Wir alle wissen, dass eine Person, die scheinbar durchs Leben gleitet, an einem Tag mehr erledigt, als die meisten von uns in einer Woche schaffen könnten. Aber indem Sie lernen, was Sie auslagern können, plus ein paar "Best Practice" -Tipps, um Ihre täglichen Aufgaben zu delegieren, können auch Sie superproduktiv werden.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Aufgaben auswählen, die Sie online auslagern können, Ihnen einige Beispiele zeigen und Ihnen einige Tipps geben, wie Sie ein effizienter und kompetenter Online-Outsourcer werden können.
Was ist Outsourcing?
Mit einem Wort, Delegation. Seit dem Launch (und dem anschließenden Erfolg) von Büchern und Blogs wie der 4-Stunden-Woche haben sich viele technisch versierte Leute Websites wie Elance, Odesk, TaskRabbit und vielen anderen Möglichkeiten zugewandt, um Aufgaben zu delegieren. Die 5 besten Websites zu finden Ein virtueller Assistent Die 5 besten Websites, um einen virtuellen Assistenten zu finden Ein virtueller Assistent ist eine reale Person, die Sie oder Ihr Unternehmen aus der Ferne von zu Hause aus unterstützt. Sie können praktisch überall sein und die Dienstleistungen, die sie bieten, reichen von professionellen administrativen, technischen, persönlichen oder ... Read More, Hausarbeiten und sogar ganzen Jobs für Freiberufler auf der ganzen Welt.
Wenn jemand andere Aufgaben übernimmt, die Sie selbst nicht tun können (oder wollen), haben Sie plötzlich Zugang zu mehr (möglicherweise viel mehr) als 24 Stunden an einem Tag.
Wie kann ich herausfinden, was ausgelagert werden soll?
Viele Leute haben über Outsourcing nachgedacht, aber in letzter Minute zurückgezogen, weil sie einfach nicht glauben, dass es machbar ist, dass jemand anderes die Kontrolle über bestimmte Aspekte ihres Lebens übernimmt, egal wie klein oder groß dieser Teil auch sein mag.
Das war eine Hürde, die ich vor vier Jahren überwinden musste, als ich zum ersten Mal ausgliederte und erfuhr, dass bei jeder Aufgabe fünf Fragen zu klären sind, ob sie ausgelagert werden sollten oder nicht.
- Schreck: Fühlt sich der Gedanke, diese Aufgabe zu beginnen, mit Furcht?
- Mangel an Wissen: Gibt es jemand anderen, der diese Aufgabe besser erledigen könnte als ich?
- Wiederholung: Mache ich diese Aufgabe immer wieder, ohne dass sie meinem Ziel einen echten Mehrwert hinzufügt?
- Aufschub: Zaudere ich eher, als diese Aufgabe zu beginnen?
- Zeit: Könnte meine Zeit besser für etwas anderes genutzt werden?
Wenn ich eine der obigen Fragen mit Ja beantworte, wähle ich normalerweise die Aufgabe aus. Das einzige Mal, wenn ich die Aufgabe in diesen Situationen nicht auslagere, ist, wenn das Outsourcing schwieriger oder zeitaufwändiger ist, als die eigentliche Aufgabe selbst zu erledigen.
Welche Art von täglichen Aufgaben kann ich realistisch auslagern?
Als ich mit dem Outsourcing begann, begann ich mit kleinen Freiberuflern für Dateneingabeaufgaben und Grundlagenforschung, aber als ich mehr und mehr darüber lernte, wie man effektiv outsourcen kann, lernte ich schnell, dass die Aufgaben, die ich delegieren konnte, nur durch meine Vorstellungskraft begrenzt waren .
Sie haben wahrscheinlich nur bei dem Gedanken erschauert, dass Sie die Verantwortung für Ihren Posteingang an einen Mann abgeben, den Sie gerade aus dem Internet eingestellt haben, der auf der anderen Seite der Welt arbeitet. Vertrau mir, ich verstehe. Dein Posteingang ist dein Zufluchtsort, richtig? Fangen Sie also klein an, indem Sie einfach eine ungerade E-Mail an Ihren Freiberufler weiterleiten, damit sie mit dieser einzigen Anfrage fertig werden können (indem Sie beispielsweise einen Termin in Ihr Tagebuch eintragen), dann können Sie nach und nach das dringend benötigte Vertrauen aufbauen.
Wenn das Vertrauen in Ihren Freelancer steigt, können Sie andere E-Mail-Zuständigkeiten abgeben, die es Ihnen schließlich ermöglichen, Ihren gesamten Posteingang zu filtern, sodass Sie nur die dringendsten und produktivsten Nachrichten beantworten müssen.
Termine und Reservierungen
Mit einem freiberuflichen Assistenten, der Ihre Termine und Reservierungen für Sie erledigen und verwalten kann, sparen Sie nicht nur Zeit und Aufwand. Es macht auch deine Erfahrungen besser .
Letztes Jahr hat meine freiberufliche Assistentin ein Hotel für meine Freundin und mich gebucht. In der Nacht vor dem Aufenthalt rief er die Rezeption an und stellte sicher, dass alles in Ordnung für die Buchung war (er erwähnte auch, dass es der Geburtstag meiner Freundin war). Als wir am nächsten Tag ankamen, vermute ich, dass das Hotelpersonal gedacht hatte, dass ich ein Hotshot war (mit meinem eigenen Assistenten und allem), und wir kamen in ein Zimmer mit einer Flasche Wein und einer handgeschriebenen Flasche Karte links neben dem Bett.
Wenn mein Assistent nicht im Voraus angerufen hätte, wäre dies wahrscheinlich nie passiert. Sie können Ihre Assistentin Anrufe planen, Arzttermine vereinbaren, Flüge buchen, Tickets für Gigs kaufen - was immer Sie brauchen!
Online Einkaufen
Ich hörte einmal, wie Ramit Sethi darüber sprach, wie er seinen Online-Einkauf vereinfacht hat. In der Vergangenheit hat er sich mit einem Freund unterhalten, der ein Buch, einen Film oder ein Album empfohlen hat. Er würde, wie die meisten von uns, den Namen der Empfehlung notieren, das Gespräch weiterführen und niemals wirklich zum Kauf kommen. Wenn er jetzt eine Empfehlung erhält, sendet er eine superschnelle E-Mail an seinen Assistenten:
Buch kaufen: Der große Gatsby
Aus früheren Anweisungen weiß sein Assistent genau, was zu tun ist, dh wie er wählt, welche Ausgabe er kaufen soll, wie viel er ausgeben darf, wohin das Buch geliefert werden soll. Dies ist eine Outsourcing-Methode, die ich kürzlich angenommen habe, und ich wünschte nur, ich hätte es früher getan. Und es kann auf andere Formen des Einkaufens ausgedehnt werden, wie Essen oder Kleidung (solange Sie Ihrer Assistentin beigebracht haben, was Sie wollen).
Internet Browsing
Wie oft hast du dich ziellos im Internet gefunden, in der Hoffnung, dass etwas dein Interesse wecken wird? Wie viele Stunden pro Woche verschwenden Sie beim Tabellendrehen im Zug oder beim Fernsehen Tabulatoren, um sie wieder zu schließen, ohne ein einziges Wort auf der Seite zu lesen?
Indem Sie Ihre Assistentin über Ihre Interessen unterrichten, über die Art von Dingen, über die Sie gerne lesen oder auf dem Laufenden gehalten werden möchten, können Sie die sinnlose Surf-Phase umgehen und stattdessen wissen, dass Sie immer einen stetigen Strom von Inhalten haben das wird wirklich von Interesse für dich sein.
Für mich findet mein Assistent Inhalte, die mir Spaß machen (oder zu Themen, die ich kennenlernen muss), und speichert sie in meinem Instapaper-Konto. Verwalten Sie Ihre Lesezeichen und Leselisten mit Instapaper Verwalten Sie Ihre Lesezeichen und Leselisten mit Instapaper Lesen Sie weiter Ich kann sie auf meinem Handy, iPad oder Laptop erreichen, was mir hilft, unzählige Stunden sinnloser Online-Wanderungen zu sparen.
Transkribieren
Ich schätze, du hast die Anzahl der Meetings, in denen du gewesen bist, verloren und dich komplett aus dem Verkehr gezogen. Du hast einen ordentlichen Teil einer wichtigen Konversation verpasst. Sie sind wahrscheinlich auch aus einem Meeting gekommen, um ein paar Notizen und Aktionspunkte zu schreiben, nur um abgelenkt zu werden und komplett zu vergessen, was Sie eigentlich schreiben sollten.
Um dieses Problem zu umgehen, versuchen Sie, Ihre Besprechungen aufzuzeichnen, und senden Sie die Audiodatei an einen Freiberufler, der die Konversation transkribieren kann, oder sie könnten einfach wichtige Punkte notieren, damit Sie sie in Zukunft überfliegen können.
Es gibt Hunderte anderer Aufgaben, die Sie auslagern können, sei es persönlicher oder geschäftlicher Natur. Von Webdesign über Beratung und Schreiben bis hin zu Modeberatung, Reiseplanung und Bewerbung. Was Sie auslagern möchten, sollte auf den fünf Fragen basieren, die oben in diesem Artikel aufgeführt sind, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit in die Aufgaben mit der höchsten Hebelwirkung investieren.
Einige Hinweise
Es ist nicht zu leugnen, dass Outsourcing entmutigend sein kann. Wenn Sie jemanden einstellen, der sich um einige Ihrer täglichen Aktivitäten kümmert, werden Sie automatisch zum Manager. Hier sind einige Tipps, um Sie auf dem richtigen Weg zu halten:
Mieten Sie sorgfältig
Wenn Sie einen Job bei Elance von Odesk aufgeben, erhalten Sie wahrscheinlich mindestens 30-40 Vorschläge, und es ist Ihre Aufgabe, die Person zu finden, die zu Ihnen passt. bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, erstellen Sie eine Vorauswahl von etwa 3-7 Bewerbern und stellen Sie ihnen eine einfache Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass Sie sehr klare Anweisungen und eine Frist geben . Lassen Sie sie wissen, wie Sie die gewünschten Informationen erhalten möchten. Wenn Sie möchten, dass sie in Zukunft für Sie telefonieren, bitten Sie sie, Ihnen eine Audiodatei zu senden, die ein paar Fragen beantwortet, damit Sie ihre "Telefonstimme" hören können.
Richten Sie ein "Über mich" -Dokument ein
Das letzte, was Sie tun möchten, ist, Ihre Anforderungen immer wieder an Ihren Assistenten zu wiederholen. Jedes Mal, wenn Sie sie mit neuen Informationen versorgen (Geschäfte, die Sie mögen, die Art von Hotels, in denen Sie gerne wohnen, Ihre Anforderungen bei der Buchung eines Fluges, die Zeiten, in denen Sie anrufen können), geben Sie diese Informationen in ein gemeinsames Dokument ein. Dieses Dokument wird ihr erster Bezugspunkt sein, wenn sie Fragen zu einer Aufgabe haben, die Sie festgelegt haben (und dadurch die Wiederholungsarbeit reduzieren), und wenn Sie jemals mit einem anderen Assistenten arbeiten, können Sie ihnen das einfach übergeben Dokument und sie werden in der Lage sein, viel schneller über Sie und Ihre Vorlieben zu erfahren.
Sei genau
Mit jeder Aufgabe, die Sie delegieren, seien Sie so spezifisch wie möglich. Anstatt Schritt für Schritt Anweisungen zu schreiben, kann es effektiver sein, ein Bildschirm Video aufzuzeichnen Ashampoo Snap 7 Review: Einfach Screenshot und Video Capture Ashampoo Snap 7 Review: Einfach Screenshot und Video Capture Suchen Sie nach einer einfachen und umfassenden Desktop-Capture-Lösung? Snap 7 bietet erweiterte Screenshotoptionen, einschließlich Mehrfachaufnahmen und Videoaufnahmen. Aber ist es 20 Dollar wert? Lesen Sie unseren Testbericht und testen Sie ihn selbst mit ... Read More, um ihn an Ihren Assistenten zu senden, damit er sehen kann, wie Sie bestimmte Aufgaben ausführen würden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Assistentin immer weiß, wie lange sie für eine Aufgabe (und / oder Ihr Budget), die Deadline, ausgeben können und beantworten Sie alle Fragen, bevor sie auftauchen, um die Anzahl der hin und hergehenden E-Mails zu reduzieren kann passieren, wenn Sie nicht klar genug sind.
Sei fair: Viele Leute stellen Freelancer ein und denken, dass sie jemanden einstellen können, der Aufgabe für Aufgabe für 3 Dollar pro Stunde ausführt. Bitte seien Sie fair mit dem, was Sie verlangen, und dem Stundensatz, den Sie anbieten. Je fairer du bist, desto bessere Ergebnisse bekommst du.
Wie ich hoffe, sehen Sie, dass der Spielraum, wie Outsourcing Ihnen helfen kann, Ihre Zeit und Energie freizusetzen, enorm ist. Um jedoch das Outsourcing optimal zu nutzen, müssen Sie dies als langfristige Investition betrachten, die sich immer mehr auszahlen wird Wenn Ihre Assistentin (n) mehr über Sie erfahren und wie sie Ihnen helfen können.
Wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, sollten Sie dieses Interview mit Dan Andrews von Tropical MBA lesen, wie er es geschafft hat, den größten Teil einer Million Dollar Geschäft auszulagern. Wenn dich das nicht beeinflusst, wird nichts!
Dieser Artikel konzentriert sich auf Online- Outsourcing, aber es gibt viele Aufgaben, die Sie auch offline auslagern können. Tools wie TaskRabbit wurden entwickelt, um bei alltäglichen Aufgaben wie Putzen und Wäsche, sogar beim Einkaufen von Frischprodukten, zu helfen.
Haben Sie Ihre täglichen Aufgaben ausgelagert? Wenn ja, wie ist es gelaufen?
Bildquelle: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)