Microsoft Word ist vollgepackt mit so vielen Funktionen, dass Sie so ziemlich alles erstellen können, was Sie wollen. Aber diese Merkmale führen nicht immer zu den schönen, hochwertigen und professionellen Dokumenten, die Sie von Ihnen erwarten können.
Es ist eine Sache, alles über Microsoft Word, all seine Feinheiten und Eigenheiten und Funktionen zu wissen - es ist etwas ganz anderes, zu wissen, was ein großartiges Dokument ausmacht.
In diesem Artikel geht es nicht um die verschiedenen Features von Microsoft Word zu verwenden. Wir befassen uns speziell mit dem Design-Aspekt von Geschäftsberichten und wissenschaftlichen Arbeiten, was bedeutet, dass das, was und warum ein Dokument gefällt, das angenehm und leicht zu lesen ist. Sie können diese Richtlinien auch auf andere Textverarbeitungsprogramme wie Google Docs anwenden. 10 Gute Möglichkeiten zum Erstellen schöner Google-Dokumente 10 Erstellen Sie wunderschöne Google-Dokumente Verwandeln Sie Ihre Google Office-Suite in ein leistungsstarkes Textverarbeitungsprogramm mit dem richtigen Google Drive-Add-on. Hier ist etwas von dieser Kraft, um Ihre Dokumente stilvoll und schön aussehen zu lassen. Weiterlesen .
1. Halten Sie es einfach, weniger ist mehr
Fast jeder Tipp in diesem Artikel ist eine spezifische Anwendung dieses ersten, aber es ist so wichtig, dass es einen besonderen Schwerpunkt hat: halte es einfach und weniger ist mehr . Lassen Sie dies die treibende Kraft hinter irgendwelchen Designentscheidungen in Ihren Dokumenten sein, und wenn Sie weggehen und sich nur an eine Sache aus diesem Artikel erinnern, lassen Sie es diese sein!
Beim Schreiben eines Dokuments sollte der Inhalt im Vordergrund stehen. Die Formatierung ist vorhanden, damit der Inhalt leichter gelesen und verdaut werden kann. Beseitigen Sie die Versuchung, auffällige Elemente einzuführen, die nur dazu dienen, abzulenken. Whitespace maximieren Halten Sie Ihre Formulierung fest und überarbeiten Sie alle wortreichen Sätze oder Absätze. Einfache und minimale Regeln über alles.
2. Wählen Sie eine kontextabhängige Schriftart
Ihre erste große Designentscheidung sollte sein, welche Schriftart Sie verwenden werden. Traditionelles Wissen besagt, dass Serifenschriften in gedruckten Dokumenten leichter zu lesen sind, während serifenlose Schriftarten beim Lesen auf einem digitalen Bildschirm besser auf die Augen wirken.
Gute Beispiele für Serifenschriften sind Garamond, Georgia, Hoefler Text und Palatino, während gute Beispiele für serifenlose Schriften Arial, Gill Sans, Helvetica und Lucida Sans sind. Was auch immer Sie verwenden, bleiben Sie im gesamten Dokument auf der gleichen Schrift. (Falls gewünscht, können Sie eine andere Schriftart für Überschriften verwenden.)
Weitere Informationen zu Serif- und Sans-Serif-Fonts sowie zu den zu verwendenden Schriften finden Sie in unserem Artikel zu Strategien und Werkzeugen zur Zeichensatzpaarung Font-Pairing-Strategien und -Tools für perfekte Schriftkombinationen Font-Pairing-Strategien und -Tools für perfekte Schriftkombinationen Die Schriftpaarung ist Teil Kunst und Teil Wissenschaft. Mit diesen Strategien und Werkzeugen für die Zeichensatzpaarung können Sie die perfekte Schriftart für jede Aufgabe auswählen. Weiterlesen .
3. Verwenden Sie Standardschriftgröße und -farbe
Die meisten geschäftlichen und akademischen Arbeiten werden in 12-Punkt-Schriftgröße eingegeben, die in Verbindung mit den Richtlinien für Seitengröße, Ränder und Zeilenabstand in diesem Artikel im Allgemeinen die lesbarsten Absätze erstellt. Einige informationsdichte Berichte können manchmal bis zu 10 Punkt Schriftgröße, aber nie weniger als das gehen.
Im Allgemeinen ist es am besten, die Hände von allem zu lassen, was mit Farben zu tun hat, besonders bei gedruckten Dokumenten. Sie müssen mehr für die Farbtinte zahlen, und es wird nicht übernommen, wenn das Dokument jemals kopiert wird. Bei digitalen Dokumenten, reserviere farbigen Text für kritische Warnungen und ähnliches. Verwenden Sie lieber Fett- und Kursivschrift .
4. Verwenden Sie Seitengröße und Seitenränder
Fast alle Bürodokumente werden für Standard-Seiten von 8½ "x 11" gedruckt, bekannt als US-Letter-Größe (auch bekannt als A4 an anderer Stelle, das ist 210 mm x 297 mm). Dies ist die einzige Größe, die garantiert verfügbar ist, unabhängig davon, welchen Drucker Sie verwenden.
Was die Ränder anbelangt, erfordern die meisten Style-Handbücher und Style-Guides einen Rand von 1 "auf allen Seiten der Seite, was die beste Lesbarkeit für Zeilenlängen erzeugt und, falls nötig, schriftliche Anmerkungen ermöglicht. Wenn das Dokument jedoch in einem Ordner gebunden werden soll, sollten Sie die Seitenränder auf 1½ Zoll vergrößern, um die Ringe unterzubringen.
5. Richten Sie Absätze nach links aus
Sie könnten versucht sein, eine gerechtfertigte Ausrichtung zu verwenden, weil das in Zeitungen, Romanen und einigen Lehrbüchern verwendet wird, aber es ist die falsche Wahl für Büro- und akademische Dokumente. Während es wegen der geraden Ränder sauberer und formeller aussehen kann, tötet es Lesbarkeit.
Was Sie wollen, ist die Ausrichtung für Text links . Dies erzeugt auf der rechten Seite von Absätzen Zackigkeit, aber es hält den Buchstabenabstand wie von jeder Schriftart, die Sie verwenden, beabsichtigt, und das bedeutet optimale Lesbarkeit. Andernfalls könnten Sie typografische Flüsse finden, die extrem ablenken und einfach hässlich aussehen.
6. Ziehen Sie die ersten Absatzzeilen ein
Absätze sollten keinen zusätzlichen Abstand dazwischen haben, und die ersten Absätze sollten eingerückt sein, damit sich jeder Absatz abhebt . Die einzige Ausnahme besteht für Absätze, die direkt einer Abschnittsüberschrift folgen, die nicht eingerückt werden kann, da der umgebende Kontext deutlich macht, dass es sich um einen eigenen Absatz handelt.
Als allgemeine Faustregel gilt, dass die Einzuggröße der Schriftgröße entspricht. Stellen Sie sicher, dass Sie die Absatzformatsfunktionen von Word verwenden, um die Einzüge zu behandeln, anstatt die Tab-Taste zu verwenden!
7. Platziere Bilder zwischen Absätzen
Es kann in Ordnung sein, Bilder innerhalb eines Absatzes zu platzieren und es dem umgebenden Text zu erlauben, um ihn herum zu fließen, und wenn Ihre Organisation es so vorzieht, dann machen Sie das weiter. Im Allgemeinen kann dies jedoch die Lesbarkeit beeinträchtigen, insbesondere in datengesteuerten Berichten.
Die sicherste Option, insbesondere für Diagramme und Tabellen, besteht darin , Bilder zwischen Absätze einzufügen und sie zentriert zu halten. Auf diese Weise konkurrieren Ihre Bilder niemals mit dem umgebenden Text um Aufmerksamkeit. Es hilft auch Untertitel hervorzuheben.
8. Wählen Sie Kontextabhängiger Zeilenabstand
Die richtige Wahl für den Zeilenabstand (das Leerzeichen, das eine Textzeile von der nächsten Textzeile trennt) hängt wirklich davon ab, welche Art von Dokument Sie schreiben.
Akademische Arbeiten sollten zuerst allen akademischen Styleguides folgen und dann doppelte Abstände bevorzugen, wenn kein Styleguide existiert. Geschäfts- und Bürodokumente sind in der Regel nur einzelne Zeilen, um die Anzahl der beim Drucken benötigten Seiten zu minimieren. Digitale Dokumente sind jedoch möglicherweise einfacher zu lesen, wenn sie zwischen 120 und 150 Prozent liegen.
9. Unterteilen Sie den Text mit Überschriften und Listen
Je länger das Dokument, desto wichtiger werden die Überschriften. Würden Sie lieber einen 20-seitigen Bericht lesen, der von Ende zu Ende nichts als eine Textwand ist? Oder ein 30-seitiger Bericht, der in richtige Abschnitte, Unterabschnitte und Überschriften unterteilt ist? Ich bevorzuge das letztere jedes Mal.
Listen eignen sich auch gut zum Aufbrechen von Textwänden und Zeichnen von Augen zu wichtigen Punkten. Verwenden Sie nummerierte Listen, wenn Sie einen Satz von Artikeln zählen (z. B. "die fünf Attribute eines erfolgreichen Unternehmers") oder wenn Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereitstellen. Ansonsten sind Aufzählungslisten in Ordnung. Stellen Sie sicher, dass Sie Listen nicht übermäßig verwenden, da dies die Lesbarkeit beeinträchtigen kann.
10. Abschnitte mit Unterbrechungen trennen
In Microsoft Word können Sie mithilfe von Abschnittspausen bestimmte Seiten mit Änderungen in Ausrichtung, Spalten, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen usw. unterscheiden. Abschnittsunterbrechungen gibt es in vier Formen:
- Nächste Seite: Beginnen Sie den nächsten Abschnitt auf der folgenden Seite.
- Fortlaufend: Starten Sie den nächsten Abschnitt auf der aktuellen Seite.
- Gerade Seite: Beginnen Sie den nächsten Abschnitt auf der nächsten geraden Seite.
- Ungerade Seite: Starten Sie den nächsten Abschnitt auf der nächsten geraden Seite.
Wenn Ihr Dokument groß genug ist, um Kapitel zu benötigen, ist dies der beste Weg, um sie sauber zu formatieren. Jedes Kapitel sollte mit einem Abschnittswechsel "Nächste Seite" erstellt werden, oder der Abschnitt "gerade Seite" oder "ungerade Seite" bricht, wenn Sie es in einem Ordner platzieren möchten.
Wenn Sie Zweifel haben, verwenden Sie vorgefertigte Dokumentvorlagen
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