Google Drive kann ein fantastisches Tool für Produktivität und Zusammenarbeit sein. Wenn Sie jedoch viel anfangen, wird es schwierig, alles zu organisieren. Glücklicherweise hat Google dieses Problem vorausgesehen und es einfach gemacht, das Gesuchte zu finden und sicherzustellen, dass Sie es nicht wieder verlieren.
Schalten Sie jetzt den Spickzettel "Essential Google Drive Keyboard Shortcuts" frei!
Dies wird Sie zu unserem Newsletter anmelden
Geben Sie Ihre E-Mail-Entsperrung ein Lesen Sie unsere Datenschutzrichtlinie1. Grundlegende Einrichtung von Google Drive und Hinzufügen von Dateien
Wie Standard-Datei-Explorer können Sie mit Google Drive Ihre Dateien in Ordnern organisieren, was praktisch ist, wenn Sie an mehreren verschiedenen Projekten arbeiten. Was es etwas komplexer macht, ist, dass Ihre Dateien aus bis zu drei verschiedenen Quellen stammen können, die in der Seitenleiste unter drive.google.com: Mein Laufwerk, Für mich freigegeben und Google Fotos aufgeführt sind .
Wenn Sie nach einer Datei suchen, könnte sie sich möglicherweise in einer dieser Kategorien befinden, sodass es schwierig ist, den Weg zu einer Datei zu finden. Um es einfacher zu machen, können Sie beliebige Dateien oder Ordner zu Ihrem eigenen Laufwerk hinzufügen. Wenn Sie eine Datei auf Ihr Laufwerk klicken und ziehen, wird die Datei von ihrem aktuellen Speicherort entfernt und auf Ihr Laufwerk verschoben.
Um zu vermeiden, dass andere Personen durch das Verschwinden ihrer Dateien und Ordner verwirrt werden, verwenden Sie die Option Zu meinem Laufwerk hinzufügen aus dem Kontextmenü. Durch das Hinzufügen einer Datei zu Ihrem Laufwerk wird der Datei oder dem Ordner auf der obersten Ebene des Laufwerks im Wesentlichen eine Verknüpfung hinzugefügt. Auf diese Weise können Sie es schneller finden, aber Sie müssen es nicht aus seiner ursprünglichen Position verschieben,
2. Sortieren nach verschiedenen Faktoren
Dies ist ein wirklich grundlegender, aber er erklärt, weil es nicht sofort klar ist, wo diese Option zu finden ist. Die Schaltfläche Sortieroptionen befindet sich auf der rechten Seite der Symbolleiste und zeigt die Buchstaben A und Z zwischen zwei Pfeilen. Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie erhalten die Möglichkeit, nach Name, Datum der letzten Änderung, Datum der letzten Änderung und Datum der letzten Änderung zu sortieren.
Es scheint äußerst einfach, aber es kann sehr nützlich sein!
3. Wählen Sie Dateien schneller
Ein weiterer sehr einfacher Tipp, aber wussten Sie, dass Sie mit Umschalttaste + Klick oder Klicken und Ziehen mehrere Dateien in Google Drive auswählen können?
Einige Online-Dienste unterstützen diese Funktionalität nicht, aber Google Drive bietet Ihnen die Möglichkeit, Dateien viel schneller auszuwählen und Stapelverarbeitungsvorgänge durchzuführen, als wenn Sie versucht hätten, Änderungen an den einzelnen Diensten vorzunehmen.
4. Verwenden Sie erweiterte Suchwerkzeuge
Die Suche nach einer Datei über die Suchleiste oben auf dem Bildschirm ist definitiv der beste Weg, um etwas zu finden, das Sie verloren haben, und die Verwendung der erweiterten Tools, die nur ein paar Klicks entfernt sind, wird es noch effektiver machen.
Wenn Sie auf die Suchleiste klicken, sehen Sie, dass Sie auf einen beliebigen Dateityp klicken können, um Ihre Suche auf diesen Dateityp zu beschränken. Wenn Sie darauf klicken, wird "type: [filetype]" in der Suchleiste angezeigt und Sie sehen eine Liste all dieser Arten von Dateien, die Sie in Ihrem Google Drive gespeichert haben. Scrollen durch diese Liste ist ein guter Ort, um zu suchen.
Sie können auch "[Ihr Suchbegriff] type: [Dateityp]" eingeben, um nach einem Dokument, einer Tabelle, einer PDF-Datei, einer Präsentation oder einem anderen Dateityp zu suchen, um die Suche zu beschleunigen.
Zusätzlich zur Suche nach Dateitypen können Sie unten im Dateityp-Auswahlmenü auf Weitere Suchtools klicken, um auf erweiterte Suchoptionen zuzugreifen, z. B. Änderungsdatum, in der Datei enthaltene Wörter, Eigentümer und freigegebene Wörter.
Diese Optionen sind eine große Hilfe für Personen, die eine Menge Dateien in Google Drive speichern, insbesondere wenn Sie viele verschiedene Dateitypen verwenden (Schüler, die Google Drive 7 verwenden. Neue Google Drive-Funktionen Jeder Student muss wissen 7 Neue Google Drive-Funktionen Jeder Student Must Know School ist in der Sitzung und Google ist bereit, die Dinge mit Google Drive für Studenten einfacher zu machen. Neue Funktionen wurden eingeführt und alte verfeinert. Wir haben die Details. Lesen Sie mehr finden diese Tools nützlich).
5. Verwenden Sie Farben und Sterne, um Kategorien zu erstellen
Sie können komplexe Hierarchien von Ordnern erstellen, aber manchmal ist es einfacher, ein visuelleres System zu haben. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken, können Sie Farbe ändern auswählen und eine neue Farbe für den Ordner auswählen.
Anstelle des Standardgraues (und ziemlich unspektakulär) haben Sie jetzt einen bunten Ordner, den Sie unter den vielen anderen Ordnern in Ihrem Google Drive finden können.
Sie können Elemente auch markieren, indem Sie im Kontextmenü die Option Stern hinzufügen auswählen. Alle Dateien und Ordner, die Sie markiert haben, werden angezeigt, wenn Sie im linken Menü auf Markiert klicken.
Es ist einfach so, dass Sie in Gmail Sterne verwenden, wenn Sie mit dieser Übung vertraut sind.
6. Vorschau Dokumente, um sie schnell zu scannen
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihr Dokument heißt, oder nur eine kurze Erinnerung an das, was sich in einer Datei befindet, können Sie die Vorschautaste gut gebrauchen - sie befindet sich oben in der Menüleiste und sieht aus wie ein Auge.
Klicken Sie auf eine Datei, klicken Sie auf die Vorschau-Schaltfläche, und Sie erhalten einen schnellen Überblick darüber, was sich in der Datei befindet, und Sie daran erinnert, was darin enthalten ist. Es ist nicht blitzschnell, aber es könnte schneller sein, als die Datei in einem neuen Tab zu öffnen, um zu sehen, ob es die gesuchte ist.
Wenn Sie Ihr Dokument nur in einem sehr kleinen Umfang betrachten müssen, können Sie in der Rasteransicht Miniaturansichten jedes Dokuments in Ihrem Google Drive-Dokument anzeigen (die Schaltfläche "Rasteransicht" befindet sich neben der Schaltfläche " Optionen sortieren" in der Symbolleiste).
Es ist wahrscheinlich nicht so nützlich wie die Listenansicht, aber zu wissen, dass es da ist, könnte Ihnen Zeit sparen, wenn Sie auf eine Situation stoßen, in der es helfen könnte.
7. Überprüfen Sie die Revision und bearbeiten Sie die Historien von meinem Laufwerk
Ein kurzer Rechtsklick zeigt Ihnen an, wer Revisionen vorgenommen hat und wann sie in einem Dokument erstellt wurden, auch wenn es sich nicht um ein Google-Dokument handelt. (In diesem Bild verwende ich dies in einem PDF-Wussten Sie, dass Google Drive auch für die Arbeit mit PDFs 10 Tipps, um mehr mit Ihren PDF-Dateien auf Google Drive 10 Tipps, um mehr mit Ihren PDF-Dateien auf Google tun Drive Von der Verwaltung Ihrer Dateien bis zur Zusammenarbeit mit Google Docs ist Drive eine voll funktionsfähige Office-Suite, die vielen nicht bekannt ist, da sie weit mehr als nur das Anzeigen von PDFs ermöglicht.
Um diese Informationen anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Revisionen verwalten aus.
Um den Bearbeitungsverlauf für ein Google-Dokument anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Details anzeigen . Dies öffnet das Detailfenster auf der rechten Seite des Bildschirms:
Sie können jetzt andere Dateien auswählen, um ihre Revisions- und Bearbeitungshistorien anzuzeigen, oder auf Details klicken, um Dinge wie das erstellte und geänderte Datum, die Größe, den Standort, den Besitzer und den Zugriff auf die Datei anzuzeigen.
8. Fügen Sie Elemente zu mehreren Ordnern hinzu
Früher hatte Google Drive eine Tagging-Funktion, mit der Sie verwandte Dateien finden konnten, auch wenn sie nicht zusammen gespeichert waren. Diese Funktionalität wurde entfernt. Es kann jedoch durch eine Google Drive-App ersetzt werden, mit der Sie eine einzelne Datei mehreren Ordnern hinzufügen können.
Um diese App zu verbinden, klicken Sie auf eine beliebige Datei, bewegen Sie die Maus über Öffnen mit und wählen Sie + Weitere Apps verbinden . Verwenden Sie die Suchleiste, um den Multifolder zu finden und fügen Sie ihn Ihrem Google Drive hinzu. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner, klicken Sie auf Öffnen mit> Multifolder, und Sie können sie mehreren Ordnern hinzufügen.
9. Verwenden Sie Apps, um Sie bei der Organisation zu unterstützen
Zusätzlich zu Multifolder, eine Reihe von anderen großen Google Drive-Add-ons 5 Google Drive-Add-ons, die Sie verwenden müssen 5 Google Drive-Add-ons, die Sie Google Docs und Google Spreadsheet verwenden müssen, sind beide erstaunliche kostenlose Dienste, aber wenn Sie einschließen Einige der aufgelisteten Add-Ons können diesen Tools neues Leben einhauchen. Read More und Apps können Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben. Die Auswahl der zu verwendenden Apps hängt davon ab, was Sie tun möchten. Zum Beispiel ist FileThis eine sehr nützliche App, die automatisch Bankauszüge, Rechnungen und Rechnungen in einen Ordner in Google Drive kopiert .
Mit dem kostenlosen Konto von FileThis.com können Sie bis zu sechs Konten verbinden und diese wöchentlich aktualisieren.
Eine andere möglicherweise nützliche App heißt " Versteckter Ordner" und ermöglicht es Ihnen, zu verhindern, dass andere Apps bestimmte Dateien in Ihrem Laufwerk sehen. Google Drive ist ziemlich sicher Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Lesen Sie mehr, aber diese App fügt eine weitere Sicherheitsebene hinzu, falls Sie Ihr Mobilgerät verlieren.
Es gibt alle Arten von nützlichen Google Drive-Apps Machen Sie Google Drive mit diesen Tools absolut genial Machen Google Drive absolut genial mit diesen Tools Google Drive kommt mit intelligenten Funktionen verpackt. Und Sie können sein Potenzial mit Tools von Drittanbietern erheblich erweitern. Hier haben wir einige der besten Tools für Google Drive zusammengestellt. Lesen Sie mehr da draußen - Sie müssen sie nur finden. Hit + Verbinde weitere Apps und erkunde, welche Apps dir helfen könnten!
Ihre bevorzugten Google Drive-Tipps
Diese Tipps sollen Ihnen helfen, Ihr Google Drive unter Kontrolle zu bekommen. Der einzige Google Drive Guide, den Sie jemals lesen müssen. Der einzige Google Drive Guide, den Sie jemals lesen sollten Google Drive ist die perfekte Kombination aus Online-Dateispeicher und Dokumentenmanagement-Tools. Wir erklären Ihnen, wie Sie Google Drive am besten online und offline nutzen, und zwar selbst und in Zusammenarbeit mit anderen. Lesen Sie mehr und erleichtern Sie die Navigation.
Unter all den großartigen Strategien, Google Drive zu organisieren, welche sind deine Favoriten? Wie stellen Sie sicher, dass Sie die benötigten Dateien in Google Drive finden? Verwenden Sie andere Apps oder nur ein solides Organisationssystem?
Teilen Sie Ihre besten Tipps in den Kommentaren unten!