Wer hat im digitalen Zeitalter Zeit für Papierunterschriften? Vielleicht sind Sie ein kleines Unternehmen, das alle Ihre Dokumente digital aufbewahren möchte, oder ein Freiberufler, der mit Produktivität zu kämpfen hat. Wie dem auch sei, elektronische Signaturen sind so viel einfacher als die Kontrolle über gedruckte Kopien.
Hör auf, alles mit der Hand zu verfolgen und lass Apps stattdessen die Arbeit erledigen. Treffen Sie eversign, den einzigen Dienst, den Sie benötigen, um alle Ihre Signaturen zu verwalten.
Eversign einrichten
Gehe zur Anmeldeseite von eversign, um loszulegen. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein und geben Sie einige grundlegende Informationen wie Ihren Namen und Ihre Adresse ein. Danach wird eversign Sie fragen, welchen Plan Sie ausprobieren möchten, aber klicken Sie auf die Schaltfläche Skip for now, um den kostenlosen Plan zuerst auszuprobieren. Schließlich legen Sie Ihre Vanity-URL mit Ihrem Unternehmen oder Ihrem eigenen Namen fest. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Sie sind fertig.
Ihr Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick alles, was Sie wissen müssen. Sie können sehen, wie viele Dokumente auf eine Signatur warten, wie viele Artikel Sie diesen Monat gesendet haben und was kürzlich mit Ihrem Konto passiert ist. Es ist eine gute Idee, Ihre Signatur direkt vor dem Senden von Dokumenten zu erhalten. Klicken Sie also auf das Feld Meine Unterschrift, um sich die Daten anzusehen.
Sie sehen bereits eine Standardsignatur und einen Anfangssatz. Klicken Sie oben rechts auf Hinzufügen, um eine neue hinzuzufügen. Hier können Sie aus drei Optionen für Ihre Unterschrift und Ihre Initialen wählen. Was immer Sie wählen, Sie erkennen an, dass es eine rechtliche Vertretung Ihrer Unterschrift ist:
- Geben Sie Ihren Namen ein und wählen Sie eine Handschrift-Schriftart, um sie darzustellen.
- Zeichne deine Unterschrift mit deiner Maus oder deinem Touchscreen, falls du einen hast.
- Laden Sie ein Bild Ihrer Unterschrift hoch.
Um die Einrichtung abzuschließen, sollten Sie auch einige Optionen ändern, indem Sie oben links auf der Website auf Ihren Nutzernamen klicken. Wählen Sie dann Benutzereinstellungen und Sie können die Datums- / Uhrzeitformate ändern und Ihre Zeitzone einstellen. Sie können auch entscheiden, ob Sie Benachrichtigungen erhalten möchten, wenn Personen Dokumente öffnen, und eine tägliche Zusammenfassung Ihrer ausstehenden Dokumente.
Dokumente erstellen und senden
Sobald Sie die Ersteinrichtung abgeschlossen haben, sollten Sie einige Dokumente erstellen. Der freie Plan kann keine Vorlagen verwenden, daher müssen Sie jedes Mal ein neues Dokument erstellen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und dann oben rechts auf Neues Dokument, um das erste Dokument hinzuzufügen.
Eversign verbindet sich nahtlos mit Diensten wie Dropbox, Google Drive und Evernote, sodass Sie Dokumente importieren können, wenn Sie sie bereits bereit haben. Wenn nicht, geben Sie Ihr Formular in Microsoft Word oder Pages ein und laden Sie es hier hoch.
Wählen Sie oben auf dem Bildschirm aus, ob dieses Dokument nur von Ihnen, von Ihnen und anderen oder nur von anderen signiert werden muss. Geben Sie dann den Namen und die E-Mail-Adresse jedes Teilnehmers ein. Sie können angeben, ob diese Personen signieren müssen oder nur eine Kopie als Referenz erhalten. Wenn Sie möchten, können Sie auch wählen, in welcher Reihenfolge die Empfänger den Vertrag unterzeichnen müssen. Schließlich können Sie für zusätzliche Sicherheit eine PIN festlegen, damit niemand sie öffnen kann, wenn sie den Code nicht kennt.
Legen Sie einen Titel und eine Nachricht für das Dokument fest und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Vorbereiten . Auf der rechten Seite können Sie viele Felder per Drag-and-Drop für den Empfänger ausfüllen. Löschen Sie Leerzeichen für Signaturen, das Datum der Unterzeichnung, den Firmennamen und andere ähnliche Optionen, wo immer Sie möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben rechts auf Senden . Sie können auch auf Entwurf speichern klicken und später zu diesem zurückkehren.
Ihr Empfänger erhält eine E-Mail mit der Aufforderung, das Dokument zu unterzeichnen. Wenn sie in der E-Mail auf die Schaltfläche Jetzt anmelden klicken, können sie das Formular lesen und die markierten Bereiche mit den von Ihnen angeforderten Informationen füllen. Wann immer sie auf das Feld klicken, um ihre Signatur anzufordern, können sie aus den oben genannten Optionen auswählen. Danach klicken sie auf " Fertig stellen" und Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass sie das Formular unterschrieben haben. Unterzeichner können auch ein PDF herunterladen oder ausdrucken, wenn sie möchten, und es ablehnen, wenn sie den Vertrag ablehnen.
Nach ein paar Minuten ist die Signierung abgeschlossen. Sie können das endgültige Formular jederzeit auf der Registerkarte " Dokumente" überprüfen, und der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Link zum Dokument für seine Datensätze. Jede Partei kann bei Bedarf eine PDF-Kopie herunterladen.
Kontakte hinzufügen
Es besteht die Möglichkeit, dass Sie häufig Formulare an dieselben Personen senden. Um Zeit zu sparen, können Sie Personen als Kontakte hinzufügen, sodass Sie ihre Informationen nicht jedes Mal neu eingeben müssen. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte auf der linken Seite, um eine neue hinzuzufügen. Wenn Sie bereits einige Formulare gesendet haben, werden diese automatisch hinzugefügt. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neuer Kontakt, um einen neuen Kontakt zu erstellen.
Die Informationen, die Sie hier eingeben, sind einfach. Nur der Vorname und die E-Mail-Adresse sind obligatorisch. Sie können jedoch die Adresse, Telefonnummer, den Firmennamen und die Notizen eines Kunden bei Bedarf ausfüllen. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind, um sie Ihrem Adressbuch hinzuzufügen.
Über die Registerkarte Kontakte können Sie Clients archivieren, die Sie nicht mehr benötigen. Sie können auch schnell ein neues Formular für einen Client erstellen oder alle Dokumente anzeigen, die Sie in der Vergangenheit gesendet haben.
Geschäftseinstellungen
Klicken Sie auf die Registerkarte " Business-Einstellungen" in der linken Seitenleiste, um einige der Standardoptionen von eversign anzupassen.
- Unter Allgemeine Einstellungen können Sie die Anforderung deaktivieren, die alle Unterzeichner zur Vervollständigung eines Dokuments unterzeichnen müssen. Sie können auch die Standardregisterkarte auf der Dokumentseite ändern und die Zeiteinstellungen anpassen.
- Signing Preferences enthält Optionen, die verhindern, dass Unterzeichner Anhänge sehen, die andere Unterzeichner hinzugefügt haben. Sie können gezeichnete oder hochgeladene Signaturen auch deaktivieren, wenn Sie die Clients lieber tippen. Auf dieser Registerkarte können Sie auch Unterzeichner bitten, einen Grund anzugeben, wenn sie das Unterschreiben eines Formulars ablehnen. Wenn Sie ein besonderes Problem haben, können Sie einen benutzerdefinierten Haftungsausschluss hinzufügen, den Unterzeichner sehen, bevor sie auf die Dokumente zugreifen, die Sie senden.
- In den Versandeinstellungen können Sie ändern, ob eversign PDF-Kopien an Unterzeichner sendet und ob beim ersten Öffnen von Dokumenten Benachrichtigungen angezeigt werden sollen.
- In Expiration & Reminders können Sie festlegen, wie lange Dokumente vor dem Ablauf verweilen und wie lange die Empfänger ihre Dokumente unterschreiben müssen. Wenn Sie möchten, können Sie auch die automatischen Erinnerungseinstellungen ändern, die eversign versendet.
- Mit Branding können Sie Ihr Business-Icon-Logo festlegen und die Farben in der App ändern.
Bezahlte Funktionen
Der kostenlose Plan beschränkt Sie auf fünf Dokumente pro Monat und lässt Sie keine Vorlagen erstellen. Es verhindert auch, dass Sie Teammitglieder hinzufügen, die auch unter Ihrem Konto funktionieren. Wenn Sie mehr von eversign benötigen, überprüfen Sie die bezahlten Pläne. Mit dem Basisplan für 9, 99 US-Dollar / Monat können Sie unbegrenzte Dokumente senden, drei Vorlagen erstellen, erweiterte Integrationen hinzufügen und bei Problemen gezielt Unterstützung erhalten.
Wenn Sie ein Entwickler sind, können Sie auf die eversign-API zugreifen, um den Service zu automatisieren. Sie müssen sich jedoch für ein kostenpflichtiges Konto anmelden, um mehr als drei API-Anfragen pro Monat zu verwenden.
Die Total eSignature Lösung
Wir haben eine Tour von eversign gemacht und festgestellt, dass es ein anpassbares, aber einfach zu bedienendes Tool ist. In wenigen Minuten können Sie ein Konto erstellen, ein Dokument hochladen und es an Ihre Kunden senden. Sie und Ihre Unterzeichner können von jedem Computer oder Smartphone aus auf Dokumente zugreifen. Seine eSignatures sind vor Gerichten der Vereinigten Staaten und Europas rechtsverbindlich und durchsetzbar. Und es ist alles mit Industriestandard-Sicherheitseinstellungen geschützt.
Wenn Sie ein Freiberufler sind, der nur ein paar Formulare pro Monat verschickt, können Sie alle wichtigen Funktionen des Eversigns kostenlos erhalten und die bezahlten Pläne sind erschwinglich. Es ist der einfachste Weg, um mit den lästigen Unterschriften fertig zu werden und den Papierkram zu vergessen, und wir würden es jedem empfehlen, der nach einem leistungsstarken Werkzeug für diesen Job sucht, das auch gut aussieht.
Hast du eversign versucht? Lass uns wissen, was du davon in den Kommentaren hältst!