Haben Sie schon einmal eine Besprechungsanfrage bei der Arbeit erhalten und sich einfach den Kopf verkratzt? Sie fragen sich, worum es bei dem Treffen genau geht, was besprochen wird und vielleicht sogar warum Sie eingeladen wurden. Sie sehen sich die anderen Gäste an, die auf einen Hinweis hoffen, sind aber immer noch ahnungslos.
Manche sagen, wenn Sie eine vage Einladung erhalten, sollten Sie sie einfach ablehnen. Nun, ob Sie damit einverstanden sind oder nicht, wenn Sie der Koordinator sind, ist es das Risiko wert, dass Kopfkratzen ablehnen, nur weil sie verwirrt sind?
Mit ein wenig Voraussicht und den richtigen Tools können Sie sicherstellen, dass Ihr Meeting-Ziel klar von ineffizienten Meetings erfüllt ist? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren Chef, der von ineffizienten Sitzungen satt ist? Schicke diese 8 Regeln an deinen Chef Wenn ein Meeting gut organisiert ist, gibt es keinen Grund, warum es die Produktivität, den Sinn für den Zweck und die Moral nicht verbessern kann. Hier sind einige Regeln für effektive Meetings. Lesen Sie mehr und reduzieren Sie das Risiko sinkender Teilnehmer aufgrund einer unklaren Besprechungsanfrage.
Planen Sie voraus mit den 5 Ws
Bevor Sie die Besprechungsanfrage willkürlich absenden, denken Sie daran, wer, was, wann, wo und warum.
1. Wer lädt ein?
Viele Male senden Leute Besprechungseinladungen, die zu viele Teilnehmer oder nur die falschen enthalten. Machen Sie Ihre Vorarbeit, um diese Fragen zu beantworten:
- Wer sollte eingeladen werden?
- Wer ist für die Diskussion notwendig ?
- Wer hat das Wissen für diesen Zweck?
Willst du nicht einfach alle einladen? Die Wahrheit über Meetings - und es ist hässlich Die Wahrheit über Meetings - und es ist hässlich Meeting soll produktiv sein, richtig? Lesen Sie mehr in der Abteilung, weil Sie sich nicht sicher sind.
2. Worum geht es bei dem Treffen?
Dies ist der wichtigste Teil Ihrer Planung. Denken Sie darüber nach, worum es bei dem Treffen genau geht, was das Ziel ist und was das erwartete Ergebnis sein sollte. Wenn Sie den Treffpunkt nicht selbst bestimmen können, ist es wahrscheinlich verfrüht.
3. Wann wird das Treffen stattfinden?
Dies scheint nicht wichtig zu sein, wenn Sie in einer kleinen Büroumgebung arbeiten. Aber für größere Unternehmen oder größere Meetings ist es wichtig. Haben Sie Teilnehmer, die sich in einer anderen Zeitzone befinden und in derselben Zeit wie die anderen arbeiten?
Seien Sie sicher, dass Sie eine Zeit wählen, die für alle zugänglich ist Vermeiden Sie den Stress der Überplanung mit 10 Smart Google Kalender Tipps Vermeiden Sie den Stress der Überplanung mit 10 Smart Google Kalender Tipps Das Geheimnis zu Stress mit einem Kalender ist einfach: Schneide die Dinge aus, die du nicht brauchst, nimm dir Zeit für die Dinge, die du liebst, und halte alles organisiert. Verwenden Sie diese zehn Tipps. Weiterlesen .
4. Wo wird das Treffen abgehalten?
Dies ist auch bei der Planung Ihres Meetings wichtig, wenn Sie Teilnehmer außerhalb des Standorts haben. Wird eine Konferenzschaltung benötigt? Sollte ein Web-Meeting GoToMeeting Tipps für Ihr nächstes Online-Meeting GoToMeeting Tipps für Ihr nächstes Online-Meeting GoToMeeting kann Ihnen helfen, Ihre Online-Meetings zu einem Erfolg zu machen. Es ist kostenlos für bis zu drei Teilnehmer. Wir zeigen Ihnen, wie Sie aufgezeichnete Meetings einrichten, beitreten und vorbereiten. Lesen Sie mehr geplant? Oder brauchen Sie nur einen Konferenzraum vor Ort zu reservieren? Achten Sie darauf, voraus zu denken, um diejenigen unterzubringen, die Sie erwarten.
5. Warum das Treffen notwendig ist
Das ist genau so wichtig wie die Was Frage. Warum ist ein Treffen notwendig? Kann das Ziel ohne einen Raum voller Menschen gelöst werden? Könnte ein wenig Forschung die Antwort liefern? Haben Sie genügend Informationen, um das Treffen zu diesem Zeitpunkt abzuhalten?
Denken Sie daran, dass Besprechungen Zeit von den Pflichten aller Beteiligten wegnehmen. Das letzte, was Sie tun möchten, ist die Zeit Ihrer Teilnehmer zu verschwenden. Vergeuden Sie Zeit und starten Sie produktive Meetings mit MinutesPad für Android. Vergeuden Sie Zeit und starten Sie produktive Meetings mit MinutesPad für Android Meetings haben einen schlechten Ruf, da ineffiziente Zeit sinkt. Es muss nicht so sein: Es stellt sich heraus, dass es vielleicht noch Hoffnung für ein produktives Treffen gibt. Weiterlesen .
Erstellen Sie die Besprechungsagenda
Nachdem Sie nun die fünf W beantwortet haben, verwenden Sie diese, um an der Einladung zur Konferenz und an der Tagesordnung zu arbeiten. Und ja, eine Tagesordnung ist fast immer aus verschiedenen Gründen notwendig.
Ein Meeting-Kalender lässt die Teilnehmer:
- Kennen Sie den Zweck und das Ziel des Treffens.
- Sehen Sie Diskussionspunkte und können Sie vorausplanen oder Fragen vorbereiten.
- Sehen Sie, was am Ende des Meetings erwartet wird oder was das Meeting lösen soll.
- Folgen Sie dem gesamten Meeting und bleiben Sie auf dem richtigen Weg.
Beginne mit einer Vorlage
Der beste Weg, um Ihre Agenda zu erstellen, ist mit einer Vorlage zu beginnen. Das spart nicht nur Zeit, sondern enthält bereits die Gliederung, die Sie für die Details benötigen. Hier sind nur ein paar Optionen zum Treffen von Agenda-Vorlagen. 15 Beste Meeting-Agenda-Vorlagen für Word 15 Beste Meeting-Agenda-Vorlagen für Word Wenn es Zeit ist, ein Meeting zu planen, sollten Sie keine Zeit verschwenden, um eine Agenda von Grund auf neu zu erstellen. Viele Besprechungsagendavorlagen für Microsoft Word können Ihnen einen guten Start verschaffen. Lesen Sie mehr können Sie für Microsoft Word auschecken. Sie sind flexibel genug für jeden Meetingtyp oder jede Meetinggröße.
Diese Agenda-Vorlage ist großartig, weil sie eine gut formatierte Meeting-Minuten-Vorlage enthält. Mit einem Download erhalten Sie beides. Mit einem schönen Tabellenlayout kann jeder das Ziel, die Teilnehmerliste und die Agenda der Themen klar sehen. Ein weiterer hilfreicher Abschnitt zeigt, was die Teilnehmer zu dem oft vergessenen Treffen mitbringen sollten.
Diese nächste Agendavorlage ist ebenfalls eine gute Option. Wie der andere können Sie leicht das Ziel, die Tagesordnungsthemen und alle vorherigen Aktionselemente sehen. Es enthält aber auch Bereiche für neue Aktionen, die Sie während des Meetings notieren können, sowie einen Platz für Notizen.
Hier ist eine weitere Vorlage, um einen Blick darauf zu werfen, dass es sauber und klar ist. Wie das erste gezeigt, hat es ein einfaches Tabellenformat mit leicht lesbaren Abschnitten. Plus, es bietet den Bereich für was Teilnehmer mitbringen sollten.
Wie man eine wirkungsvolle Tagesordnung vorbereitet
Sobald Sie sich für das Meeting-Agenda-Template entschieden haben, ist es wichtig, es effektiv zu vervollständigen. Sei klar, präzise und tue dein Bestes, um nichts zu interpretieren. Der Teilnehmerbereich ist das einfachste Teil, aber die anderen müssen gut kommuniziert werden.
Ziel des Treffens
Dies sollte ein einfaches ein bis zwei Sätze (höchstens) Ziel für das Treffen sein. Dies kommt von der Frage von oben, die Sie sich stellen werden. Angenommen, Ihr Meeting soll die drei Layoutoptionen für die Benutzeroberfläche der neuen Website überprüfen.
Ihr Ziel sollte genau das und nicht so etwas wie "reden über neue Website" sagen. Letzteres ist vage, bestimmt nicht den zu diskutierenden Teil der Website und ist im Allgemeinen unklar.
Besprechung von Tagesordnungsthemen
Hier listen Sie jeden Abschnitt auf, den Sie besprechen möchten. Auch dies muss klar sein, damit sich diejenigen, die ein Thema ansprechen sollen, vorbereiten können.
Verwenden Sie das obige Beispiel, wenn der Webentwickler Bill die Vor- und Nachteile und die drei Layoutoptionen bereitstellen soll. Erklären Sie nicht einfach: Sprechen Sie über Layouts. Will Bill wissen, was genau du besprechen willst? Wenn du es sagst, wird er es tun.
Gegenstände zu bringen
Wenn Sie von Ihren Teilnehmern erwarten, dass sie Informationen, Materialien, Bilder oder irgendetwas anderes zur Verfügung stellen, verwenden Sie diesen Abschnitt. Gehen Sie nicht davon aus, nur weil ein Teilnehmer auftaucht, dass er Ihnen das bietet, was Sie hoffen.
Bei unserem Beispiel mit Bill warst du klar auf dem Tagesordnungspunkt, was perfekt ist. Um sicherzustellen, dass er für jedes Layout eine Liste mit Vor- und Nachteilen zusammen mit Bildern dieser Layouts enthält, fügen Sie sie dem entsprechenden Abschnitt der Agenda hinzu.
Stellen Sie Dinge zur Verfügung, die der Zeit voraus sind
Wenn möglich, fügen Sie die Agenda der Besprechungsanfrage bei, wenn Sie sie senden. So haben Ihre Teilnehmer die Möglichkeit, die Besprechungszeit zu nutzen und wissen genau, was sie erwartet. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie ein Last-Minute-Meeting planen.
Wenn Sie die Besprechungsanfrage weit im Voraus senden, möchten Sie vielleicht lieber auf der Tagesordnung warten. Es könnte ein Work in Progress sein oder Sie könnten auf weitere Details warten. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie nur das Ziel des Treffens, eine kurze Zusammenfassung der Themen und vorläufige Elemente zum Einreichen der Anfrage hinzufügen.
Dann geben Sie an, dass die offizielle Tagesordnung am X- Datum gesendet wird, das mindestens drei Tage vor dem Treffen sein sollte. Wenn Sie können, ist es auch eine kluge Idee, Kopien der Agenda zu drucken. So drucken Sie Microsoft Office-Dokumente auf die richtige Weise Wie Sie Microsoft Office-Dokumente auf die richtige Weise drucken Ist es manchmal unmöglich, Dokumente genau so zu drucken, wie Sie möchten? Wir können helfen! Wir zeigen Ihnen alle Ihre Druckoptionen und helfen Ihnen, die richtigen Einstellungen für perfekt gedruckte Dokumente auszuwählen. Lesen Sie mehr und bringen Sie sie zum Treffen. Es scheint immer einen Teilnehmer zu geben, der sie vergisst.
Bereiten Sie sich darauf vor, die Besprechungsminuten zu erfassen
Wenn Sie diesen Entwurf bisher verfolgt haben, ist Ihr Meeting bereits gut angelaufen. Aber es gibt noch eine Sache, die du vorher tun musst. Bereite dich darauf vor, die Besprechungsprotokolle zu erfassen.
Auch hier ist die Verwendung einer Vorlage ideal. Sie können diese Microsoft Word-Vorlagenoptionen ausdrucken 12 Beste Besprechungsprotokolle Vorlagen für Profis 12 Beste Besprechungsprotokolle Vorlagen für Profis Notizen machen ist der erste Schritt, um alle Besprechungsteilnehmer auf der gleichen Seite zu halten. Vorlagen erleichtern das Erfassen dieser Besprechungsprotokolle. Wir haben eine Vielzahl von Vorlagen für Word, OneNote, Evernote und Google Docs zusammengestellt. Lesen Sie mehr, wenn Sie es vorziehen, handgeschrieben oder verwenden Sie sie auf Ihrem digitalen Gerät, falls zutreffend.
Diese Vorlage, die Sie in Microsoft Word finden können, ist eine hervorragende Option, da sie sich auf jedes Tagesordnungsthema ausdehnt. Zu jedem Thema können Sie Notizen zu Diskussionspunkten, Schlussfolgerungen, Maßnahmen, Verantwortlichen und Fristen für jedes Thema hinzufügen.
Wenn Sie eine Besprechungsprotokollvorlage bevorzugen, die die Diskussionspunkte nicht detailliert, ist dies eine solide Option. Sie können die Tagesordnungspunkte auflisten, die tatsächlich diskutiert wurden, von wem und für wie lange. Sie können dann Entscheidungen, die getroffen wurden, und neue Aktionselemente mit Verantwortlichen und Fälligkeitstermin festhalten.
Nehmen Sie gute Notizen
Wir haben alle die Möglichkeit, während eines Meetings Notizen zu machen. Aber wenn Sie der Koordinator sind, müssen Sie unbedingt starke Notizen machen. Es gibt nichts Schlimmeres als eine Notiz aufzuschreiben, nur um sie später zu betrachten und sich zu fragen, was gesagt oder gemeint ist.
Erfassen Sie so viel wie möglich während des Meetings und überprüfen Sie es dann vor dem Verteilen. Sie sollten überprüfen, was besprochen wurde, alles, was entschieden wurde, und vor allem die neuen Aktionselemente. Überlege dies kurz mit deinen Teilnehmern als Review für dich und für sie. Wenn etwas fehlt oder falsch ist, ist es am besten, es herauszufinden, bevor alle den Raum verlassen.
Gehe weiter und treffe dich
Es gibt zwar keine exakte oder positiv perfekte Methode, um ein effektives Meeting zu gewährleisten. 3 Kostenlose Vorlagen für Meetings und nützliche 3 kostenlose Vorlagen für Meetings auf Zeit und Nützlichkeit. Treffen Sie Ihre Meetings mit einer gut strukturierten Vorlage. Hier zeigen wir Ihnen kostenlose Besprechungsvorlagen zur Vorbereitung, Aufzeichnung und Zusammenfassung Ihrer Besprechungen für ein effektives Ergebnis. Lesen Sie mehr, diese Blaupause kann Sie auf Ihren Weg bringen. Tun Sie, was Sie können, um sich und Ihre Teilnehmer rechtzeitig vorzubereiten.
Welche Tipps hast du für die Planung eines Meetings? Gibt es etwas, was du als Koordinator hilfst? Teilen Sie uns Ihre Vorschläge in den Kommentaren mit!