Intellinote ist ein All-in-One-Werkzeug für Projektmanagement, Zusammenarbeit und Organisation Intellinote: Stellen Sie Ihre Aufgaben, Dateien, Nachrichten und Online-Meetings an einem Ort Intellinote: Machen Sie Ihre Aufgaben, Dateien, Nachrichten und Online-Meetings an einem Ort Intellinote macht es einfacher Verwalten, kooperieren und kommunizieren Sie mit Ihrem Team, Kollegen und Kunden mit einer umfassenden Mischung aus Dateifreigabe, Organisation und Echtzeit-Video- und Text-Chat. Lesen Sie mehr für Unternehmen, Eigentümer, Manager und Profis. Es kann genutzt werden, um die Produktivität zu steigern, das Engagement von Mitarbeitern oder Kunden zu steigern und dabei die Betriebskosten zu senken.
Die Plattform dreht sich um ein System von individuellen Arbeitsbereichen, die Mitarbeitern, Teammitgliedern und sogar Kunden, die Zugang benötigen, einen vertikalen Zugang bieten, ohne eine Ablenkung für diejenigen zu sein, die dies nicht tun.
Während Intellinote relativ unkompliziert funktioniert, hängt der effektive Einsatz jeder Plattform davon ab, genau zu wissen, wie man es am besten nutzt. Wir haben uns ein paar praxisnahe Nutzungsszenarien ausgedacht, bei denen Geschäftsteams und Mitarbeiter, die regelmäßig zusammenarbeiten, von den angebotenen Diensten profitieren können.
Verwalten Sie Ihr Geschäft für bessere Ergebnisse mit Intellinote
Erfassen Sie alles (nur über)
Als kollaborative Plattform versucht Intellinote, mehrere Plattformen und fragmentierte Tools durch eine Lösung zu ersetzen. Dies geschieht über anpassbare Arbeitsbereiche - bereit zum Ausrollen von Hubs für die Verwaltung von Notizen, Diskussionen und Aufgaben. Jeder Arbeitsbereich kann zum Erstellen dieser Elemente verwendet werden, und der Anzahl der Arbeitsbereiche, die Sie erstellen können, sind keine Grenzen gesetzt.
Notizen, Aufgaben und Diskussionen sind die wichtigsten Medien für alles, was für Ihre Organisation relevant ist. Ob Sie Forschungsergebnisse teilen und mit ihnen zusammenarbeiten, Brainstorming-Sitzungen zwischen verschiedenen Abteilungen durchführen oder verschiedenen Mitgliedern Ihres Teams verschiedene Aufgaben und Rollen zuweisen möchten, Intellinote kann dies tun.
Beispiele aus der Praxis sind nicht schwer vorstellbar: Statt jedes Mal, wenn Sie eine Richtlinie ändern, eine E-Mail zu versenden, halten Sie einfach eine relevante Notiz auf dem neuesten Stand und weisen Sie Ihrem Team Mitglieder zu. Erstellen Sie einen Arbeitsbereich nur für Ihre Gruppensitzungssitzungen, und veröffentlichen Sie die Ergebnisse jedes Mal in einer neuen Notiz. Verwenden Sie ein Whiteboard, um Ideen in einem Raum zu verbreiten? Machen Sie ein Foto und heften Sie es an die entsprechende Diskussion für die sichere Aufbewahrung. Die Liste ist nahezu endlos.
Wenn Sie einen Arbeitsbereich besuchen, können Sie jederzeit Inhalte hinzufügen, indem Sie den Bereich "Schnelle Notiz hinzufügen" verwenden. Beginnen Sie einfach mit der Eingabe und drücken Sie die Eingabetaste, um Ihre Gedanken festzuhalten. Klicken Sie für Aufgaben oder Google Drive-Dokumente auf die Schaltfläche "Neu hinzufügen".
Viele Unternehmen verwenden E-Mail zur Diskussion, während sie sich immer noch auf externe Projektmanagement- und Organisationstools verlassen, was oft dazu führt, dass E-Mails zu oft Entscheidungen treffen. Während es in den meisten Organisationen immer einen Platz für E-Mails gibt, gedeihen viele Diskussionen, wenn sie zusammen mit anderen relevanten Notizen und Anhängen verschoben werden.
Ein Ort für alles, was mit Arbeit zu tun hat
Das Hauptziel von Intellinote ist es, ein organisierter Aufbewahrungsort dessen zu sein, was für Ihre Organisation, Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Um die Plattform optimal nutzen zu können, sollten Sie damit absolut alles speichern - und Arbeitsbereiche sind der Schlüssel, um Ordnung und Ordnung zu halten.
Der persönliche Arbeitsbereich bietet Mitgliedern Ihres Teams sogar die Möglichkeit, eigene Notizen und Aufgaben zu erstellen, die die Arbeitsbereiche anderer Mitglieder nicht überladen und für diesen Benutzer privat sind. Solches Material tendiert eher dazu, in persönlichen Evernote-Konten oder auf iPad-Notiz-Apps zu enden, als an einem Ort, der für das Projekt oder das Unternehmen selbst relevant ist. Mit Intellinote kann jede Notiz schnell vom Arbeitsbereich zum Arbeitsbereich verschoben oder von anderen Mitgliedern bearbeitet werden.
Um die Arbeitsbereichszugehörigkeit eines Elements zu ändern oder ob das Element von anderen Mitgliedern bearbeitet werden kann, wählen Sie es zunächst aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Information, die als kleines " i " angezeigt wird. Sie können dann ändern, wer Änderungen vornehmen kann, indem Sie das Kontrollkästchen Arbeitsbereichsmitglieder bearbeiten aktivieren oder auf das Feld Arbeitsbereich klicken, um das Element anderswo neu zuzuweisen.
Anhänge spielen auch eine große Rolle im Intellinote-System. Jede Notiz bietet Benutzern die Möglichkeit, Dateien von ihren Computern oder Google Drive-Konten hochzuladen. Mit den mobilen Apps (verfügbar für iOS und Android) ist es sogar möglich, Bilder - oder beliebige Dateien auf Ihrem mobilen Gerät - direkt von einem Smartphone oder Tablet zu einer Notiz hinzuzufügen.
Wenn alles unter einem Dach ist, ist es überraschend, wie einfach es ist, die Menge an E-Mails zu reduzieren, die Sie einfach in einer Zeile bearbeiten oder kommentieren können - schließlich hat jede Notiz, Aufgabe oder Diskussion ihre eigene eigener Kommentarabschnitt.
Angebracht sein ist gut
Intellinote hofft, alle Ihre losen Dateien zu absorbieren, indem es eine sehr anheftungsfreundliche Umgebung für arbeitsbezogene Dateien bereitstellt. An Notizen, Diskussionen und Aufgaben können mehrere Dateien angeheftet sein. Dies gilt auch für Kommentare zu diesen Elementen. Was früher ein Austausch von E-Mails über eine Aufgabe gewesen wäre, wird zu einer arbeitsorientierten Diskussion in einer produktiven Umgebung.
Dies ermöglicht Ihnen, interessante Dinge zu tun, wie zum Beispiel überarbeitete Versionen von Produkten mit Kunden direkt in Intellinote selbst zu diskutieren, innerhalb eines Arbeitsbereichs, den Sie speziell für diesen Kunden erstellt haben. Daneben gibt es noch viele andere Modelle, die Sie vielleicht bereits abdiskontiert haben, Aufzeichnungen von Diskussionen, Protokolle von Besprechungen und Aufzeichnungen von Telefonkonferenzen, die alle spezifisch für diesen Kunden sind.
Intellinote wird als Repository für alles, was mit der Arbeit zu tun hat, berechnet, denn so funktioniert es am besten.
Alles mit Kontext organisieren und teilen
Gmail war die Revolution in Sachen E-Mail, die das Internet 2004 benötigte. Doch durch die Verschmelzung von effektiver Suche und Organisation mit scheinbar grenzenlosem Speicherplatz für E-Mail-Nachrichten schuf Google etwas, auf das viele von uns jetzt für ihre Arbeit angewiesen sind. Natürlich ist E-Mail nicht die ideale Plattform für Zusammenarbeit, Organisation oder Projektmanagement. Trotz der Notwendigkeit, viele Jahre lang E-Mails zu versenden, können Sie die meisten Ihrer Diskussionen wahrscheinlich auf eine geeignetere und produktivere Plattform verlagern.
Wenn Sie mit Google Mail oder einem Google Apps-E-Mail-Konto vertraut sind, beschränkt sich Ihre Fähigkeit, sich selbst zu organisieren, auf die Anzahl der Filter und die von Ihnen verwendeten Suchbegriffe. Selbst wenn Sie besonders gut organisiert und geübt darin sind, das zu finden, wonach Sie suchen, wird der E-Mail-Posteingang weithin als ein höchst unorganisierter Bereich angesehen.
Eine häufige Ablenkung, E-Mail kostet Unternehmen auf der ganzen Welt Hunderte von Millionen Dollar pro Jahr - oder, auf eine persönlichere Note, Stunden Ihres sonst produktiven Tages - so gibt es etwas zu sagen, über Ihren Posteingang so viel wie möglich zu vermeiden. Wenn Sie E-Mails für den Austausch von Ideen verwenden möchten, müssen Brainstorming und sogar die Kommunikation mit Kunden oder Anbietern aufhören, wenn Sie Ihre Zeit besser nutzen möchten.
Organisieren Sie Ihre Notizen, Aufgaben und Diskussionen
Die zwei Dinge, die Intellinote perfekt für die Organisation Ihrer Ideen, Aufgaben und kollaborativen Ideen machen, sind Arbeitsbereiche und Tags .
Arbeitsbereiche sind kontextspezifische Hubs und können an Ihre aktuellen Bedürfnisse angepasst werden. Das ist ein ziemlich leistungsfähiges Organisationswerkzeug, besonders wenn man bedenkt, dass jede Notiz, Aufgabe oder Diskussion an einen bestimmten Arbeitsbereich gebunden ist. Workspaces erleichtern die Organisation, indem sie Ihre Inhalte an den relevanten Kontext binden.
Diese Elemente können vertikal mit allen Benutzern in Ihrer Organisation geteilt werden. Wenn Sie einem Arbeitsbereich Benutzer hinzufügen, können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Materialien dort angezeigt werden. Dies führt auch zu einem weniger überladenen Arbeitsbereich für Mitglieder, die nicht auf absolut alles zugreifen müssen. Und da Sie so viele Arbeitsbereiche erstellen können, wie Sie benötigen, können die Kontexte sehr unterschiedlich sein.
Erstellen Sie Arbeitsbereiche für ganze Abteilungen, einzelne Projekte, Kunden oder Lieferanten und jede beliebige Gruppierung, die Sie benötigen. Verwenden Sie temporäre Arbeitsbereiche für jährliche Audits, die archiviert werden können, bis Sie sie erneut benötigen. Sie sind jedoch immer von demselben Standort aus zugänglich.
Auf jeder Arbeitsbereichseinstellungsseite finden Sie eine Option für die Arbeitsbereichgruppe. Dies bietet eine höhere Organisationsebene, auf der Sie ruhende Projekte, abgeschlossene Verträge oder archivierte Arbeitsbereiche gruppieren können, die Sie möglicherweise nicht mehr benötigen. Sie können so viele Gruppen erstellen, wie Sie benötigen. Geben Sie einfach einen neuen Namen in das Feld ein.
Arbeitsbereiche sind bereits ziemlich organisiert, aber mithilfe von Tags ist es möglich, Inhalte noch effektiver zu filtern. Tags existieren innerhalb von Arbeitsbereichen, einschließlich des persönlichen Arbeitsbereichs, und ermöglichen es Ihnen, verschiedene Aufgaben, Diskussionen oder Notizen zu gruppieren. Tags sind so angelegt, dass sie sich auf einer persönlichen Ebene organisieren, während Arbeitsbereiche alles in einem größeren Maßstab organisieren.
Folgen Sie nur, was Sie brauchen
Intellinote liefert einen vollständigen Überblick über die Arbeitsbereiche, für die Sie Mitglied sind, mit Digests über E-Mail und Aktivitätsübersichten, um die letzten Änderungen nachzuvollziehen. Es können jedoch Punkte vorhanden sein, die Sie als Priorität behalten möchten. In diesem Fall sollten Sie eine Notiz folgen.
Um einem Element zu folgen, klicken Sie auf das RSS-ähnliche Folgen- Symbol (oder tippen Sie auf). Notizen, denen Sie gefolgt sind, erscheinen unter Folgen im Unified Workspace.
Die folgenden Elemente werden standardmäßig nach Notiz, Aufgabe und Diskussion gefiltert. Dies sind möglicherweise die wichtigsten Elemente, an denen Sie gerade arbeiten, für Arbeitsbereiche, die Sie häufig verwenden, oder sie können eine andere Möglichkeit sein, einer Notiz, einer Aufgabe oder einer Diskussion zu folgen, ohne den gesamten Arbeitsbereich abonnieren zu müssen.
Machen Sie Meetings wieder nützlich
Dank der Technologie haben wir mehr Meetings als je zuvor. Warum haben wir das Gefühl, dass unsere Zeit nicht genutzt wird? Meetings sind die Grundlage für effektive Gruppenarbeit, aber allzu oft werden sie zu frustrierenden Zeitspannen, die große Teile Ihrer Arbeitstage einnehmen. Dies ist umso schlimmer, wenn Sie bedenken, dass diese Ereignisse oft zu ineffizienten E-Mail-Ping-Pong-Vorgängen vor und nachher führen - Sie würden vergeben, wenn Sie nie wieder an einem anderen Meeting teilnehmen möchten.
Der Schlüssel zu reibungslosen Meetings liegt in der Planung. Dabei müssen Sie überlegen, was Sie vor, während und nach dem Meeting tun können. Ein Großteil des Elends, das mit Meetings verbunden ist, hängt mit dem schlechten Umgang mit Tagesordnungen und Minuten zusammen - und die meiste Zeit sind diese Materialien in Posteingängen vergraben, anstatt leicht zugänglich zu sein, wenn Sie sie brauchen.
Es ist sogar möglich, dass Ihre Besprechungen ineffizient sind und ein Element der Verzögerung in Ihre Arbeit einbringen - zum Beispiel Listen von Dingen zu erstellen, die erledigt werden müssen, anstatt nur diese zu tun.
Besprechungen weniger miserabel gestalten
Die Unmittelbarkeit der Intellinote-Plattform macht es perfekt geeignet, um die Art und Weise, wie Meetings abgehalten werden, aufzurütteln. Als Organisator einer Besprechung können Sie eine Diskussion in dem entsprechenden Arbeitsbereich erstellen, in der die Besprechungsagenda angezeigt wird, die für alle Mitglieder der entsprechenden Abteilung automatisch sichtbar ist.
Eine solche Agenda sollte Ziele wie Themen definieren, die einer Diskussion bedürfen, während Vorschläge Ihres Teams die Fähigkeit von Intellinote nutzen, alles zu kommentieren. Wenn Sie Vorschläge, Dokumente, Bilder, Modelle oder andere Dateien verteilen möchten, können Sie dies einfach tun, indem Sie sie an Ihre Notiz anhängen.
Klicken Sie in einer Notiz auf die kleine Schaltfläche "Information", um die Sichtbarkeit zu ändern, und erlauben Sie anderen Mitgliedern Ihres Teams, diese ebenfalls zu bearbeiten.
Intellinote kann während Ihrer Besprechung zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben direkt an Ihre Teammitglieder verwendet werden. Anstatt eine Liste mit Aufgaben zu erstellen, die nach dem Meeting erledigt werden müssen, können Sie sofort mit der Organisation Ihres Teams beginnen. Erstellen Sie sofort neue Arbeitsbereiche für Ihr neues Projekt und starten Sie Diskussions-Threads für Off-Topic-Elemente, die neue Konversationen veröffentlichen zu den relevanten Abteilungen oder verwenden Sie die organisatorische Fähigkeit der Plattform, um schnell auf vergangene Verabredungsagenden, -ziele und -minuten zu verweisen.
Minuten sind ein notwendiges Übel, das auch Audio- oder Videoaufnahmen nicht ersetzen können. Wenn Sie Ihre Protokolle direkt in Intellinote eingeben, wird der Prozess nicht angenehmer, die Möglichkeit, die Früchte Ihrer Zusammenarbeit mit der relevanten Gruppe von Menschen sofort zu teilen, ist unbezahlbar. Selbst wenn Sie das Meeting nicht leiten, bietet Ihnen Intellinote Personal Workspace einen fokussierten, arbeitsorientierten Speicherort für Ihre Notizen.
Sobald Sie Ihr Meeting abgehalten haben, können Sie in Intellinote alle Aufgaben, die Sie zugewiesen (oder zugewiesen wurden), Fragen, nicht am Thema stehende Diskussionen, die an einen anderen Ort verschoben wurden, verfolgen und Zeit und Datum für die nächste Teamsitzung festlegen .
Remote-Teams? Halte sie in der Schleife
Intellinote macht es möglich, in Verbindung zu bleiben, sei es für gelegentliche Geschäftsreisen oder um mit Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, die regelmäßig für bestimmte Zeiträume außerhalb des Büros sind. Er kann auch Teams betreuen, die ausschließlich aus Telearbeitern bestehen, die auf der ganzen Welt verstreut sind und die Sie noch nie von Angesicht zu Angesicht getroffen haben.
Telearbeit kann eine einsame Arbeit sein, aber wenn Sie Teil eines Teams sind, kann es noch schlimmer sein; Es besteht die reale Gefahr, dass Sie sich entfremdet fühlen und aus der Reihe geraten, wenn der Fortschritt in Ihrer Abwesenheit fortschreitet. Während E-Mail eine Möglichkeit ist, mit Kollegen in Kontakt zu bleiben, werden Sie sich wahrscheinlich nicht so fühlen, als wären Sie am Puls der Zeit. Es ist auch ein unglaublich ineffizientes und ablenkendes Medium.
Manager und andere Büroangestellte müssen auch mit Telearbeitern in Kontakt bleiben. Das Internet hat viele Beschränkungen und Grenzen beseitigt, aber gleichzeitig Hürden geschaffen, die überwunden werden müssen - wie ein Team zu organisieren, an Projekten mitzuarbeiten, Ideen zu diskutieren, Aufgaben zuzuweisen und die unzähligen anderen Dinge, mit denen Intellinote Ihnen helfen kann.
Die Bedeutung von Verbundenheit
Zusätzlich zu einer arbeitsorientierten Plattform, die auf Zusammenarbeit ausgelegt ist, kann Intellinote von jedem Webbrowser und auf den meisten mobilen Geräten aus aufgerufen werden. Wenn Sie in Kontakt bleiben, können Sie einen beliebigen Webbrowser verwenden oder eine App auf Ihrem iPhone, iPad oder Android-Gerät starten.
Der Unified Workspace bringt die relevanten Elemente aus anderen Arbeitsbereichen den Mitarbeitern zur Kenntnis, so dass es einfach ist, die Entwicklungen auf Reisen nachzuvollziehen oder auf dem Laufenden zu bleiben. Aufgaben werden unter denen abgelegt, die Sie ausfüllen müssen und die Sie festgelegt haben, und jeder Arbeitsbereich hat seinen eigenen Startbildschirm, der einen nützlichen Überblick über die letzten Änderungen, Ergänzungen, Kommentare und andere Aktivitäten bietet.
Während Sie normalerweise für jede kleine Anfrage, Aufgabe oder Abfrage außerhalb des Büros mit E-Mails überflutet werden, bietet Intellinote kontextbezogene Hubs für arbeitsbezogene Aufgaben. Dies hemmt nicht nur den E-Mail-Fluss, sondern konzentriert sich auch auf die Mitarbeiter und enthält Diskussionen. Der Unified Workspace fasst diese Diskussionen in einem Bereich zusammen, sodass Sie Zeit für die Kommunikation mit Ihrem Team aufwenden können, ohne auf E-Mails zurückgreifen zu müssen.
Remote-Mitarbeiter können auch einzelne Notizen, Aufgaben oder Diskussionen außerhalb des Büros verfolgen. Die Funktion ermöglicht es Benutzern, bestimmte Materialien griffbereit zu haben, ohne in allen anderen Bereichen zu ertrinken, und konzentriert sich darauf, wo sie sich befinden müssen, indem sie Ablenkungen entfernen.
Selbst wenn eine anspruchsvolle Reise Sie in eine andere Zeitzone versetzt als Ihre Kollegen, schläft Intellinote nicht - eine asynchrone Arbeitsweise, die auf unseren Forderungen des 21. Jahrhunderts beruht, die eine Lösung des 21. Jahrhunderts wie Intellinote zur vollen Entfaltung bringt.
Einloggen
Es gibt eine universelle iOS-App für iPhone und iPad sowie eine kürzlich veröffentlichte Android-App, die auch größere Bildschirmgrößen nutzt. Beide Apps ähneln stark der Web-App selbst, und Sie können mit einer mobilen App so gut wie alles von einem Browser aus erledigen, mit der Ausnahme, dass Sie neue Google Drive-Dokumente erstellen.
Ein letzter Vorteil, den Intellinote-Benutzer genießen, ist ein vollständig browserbasierter Ansatz. Wenn es hart auf hart kommt, können Sie jeden Laptop, PC oder Mac mitnehmen und sich über die Homepage von Intellinote anmelden. Es ist keine Software erforderlich.
Lieferantenmanagement vereinfacht
Wie wir bereits erwähnt haben, wird E-Mail häufig als Rückgrat vieler Organisationen, Unternehmen und Versammlungen produktiver Köpfe gesehen. Verkäufer - auch bekannt als Lieferanten, Subunternehmer, Freunde oder einfach nur Leute, die Sie über Dinge aufklären müssen, die bereits erledigt sein sollten - neigen auch dazu, über diese Methode zu kommunizieren.
Es ist schwierig, diese Diskussionen, Vereinbarungen, Fristen und jegliches unterstützende Material zu verfolgen, das ausschließlich E-Mails verwendet. Auch wenn Sie bereits kollaborative Tools wie Google Drive für Tabellenkalkulationen oder zum Teilen von Dokumenten verwenden, finden Ihre Diskussionen wahrscheinlich an anderer Stelle statt und Sie verwenden wahrscheinlich noch ein weiteres Tool, um Termine und Aufgaben zu verfolgen.
Lösen von Lieferantenproblemen
Es gibt einen einfacheren Weg. Indem Sie einen Arbeitsbereich für diejenigen einrichten, die Sie regelmäßig verfolgen müssen, können Sie all dieses Material enthalten und ein einziges Tool verwenden, um alles zu verwalten. Es sollte nicht lange dauern, bis Dritte sich auf eine neue Methode einstellen, und die Vorteile aus organisatorischer Sicht sind enorm.
Wenn Sie ein Produkt regelmäßig bestellen oder einen Service anfordern, können Sie beiden Parteien durch die Zuweisung einer Aufgabe mit genau Ihren Anforderungen den Überblick über ausstehende Vereinbarungen erleichtern. Anstatt auf E-Mails zu zurückgreifen, können Sie Bestellungen direkt in Intellinote mit Kommentaren besprechen und es gibt eine dauerhafte Aufzeichnung aller Vereinbarungen, bei denen es am wichtigsten ist. Sie können Ihren Lieferanten sogar erlauben, Aufgaben zu erstellen und Aufgaben zuzuweisen - so müssen sie auch nicht auf fragmentierte Kommunikation und Follow-ups zurückgreifen.
Wenn es darum geht, diese früheren Arrangements oder Aufgaben zu verfolgen, macht es ein Besuch im entsprechenden Arbeitsbereich oder ein Durchblättern der Aufgaben, die ich im einheitlichen Arbeitsbereich zugewiesen habe, für beide Parteien einfach.
Unternehmen haben häufig Vereinbarungen über Verantwortlichkeiten, Annahmen, Löhne und Arbeitsbedingungen. Notizen können verwendet werden, um diese Dokumente in einer relevanten Umgebung zu speichern, bevor sie markiert werden. Diskussionen in Bezug auf Aufgaben oder Dateien, die an Notes angehängt sind, werden schließlich auf logische Weise unter einer Plattform organisiert - nicht drei oder vier.
Benutze auch Vorlagen
Vorlagen sind ein weiterer Teil von Intellinote, mit denen Sie sich schnell mit neuen Arbeitsbereichen vertraut machen können. Anstatt für jeden neuen Anbieter jedes Mal einen neuen Arbeitsbereich einzurichten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, einen für alle geeigneten Arbeitsbereich anzupassen, den Sie dann in eine Vorlage umwandeln können. Notizen, die Ihre Erwartungen beschreiben, Kontaktinformationen und Diskussionen, die entworfen wurden, um den Ball ins Rollen zu bringen, können mit dieser Methode immer wieder neu eingeführt werden.
Sie können jeden Arbeitsbereich in eine Vorlage umwandeln, indem Sie ihn aufrufen, auf Einstellungen klicken und dann das Kontrollkästchen Mit diesem Arbeitsbereich als Vorlage verwenden aktivieren. Sie können dann auf die Schaltfläche Arbeitsbereich klonen klicken, um schnell Kopien zu erstellen, und der Arbeitsbereich wird auch in der Vorlagenliste angezeigt.
Nachdem Sie einen Arbeitsbereich für einen bestimmten Geschäftsprozess erstellt haben (z. B. die Planung eines Ereignisses), können Sie ihn in eine Vorlage umwandeln, damit Ihre Mitarbeiter und Teammitglieder sie jederzeit problemlos verfolgen können, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.
Halten Sie Ihre Kunden in der Nähe
Intellinote ist kein vollständiges Tool für Kundenbeziehungen, kann jedoch einige der Rollen übernehmen, die üblicherweise mit der Praxis verbunden sind. Abhängig von Ihren Bedürfnissen und den Bedürfnissen Ihrer Kunden können Sie Geld sparen, wenn Sie für eine separate CRM-Lösung bezahlen, und der All-in-One-Ansatz stellt sicher, dass die Dinge am gleichen Ort verfügbar und erreichbar sind.
Genau wie das Vendor-Management für ein Unternehmen wichtig ist, das Produkte oder Dienstleistungen konsumiert, ist es wichtig, eine gute Beziehung zu Ihren Kunden zu pflegen. Der Schlüssel dazu ist oft eine klare Kommunikation. Es ist wichtig, rechtzeitig mit Ihren Antworten zu sprechen, deshalb ist es wichtig, sich selbst organisieren zu können.
Diskussionen sind eine großartige Möglichkeit zur Kommunikation. Sie unterstützen nicht nur Anhänge und Formatierungen, sondern sind auch an relevante Arbeitsbereiche gebunden und nicht über Posteingänge verteilt. Es gibt sogar einen Bereich namens " Meine Diskussionen" im Unified Workspace, mit dem Sie problemlos mit laufenden Unterhaltungen mithalten können.
Die Verwendung von Intellinote auf diese Weise bietet Ihrem Kunden eine "Heimatbasis" für alles, was Sie ihm zur Verfügung stellen, und er wird ihnen hoffentlich die Werkzeuge zur Verfügung stellen, die sie brauchen, um das Projekt weiterhin zu schließen. Gleichzeitig haben Sie die vollständige Kontrolle über die Umgebung und die Interaktionen Ihres Kunden und können schnell darauf aufmerksam machen, indem Sie Notizen erstellen, Dateien freigeben , Aufgaben zuweisen oder einfach einen neuen Diskussions-Thread starten.
Ermöglichen Sie Ihren Kunden
Das Erstellen von Arbeitsbereichen für jeden Ihrer Kunden ist nicht schwierig, wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine neue Vorlage zu konfigurieren, nach der es nur ein paar Klicks dauert. Für Ihre Kunden ist der Prozess genauso einfach. Es dauert nicht lange, sich für ein Intellinote-Konto anzumelden.
Wenn Sie wirklich alle Angebote von Intellinote nutzen möchten, ermutigen Sie Ihre Kunden, Aufgaben zuzuweisen. Lassen Sie sie Fälligkeitsdaten festlegen, vollständige Beschreibungen schreiben, unterstützende Dateien als Anhänge hinzufügen und die Kommentare verwenden, um den Artikel zu besprechen. Sobald die Aufgabe zugewiesen wurde, können beide Parteien mit dem Fortschritt Schritt halten.
Mit den mir zugewiesenen Aufgaben und den zugewiesenen Aufgabenbereichen des Unified Workspace können Einzelpersonen unabhängig vom Arbeitsbereich mit Aufgaben Schritt halten. Dies ist nützlich, wenn Sie mit mehreren Clients, vielbeschäftigten Jahreszeiten oder unterwegs unterwegs sind.
Natürlich funktioniert dieses System in beide Richtungen, und wenn Sie zusätzliche Informationen, Zahlungen oder etwas anderes von einem Kunden oder Kunden benötigen, erstellen Sie einfach eine neue Aufgabe und weisen Sie sie der entsprechenden Person zu. Alles ist da, wo es sein muss - im Client- (oder Projekt-) Arbeitsbereich.
Halten Sie Ihre Konkurrenten näher
Es ist unmöglich für jedes Unternehmen zu wissen, was die Konkurrenz zu jeder Zeit macht, aber es ist sicherlich möglich, sich ein Bild von dem zu machen, was sie bereits erreicht haben. Wenn Sie Ihre Geschäftsstrategie als Antwort auf das entwickeln, was Ihre Mitbewerber tun, wird sichergestellt, dass Sie immer frisch und innovativ bleiben, was auch immer Sie tun. Intellinote ist bereit für die Aufgabe.
Die Verfolgung der Konkurrenz ist eine Möglichkeit, mitzuhalten. Jede Erwähnung, die Sie in Blogs, in Werbemitteln oder in sozialen Medien sehen, kann in einer Notiz aufgezeichnet werden, die Sie in diesem bestimmten Unternehmen, Ihrer Gruppe oder Ihrer Person führen. Durch das Freigeben dieser Notiz oder das Hinzufügen von Mitgliedern Ihres Teams zum Arbeitsbereich wird dies zu einer Gruppenaufgabe. Sie können sogar Google Alerts einrichten und E-Mails zu Mitbewerbern direkt an Intellinote weiterleiten.
Um eine E-Mail an Ihr Intellinote-Konto weiterzuleiten. Senden Sie einfach eine E- Mail von Ihrer registrierten Intellinote-Adresse an [email protected] und Ihre Notiz wird im Abschnitt " Meine Notizen " in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich gespeichert. Fügen Sie # Tag oder @ "Workspace" für organisatorische Zwecke in die Betreffzeile ein. Und wenn Sie der Betreffzeile "+ task" hinzufügen, wird Ihre Notiz zu einer Aufgabe innerhalb von Intellinote.
Wenn diese Informationen in Intellinote einfließen, können Sie mit der Markierung von Notizen beginnen, um sie nach Unternehmen zu ordnen, sie in Aufgaben zu konvertieren und sie Ihren Teammitgliedern zuzuweisen, um Diskussionen zu verfolgen und zu starten, um Antworten zu formulieren. Die Fähigkeit, Elemente zwischen Notizen und Aufgaben zu konvertieren, verschiedenen Teammitgliedern zuzuordnen und so in der Marktforschung zusammenzuarbeiten, hilft Ihnen, ein vollständiges Bild des Wettbewerbs zu erstellen.
Der Wettbewerb ist gut
Jedes Unternehmen muss auf den Wettbewerb reagieren. Dies fördert nicht nur die Innovation, sondern stellt auch sicher, dass die direkte Ansprache von Kunden ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Unternehmensstrategie bleibt. Wenn Sie gegenüber einem Mitbewerber verlieren, können Sie Ihre Antwort in einer Notiz verfolgen und verwalten und mühelos die den Teammitgliedern zugewiesenen Aufgaben verwenden.
Diskussionen, die verwendet werden, um Antworten auf konkurrierende Kampagnen zu formulieren, können als Referenz nützlich sein, wenn Sie das nächste Mal zur Anpassung gezwungen werden. Neue Teammitglieder können sofort Zugang zu einer Fülle von Wissen über die Personen erhalten, gegen die sie antreten werden. Als Unternehmen beobachten Sie aktiv den Wettbewerb und erstellen ein immer detaillierteres Bild.
Stellen Sie sich vor, Sie haben dies im Laufe der Jahre getan. Sie haben nicht nur eine Liste der Strategien Ihres Wettbewerbers über einen bestimmten Zeitraum, sondern auch ein lebendiges Bild davon, wie Sie als Unternehmen auf solche Bedrohungen reagieren. Wenn Sie auf dieses Material zugreifen, können Sie Ihre breitere Strategie leicht kritisieren, erfolgreiche Entscheidungen in der Vergangenheit treffen oder besser vermeiden, dieselben Fehler zweimal zu machen.
Delegieren Sie effektiv
Es ist sehr unwahrscheinlich, dass jedes Mitglied Ihrer Organisation in der Lage sein wird, mit allen Möglichkeiten des Wettbewerbs Schritt zu halten, aber Sie werden wahrscheinlich das Engagement hoch halten wollen. Indem jeder eingeladen wird, sich am Workspace zu beteiligen, kann jeder leicht Kampagnen, Erwähnungen oder Werbeaktionen notieren.
Dies kann für Ihre Organisation von großem Vorteil sein, aber Sie können noch weiter gehen. Indem bestimmte Unternehmen oder Interessensgebiete an Einzelpersonen delegiert werden, können sie das Follow-Tool nutzen, um mit diesen vorrangigen Themen Schritt zu halten und gleichzeitig einen Beitrag zum Gesamtbild zu leisten. Artikel erscheinen in ihrem Unified Workspace unter " Following" und werden auch in E-Mail-Auszügen enthalten.
Sinn von Google Drive machen
Google Drive (ehemals Docs) bietet eine ganze Reihe von Tools zur Zusammenarbeit in Echtzeit für die Textverarbeitung, die Verwaltung von Aufzeichnungen, die Datenverarbeitung, Präsentationen und vieles mehr. Der Vorteil einer erschwinglichen und praxiserprobten Produktivitätslösung ist aus der Perspektive einer Gruppe oder eines Unternehmens verständlich. Das bedeutet aber auch, dass Google Drive eine zusätzliche Plattform ist, mit der Sie sich befassen müssen.
Die Vorteile einer der stolzesten Errungenschaften von Google überwiegen häufig die Nachteile, aber die Frustrationen sind immer noch vorhanden: ein Ordnungssystem, das auf Ordner angewiesen ist, Kommentare, die inline erscheinen und schwer zu verfolgen sind, und das überwältigende Gefühl der Fragmentierung Fügen Sie Ihrer Suite von Business-Tools ein weiteres Produkt hinzu.
Die Zuordnung dieser Dokumente zu relevanten Teammitgliedern und Abteilungen beinhaltet häufig die Freigabe von URLs, Fehlern und Konversationen, die in einem Dokument vorkommen, die schwer zu befolgen und noch schwieriger nachzuvollziehen sind. Intellinote ist der kontextbezogene Klebstoff, mit dem Ihre Google Drive-Dokumente in ihren relevanten Kontexten festgehalten werden.
Lösung des Google Drive-Problems
Ganz einfach: Intellinote bietet eine kontextbasierte Benutzeroberfläche für Ihre Google Drive-Inhalte und organisiert Ihre kollaborativen Dokumente neben vorhandenen Notizen, Aufgaben und Diskussionen. Sie müssen Google Drive nicht einmal mehr besuchen, da Ihre Dokumente in den entsprechenden Arbeitsbereichen angezeigt werden. Sie müssen sich also auch nicht mit dem unordentlichen Ordnersystem von Google herumschlagen.
Google Drive verursacht auch Probleme für Benutzer in Bezug auf mehrere Konten: Wenn Sie keinen Browser mit mehreren Profilen verwenden, müssen Sie jedes Mal, wenn Sie auf ein Dokument zugreifen möchten, die Konten wechseln. Wenn Sie Intellinote jedoch mit Ihrem "Arbeitskonto" verbinden, können Sie auf Ihre Unternehmensdokumente zugreifen, ohne sich ständig von Ihrem persönlichen Google Drive-Konto abmelden zu müssen.
Verschieben Sie Diskussionen außerhalb von Dokumenten und in den Arbeitsbereich, sodass sie sofort durchsuchbar und immer von einem Ort aus verfügbar sind. Erstellen Sie neue Ideenversionen, indem Sie Dateien herunterladen und anhängen, Berechtigungsprobleme überwinden oder Dateiprobleme duplizieren.
Der Content rund um Ihre Google Drive-Dokumente bietet einen Kontext mit Aufgaben und Hinweisen zu unterstützenden Dokumenten oder relevanten Informationen neben Ihren Google-Tabellen und -Präsentationen. Diskussionen werden durch In-line-Kommentare ersetzt, sodass die Mitglieder der Organisation Gedanken aus dem entsprechenden Arbeitsbereich leichter austauschen können.
Wenn Sie schließlich mit Kunden arbeiten, die andere Dateitypen wie .DOCX und .PDF verwenden, ermöglicht Intellinote, diese Ressourcen neben Ihren eigenen Google-Dokumenten in Form von Anlagen in Notes oder Kommentaren zur Hand zu haben. Intellinote soll alles an einem Ort zusammenhalten.
Geh zur Arbeit!
Während es für jedes Produkt unmöglich ist, in allem gut zu sein, ist Intellinote so konzipiert, dass es einfach ist. Das bedeutet, es ist flexibel und kann für den Einsatz in allen möglichen Situationen angepasst werden. Durch das Erstellen eines geradlinigen Systems aus Notizen, Aufgaben und Diskussionen, das an mehrere Arbeitsbereiche angeheftet ist, ist es möglich, alles zu organisieren. von ganzen Abteilungen bis zu einzelnen Ereignissen.
Der Trick in der Tasche von Intellinote ist die Organisation, was in diesem Zusammenhang mehr bedeutet, als nur ein paar Dokumente an den richtigen Ort zu bringen. Verschieben Sie Ihre gesamten arbeitsbezogenen Diskussionen aus Ihrem Posteingang und direkt in relevante Abteilungen. Teilen Sie Dateien mit Ihren Vorgesetzten, indem Sie sie direkt an die Aufgabe anhängen, der Sie zugewiesen wurden. Anstatt eine E-Mail über dieses Modell oder diesen Vorschlag zu senden, werden Sie feststellen, dass das direkte Kommentieren des Artikels selbst eine produktivere Arbeitsweise darstellt.
Sobald Sie dies erkannt haben, scheinen die Alternativen nicht so wünschenswert. Zeit, Fokus und Geld zu verlieren, indem man sich auf das Suchfeld von Google Mail verlässt, ist kein Geschäftsplan.
Kostenlos testen
Ganz gleich, ob Sie gerade in einem kleinen Startup starten und Ihr Geschäft aufbauen möchten, ohne die Tücken, dass Sie für alles auf E-Mails angewiesen sind, oder Sie erfahren nur, wie Ihre etablierte Organisation von einem solchen System profitieren kann. Sie können Intellinote kostenlos (für immer) testen, um zu sehen, ob es Ihren Anforderungen entspricht.
Teams von bis zu fünf Personen können bis zu zehn Arbeitsbereiche mit je 2 Gigabyte Speicher pro Benutzer für den Datei-Upload erstellen. Diese Starter-Accounts sind für immer kostenlos und werden vollständig mit Google Drive, mobilem Zugriff und E-Mail-Integration unterstützt. Für besonders kleine Startups ist Intellinote im Wesentlichen kostenlos. Professionelle Preise belaufen sich für Intellinote auf 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat, wobei jedem Mitglied 5 GB Cloud-Speicher zur Verfügung stehen und eine unbegrenzte Anzahl an Arbeitsbereichen erstellt werden kann.
Was auch immer Ihre Bedürfnisse sind - ob geschäftlich oder privat - Intellinote unterstützt Unternehmen, technische und kreative Menschen, die eine leistungsstarke, gemeinschaftliche Lösung benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.
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Bildnachweis: PlaceIt