JRR Tolkien schrieb einmal über Gandalf: "Wir müssen nur entscheiden, was wir mit der Zeit tun sollen, die uns gegeben wird." Wenn Sie das Geheimnis der Schaffung des perfekten Zeitmanagementsystems der Welt kennen wollen, dann brauchen Sie es Gandalf zu hören.
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Geben Sie Ihre E-Mail-Entsperrung ein Lesen Sie unsere DatenschutzrichtlinieMein persönlicher Weg zum perfekten Zeitmanagementsystem war lang und mit den Kadavern vergangener Versuche übersät. Sie sagen, der Weg zur Hölle sei mit guten Absichten gepflastert. Nun, lassen Sie mich einfach sagen, dass ich jedes neue System immer mit sehr guten Absichten einsetzte.
Ich habe versucht, Google Task Management und Planung auf eine ganz neue Ebene mit GQueues Nehmen Sie Google Task Management und Planung auf eine ganz neue Ebene mit GQueues Google Tasks funktioniert nicht, wenn Sie über das Zeitmanagement von heute in die Zukunft bewegen wollen visionäre Planung von morgen. Hier kommt GQueues auf die Platte. Lesen Sie mehr, ToDoist Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe zu aktualisieren, wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe für ein Upgrade Ich habe ToDoist für eine Weile kostenlos verwendet. Aber ich stolperte immer wieder gegen Dinge, die ich machen wollte und konnte nicht. E-Mail-Erinnerungen. Notizen zur Aufgabe hinzufügen. Dinge, die wirklich eine ganze Menge hinzufügen würden ... Lesen Sie mehr, Google Tasks Transformieren Google Aufgaben in eine Task Management Suite mit Google Aufgaben Offline [Chrome] Google Aufgaben in eine Task Management Suite mit Google Aufgaben Offline [Chrome] Google Aufgaben zu transformieren ist wie eine Hassliebe. Das Problem bei der Verwendung von Google Aufgaben direkt in Google Kalender oder in Google Mail besteht darin, dass das Layout und die Benutzeroberfläche extrem vereinfacht sind und ... Lesen Sie mehr und jeden Trick im Bereich des Life-Managements. Wenn Sie wie ich sind, haben Sie wahrscheinlich das gleiche getan. Es ist eine ständige Suche nach mehr Organisation mit weniger Arbeit. Ein Weg, um mehr Zeit in Ihrem Zeitplan zu schaffen, um alles zu erreichen, was Sie erreichen wollen, ohne den Schlaf zu verlieren.
Was ist das perfekte Zeitmanagementsystem?
Wenn du wie ich bist, hast du wahrscheinlich das Gefühl, dass du ein System hast, das fast das ist, was du brauchst, aber nicht ganz. Es fehlt fast immer etwas.
Das perfekte Zeitmanagementsystem sollte folgende Eigenschaften haben.
- Erlaubt Ihnen einen "ruhigen Ort", um Ihre Lebensziele und Träume zu betrachten
- Ermöglicht die nahtlose Integration von Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren Zielen
- Ermöglicht Ihnen, Ihre wöchentlichen und täglichen Aufgaben zu organisieren und zu planen
- Hilft Ihnen dabei, wichtige Aufgaben zu vergessen
- Ist kompakt und einfach, aber effizient und all-inclusive
Das Letzte ist wie nach dem Mond zu fragen, nicht wahr? Es ist das Bedürfnis nach Einfachheit, kombiniert mit der Forderung nach All-inclusive, die es unmöglich machen, das perfekte System zu finden.
Erstellen Sie eine Fertigungslinie für die Zeitverwaltung
Das ideale Zeitmanagementsystem sollte wie eine effiziente Montagelinie funktionieren. Sie haben eingehende Arbeiten (Aufgaben), und diese müssen organisiert und geplant und dann in Ihren Kalender integriert werden. Dieser Prozess sieht ungefähr so aus:
Das Problem mit den meisten Versuchen, eine einzelne App wie gTasks zu verwenden Verwenden Sie gTasks, um Ihre Aufgaben mit Google zu synchronisieren [Android] Verwenden Sie gTasks, um Ihre Aufgaben mit Google zu synchronisieren [Android] Heutzutage gibt es eine Million und eine großartige Möglichkeit, Listen Sie online und über mobile Apps auf. Das heißt, es gibt oft noch ein paar Leute, die noch nicht eines von ... Lesen Sie mehr oder etwas der Art ist, dass diese Apps darauf spezialisiert sind, ein oder zwei Teile dieses Prozesses wirklich gut zu behandeln.
Zeiterfassungstools 4 Exzellente kostenlose Zeiterfassungstools [Android] 4 Ausgezeichnete kostenlose Zeiterfassungstools [Android] Egal, wer Sie sind, die Zeit ist ein unglaublich wichtiges Gut. Wir haben alle die gleiche Zeit - 86.400 Sekunden pro Tag - und es liegt an uns, wie wir diese Zeit verbringen .... Mehr lesen oder mit der Pomodoro-Technik Pomodoro Web App Tomato.es Ist Zeitmanagement einfach gemacht Pomodoro Web App Tomato.es ist Zeitmanagement einfach gemacht Kann nicht fokussieren? Geh jetzt zur Arbeit. Tomato.es ist ein kostenloser Pomodoro-Timer, den du direkt in deinem Browser verwenden kannst - und es ist möglicherweise die beste App, die ich je benutzt habe. Die Pomodoro-Technik ist einfach: ... Lesen Sie mehr Sie verschleppen weniger Warum Prokrastination nicht durch Task-Management-Apps geheilt werden kann [Meinung] Warum Prokrastination nicht durch Task-Management-Apps geheilt werden kann [Meinung] Für die längste Zeit, die ich habe kämpfte mit Zeitmanagement, und in einigen Aspekten tue ich immer noch. Eine meiner vielen Methoden, um meinen Mangel an Zeitmanagement zu "überwinden", war die Verwendung von Task-Management-Anwendungen. Ich ... Lesen Sie mehr durch die Verwaltung Ihrer Wochenplan, aber nicht helfen Ihnen bei der Organisation Ihrer Aufgaben.
Es war nicht, bis Justin mir seine Technik mit LEGOS als Zeitmanagementmethode zeigte. Wie man LEGOs benutzt, um deine Zeit besser zu verwalten. Wie man LEGOs benutzt, um deine Zeit besser zu verwalten Ich glaube, ich habe das ultimative Produktivitätstool gefunden: LEGOs. Geh nicht! Lassen Sie mich erklären. Lesen Sie mehr, dass ich eine Ahnung von etwas bekam, das für mich besser funktionieren könnte. Dies führte zu dem, was ich dachte, würde meine beste und letzte Zeit-Management-System aller Zeiten werden, mit Trello Trello - Ein einzigartiges, einfaches und leistungsstarkes Projektmanagement-System von einem guten Hause Trello - Ein einzigartiges, einfaches und leistungsstarkes Projektmanagement-System von einem guten Home Bedeutet der Name Joel Spolsky etwas für dich? Wenn ja, wirst du diesen Beitrag lesen wollen, weil er das neueste und großartigste Projekt von Spolsky darstellt. Und wenn nicht, sollten Sie wissen, dass dies ... Lesen Sie mehr.
Putting die Stücke zusammen
Dennoch war Trello immer noch kein einfacher Ort, um Lebensziele zu planen. Wie man ein Vision Board erstellt und seine großen Ziele erfüllt Wie man ein Vision Board erstellt und seine großen Ziele erreicht Sie können sie als große Felsen oder groß, haarig, kühn bezeichnen Tore. Manche nennen es eine Bucket-Liste. Das Entleeren dieses Eimers erfordert Maßnahmen. An dieser Stelle erweist sich ein visuelles Werkzeug wie Trello als nützlich. Lesen Sie mehr, und Aufgaben von einem Schritt des Zeitplans zum nächsten zu verwalten war sehr ungeschickt.
Aus diesen Gründen entschied ich mich schließlich, alle Lektionen zu nehmen, die ich aus vergangenen Systemen, die ich getestet habe, gelernt habe, und alles zu einem einzigen automatisierten Zeitmanagementsystem zusammenzufassen, das alles erledigt.
1. - Erstellen Sie Ihr Master-Zeitmanagement-Blatt
Der Workflow, den ich Justin gestohlen und im Trello-System verwendet habe, funktioniert gut. Grundsätzlich beginnen Sie auf der einen Seite mit all Ihren eingehenden neuen Aufgaben, die Sie irgendwie in Ihren Zeitplan einfügen müssen. Dann haben Sie links eine Liste aller Aufgaben, die Sie in diesem Monat erledigen möchten. Links davon in dieser Woche.
Dieses System funktionierte für mich ungefähr vier oder fünf Monate. Ich begann Dinge zu vergessen, die auf einigen der Listen standen. Sie wurden nicht zu "heute" bewegt und dann einfach begraben. Das System begann mich zu versagen.
Also, hier ist was ich getan habe. Sie müssen zunächst eine Google-Tabelle erstellen und vier Tabellen erstellen.
In diesem Fall starten Sie auf der linken Seite und erstellen ein Eingangsblatt . Dadurch werden alle eingehenden Aufgaben von Ihren verschiedenen anderen Systemen aufgelistet.
Auf der rechten Seite erstellen Sie ein monatliches Anforderungsblatt . Rechts davon erstellen Sie ein Wöchentliches Anforderungsblatt . Rechts davon erstellen Sie Ihr Wochenplanblatt .
Wir werden diese einzelnen Blätter gleich formatieren. Erstellen Sie zunächst einen wöchentlichen Kalender im Wochenplan, indem Sie eine Zeile mit Wochentagen und eine Spalte mit einer halben Stunde für einen ganzen Tag erstellen.
Jetzt, wo Sie Ihren Wochenplan für den Einsatz bereit haben, ist es an der Zeit, Aufgaben in Ihr neues Zeitmanagementsystem einzugeben!
Erstellen Sie auf dem Blatt Eingang die Kopfzeilen für Aufgabe, Projekt, Datum hinzugefügt, Label, Priorität, Link, Geplant und Fertig.
Diese Felder werden in einem Moment sinnvoll sein, in dem wir Ihr "Incoming" -Blatt mit automatischen Feeds versorgen.
2. - Erstellen und automatisieren Sie Ihre Lebensziele
Das erste dieser Feeds wird dein Lebensziel sein.
Die wichtigste Lektion, die ich gelernt habe, ist, dass man, wenn es um die großen Ziele geht, einen Raum braucht, der rein und nur für einen Zweck bestimmt ist - über die Dinge nachzudenken, die für dich am wichtigsten sind.
Von all den Zeitmanagement-Apps, die ich je ausprobiert habe, ist dies ein Ziel, für das ToDoist perfekt ist.
Es ist sauber und einfach. Du erschaffst diese großen Lebensziele auf der linken Seite, und dann auf der rechten Seite, brichst du diese wirklich großen Ziele in die Teilziele auf, auf die du während deines ganzen Lebens hinarbeiten wirst.
Zum Beispiel ist eines meiner Lebensziele, eine glückliche Familie zu haben. Einige Teilziele davon wären "Biete eine positive Kindheit" für meine Kinder an, oder "sei ein ergebener und fürsorglicher Ehemann". Unter diesen Teilzielen werden die Einzelheiten genauer erläutert. Zum Beispiel würde das Bauen eines Schlafzimmers für meine Tochter ihr sicherlich eine positivere Kindheitserfahrung geben.
Jetzt ist dies eine umsetzbare Aufgabe. Sie möchten Etiketten für diese umsetzbaren Aufgaben einrichten, damit ToDoist diese automatisch an Ihr Zeitwirtschaftssystem sendet.
Sie müssen ToDoist Premium verwenden, um Zugang zu Etiketten zu haben (es ist billig und es lohnt sich!)
Klicken Sie in ToDoist einfach auf Labels in der linken Navigationsleiste und dann auf die Schaltfläche Label hinzufügen.
Im obigen Beispiel habe ich zum Erstellen einer Schlafzimmeraufgabe nach dem Erstellen eines happy_family-Labels "@happy_family" der Aufgabe selbst hinzugefügt, um sie zu beschriften.
Warum helfen Ihnen diese Etiketten? Denn jetzt können Sie IFTTT verwenden, um diese markierten Aufgaben zu erkennen und die Aufgaben in Ihr brandneues Eingabeblatt in Google Tabellen einzufügen.
Wählen Sie in IFTTT einfach den Auslöser "ToDoist" aus und wählen Sie " Neue mit Label erstellte Aufgabe" . 
Als Nächstes können Sie aus einer Dropdown-Liste der von Ihnen erstellten Labels sowie des Projekts, in dem Sie das Label verwendet haben, auswählen.
Legen Sie schließlich die Aktion auf Google Drive fest, wählen Sie Zeile zu Tabelle hinzufügen aus, und geben Sie den korrekten Namen Ihrer Google- Tabelle ein, in der Sie das Blatt "Eingehend" erstellt haben.
Beachten Sie die Felder in dieser Ausgabe? Dies sind die gleichen Felder, die Sie gerade in der Tabelle erstellt haben.
Jedes Mal, wenn Sie in ToDoist eine Aufgabe erstellen, die auf Lebensziel ausgerichtet ist, und eine der Bezeichnungen anwenden, für die IFTTT ausgelöst wurde, wird diese Aufgabe automatisch in die Tabelle Eingehende Kalkulationstabelle geladen.
Denk darüber nach. Jetzt können Sie sich zurücklehnen, Ihre Gedanken klären und einfach Ihre Lebensziele planen. Keine Sorge, wie Sie planen, was Sie tun müssen, um sie zu erreichen - einfach Brainstorming und Label-Aufgaben, die Sie erreichen müssen, um dorthin zu gelangen. Lassen Sie die Automatisierung für den Rest sorgen.
3. - Automatisieren Sie Ihre dringenden Anforderungen
Natürlich ist dein Leben mehr als nur deine Lebensziele. Seien wir ehrlich, tägliche Anforderungen, Telefonate und E-Mails bombardieren Sie ständig mit neuen Anforderungen und neuen Aufgaben. Sie brauchen einen Weg, um auch diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Antwort darauf ist auch die Automatisierung eines "Eingehenden" Feeds von Ihrem E-Mail-Konto. Mach dir keine Sorgen, das ist wirklich einfach. Erstellen Sie einfach einen IFTTT-Trigger für jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang erstellen.
Erstellen Sie dann die gleiche Aktion wie zuvor - Zeile zur Tabelle hinzufügen . Stellen Sie sicher, dass Sie denselben Tabellennamen korrekt eingeben. Außerdem müssen Sie die formatierte Zeile so anpassen, dass sie die erforderlichen Felder für die von Ihnen erstellte Incoming-Tabelle ausgibt.
Wichtig ist nur sicherzustellen, dass der Betreff der E-Mail mit dem Feld "Aufgabe" in Ihrer Tabelle übereinstimmt.
Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang markieren, wird diese E-Mail-Betreffzeile als eine weitere eingehende Aufgabe zu Ihrer Tabelle hinzugefügt.
Das Schöne daran ist, dass beim Scannen von E-Mails und dem Erkennen einer E-Mail, die Zeit benötigt, eine Aufgabe in Ihrem Workflow geplant werden muss. Verschwenden Sie keine Zeit damit, die Aufgabe sofort zu erledigen. Nur Sterne und weitermachen.
Jetzt, da Sie Ihre Lebensziele und Ihre täglichen E-Mails automatisiert haben, um die Warteschlange für eingehende Aufgaben Ihres neuen Zeitmanagementsystems zu füllen, ist es an der Zeit, den Arbeitsablauf dieses Systems zu organisieren.
4. - Organisieren Sie Ihren Zeitmanagement-Workflow
Jetzt kommt der spaßige Teil. Wenn Sie ToDoist zur Planung Ihrer langfristigen Ziele verwendet haben und Sie wichtige Dinge in Ihren E-Mails gesehen haben, werden Sie eine Menge neuer Aufgaben im Blatt sehen!
Erinnern Sie sich an die von Ihnen erstellten Felder Geplant und Erledigt ? Nun, das waren Extras, die von der Automatisierung nicht ausgefüllt werden. Der Grund dafür ist, dass Sie, wenn Sie den Namen der einzelnen Aufgaben auswählen und sie in die Blätter " Diesen Monat" oder " Diese Woche" verschieben, eine Notiz hinzufügen müssen, dass Sie diese Aufgabe geplant haben. Wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen haben, können Sie sie mit dem Feld Fertig als erledigt markieren.
Sobald eine Aufgabe geplant ist, ist sie im Blatt "Monat" oder "Woche" vorhanden. Die Idee ist, dass Sie alle eingehenden Aufgaben, die Sie für diesen Monat halten, monatlich in das Blatt " Diesen Monat " verschieben sollten.
Die Blätter " Dieser Monat" und " Diese Woche" sollten die folgenden Felder enthalten: Aufgabe, für wen?, Häufigkeit, Wiederholung und Lebensziel .
Wenn Sie einen Aufgabennamen von "Eingehend" in "Diesen Monat" verschieben, nehmen Sie sich Zeit, um diese Felder auszufüllen. Wer (für welchen Kunden oder für welche Person) ist die Aufgabe? Ist es eine Aufgabe, die Sie jeden Monat wiederholen müssen? Ist es von einem deiner Lebensziele?
Definieren Sie am wichtigsten, wann die Aufgabe abgeschlossen werden muss. Wenn Sie nach diesem Feld sortieren, können Sie Prioritäten setzen, welche Aufgaben bei der Planung Ihrer Woche zu erfüllen sind.
Denken Sie daran, tun Sie dies jeden Monat. Nehmen Sie sich auch Zeit zu Beginn der Woche, um Aufgaben vom Blatt " Diesen Monat " in das identische Blatt " Diese Woche" zu verschieben. In den Fällen, in denen die Aufgabe monatlich wiederholt wird, fügen Sie die Aufgabe möglicherweise direkt zu Ihrem Wochenkalender hinzu und aktualisieren das Feld "Nächste Fälligkeit".
Das ist die Schönheit dieses Systems. Es kann Ihnen helfen, alles zu verwalten - Aufgaben im Zusammenhang mit diesen wichtigen Lebenszielen, alltägliche alltägliche Aufgaben, die aus E-Mails kommen, monatliche und wöchentliche Aufgaben, die Sie ausführen müssen, und dann die wichtigen Aufgaben, die Sie dem Eingangsblatt selbst hinzufügen .
Wenn die Aufgaben verarbeitet werden und von Register zu Register fließen, werden sie veraltet und priorisiert. Anschließend fügen Sie sie schließlich Ihrem Zeitplan für die kommende Woche hinzu. Dies ist der Zeitplan auf der allerletzten Registerkarte, die Sie am Anfang dieses Artikels erstellt haben. Dies verwendet die Zeitblockierungsstrategie Zeitblockade - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus Zeitblockade - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie Zeitblockierung. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und gleichzeitig Ablenkungen, Verzögerungen und unproduktives Multitasking in Schach zu halten. Lesen Sie mehr, worüber Rob kürzlich schrieb - was ganz gut funktioniert.
Sie können diese Aufgaben farblich kodieren, wenn Sie sie zu Ihrem Zeitplan für die Woche hinzufügen. Vielleicht erstellen Sie einen Farbcode für jeden anderen Kunden oder verwenden Sie verschiedene Farben, um verschiedene Projekte oder Prioritäten zu kennzeichnen.
Der Schlüssel zu diesem System liegt darin, dass es in der Lage ist, alles zu managen, von der Planung bis zur Zielerreichung. 5 Kritische Fehler beim Vermeiden von Zielen 5 Kritische Fehler beim Vermeiden von Zielen Zieleinstellung ist eine großartige Möglichkeit, Verschleppung zu reduzieren und steigern die Produktivität. Wenn Sie keine Ziele haben, haben Sie keine Richtung. Ohne Richtung ist es leicht für Sie, sich verloren und verwirrt zu fühlen. Zum Glück ... Lesen Sie mehr zu den Projekten, an denen Sie gerade arbeiten.
Sie werden dann auf der zweiten und dritten Registerkarte ausgeführt und schließlich auf der letzten Registerkarte geplant und ausgeführt. Solange Sie diszipliniert genug sind, sich hinzusetzen und dieses System zu nutzen, um Ihren bevorstehenden Monat und die nächste Woche zu planen, wird Ihre Produktivität um ein Vielfaches gesteigert.
Haben Sie Ihr perfektes Zeitmanagementsystem schon gefunden? Sieht es so aus, als könnte es für Sie funktionieren? Teilen Sie Ihre eigenen Zeitmanagement-Erfahrungen und Tipps in den Kommentaren unten!
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