Online-Tools und Ressourcen für die Organisation effektiver Treffen sind vielfältig und äußerst nützlich. Mit Websites wie MyCommittee.com können Sie den Bedarf an Hin- und Rück-E-Mails und das Weiterleiten von Dokumenten reduzieren, um ein Meeting zusammenzustellen. MyCommittee ermöglicht Ihnen, Sitzungen mit Ihren Ausschussmitgliedern zu organisieren und zu verwalten, sowie Protokolle online zu führen und sie nach jeder Versammlung zu teilen.
MUO-Autoren haben mehrere andere Online-Meeting-Tools behandelt, aber ich persönlich mag MyCommittee, weil es grundlegende Funktionen und Tools für kleine bis mittelgroße Meetings enthält. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie Online-Besprechungen zu Google Hangouts durchführen. Tipps zur Planung und Durchführung effektiver Besprechungen mit Google Hangouts Tipps zur Planung und Durchführung effektiver Besprechungen mit Google Hangouts Mit der heutigen Internettechnologie können Online-Besprechungen effizient und kostengünstig sein Besonders effektiv, wenn Sie sie vorplanen und zeitsparende Tools verwenden. In den letzten paar Monaten habe ich an Online-Meetings teilgenommen ... Lesen Sie mehr, Skype oder andere ähnliche Seiten.
Wie es funktioniert
Der Schlüssel zur Verwendung von MyCommittee besteht darin, ein Konto auf der Website zu registrieren, Ihre erste Agenda einzurichten und dann Ihr Komitee oder Ihre Organisationsmitglieder einzuladen, es zu überprüfen. Die Website enthält einen Assistenten, der Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihrer Meeting-Agenda führt.
Sie werden natürlich logistische Informationen und den Zweck für das Treffen festlegen; Fügen Sie eine Liste der eingeladenen Teilnehmer und Gäste hinzu, gefolgt von wiederkehrenden Tagesordnungspunkten (z. B. Agenda überprüfen und genehmigen, Altes und Neues Geschäft, Überprüfungsaufgaben), und laden Sie Dokumente hoch, die zur Überprüfung heruntergeladen werden können.
In Ihren Committee-Einstellungen können Sie unter anderem Standardinformationen festlegen, eine Agenda-Vorlage erstellen, Mitgliederberechtigungen festlegen und den öffentlichen oder privaten Zugriff auf Tagesordnungen und Minuten aktivieren oder deaktivieren.
Nachdem Sie Ihre Agenda erstellt und überprüft haben, können Sie einen Link an Ihre Mitglieder und Gäste senden. Sie können auch eine PDF-Kopie der Agenda exportieren, sodass sie offline angezeigt und gedruckt werden kann. Der Agenda Wizard sorgt dafür, dass Ihre Agendas sehr professionell aussehen, wodurch der Aufwand für die Erstellung in Word oder einem anderen Texteditor reduziert wird.
Vor, während und nach Meetings
Wenn Sie alle Ihre Ausschussmitglieder mit MyCommittee an Bord holen können, kann es als zentraler Knotenpunkt verwendet werden, wo sie das Privileg haben, Tagesordnungspunkte hinzuzufügen und zu bearbeiten und Dokumente für das Meeting hochzuladen.
Zu jeder Zeit vor Beginn der Besprechung können Mitglieder Kommentare zu allen Tagesordnungspunkten hinzufügen, die jeder sehen wird, und persönliche Notizen zu Elementen, die nur von der Person gesehen werden können, die die Notiz gepostet hat.
Am Tag der Besprechung sehen Sie eine Schaltfläche "Minuten erstellen", die bei Aktivierung Ihre Agenda in ein Minutenformular umwandelt. Das Layout und die Tagesordnung für das Protokoll und die Tagesordnung sind nahezu identisch. Nachdem Sie jedoch Ihre Agenda in Minuten umgewandelt haben, können Sie den Kommentarabschnitt jedes Elements verwenden, um Notizen, Diskussionspunkte, Entscheidungen usw. für jedes Element hinzuzufügen. Das Kommentarfeld wird nicht innerhalb der Minuten, sondern als separate Seite geöffnet.
Es gibt auch einen Abschnitt, um Aufgaben sowohl für das Komitee als auch für einzelne Mitglieder zuzuweisen. Der Inhalt Ihres Protokolls kann von allen Online-Mitgliedern Ihres Ausschusses eingesehen werden, die sich an der Aktualisierung des Protokolls beteiligen können, so dass die Aufgabe nicht auf eine Person fällt.
Wenn Ausschussmitglieder während der Sitzung online auf die Tagesordnung und Protokolle zugreifen können, kann MyCommittee jedem bei der Arbeit helfen und reduziert die Menge an gedrucktem Papier für mehr Dokumente.
Gesamtbeurteilung
Die grundlegenden Funktionen von MyCommittee ermöglicht unbegrenzt registrierte Ausschussmitglieder und unbegrenzte Tagesordnungen und Protokolle. Der Dateispeicher ist jedoch auf nur 1 MB begrenzt. Sie können jederzeit Dateispeicherdienste wie Dropbox verwenden, um Dokumente zum Herunterladen zu verknüpfen. (Hinweis: Wenn Sie nach einer völlig kostenlosen Online-Agenda Einstellung und Minuten-Option suchen, können Sie Agreedo Agreedo: Schreiben und verwalten Sie Ihre Business-Meeting-Minuten kostenlos online Agreedo: Schreiben und Verwalten Sie Ihre Business-Meeting-Minuten kostenlos online für mehrere Wochen habe ich nach einer einfach zu bedienenden Website oder Anwendung gesucht, die es mir ermöglicht, die Protokolle von Besprechungen zu speichern und zu archivieren.Der traditionelle Textdokumentenansatz ist nicht länger ein produktiver ... Read More.)
In einigen Bereichen muss MyCommittee verbessert werden. Zum Beispiel hat es eine mobile Client-App für Black Berry, aber keine für das iPhone oder Android. Es gibt keine Integration in soziale Netzwerke und das Bearbeiten von Tagesordnungspunkten kann einige Klicks zu viel erfordern.
MyCommittee enthält ein paar einführende Videotutorials, um Sie zum Laufen zu bringen, und verschiedene Supportressourcen, wie Sie effektive Meetings halten und verwalten können.
Lassen Sie uns wissen, was Sie von MyCommittee halten und welche anderen Online-Meeting-Tools Sie empfehlen. Weitere Ideen zu diesem Thema finden Sie in folgenden Artikeln:
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