Es gibt Zeiten im Leben, in denen Regeln unangenehm sind. Wenn es jedoch um Anwendungen wie Outlook geht, können Regeln Lebensretter, Zeitretter und Clutter-Eliminatoren sein. Ob Sie Outlook 2016 auf Ihrem Desktop oder Outlook.com im Web verwenden Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Welches ist das Beste für Sie? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Welches ist das Beste für Sie? Outlook.com ist ein leistungsstarker Online-E-Mail-Client, der kostenlos mit Office Online zur Verfügung gestellt wird. Aber kann Outlook im Web mit seinem Desktop-Pendant konkurrieren? Unser Outlook-Vergleich hilft Ihnen, selbst zu entscheiden. Lesen Sie mehr, Regeln sind verfügbar, um Ihnen zu helfen, organisiert zu bleiben Wie Sie mit Ihren E-Mails in Microsoft Outlook blitzen Wie Sie mit Ihren E-Mails in Microsoft Outlook blitzen Lassen Sie Ihre E-Mails nicht Ihren Tag monopolisieren, nutzen Sie diese Outlook-Tipps, um die Kontrolle über Ihren Posteingang wiederzuerlangen . Weiterlesen .
Was genau sind Regeln?
Für Outlook sind Regeln Werkzeuge, mit denen Sie E-Mails automatisch verschieben und kennzeichnen sowie auf bestimmte Benachrichtigungen hinweisen können. Sobald Sie eine Regel eingerichtet haben, werden alle neuen Nachrichten, die in Ihrem Posteingang ankommen, gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln für Sie erledigt.
Regeln werden normalerweise für empfangene Nachrichten verwendet, Sie können sie jedoch auch für E-Mails erstellen, die Sie senden. Sie können beispielsweise benachrichtigt werden, wenn Ihre E-Mail zugestellt und gelesen wird, oder die Zustellung verzögern. Wie Sie eine E-Mail in Outlook abrufen, nachdem Sie sie gesendet haben Wie Sie eine E-Mail in Outlook abrufen können, nachdem Sie sie gesendet haben Augenblicke später? Wir waren alle dort und wünschten uns, wir könnten es rückgängig machen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine E-Mail in Outlook abrufen oder das Senden von Gmail verzögern. Lesen Sie mehr für eine bestimmte Zeit.
Wie können Regeln verwendet werden?
Sowohl in beruflichen als auch in privaten Situationen können die Regeln in Outlook eine effektive Organisation Ihrer Nachrichten gewährleisten und Sie über wichtige Elemente auf dem Laufenden halten. Hier sind ein paar grundlegende Beispiele, auf die Sie wahrscheinlich beziehen können.
- Haben alle E-Mails von einem bestimmten Kontakt eine Desktop-Warnung ausgegeben?
- Alle E-Mails mit einem bestimmten Wort in der Betreffzeile in einen bestimmten Ordner verschoben haben.
- Alle E-Mails mit einem bestimmten Text im Nachrichtentext löschen
Regeln können so detailliert und fortgeschritten sein, wie Sie möchten, weil es eine Vielzahl von Optionen gibt. Hier sind einige Fälle, in denen Sie weitere Parameter definieren können.
- Haben alle E-Mails von einem bestimmten Kontakt mit einem bestimmten Wort in der Betreffzeile einen benutzerdefinierten Warnton ausgegeben?
- Lassen Sie alle E-Mails mit Anhängen innerhalb eines bestimmten Größenbereichs und Datumsbereichs in einen bestimmten Ordner verschieben.
- Lassen Sie alle E-Mails, in denen Sie sich in der CC-Leitung befinden und die Anforderungen erfüllen, als wichtig gekennzeichnet werden.
Wie können Regeln abgerufen werden?
Ausblick 2016
Wenn Sie Outlook 2016 auf Ihrem Desktop verwenden, sehen Sie im Abschnitt Verschieben oben auf der Registerkarte Start die Option Regeln .
Wenn eine Nachricht geöffnet ist, werden oben auf der Registerkarte " Nachricht" die Regeln angezeigt. Wenn Sie auf Regeln klicken, haben Sie für die aktuell angezeigte Nachricht eine schnelle Möglichkeit, E-Mails immer von diesem Absender zu verschieben oder an einen bestimmten Ordner zu senden. Sie haben auch Optionen zum Erstellen einer Regel oder zum Verwalten von Regeln und Warnungen .
Outlook.com
Wenn Sie Outlook.com in Ihrem Browser verwenden, erhält Outlook.com erweiterte Regeln, Feature rückgängig machen, Inline-Antworten und mehr Outlook.com erhält erweiterte Regeln, Funktion rückgängig machen, Inline-Antworten und mehr Jetzt in allen Outlook-Versionen rollen .com-Benutzer sind vier neue Funktionen, die Ihr E-Mail-Leben erleichtern sollen: Erweiterte Regeln für das Sortieren, eine Rückgängig-Funktion, Inline-Antworten und eine verbesserte Chat-Funktion. Lesen Sie weiter, klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie dann Regeln verwalten aus . Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie eine Liste der aktiven Regeln.
Wie können Regeln hinzugefügt und erstellt werden?
Ausblick 2016
Hier beginnt die wahre Magie. Sie können eine der oben beschriebenen schnellen Regelaktionen auswählen und Nachrichten mit dem spezifischen Absender verschieben oder nur die mit einem einfachen Klick an Sie gesendeten Nachrichten. Aber wenn Sie sich mit Ihren Regeln vertraut machen, bestimmte Bedürfnisse haben oder sich besser organisieren möchten, dann hat Outlook Sie definitiv abgedeckt.
Wählen Sie in Outlook 2016 im oberen Menü Regeln aus und dann Regel erstellen . Als nächstes sehen Sie ein Popup-Fenster mit häufig verwendeten Regeln und Aktionen. Sie können mehrere Kontrollkästchen auswählen, um die Bedingungen einzugrenzen. Bei Bedarf können auch mehrere Aktionen ausgewählt werden.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK . Im Bestätigungsfenster können Sie eine Box markieren, um die Regel für Nachrichten im aktuellen Ordner auszuführen. Dies ist praktisch, wenn Sie sich um eine große Anzahl von Nachrichten kümmern möchten, für die die Regel gilt. Sie können auch die Schaltfläche Erweiterte Optionen für weitere Parameter auswählen, die im Folgenden beschrieben werden.
Darüber hinaus können Sie Regeln verwalten auswählen und auf Neue Regel klicken. Wählen Sie den Typ der Regel, mit der Sie beginnen möchten, aus der Liste, die auf dem folgenden Bildschirm bearbeitet werden kann, und klicken Sie auf Weiter . Sie werden dann mit dem Regel- Assistenten konfrontiert, der das gleiche Fenster ist, das erscheint, wenn Sie oben genannte Erweiterte Optionen wählen.
Sie verwenden die Kontrollkästchen, um so viele Bedingungen wie gewünscht zu markieren. Wenn jede markiert ist, wird sie in der darunter liegenden Box von Schritt 2 angezeigt. In diesem Bereich von Schritt 2 verwenden Sie die Links, um die Parameter anzugeben.
Wenn Sie beispielsweise ausgewählt haben, eine Regel mit bestimmten Wörtern in der Nachricht anzuwenden, klicken Sie auf die begriffsspezifischen Wörter und geben sie dann im nächsten Fenster ein. Klicken Sie auf Hinzufügen, und alle Wörter oder Ausdrücke, die Sie anwenden möchten, werden im darunter liegenden Feld angezeigt. Klicken Sie auf OK, und diese Wörter oder Ausdrücke ersetzen dann die begriffsspezifischen Wörter in Schritt 2.
Klicken Sie auf Weiter und fügen Sie die Aktionen hinzu, die für Ihre Regel gelten sollen. Auch hier können Sie mehrere auswählen und gegebenenfalls die Parameter in der Schritt 2-Box konfigurieren. Wenn Sie beispielsweise eine Kopie der E-Mail in einen Ordner verschieben möchten, klicken Sie auf einen bestimmten Ordner, um Ihre Auswahl zu treffen. Klicken Sie auf OK, und das ausgewählte Element wird in das Feld Schritt 2 eingeblendet.
Sie können weitere Optionen für Ihre Regel auswählen, indem Sie auf Weiter klicken. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf Fertig stellen . Geben Sie Ihrer Regel einen Namen, führen Sie sie optional in Ihrem Posteingang aus, und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen zum Aktivieren der Regel markiert ist. Klicken Sie auf Fertig stellen und Sie sind fertig.
Outlook.com
Klicken Sie auf Outlook.com auf das Zahnradsymbol, wählen Sie Regeln verwalten aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu . Sie verwenden die gleichen Bedingungen und Aktionen wie oben für die Desktop-Version beschrieben, allerdings mit eingeschränkteren Optionen.
Wählen Sie zuerst die Bedingung aus der Dropdown-Liste und geben Sie den Parameter daneben ein. Wählen Sie dann die Aktion und wählen Sie erneut den Parameter.
Sie können auf das Pluszeichen klicken, um Bedingungen und Regeln für eine robustere Filterung hinzuzufügen. Wenn Sie Ihre Meinung ändern oder einen Fehler machen, drücken Sie einfach auf das Mülleimer-Symbol, um das Element zu löschen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Regel erstellen.
Wie können Regeln für Sie arbeiten?
Für geschäftliche und private E-Mails können Regeln sehr praktisch sein und hier sind nur ein paar Beispiele.
Für die Arbeit
- Lassen Sie alle E-Mails des CEO einen Alarmton ausgeben und eine Desktop-Warnung anzeigen.
- Alle E-Mails von Ihrem Projektteam werden in den Projektordner verschoben, und die E-Mails von bestimmten Teammitgliedern werden in bestimmte Unterordner verschoben.
- Haben Sie alle E-Mails, während Sie nicht im Büro sind Einrichten eines E-Mail-Off-Office-Responders in Outlook Einrichten eines E-Mail-Off-Office-Responders im Outlook Was passiert, wenn Sie einen zweiwöchigen Urlaub mit einem anstrengenden Arbeitsleben kombinieren? Sie werden ein riesiges Projekt haben, wenn Sie nach Hause kommen: E-Mails! Warte - warum nicht ein Teil davon für dich automatisieren? Read More, die Anhänge innerhalb dieses Datumsbereichs haben, werden als Follow-ups gekennzeichnet.
Für persönlich
- Lassen Sie alle E-Mails von Ihrem Ehepartner als wichtig und gedruckt markieren.
- Lassen Sie alle E-Mails mit dem Wort Stipendium in der Betreffzeile oder Nachrichtentext an Ihre Eltern weiterleiten.
- Alle E-Mails aus einem bestimmten Geschäft mit dem Wort " Account" werden in einen bestimmten Ordner verschoben, während diejenigen mit dem Wort " Verkauf " gelöscht werden.
Wie werden Regeln verwaltet?
Ausblick 2016
Klicken Sie in der Desktopversion von Outlook im Menü auf Regeln und wählen Sie Regeln und Warnungen verwalten aus . In diesem Fenster werden Ihnen alle aktiven Regeln angezeigt, die Sie eingerichtet haben. Sie können eine neue Regel erstellen oder eine aktuelle bearbeiten, eine Regel kopieren oder löschen und alle Regeln in einem bestimmten Ordner oder in Ihrem Posteingang ausführen. Wenn Sie Optionen wählen, können Sie Ihre Regeln auch einfach exportieren oder importieren.
Outlook.com
Wenn Sie in der Online-Version von Outlook sind, klicken Sie oben auf das Zahnradsymbol, wählen Sie Regeln verwalten aus, und Sie sehen eine Liste aller aktuellen Regeln. Sie haben dann Optionen, um sie zu sortieren, zu löschen oder zu bearbeiten.
Verwenden Sie Outlook-Regeln?
Sie können Zeit bei der Suche nach E-Mails sparen, auf wichtige Nachrichten auf dem Laufenden bleiben und Ihren Posteingang übersichtlich halten MS Outlook Tipp: Wie man eingehende E-Mails automatisch organisiert MS Outlook Tipp: Wie eingehende E-Mails automatisch organisiert werden Lesen Sie mehr mit Outlook-Regeln. Sobald Sie mit der Erstellung von Regeln begonnen haben, können Sie schnell und einfach arbeiten und Zeit, Energie und Ärger sparen. 6 Best Practices für Outlook zur Steigerung Ihres Workflows 6 Best Practices für Outlook zur Steigerung Ihres Workflows Wenn Sie viel Zeit mit Outlook sollten Sie Ihren Workflow untersuchen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail für Sie funktioniert und sparen Sie Zeit für wichtigere Aufgaben. Lesen Sie weiter auf der Straße.
Benutzt du Regeln? Wenn ja, haben sie dir geholfen und wie? Wenn nicht, warum hast du sie nicht ausprobiert? Bitte zögern Sie nicht, Ihre Kommentare unten zu teilen!
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