
Nehmen wir an, dass Ihr professioneller Bericht eine lange und komplexe Arbeit sein wird. Sie können das Word-Fenster in zwei Bereiche aufteilen, sodass Sie zwei verschiedene Teile eines Dokuments gleichzeitig anzeigen können. Es ist eine wertvolle Zeitersparnis, wenn Sie Teile von einem Ort zu einem anderen kopieren und einfügen oder auf einen Teil des Dokuments verweisen, während Sie in einem anderen Teil arbeiten.
Gehen Sie zu Multifunktionsleiste> Registerkarte Ansicht> Teilen .
Um den Split zu entfernen, klicken Sie im selben Tab auf Remove Split .
Die Windows-Gruppe bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihre Arbeitsweise mit zwei oder mehr Dokumenten zu ändern. Die Funktionen sind selbsterklärend.
Wenn Sie beide Dokumente gleichzeitig durchblättern möchten, klicken Sie in der Gruppe "Fenster" auf der Registerkarte "Ansicht" auf " Synchrones Scrollen" . Sie können auch auf Seite nebeneinander anzeigen klicken, um zwei Teile des Dokuments nebeneinander zu platzieren.
Tipp: Verwenden Sie die geteilte Ansicht, um zwei verschiedene Layouts anzuzeigen - z. B. Drucken und Umriss. Stellen Sie die Aufteilung ein. Klicken Sie dann in den Bereich, den Sie ändern möchten, und wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht ein anderes Layout aus.
Arbeit am Layout & Design
Die Präsentation eines Berichts ist es, was jemanden dazu bringt, einen Bericht überhaupt zu lesen, und deshalb ist es wichtig, dass Ihr Bericht gut präsentiert wird. Wenn Sie die Wahl zwischen vier Berichten hätten, was würden Sie wählen?
- Ein handschriftlicher Bericht.
- Ein Dokument in Schwarz-Weiß gedruckt.
- Ein Bericht, der auf normalem A4-Papier in Farbe gedruckt wurde.
- Ein Bericht in Farbe gedruckt, mit einem eingängigen Titelblatt, sauber begrenzt und glatt?
Sie werden den vierten Bericht aufnehmen, weil er Sie allein durch das visuelle Erscheinungsbild anzieht.
Die vordere Abdeckung ist nicht der einzige Grund. Ein gut durchdachter Bericht ist einfacher zu lesen. Es ist auch einfacher zu scannen, wenn Sie keine Zeit zum Lesen haben. Aus diesem Grund müssen Sie einige Zeit mit Ihren Kopf- und Fußzeilen und den verschiedenen Stilen und Themen verbringen. Kurz gesagt - die Formatierung jedes Elements im Bericht.
Formatierung mag wie eine schwierige Aufgabe erscheinen, aber es ist eine lustige Übung, die alle Ihre kreativen Muskeln ausüben wird. Die wichtigsten Vorteile sind die Fähigkeiten, die Sie in Zukunft auf alles in Microsoft Office anwenden können. Und die Zeit sparen Sie mit allen hier erlernten Produktivitätstipps.
Microsoft Word 2016 verfügt über zahlreiche Funktionen. Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie sich Ihr Berichtsdesign von anderen abheben und professionell sein kann. Also, lasst uns die Layout- und Designfähigkeiten durchbrechen.
In diesem Abschnitt werden diese Funktionen Schritt für Schritt behandelt:
- Beginnen Sie mit einem Deckblatt
- Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis
- Erstellen Sie Ihre Kopf- und Fußzeile
- Fügen Sie Seitenzahlen hinzu
(Formatieren Sie den Inhalt)
- Wählen Sie die richtigen Schriftarten
- Style die Absätze
- Seitenumbrüche steuern
- Verwenden Sie Stile und Designs
- Bildunterschriften
- Verwenden Sie Quick Parts
- Mit Seitenrändern dekorieren
1. Beginnen Sie mit einem Deckblatt
Die erste Seite ist der erste Kontakt zu Ihrem Leser. Es ist auch Ihre Gelegenheit, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Lassen Sie sich nicht von fehlenden künstlerischen Fähigkeiten entschuldigen, denn Word übernimmt die Arbeit mit seiner eingebauten Galerie von Titelseiten. Alles, was Sie tun müssen, ist eine zu dem Thema des Berichts zu heiraten.
Microsoft Word 2016 bietet Ihnen 16 vorformatierte Vorlagen und drei weitere auf Office.com.
Gehen Sie zu Einfügen> Seitengruppe> Deckblatt .
Das Deckblatt erscheint standardmäßig am Anfang des Dokuments.
Da nur 16 "offizielle" Vorlagen im Angebot sind, können Sie feststellen, dass alle anderen Kollegen dasselbe Deckblatt haben. Also, warum nicht anpassen, und es ein bisschen mehr einzigartig machen.
Sie können eine Titelseite (oder ein Deckblatt) in Microsoft Word erstellen So erstellen Sie mühelos ein attraktives Deckblatt in Microsoft Word So erstellen Sie mühelos ein attraktives Deckblatt in Microsoft Word Glauben Sie an den ersten Eindruck? Das Deckblatt ist das erste, was die Leute von Ihrem Word-Dokument sehen werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen ersten Eindruck groß machen können. Lesen Sie mehr, dass ein Original im Stapel sein kann. Speichern Sie es als Vorlage oder ändern Sie einfach das Design im laufenden Betrieb.
2. Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis
Lässige Leser scannen. Gute Leser scannen zuerst und tauchen dann tief ein. Ein Inhaltsverzeichnis enthält die Wegpunkte, die beiden helfen. Wenn es ein langes und kompliziertes Dokument ist, würden Sie lieber die Lage des Landes überprüfen, bevor Sie zu dem Abschnitt gehen, der Sie interessiert? Berücksichtigen Sie ein Inhaltsverzeichnis (TOC), wenn Ihr Dokument mehr als 10 Seiten lang ist.
In Microsoft Word müssen Sie nicht das gesamte Inhaltsverzeichnis manuell schreiben. Auf der Registerkarte " Referenzen " finden Sie ein automatisches Tool "Inhaltsverzeichnis", mit dem Sie Ihre Gliederung erstellen und für Sie entwerfen können. Außerdem können Sie es leicht aktualisieren, wenn Sie etwas ändern möchten.
Es gibt auch Vorlagen, die Sie herunterladen und um die Art des Inhalts anpassen können. Zum Beispiel wird sich ein Inhaltsverzeichnis für eine Abschlussarbeit von dem eines Jahresberichts eines Unternehmens unterscheiden.
Wir haben eine vollständige Anleitung zum Erstellen einer Inhaltsverzeichnisseite in Word Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses in Word und kostenlosen Vorlagen Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses in Word und kostenlosen Vorlagen Inhaltsverzeichnis ist eine gute Möglichkeit, Ihre Dokumente organisiert und verbessert die Navigation. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in vier einfachen Schritten Ihr eigenes Inhaltsverzeichnis erstellen. Kostenlose Vorlagen enthalten. Weiterlesen .
Der Kern davon ist dies:
Erstellen Sie die Gliederung und verwenden Sie Überschriftenstile, um die Hierarchie zu organisieren. Wenden Sie das automatische Inhaltsverzeichniswerkzeug auf die Überschriftenformate an. Word 2016 sucht nach diesen Überschriften und fügt dann das Inhaltsverzeichnis in Ihr Dokument ein. Dann können Sie Ihr Inhaltsverzeichnis automatisch aktualisieren, wenn Sie Änderungen an Ihrem Dokument vornehmen.
Für mehr praktische Steuerung können Sie auch den Stil " Manuelles Inhaltsverzeichnis" verwenden . Word fügt Platzhaltertext ein und Sie müssen jeden Inhalt in der Liste einfügen und formatieren.
3. Erstellen Sie Ihre Kopf- und Fußzeile
Kopf- und Fußzeilen sind in Berichten wichtig, da der Hauptzweck darin besteht, Informationen über den Bericht auf jeder Seite bereitzustellen. Sie sind die gemeinsamen Anzeigebereiche für Seitenzahlen. Der Header des Dokuments sollte den Titel des Berichts und möglicherweise den Namen des Erstellers enthalten. Der Titel des aktuellen Abschnitts ist hilfreich.
Die Fußzeile sollte auf der anderen Seite die Seitenzahlen, das Veröffentlichungsdatum und andere erforderliche Verwaltungsinformationen enthalten. Beachten Sie, dass einige Styleguides spezielle Richtlinien für Kopf- und Fußzeilen haben. Hinzufügen von Style-Fußnoten für Chicago Style in Microsoft Word Hinzufügen von Fußzeilen für Style-Chicos in Microsoft Word Fußnoten können Ihnen helfen, Text mit zusätzlichen Details zu ergänzen. Das Hinzufügen von Fußnoten in Microsoft und Verwenden von Stilen wie Turabian, MLA, APA oder Chicago ist sehr einfach. Wir zeigen Ihnen, was Sie über Fußnoten wissen müssen. Weiterlesen .
Beginnen wir mit dem Header in Ihrem Dokument und geben Sie ihm ein einzigartiges Aussehen.
Wählen Sie Einfügen, und wählen Sie dann Kopfzeile oder Fußzeile aus der Gruppe aus. Die integrierte Galerie zeigt Ihnen verschiedene Optionen, aus denen Sie auswählen können.
Der Kopf- und Fußzeilenbereich wird in Ihrem Dokument mit Platzhaltertext oder -tabelle eingefügt. Die Kopf- und Fußzeilentools werden auf der Multifunktionsleiste für andere Formatierungsfunktionen wie Datum, Uhrzeit oder Bild geöffnet.
Geben Sie Ihren Text ein und wählen Sie Kopfzeile und Fußzeile schließen aus .
Sie können mit einer leeren Kopf- und Fußzeile beginnen. Wenn Sie über die Designfähigkeiten verfügen, verwenden Sie die Kopf- und Fußzeilentools, um Ihre eigenen zu entwerfen. Beherrschen Sie den Kopf- und Fußzeilenbereich, wenn Sie benutzerdefinierte Briefköpfe für Ihre Organisation erstellen möchten. Sie können Markenelemente wie Firmen- oder Organisationslogos oben und sauber formatierte Fußnoten am unteren Rand verwenden
Versuchen wir es mit einem der eingebauten Header. Ich habe Facet aus der Galerie ausgewählt.
Der endgültige Look dauerte zwei Minuten, um einfache Texteffekte und ein Symbol aus der Microsoft Office-Symbolgalerie zusammenzustellen.
Die Kopf- und Fußzeile sind vorhanden. Aber woher wissen Sie, wo Sie im Dokument sind? Fügen Sie Seitenzahlen als nächsten wichtigen Wegweiser ein.
4. Fügen Sie Seitenzahlen hinzu
Seitenzahlen sehen am besten in der Fußzeile aus (anders als in der Kopfzeile wie im Bild oben). Sie können eine Basisseitenzahl über die Schaltfläche Einfügen> Seitenzahl in der Multifunktionsleiste hinzufügen. Sie können es auch über die Registerkarte Design hinzufügen, die beim Hinzufügen der Kopf- und Fußzeile angezeigt wird.
Sie haben viel Kontrolle über Seitenzahlen. Wählen Sie aus einer Vielzahl von Zahlenformaten und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an. In diesem Fall fügen wir die Nummer zur Fußzeile hinzu, aber Sie können sie oben oder sogar an den Rändern platzieren. In diesem Beispiel habe ich die Seitennummer links unten platziert. Aber ich möchte das Standard-Aussehen und das Format ändern.
Zum Beispiel: Die Verwendung einer "Seite X von XXX" ist ein besserer Indikator für ein langes Dokument.
Wählen Sie die Seitennummer. Gehen Sie zu Einfügen> Quick Parts . Wählen Sie im Dropdown-Menü Feld aus . Sie können das Dialogfeld "Feld" auch über die Registerkarte "Kopf- und Fußzeilengestaltung" erreichen.
Wählen Sie NumPages aus der langen Liste der Feldnamen. In der rechten Box können Sie ein bestimmtes Format auswählen. Ich wählte die üblichen 1, 2, 3. Klicken Sie auf OK, und die Anzahl der Anzahl der Seiten wird angezeigt. Jetzt müssen Sie nur noch Ihren Text wie "Seite X von XXX" hinzufügen und das Aussehen der Zahlen mit den üblichen Textformatierungs-Tools auf der Registerkarte "Start" ändern.
Es sieht jetzt so aus:
Gestalten Sie das Aussehen auf einer beliebigen Seitennummer in Ihrem Dokument, und Word aktualisiert alle verbleibenden Seiten automatisch. Seitenzahlen sind die häufigsten Elemente in einer Fußzeile, sie können jedoch auch andere Informationen wie die Kopfzeile enthalten. Über die Optionen in der Gruppe Einfügen können Sie der Kopf- oder Fußzeile Datum und Uhrzeit, Dokumentinformationen, Bilder und mehr hinzufügen.
Als nächstes werden wir den Inhalt formatieren.
Die visuelle Verlosung Ihres professionellen Berichts geht einher mit der "Verschönerung", die Sie auf den Inhalt anwenden. Die Formatierung ist auch ein wesentlicher Schritt für ein gut funktionierendes Dokument. Sie müssen also viel Energie darauf verwenden, die richtige Schriftart, den Absatzraum und die Farben auszuwählen.
Mach dir keine Sorgen. Selbst für Künstler mit künstlerischer Herausforderung wird dieser Teil leicht zu finden sein, da Microsoft Word mit Standardthemen und visuellen Stilen ausgeliefert wird. Beginnen wir mit dem grundlegendsten Element eines Dokuments.
5. Wählen und stylen Sie die richtige Schriftart
Ihre Schriftart in einem professionellen Word-Bericht So formatieren Sie Schriftarten in Microsoft Word, um Ihren Text hervorzuheben So formatieren Sie Schriftarten in Microsoft Word, um Ihren Text hervorzuheben Ein gut formatierter Text kann die Aufmerksamkeit Ihres Lesers auf sich ziehen und ihm helfen, durch Ihren Text zu fließen Dokument. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen letzten Schliff in Microsoft Word hinzufügen können. Read More bestimmt nicht nur, wie der Text auffällt, sondern auch wie er gedruckt wird. Sie wollen beides für maximale Wirkung.
Sie können eine Schriftart (dh das visuelle Aussehen der Schriftart) entweder auf ein ganzes Dokument oder auf bestimmte Teile eines Dokuments anwenden. Alle Schriftarten sind auf der Registerkarte Start verfügbar. Gehe zu Home> Schriftart .
Die Standardschriftart in Microsoft Word 2016 ist Calibri. Schauen Sie darüber hinaus, wie Sie viele andere zur Auswahl haben. Wenn Sie sich für Times New Roman entscheiden, können Sie als faul gelten, wenn Sie sich für Windings entscheiden, also ... Ich glaube nicht, dass ich das erklären muss. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Schriftart wählen, die leicht zu lesen ist und dem Bericht entspricht.
Tipp: Baskerville und Georgia sind gute Alternativen zur überlasteten Times New Roman
Probieren Sie verschiedene Schriftpaare für den Haupttext und Überschriften (und Unterüberschriften) aus. Mehrere Websites wie FontJoy und TypeWolf helfen Ihnen beim Experimentieren mit Schriftpaaren. Sie können auch benutzerdefinierte Schriftarten herunterladen und verwenden. Aber denken Sie an die Daumenregel - verwenden Sie nie mehr als drei verschiedene Schriftarten in einem Dokument.
Für diesen zusätzlichen Teil des Pizzas, versuchen Sie eine Initiale, um Ihren Text zu verbessern. Wie Sie Initialen in Microsoft Word verwenden, um Ihren Text zu verbessern. Wie Sie Initialen in Microsoft Word mit Initialen versehen können Eine Initiale ist eine stilistische Ergänzung zu jedem Dokument. Es erfordert Aufmerksamkeit. Wie erstellen Sie eine Initiale in einem Microsoft Word-Dokument? Lassen Sie uns durch den einfachen kreativen Prozess gehen. Weiterlesen .
6. Style die Absätze
Wenn Sie möchten, dass Ihre Zeilen doppelter oder einzelner Zeilenabstand haben, müssen Sie das Format der Absätze ändern. Indem Sie den Abstand ändern, können Sie ein Dokument leichter lesbar machen oder den Eindruck erwecken, dass es länger ist und Sie mehr Arbeit in das Dokument gesteckt haben.
Um den Absatz für das gesamte Dokument zu ändern, wählen Sie am besten jeden Textblock aus. Wenn Sie in Ihrem Bericht Header verwenden, ändern sich diese ebenfalls. Eine andere bessere Option ist, wenn Sie den bestimmten Stil anpassen, den Sie verwenden, um den Absatz zu formatieren.
Wechseln Sie dazu zu Start > Stile . Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stil, den Sie ändern möchten, und wählen Sie Ändern. Klicken Sie auf Format> Absatz, der sich am unteren Rand des Dialogfelds befindet. Ändern Sie nun den Abstand, die Einrückung und die Ausrichtung für den Absatz. Klicken Sie auf OK, um die Dialoge zu schließen.
Wenn Sie einen kleineren Teil des Dokuments ändern möchten, wählen Sie aus, was Sie ändern möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie Absatz . Das gleiche Dialogfeld wie oben wird angezeigt.
7. Seitenumbruch steuern
Ein Seitenumbruch - nach seinem Namen - teilt einen fortlaufenden Textblock auf zwei Seiten auf. Seitenumbrüche sind wichtige Strukturelemente für lange Dokumente. Word fügt automatisch einen Seitenumbruch am Ende der Seite ein. In einem langen Dokument können Sie jedoch Seitenumbrüche dort einfügen, wo Sie sie haben möchten.
Klicken Sie auf Einfügen> Seitenumbruch, um einen manuellen Seitenumbruch einzufügen . (Tastaturkürzel: STRG + Eingabe)
Ein Seitenumbruch sieht folgendermaßen aus, wenn Sie in der Gruppe Absatz auf den Befehl Einblenden / Ausblenden klicken.
Aber was, wenn Sie eine Reihe von Zeilen auf einer Seite oder Spalte zusammenhalten möchten und sie wegen eines Seitenumbaus nicht getrennt haben? Das Layout liegt in Ihrer Kontrolle. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil, den Sie unten rechts in der Absatzgruppe sehen.
Klicken Sie im Absatz auf Zeilen- und Seitenumbrüche. Wählen Sie aus diesen vier Seitenumbruchoptionen:
- Widow / Orphan Control platziert mindestens zwei Zeilen eines Absatzes am oberen oder unteren Rand einer Seite.
- Keep with next verhindert Unterbrechungen zwischen Absätzen, die Sie zusammenhalten möchten.
- Zeilen zusammenhalten verhindert Seitenumbrüche in der Mitte von Absätzen.
- Seitenumbruch vor fügt einen Seitenumbruch vor einem bestimmten Absatz hinzu.
8. Verwenden Sie Stile und Designs
Stile und Themen sind vielleicht zwei der weniger häufig verwendeten Funktionen in Microsoft Word 7 Underused Microsoft Word-Funktionen und wie man sie verwendet 7 Underused Microsoft Word-Funktionen und wie man sie verwendet Sind Sie einige der wichtigsten Funktionen von Microsoft Word übersehen? Diese Anwendung enthält eine überraschende Anzahl von nicht verwendeten Tools und Optionen. Wir haben sieben ausgegraben und werden dir zeigen, wie man sie benutzt. Weiterlesen . Aber ich denke, du solltest sie bei jeder Gelegenheit nutzen, um viel Zeit zu sparen.
Aber was ist der Unterschied zwischen einem Thema und einem Stil? Microsoft sagt:
Designs bieten eine schnelle Möglichkeit, die allgemeine Farbe und Schriftarten zu ändern. Wenn Sie die Textformatierung schnell ändern möchten, sind Word-Stile die effektivsten Werkzeuge.
So, wie Themen das allgemeine Aussehen mit Farbe, Effekten und Schriftarten steuern - beginnen Sie mit einem guten Thema für Ihr Dokument zuerst. Verwenden Sie dann Styles, um die spezifischen Bereiche zu untersuchen, für die Sie die Darstellung ändern möchten.
Für Themen: Wechseln Sie zum Tab Design . Wählen Sie ein Thema aus der Galerie. Sie können eine Vorschau sehen, wie die Farbkombination aussieht.
Für Stile: Wählen Sie den Teil des Textes, den Sie ändern möchten. Wechseln Sie auf der Registerkarte Start zur Gruppe Stile . Sie können sehen, wie sie aussehen. Wählen Sie den Stil, der für Ihre Inhalte geeignet ist. Wählen Sie beispielsweise einen Überschriftenstil für die Überschriften in Ihrem Dokument. Oder ein bestimmter Stil für alle Zitate. Sie können auch einen vorhandenen Stil ändern und neue Stile von Grund auf neu erstellen.
9. Bildunterschriften
Jedes Bild, Diagramm oder Bild benötigt eine Beschriftung, um es klar zu beschreiben. Es ist eine einzelne Textzeile, die sich normalerweise unter einer Grafik befindet. Bildunterschriften sind auch eine wichtige Referenz, wenn Sie sie an einem anderen Ort erwähnen müssen. Viele Dokumente lassen dieses kleine Detail weg.
Es ist einfach, eine Beschriftung hinzuzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Illustration, der Sie eine Beschriftung hinzufügen möchten. Wählen Sie Beschriftung hinzufügen .
Fügen Sie in dem Dialogfeld Ihren Beschriftungstext hinzu, und konfigurieren Sie die verbleibenden Optionen. Beschriftungen können in Word automatisch referenziert werden.
10. Verwenden Sie Quick Parts
Professionelle Dokumente können sich wiederholen. Aus diesem Grund sollten Sie Quick Parts für immer wieder verwendbaren Standard-Inhalt verwenden. Angenommen, es gibt eine Vertragsklausel, die Sie jedem Dokument hinzufügen. Oder einige einführende Informationen. Anstatt sie wiederholt zu kopieren, speichern Sie sie als Quick Parts und verwenden Sie sie immer wieder.
Quick Parts ist auch eine Art Baustein . Sie können die Galerie aller wiederverwendbaren Inhaltsblöcke im Building Block Organizer anzeigen .
Speichern und verwenden Sie Ihre eigenen Quick Parts in zwei Schritten:
- Wählen Sie die Phrase, den Satz oder einen anderen Teil Ihres Dokuments aus, den Sie in der Galerie speichern möchten.
- Gehen Sie zu Einfügen> Textgruppe> Quick Parts> Auswahl in Quick Part Gallery speichern . Ändern Sie den Namen und fügen Sie eine Beschreibung hinzu, wenn Sie möchten. Klicken Sie auf OK .
Genauso einfach können Sie das gespeicherte Inhalts-Snippet erneut verwenden.
Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie eine Auswahl aus der Quick Parts Gallery einfügen möchten. Gehen Sie zu Einfügen> Textgruppe> Quick Parts . Klicken Sie dann auf den Satz, die Phrase oder andere gespeicherte Auswahl, die Sie wiederverwenden möchten.
Sie werden drei weitere Kategorien im Quick Parts-Menü bemerken.
AutoText: Word 2016 hat die alte AutoText- Funktion beibehalten. Es funktioniert wie Quick Parts für jeden Textblock, den Sie sehr häufig verwenden. Beispiel: Eine Notiz, die Sie mit jedem Dokument verwenden möchten.
Dokumenteigenschaft: Eine Reihe von konstanten Eigenschaften, die Sie in jedes Dokument einfügen können. Beispiel: Firmenname oder Autor
Felder: Dies sind vordefinierte Elemente, die automatisch aktualisiert werden. Beispiel: Datum, Uhrzeit, Seitenzahlen usw.
Beachten Sie, dass Einträge für Dokumenteigenschaften manchmal Informationen enthalten können, die Sie nicht für alle freigeben möchten. Also, behalten Sie diese Felder im Auge und entfernen Sie die versteckten persönlichen Daten. Wie man versteckte persönliche Daten in Microsoft Office entfernt Wie man versteckte persönliche Daten in Microsoft Office entfernt Was sagen die Metadaten in Ihren Office-Dokumenten über Sie aus? Finden Sie heraus, welche Art von Informationen Sie aufdecken und wie Sie sie mithilfe der Funktion "Dokumentinspektor" in Microsoft Office entfernen können. Lesen Sie mehr, wenn erforderlich.
11. Dekorieren mit Seitenrändern
Seitenränder sehen nicht nur auf Flyern und Einladungen gut aus. Wenn sie richtig gemacht werden, können sie einem Dokument einen Hauch von Klasse hinzufügen. Eine Vielzahl von Linienstilen, -breiten und -rahmen ist im Menü "Design" auf der Multifunktionsleiste verfügbar.
Gehen Sie zu Design> Seitenränder.
Verwenden Sie im Feld Rahmen und Schattierung die Registerkarte Seitenrand, um Ihren Rahmen zu gestalten.
Die Einstellungen sind selbsterklärend. Probieren Sie Shadow oder 3D mit den richtigen Farben aus, um eine dezente, aber elegante Umrandung hinzuzufügen. Die Art-Stile mit ihren Clip-Art-Grenzen könnten für professionelle Dokumente zu grell sein.
Verwenden Sie die vier Eckschaltflächen im Vorschaufenster, um die Seiten der Seite zum Zeichnen von Rahmen auszuwählen. Klicken Sie auf diese Schaltflächen, um Rahmen zu entfernen oder hinzuzufügen, wie Sie möchten.
Setzen Sie den Cursor auf die erste Seite eines Dokuments, wenn Sie nur die erste Seite umranden möchten. Sie können auch bestimmte Seiten in einem Abschnitt umranden. Setzen Sie den Cursor in den Abschnitt - entweder auf der ersten Seite dieses Abschnitts oder auf einer nachfolgenden Seite.
Referenzen und Zusammenarbeit
Ein Word-Bericht kann wie eine unüberschaubare Aufgabe erscheinen. Es ist, als würde man eine Million Heuhaufen zu ordentlichen kleinen Stapeln organisieren. Die Idee ist, genau zu wissen, welcher Stapel die gesuchte Nadel hat. Diese Funktionen sollen es einfacher machen.
1. Erstellen Sie einen Index
Wenn Sie große Dokumente wie einen Bericht mit vielen Informationen schreiben, ist eine Inhaltsseite möglicherweise nicht ausreichend. Am Ende des Dokuments sollte ein Index mit Seitenzahlen für Schlüsselwörter und Informationen im Bericht erscheinen. Erstellen Sie einen Index, um dem Leser zu helfen, die richtige Information nur mit der Seitenzahl zu referenzieren.
Erstellen Sie einen Index, wenn Ihr Dokument mehr als 20 Seiten umfasst. Microsoft Word 2016 lässt Sie nicht vom Prozess überwältigen. Es besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen:
- Wählen Sie die Wörter oder Informationen aus, die Sie in den Index aufnehmen möchten.
- Platzieren Sie den Index an der richtigen Stelle in Ihrem Dokument.
Sie können durch das fertige Dokument blättern und die Wörter oder Ausdrücke markieren, die Sie in den Index aufnehmen möchten, oder Sie können sie im Verlauf markieren. Wählen Sie auf jeden Fall den Text aus, den Sie als Indexeintrag verwenden möchten, oder klicken Sie auf die Stelle, an der Sie den Eintrag einfügen möchten.
1. Klicken Sie auf Referenzen > Eintrag markieren .
2. Bearbeiten Sie den Text im Dialogfeld Indexeintrag markieren. Sie können auch einen Untereintrag hinzufügen, der das Hauptwort definiert, das Sie im Index verwendet haben. Sie können mehrere Ebenen hinzufügen und jede wird eingerückt unter dem Haupteintrag angezeigt.
3. Unter Optionen können Sie auch einen Querverweis zu einem anderen Haupteintrag anlegen. Ein Leser kann damit zusammenhängende Informationen an anderer Stelle im selben Dokument beziehen.
4. Verwenden Sie das Seitenzahlenformat, um das Aussehen der Seitenzahlen im Index festzulegen.
5. Klicken Sie auf Markieren, um den Indexeintrag zu markieren. Um diesen Text überall dort zu markieren, wo er im Dokument angezeigt wird, klicken Sie auf Alle markieren.
6. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Wörter und Ausdrücke, die Sie in den Index aufnehmen möchten.
Sie haben jetzt Ihren Index erstellt. Fügen Sie es an der richtigen Stelle am Ende des Dokuments ein.
1. Klicken Sie auf die Seite, auf der Sie den Index einfügen möchten.
2. Klicken Sie auf Referenzen> Index einfügen .
3. Das Dialogfeld Index wird angezeigt. Hier können Sie die Texteinträge, Seitennummern, Registerkarten und Führungslinien formatieren.
4. Wählen Sie das Aussehen aus den verschiedenen Formaten in der Liste und überprüfen Sie das Vorschaufenster auf der rechten Seite. Denken Sie daran, dass das Vorschaufenster nicht den tatsächlichen Index anzeigt. Es ist nur eine "Simulation", wie es aussehen wird.
5. Klicken Sie auf OK . Dein Index ist jetzt bereit.
Manchmal müssen Sie dem Index möglicherweise weitere Einträge hinzufügen, nachdem Sie ihn auf der Seite eingefügt haben. Markieren Sie den Eintrag und gehen Sie zu Referenzen> Index aktualisieren, um die neuen Erwähnungen einzubeziehen.
Fügen Sie außerdem eine Überschrift für den Index hinzu, da Word dies nicht automatisch erledigt.
2. Erstellen von Bibliografien
Dein Dokument ist fast fertig. Nun müssen Sie alle anderen Forschungsarbeiten und Ideen, auf die Sie in Ihrem Dokument verwiesen haben, gutschreiben. Es ist Zeit für eine Bibliographie.
Ein Unternehmensbericht benötigt möglicherweise keine Bibliographie, aber eine wissenschaftliche Arbeit ist nicht ohne eine abgeschlossen. Die Bibliographie ist eine der mühsamsten Aufgaben in einem akademischen Bericht. Sie müssen alle Ihre Zitate in Ordnung haben, bevor Sie sich hinsetzen, um die Bibliographie zu gestalten. Entscheiden Sie sich auch für den Zitierstil (in der Regel MLA, APA oder Chicago-Stil) gemäß den Richtlinien Ihres Faches.
Zögern Sie nicht, die Zitier- und Bibliographie-Generatoren von Drittanbietern zu nutzen. Die besten Zitier- und Bibliographie-Tools zum Verfassen eines besseren Forschungspapiers Die besten Zitier- und Bibliographie-Tools zum Verfassen eines besseren Forschungspapiers Hier sind ein paar Zitierungs- und Bibliographie-Tools Sie helfen Ihnen, Ihre Quellen korrekt zu zitieren und Ihre Bibliographie zusammenzustellen, egal wie komplex sie ist. Lesen Sie mehr zum Erstellen dieses Abschnitts.
Microsoft Word 2016 verfügt jedoch über ein vollständiges Toolset, um diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten. Gehen Sie also zu dem Punkt in dem Dokument, an dem Sie die Bibliographie platzieren möchten. Es ist gut, wenn Sie mindestens ein Zitat enthalten, aber auch wenn Sie dies nicht tun, können Sie in Word 2016 ein Platzhalter-Zitat verwenden und die Quellen später ausfüllen.
Klicken Sie auf Referenzen> Bibliografie .
Word bietet einige Bibliographiestile, die sich nur in den Kopfzeilen unterscheiden. Wählen Sie den geeigneten Stil und fügen Sie dann Zitate aus der Schaltfläche in der Gruppe Zitate & Bibliografie ein .
Das Bibliographie-Tool hat ein paar Schritte dazu. Der Kürze halber werde ich Sie auf die ausgezeichnete Microsoft Office-Hilfeseite verweisen, die eine Schritt-für-Schritt-Anleitung enthält.
In einigen wissenschaftlichen Arbeiten werden Sie gebeten, eine annotierte Bibliografie zu erstellen. So erstellen Sie eine annotierte Bibliografie in Microsoft Word So erstellen Sie eine annotierte Bibliografie in Microsoft Word Eine kommentierte Bibliografie ist ein wichtiger Bestandteil eines beliebigen Forschungsdokuments. Sehen wir uns an, wie man mit Hilfe von Microsoft Word einen erstellt. Weiterlesen . Es ist eine ausgefeiltere Version einer Bibliographie mit einer Liste von Zitaten zu Zeitschriften, Büchern, Artikeln und anderen Dokumenten, gefolgt von einem kurzen Absatz. Der Absatz beschreibt die Quelle und wie sie Ihr Papier unterstützt.
3. Kreuzreferenzierung
Sie können einen Querverweis verwenden, um dem Leser beim Navigieren durch ein langes Dokument zu helfen. Zu jedem Zeitpunkt in einem Dokument können Sie dem Leser sagen, dass er auf eine Überschrift, eine Seitennummer, ein Bild, ein Diagramm, eine Fußnote, eine Endnote und einen Absatz verweisen soll. Ein Querverweislink ist eine nette Möglichkeit, verwandte Informationen miteinander zu verknüpfen. Der Leser muss nur auf den Link klicken, um diesen Informationsschnipsel zu öffnen.
So fängst du an:
1. Wählen Sie den Ort für den Querverweis und geben Sie den Text ein, der den Leser darüber informiert. Zum Beispiel: "Siehe Diagramm 3 für zukünftige Trends."
2. Gehen Sie zu Einfügen> Querverweis .
3. Klicken Sie im Feld Referenztyp auf die Dropdownliste, um auszuwählen, mit was Sie verknüpfen möchten.
4. Die Optionen in der Dropdown- Liste Verweis einfügen auf ändern sich entsprechend Ihrer Auswahl oben.
5. Gehen Sie in dem Feld For Which durch die Auswahl und teilen Sie Word die genaue Information mit, die verknüpft werden soll.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Hyperlink einfügen, um den Hyperlink für die referenzierte Information zu erstellen.
7. Klicken Sie auf Einfügen, um den Querverweis in das Dokument einzufügen .
Denken Sie daran, unsere Erwähnung von Bildunterschriften? Sie können Querverweise auf Gleichungen, Abbildungen, Grafiken und Tabellen erstellen, wenn Sie Beschriftungen darunter verwenden.
Word kann keinen Querverweis für etwas erstellen, das nicht vorhanden ist. Word informiert Sie über diese Fehler und aktualisiert die Querverweise automatisch, wenn Sie die Seitenzahl oder den Text des referenzierten Elements ändern.
4. Verwenden von Kommentaren
Ein professioneller Bericht kann ein einzelner Job sein oder Sie können die Hilfe eines Teams zur Vorbereitung des ersten Entwurfs nutzen. Der bescheidene Kommentar ist eines der am wenigsten genutzten Werkzeuge eines Word-Dokuments. Es wird als rechteckige farbige Sprechblase am Rand oder im Überarbeitungsfenster angezeigt.
Sie können Kommentare als kleine "Stickies" oder eigene Notizen verwenden. Hinterlassen Sie kleine Notizen für sich selbst, während Sie einen Bericht oder ein Manuskript schreiben, bearbeiten und überarbeiten. Seien Sie kreativ - fügen Sie zusätzliche Links zu anderen Ressourcen hinzu, verwenden Sie diese für Tipps und Hinweise, verlinken Sie zu verschiedenen Teilen eines Dokuments oder richten Sie einen Feedback-Link für Ihre Leser ein.
Microsoft Word 2016 ist auch ein verbessertes kollaboratives Schreibtool. 9 Neue Office Online-Funktionen zum Verwalten von Dokumenten und Collaboration 9 Neue Office Online-Funktionen zum Verwalten von Dokumenten und Collaboration Office Online ist die kostenlose webbasierte Office-Suite von Microsoft. Kürzliche Upgrades führten neue Office 2016-Funktionen ein und verbesserten die Integration von OneDrive, Dropbox und Skype. Lassen Sie uns die neuen Möglichkeiten erkunden. Weiterlesen . Kommentare spielen eine große Rolle bei der Kommunikation von Feedback innerhalb eines Teams. So funktioniert das Kommentar-System ...
1. Markieren Sie den Text, dem Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf das Ende eines Textblocks.
2. Gehen Sie zu Einfügen> Kommentar . Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein. Die Kommentare erscheinen im Markup-Bereich auf der rechten Seite. Die Drucklayoutansicht ist normalerweise die beste Möglichkeit, um die Kommentare neben dem Text anzuzeigen.
3. Wechseln Sie zum Tab Überprüfung und sehen Sie sich weitere Optionen für Kommentare an. Auf dieser Registerkarte werden auch alle Steuerelemente zum Verfolgen von Änderungen und Kommentaren in einem gemeinsamen Dokument angezeigt. Verwenden Sie die Markierungsoptionen, um die Kommentare anzuzeigen oder auszublenden. Zum Beispiel: No Markup wird die Kommentare und den Markup-Bereich auf der rechten Seite verbergen.
Schließen Sie Ihren Bericht ab
Sobald der Großteil Ihres Berichts fertiggestellt und gespeichert ist, ist es an der Zeit, Ihren Bericht abzuschließen. Wenn ich Finalize sage, meine ich nicht, Korrektur lesen. Das sollte auch getan werden. Jetzt müssen Sie die Sicherheitsmaßnahmen treffen, um den Bericht vor unerlaubten Änderungen und Plagiaten zu schützen.
Diese Sicherheitsmaßnahmen geben Ihrer elektronischen Datei ein zusätzliches Maß an Authentizität, bevor Sie sie teilen.
Dieser Abschnitt behandelt:
- Unterschriften
- Wasserzeichen einfügen
- Machen Sie das Dokument schreibgeschützt
- Passwort schützen Sie Ihr Dokument
- Drucken Sie Ihr Dokument in PDF
1. Unterschriften
Sie können dem Bericht eine Textsignatur für eine persönliche Note hinzufügen. Eine einfache Textsignatur benötigt jedoch keine Authentifizierung. Eine digitale Signatur ist der beste Weg, um Ihr Dokument vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Eine digitale Unterschrift ist Ihre elektronische Unterschrift auf der ganzen Welt legal? Ist Ihre elektronische Unterschrift auf der ganzen Welt legal? Sind elektronische Signaturen weltweit gültig und legal? Sind sie der handschriftlichen Unterschrift in einer papierlosen Welt vorzuziehen? Wir schauen uns an, was das Gesetz global sagt. Read More bestätigt, dass das Dokument vom Unterzeichner stammt und in keiner Weise manipuliert wurde.
Lassen Sie uns eine Signaturzeile in Microsoft Word 2016 erstellen.
Platzieren Sie den Cursor im Dokument an der Stelle, an der Sie eine Signaturlinie erstellen möchten.
1. Gehen Sie zu Einfügen > Textgruppe > Signaturzeile und klicken Sie auf Microsoft Office-Signaturzeile .
2. Das Dialogfeld Signatureinstellungen wird angezeigt. Füllen Sie die Felder wie angegeben aus. Wenn Sie das Dokument zum Signieren an eine andere Person senden, fügen Sie dem Unterzeichner Anweisungen in das dafür vorgesehene Feld hinzu ( Anweisungen für den Unterzeichner ). Der Unterzeichner kann auch hinzufügen den Zweck für die Unterzeichnung geben, wenn das Kontrollkästchen Unterschreiben des Unterzeichners zum Hinzufügen von Kommentaren erlaubt ist.
3. Klicken Sie auf OK und das Dokument zeigt nun einen Platzhalter für die Unterschrift an.
Geben Sie eine Signatur ein:
Wenn Sie ein Dokument mit einer digitalen Signatur signieren müssen, wechseln Sie zur Signaturzeile und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
Sie werden aufgefordert, mit einer digitalen ID zu signieren. Wenn Sie keinen haben, wird Microsoft Ihnen sagen, dass Sie einen von einem Signatur-Service-Partner erhalten.
Wenn Sie keine digitale ID haben, können Sie einfach eine Textrepräsentation einer Signaturzeile einfügen. Sie können eine geschriebene Signatur oder ein Bild verwenden, für das keine Authentifizierung erforderlich ist.
2. Fügen Sie Wasserzeichen ein
Ein Microsoft Word-Wasserzeichen ist ein "gefälschter", aber dennoch nützlicher visueller Indikator für den Status des Dokuments. Sie können beispielsweise ein Wasserzeichen verwenden, das "Entwürfe" angibt, um es von der endgültigen Version des Dokuments zu unterscheiden. Oder verwenden Sie das Wasserzeichen, um darauf hinzuweisen, dass das Dokument "urheberrechtlich geschützt" oder "vertraulich" ist.
Die Markierung "Entwurf" ist am gebräuchlichsten. Aber Microsoft Word gibt Ihnen mehrere andere Wasserzeichen zur Auswahl.
1. Gehen Sie zu Design > Seitenhintergrund und wählen Sie Wasserzeichen . Die Wasserzeichen-Schaltfläche wird nur in der Druckansicht aktiviert.
2. Sie können ein Bild oder ein Textwasserzeichen aus der Galerie auswählen. Sowohl horizontale als auch diagonale Versionen sind verfügbar. Das Dialogfeld enthält alle Anpassungsoptionen für das endgültige Aussehen des Wasserzeichens. Probieren Sie verschiedene Schriftarten, Layouts, Größen und Farben aus.
3. Sie können einen eigenen Text in das Textfeld eingeben, um ein benutzerdefiniertes Wasserzeichen zu erstellen.
4. Wählen Sie OK, um das Wasserzeichen auf Ihr Dokument anzuwenden. Word wendet das Wasserzeichen automatisch auf jeder Seite außer der Titelseite an.
3. Machen Sie Dokumente "Read Only"
Ein professioneller Bericht sollte von seinen Lesern nicht bearbeitet werden müssen. Das Konvertieren des Dokuments in ein PDF ist eine Möglichkeit. Sie können jedoch auch einige Einschränkungen in Microsoft Word anwenden und versehentliche Änderungen oder Auslassungen jeglicher Art verhindern.
Es gibt drei Möglichkeiten, ein Dokument zu schützen.
Erstens - Machen Sie Ihr Dokument "schreibgeschützt".
Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Dokument nur gelesen oder kopiert werden kann. Es verhindert nicht, dass jemand die Datei kopiert und Änderungen an der Kopie vornimmt.
1. Gehen Sie zur Registerkarte Datei > Info > Dokument schützen > Als endgültig markieren.
2. Wenn Leser ein Dokument öffnen, fordert ein Balken oben Leser dazu auf, dieses Dokument als schreibgeschützt zu behandeln. Sie können jedoch auf "Trotzdem bearbeiten" klicken, um das Dokument im Bearbeitungsmodus zu öffnen.
Zweiter - Passwort Schützen Sie Ihr Dokument.
Schützen Sie Ihr Dokument vor unerwünschten Änderungen mit einer Passwortsperre.
1. Wählen Sie unter Dokument schützen die Option Mit Passwort verschlüsseln . Geben Sie ein Passwort ein und klicken Sie auf OK .
2. Geben Sie in dem Feld Confirm Password das Kennwort erneut ein, und klicken Sie dann auf OK . Das Dokument wird geöffnet, und der Leser wird aufgefordert, ein Kennwort einzugeben.
Microsoft verwendet den AES (Advanced Encryption Standard), 128-Bit-Schlüssellänge, SHA1 (ein kryptografischer Hashalgorithmus, der einen fast eindeutigen 160-Bit-Schlüssel zum Ersetzen des Klartexts generiert) und CBC (Chiffrierblockverkettung), um einem Hacker einen Brunnen zu geben - verdienter Kopfschmerz.
Drittens - Bearbeiten einschränken.
Diese Kontrollfunktion hilft Ihnen als Autor zu entscheiden, welche Teile des Dokuments andere bearbeiten können und welche gesperrt werden. Stellen Sie es sich als den Rausschmeißer vor, der die VIPs hereinlässt, aber sonst die Tür für das gemeine Volk versperrt.
1. Gehen Sie zu Review > Bearbeitung einschränken .
2. Aktivieren Sie unter Bearbeitungseinschränkungen die Option Nur diesen Bearbeitungstyp im Dokument zulassen, und vergewissern Sie sich, dass in der Liste die Meldung Keine Änderungen (Nur Lesen) angezeigt wird .
Keine Änderungen (schreibgeschützt) ist der Standardbeschränkungstyp. Klicken Sie auf das Menü, um eine andere Einschränkungsstufe für das Dokument auszuwählen, und wählen Sie Gezackte Änderungen, Kommentare oder Formulare ausfüllen aus.
3. Um einige Abschnitte aus der Bearbeitungsblockade freizugeben, wählen Sie die Abschnitte ohne Einschränkungen zur Bearbeitung aus. Um mehrere Bereiche auszuwählen, klicken Sie auf STRG, während Sie den Bereich mit der Maus auswählen.
4. Sie können jeden Benutzer unter Ausnahmen (optional) im Bearbeitungsfeld Einschränken überprüfen. Oder klicken Sie auf Weitere Benutzer ... und erlauben Sie nur bestimmten Benutzern, die Abschnitte zu ändern. Die zulässigen Bereiche werden mit eckigen Klammern markiert.
5. Klicken Sie auf Ja, Startschutz erzwingen .
Geben Sie nun ein eindeutiges Passwort in das sich öffnende Feld ein. Sie müssen es erneut eingeben, um es zu bestätigen.
Das Passwort ist optional. Aber es stellt sicher, dass niemand auf Stop Protection klicken und das Dokument bearbeiten kann. Wenn Sie immer noch paranoid sind, verschlüsseln Sie Ihr Microsoft Word-Dokument. Wie schützen Sie Ihre Microsoft Office-Dateien mit einem Kennwort? Wie schützen Sie Ihre Microsoft Office-Dateien mit Kennwörtern? Verschlüsseln Sie Ihre Microsoft Office-Dateien Würden Sie gerne Ihre OneNote-Notizbücher anzeigen oder auf Ihr Word zugreifen? Unterlagen? Wenn Ihre Antwort Ja lautet, zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Office-Dateien schützen können. Lesen Sie mehr, als wir im zweiten Prozess oben getan haben.
4. Drucken Sie Ihren Bericht in PDF
Das Portable Document Format bietet viele Vorteile. Nicht zuletzt ist die plattformübergreifende Kompatibilität über alle Computer hinweg gewährleistet. Ihr Dokument ist bereit und Sie müssen es jetzt teilen oder zum Drucken senden. Viele professionelle Berichte - zum Beispiel ein Rechtsdokument - müssen das Format wie vorgesehen beibehalten.
Speichern oder konvertieren Sie eine Kopie in PDF. Microsoft Word 2016 benötigt keine Add-Ins von Drittanbietern.
Gehen Sie zu Datei > Exportieren > PDF / XPS erstellen .
Denken Sie daran, dass Ihr Word-Dokument möglicherweise vertrauliche Informationen enthält, die nicht in die PDF-Datei aufgenommen werden sollen. Entfernen Sie es, bevor Sie es in PDF veröffentlichen. Wählen Sie im Fenster Als PDF oder XPS veröffentlichen die Option Optionen . Wählen Sie dann Dokument und löschen Sie die Dokumenteigenschaften . Stellen Sie alle anderen gewünschten Optionen ein und wählen Sie OK .
Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die Datei speichern möchten, und klicken Sie auf Veröffentlichen .
Der nächste Schritt…
Sie sind nah an der Ziellinie. Der Bericht ist bereit, Ihren Lesern ausgehändigt zu werden. Aber es gibt noch einen letzten Job.
Drehen Sie die Seiten und stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht leserfreundlich ist. Nähern Sie sich dem Auge des Lesers. Hast du deine Gedanken organisiert und überzeugend geschrieben? Fließt die Information gut mit den Charts und Illustrationen? Können sie die Informationen schnell durchsuchen und finden? Ist der Text lesbar? Verwenden Sie den Lesbarkeits-Score So erhalten Sie den Lesbarkeits-Score eines beliebigen Word-Dokuments So erhalten Sie den Lesbarkeits-Score eines beliebigen Word-Dokuments Wenn Sie wissen, wie schwer Ihr Dokument zu verstehen ist, können Sie ein besserer Autor werden. Hier erfahren Sie, wie Sie mit Microsoft Word Lesbarkeitsinformationen erhalten. Lesen Sie mehr, um die Lesbarkeitsstufe Ihrer Dokumente als letzten Schritt zu bewerten.
Sie haben vielleicht bemerkt, dass wir einige Aspekte von Microsoft Word nicht behandelt haben. Zum Beispiel Microsoft Word Tabellen 8 Formatierungstipps für perfekte Tabellen in Microsoft Word 8 Formatierungstipps für perfekte Tabellen in Microsoft Word Eine Tabelle ist mehr als nur ein Gitter aus Zellen. In Word sind Tabellen nicht nur Container für Daten, sondern essentielle Formatierungswerkzeuge. Finden Sie heraus, wie Sie diese Doppelrolle mit acht einfachen Tipps verwalten können. Read More sind ein wichtiges Werkzeug zur Datenanzeige. Oder, die Macht der Listen Wie man Listen in Microsoft Word formatiert und verwaltet Wie man Listen in Microsoft Word formatiert und verwaltet Egal wie viele Listen mit Aufzählungszeichen oder Nummern Sie in Ihrem bisherigen Leben mit Microsoft Word erstellt haben, ich wette, Sie werden etwas lernen neu von diesem Führer! Oder haben wir etwas übersehen? Lesen Sie mehr im Informationsmanagement.
Microsoft Word ist mehr als ein Vierteljahrhundert alt und voller kleiner Funktionen. Bei MakeUseOf haben wir jeden Winkel dieses Biestes abgedeckt. Nutzen Sie unsere Ressourcen, um mehr über diese Software zu erfahren. Jedes neue Feature von Microsoft Word 10 Versteckte Microsoft Word-Funktionen, die Ihr Leben leichter machen 10 Versteckte Microsoft Word-Funktionen, die Ihr Leben leichter machen Microsoft Word ist täuschend einfach. Es geht Ihnen gut, solange Sie ein Dokument starten und einfach eingeben. Aber Microsoft Word wäre nicht das Schweizer Messer ohne seine produktiven Eigenschaften. Read More erfahren wird Ihr Leben leichter machen.
Machen Sie Ihren Bericht erstrahlen
Als Autor Nathaniel Hawthorne sagte,
Einfaches Lesen ist verdammt hart schreiben
Trifft das nicht auch für das professionelle Schreiben von Berichten zu? Wenn jemand eine Wahl hat, möchte er sie vielleicht nicht lesen. Einen Geschäftsbericht zu schreiben und ihn zu kommunizieren sind zwei verschiedene Dinge. Microsoft Word ist nur ein Werkzeug - es ist Ihre Aufgabe, sich zu engagieren.
Was sind die besten Praktiken für professionelle Geschäftsberichte? Erzähl uns in den Kommentaren.