Wie bei einer Notiz oder einem Brief sollte eine schriftliche Mitteilung eine Unterschrift enthalten. Jetzt, da so viel digital geworden ist, sind E-Mails zu einer gängigen Kommunikationsmethode für Geschäft und Vergnügen geworden. Und eine Unterschrift am Ende Ihrer Nachricht kann den Unterschied ausmachen. Dies ist besonders wichtig in der Geschäftswelt.
Wir haben bereits die Vorteile von E-Mail-Signaturen erklärt Sie können auch von der Macht der E-Mail-Signaturen profitieren Auch Sie können von der Macht der E-Mail-Signaturen profitieren Eine Signatur sagt Ihnen etwas über eine Persönlichkeit. So wie zwei Menschen kaum gleich schreiben, signieren sie auch anders. So entstand die "Wissenschaft" der Graphologie. Aber das digitale Zeitalter und die E-Mail ... Lesen Sie mehr, einschließlich der Offenheit für Kommunikation und Professionalität sowie die Bereitstellung eines Netzwerk-und Werbe-Tool. All dies kann mit einer einfachen Unterschrift erfolgen, die Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen sowie optional Ihre Website und Ihre Geschäftsadresse enthält.
Wenn Sie Outlook für Ihre E-Mails verwenden, ist das Erstellen einer Signatur sehr einfach. Es benötigt nicht viel Zeit, bietet Flexibilität und kann mehrere Signaturen für geschäftliche und persönliche Kommunikation bereitstellen.
So fügen Sie eine Signatur in Outlook hinzu
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine Signatur in Outlook erstellen, müssen Sie zuerst auf den Setup-Bildschirm zugreifen. Sie können diesen Bereich in der Outlook-Desktopanwendung auf zwei verschiedene Arten öffnen.
- Die erste Methode besteht darin, auf Datei > Optionen > E- Mail zu klicken. Sie sollten die Option für Signaturen sehen und einfach auf diese Schaltfläche klicken.
- Die zweite Möglichkeit, auf das Setup-Fenster zuzugreifen, befindet sich auf dem Bildschirm für die E-Mail-Zusammenstellung. Wählen Sie die Registerkarte Einfügen, die Dropdown-Box Signaturen und wählen Sie Signaturen .
Mit beiden Methoden gelangen Sie zum Bildschirm Signaturen und Briefpapier . Hier erstellen Sie Ihre Signatur und konfigurieren ihre Einstellungen.
So erstellen Sie eine Signatur
Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Setup-Fenster auf der Registerkarte E-Mail-Signatur befinden, um mit der ersten Signaturerstellung zu beginnen. Wählen Sie dann das E-Mail-Konto, das Sie rechts verwenden möchten, wenn Sie mehr als eine Adresse eingerichtet haben. Denken Sie daran, dass Sie mehrere Signaturen für mehrere Konten erstellen können.
Klicken Sie auf Neu. Dies sollte die einzige verfügbare Schaltfläche sein, wenn noch keine weiteren Signaturen vorhanden sind.
Als nächstes müssen Sie Ihrer Unterschrift einen Namen geben. Dies ist ebenso wichtig wie praktisch, wenn Sie mehr als eine Signatur einrichten möchten. Sie können beispielsweise verschiedene Signaturen für neue Nachrichten und Antworten oder für interne und externe Nachrichten auswählen. Versuchen Sie also, einen aussagekräftigen Namen zu verwenden, den Sie auf einen Blick erkennen.
Wie man eine Unterschrift formatiert
Jetzt kommt der spaßige Teil und erstellt eine herausragende E-Mail-Signatur im Texteditor. Natürlich können Sie es einfach halten, indem Sie einfach Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen eingeben. Sie können jedoch die verfügbaren Tools verwenden, um die Schriftart zu ändern. So bearbeiten Sie E-Mail-Schriftarten und Formatierung in Microsoft Outlook So bearbeiten Sie E-Mail-Schriftarten und Formatierung in Microsoft Outlook Ändert sich Ihre Outlook-Schriftart? Vielleicht ist die Schriftgröße zu klein, zum Beispiel wenn Sie auf eine E-Mail antworten. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihre E-Mail- und Schriftformatierungen in Microsoft Outlook zu korrigieren. Lesen Sie mehr Stil und Größe, formatieren Sie den Text, ändern Sie seine Farbe und richten Sie ihn nach links, rechts oder in der Mitte aus.
Wenn Sie diese Anpassungen vornehmen möchten, können Sie die Tools verwenden, bevor Sie Ihre Signatur eingeben oder danach. Beginnen wir damit, indem Sie in das Textfeld " E-Mail-Signatur" klicken und Ihre Signatur eingeben, um die Änderungen anschließend vorzunehmen. Dann schauen wir uns die anderen Optionen an, um eine Visitenkarte, ein Bild oder einen Link einzufügen.
Um den Text in der Unterschrift nach der Eingabe zu ändern, wählen Sie einfach den Text aus und nehmen Sie Änderungen an Schriftart, Schriftgröße, Formatierung oder Farbe vor. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, dass Ihr Name größer und in einer eleganten Schrift erscheint. Oder möchten Sie, dass Ihr Firmenname und Ihre Telefonnummer in Ihren Unternehmensfarben angezeigt werden?
Eine nette Eigenschaft beim Erstellen Ihrer Signatur im Outlook-Desktop ist, dass wenn Sie einen Link zu einer Website hinzufügen möchten, die Anwendung dies automatisch für Sie erledigt. Wenn Sie zum Beispiel mit "www." Und dann mit dem Rest der URL beginnen, wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird der Text für Sie mit der Site verknüpft.
Alternativ können Sie den Text selbst verlinken und verschiedene Sprachen mit der Hyperlink- Schaltfläche verwenden. Auf diese Weise können Sie beliebigen Text verfassen und verknüpfen. Als Beispiel möchten Sie vielleicht, dass Ihr Firmenname so angezeigt wird, wie er ist, aber mit der Firmenwebsite verlinken.
Wählen Sie dazu den Text aus und klicken Sie oben im Editor auf die Schaltfläche Hyperlink . Unter Verknüpfung Um sicherzustellen, dass vorhandene Datei oder Webseite ausgewählt ist, bestätigen Sie den Text, der oben angezeigt wird, und geben Sie die URL am unteren Rand in das Feld Adresse ein. Klicken Sie auf OK und Sie sind fertig.
Sie werden feststellen, dass Sie in derselben Box auch eine E-Mail-Adresse eingeben können. Dies ist eine weitere praktische Möglichkeit, Ihre E-Mail-Adresse zu formatieren. Sie können sogar eine Betreffzeile einfügen, sodass Sie wissen, dass die Nachricht von einem Benutzer stammt, der auf Ihre Adresse in der E-Mail geklickt hat. Beachten Sie, dass der Benutzer diese Betreffzeile wahrscheinlich mit seiner eigenen Anwendung anpassen kann.
Eine weitere gute Möglichkeit, Ihre Signatur hervorzuheben, besteht darin, ein Bild einzufügen. Die gebräuchlichste Verwendung hierfür ist Ihr Firmenlogo. Und viele Unternehmen verlangen tatsächlich, dass ihr Logo in Ihrer Unterschrift ist. Wie auch immer, das Hinzufügen ist genauso einfach wie das Hinzufügen eines Links.
Bewegen Sie den Cursor an die Stelle in Ihrer Signatur, an der Sie das Bild haben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bild . Suchen Sie im Popup-Fenster nach Ihrer Datei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Einfügen . Das ist es, Ihr Bild wird dann in Ihre Signatur eingefügt.
Wenn Sie nach dem Einfügen des Bildes feststellen, dass es einige Formatierungen verwenden kann, können Sie dies auch tun. Doppelklicken Sie einfach auf das Bild, um das Formatierungsfenster zu öffnen. Dann können Sie die Größe oder Farben und Linien anpassen sowie alternativen Text eingeben und das Bild beschneiden.
Eine weitere großartige Möglichkeit, ein Bild in Ihrer Signatur zu formatieren, besteht darin, es zu verknüpfen. Auf diese Weise kann Ihr Empfänger einfach auf das Logo klicken und direkt auf Ihre Unternehmens-Website gehen. Fügen Sie dazu das Bild hinzu und fügen Sie den Link mit den obigen Schritten ein.
Obwohl vielleicht nicht so häufig wie die anderen Formatierungstools, ist die Option zum Hinzufügen einer Visitenkarte verfügbar. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle, klicken Sie auf die Schaltfläche Visitenkarte, wählen Sie den Ort in der Dropdown-Liste Suchen in und klicken Sie auf OK .
Wenn Sie eine Visitenkarte gespeichert haben, die Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Ihren Firmennamen enthält, können Sie diese Informationen bequem und schnell hinzufügen.
So konfigurieren Sie eine Signatur
Ein letzter Schritt nach dem Erstellen Ihrer Signatur besteht darin, zu entscheiden, wann sie verwendet werden soll. Sie haben bereits die E-Mail-Adresse ausgewählt, an die sie angehängt werden soll, aber es gibt noch mehr. Sie können die Signatur für neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen oder für beide verwenden. Und Sie können für jeden verschiedene erstellen.
Wenn Sie zum Beispiel eine Signatur haben, die viele Details mit Ihrem Namen enthält, möchten Sie möglicherweise nicht alle diese Elemente enthalten, wenn Sie einfach eine E-Mail an jemanden senden oder an jemanden weiterleiten. Zu diesem Zeitpunkt möchten Sie vielleicht nur ein einfaches "Dankeschön" zusammen mit Ihrem Vornamen.
Sie würden also den Namen Ihrer neuen E-Mail-Signatur im Bereich Neue Nachrichten behalten und dann eine neue Signatur erstellen und deren Namen im Feld Antworten / Weiterleiten auswählen. Beachten Sie, dass diese Optionen standardmäßig in Ihre E-Mails eingefügt werden, jedoch in der E-Mail geändert werden können, bevor Sie sie senden.
So verwenden Sie eine andere Signatur
Nachdem Sie Ihre Standardsignaturen festgelegt haben, müssen Sie sich beim Einfügen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht keine Gedanken mehr darüber machen. Was aber, wenn Sie in dieser E-Mail eine andere Signatur verwenden möchten?
Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster auf die Registerkarte Einfügen . Wählen Sie dann die Dropdown-Box " Signaturen " und wählen Sie die Signatur, die Sie verwenden möchten. Sie werden dann sehen, dass Ihre Wahl direkt in Ihre E-Mail hineinspringt und den Standard ersetzt.
Wie man eine Unterschrift in Outlook ändert
Möglicherweise haben Sie jetzt alle Ihre Signaturen eingerichtet, aber Sie müssen feststellen, dass Sie eine Änderung vornehmen müssen. Wie bearbeitest du eine bestehende Signatur? Dies ist genauso einfach wie das Erstellen eines.
Rufen Sie erneut das Fenster zum Einrichten der Signatur auf, indem Sie auf Datei > Optionen > E- Mail klicken. Oder wählen Sie auf dem Bildschirm für die E-Mail- Erstellung die Registerkarte Einfügen, das Dropdown-Menü Signaturen und wählen Sie Signaturen .
Wählen Sie dann den Namen der Signatur im Feld Signatur zum Bearbeiten auswählen. Nehmen Sie Ihre Änderungen im Editor vor und klicken Sie auf Speichern . Sie können Ihre Signatur auch bei Bedarf aus diesem Bereich umbenennen. Klicken Sie auf Umbenennen, geben Sie ihm einen neuen Namen und klicken Sie auf Speichern .
Signaturen sind für mehr als Business-E-Mails
Sie befinden sich möglicherweise in einer Situation, in der Ihr Unternehmen strenge Regeln für E-Mail-Signaturen und Formatierung hat. Vielleicht möchten Sie Ihre Unterschrift aus beruflichen Gründen einfach halten. E-Mail-Signaturen sind jedoch nicht nur für Unternehmen gedacht. Mit den von Outlook angebotenen Tools können Sie Ihre persönlichen E-Mails unterhaltsam und kreativ gestalten.
Hier sind nur ein paar Vorschläge.
Fügen Sie Urlaubsfeiern zu E-Mails hinzu, die Sie an Freunde und Familie senden. Sie können ein süßes Urlaubsbild einfügen, ein fröhliches Schließen hinzufügen und Ihre Unterschrift mit festlichen Farben unterstreichen.
Fügen Sie Motivation, Inspiration oder guten alten Humor mit einem Zitat hinzu. Sie können mit den Formatierungstools in Outlook beliebige Wörter auffällig oder witzig gestalten.
Zeigen Sie Ihren Teamgeist für Fußball, Basketball oder Baseball-Saison. Sie können ein Foto Ihres Lieblingsteams einfügen, es mit der offiziellen Website verknüpfen und die Teamfarben für einen coolen Effekt verwenden.
Vergessen Sie nicht das Web
Wenn Sie gelegentlich auf Ihr Outlook-Konto im Internet zugreifen Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Welches ist das Beste für Sie? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Welches ist das Beste für Sie? Outlook.com ist ein leistungsstarker Online-E-Mail-Client, der kostenlos mit Office Online zur Verfügung gestellt wird. Aber kann Outlook im Web mit seinem Desktop-Pendant konkurrieren? Unser Outlook-Vergleich hilft Ihnen, selbst zu entscheiden. Lesen Sie mehr, Sie können dort auch eine Standardsignatur hinzufügen. Ja, Outlook im Web ist nicht ganz dasselbe wie Outlook auf Desktops, aber das ist eine Sache, die beide teilen. Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen Outlook, Hotmail und den E-Mail-Diensten von Microsoft Hotmail Is Dead! Microsoft Outlook E-Mail-Dienste erklärt Hotmail ist tot! Microsoft Outlook E-Mail-Dienste erklärt Beenden Sie die Suche nach Hotmail! Die Terminologie der verschiedenen Microsoft Outlook-E-Mail-Dienste ist verwirrend. Wenn Sie nicht mehr wissen, ob es Outlook Web App, Outlook Online oder andere heißt, lassen Sie uns das erklären. Weiterlesen .
Klicken Sie oben auf das Zahnradsymbol, um Ihre Einstellungen zu öffnen. Wählen Sie dann Optionen > E- Mail > Layout > E-Mail-Signatur .
Während Sie derzeit nur eine Signatur auf der Outlook-Site erstellen und verwenden können, können Sie sie dennoch formatieren, Bilder und Links hinzufügen und sie für den Nachrichtentyp konfigurieren.
Teilen Sie Ihre Unterschrift Tipps und Vorschläge
Bei geschäftlichen E-Mails können Signaturen gleichzeitig einfach, attraktiv und nützlich sein. Sie geben Ihren Empfängern eine einfache Möglichkeit, Ihre Kontaktinformationen zu sehen und Ihre Unternehmens-Website zu besuchen. Für persönliche E-Mails können Signaturen einzigartig, unterhaltsam und unterhaltsam sein. Sie können Persönlichkeit und Geist zeigen.
Welche Tipps hast du für andere in Bezug auf E-Mail-Signaturen? Haben Sie eine allgemeine Regel, die Sie für geschäftliche Nachrichten oder eine kreative Idee teilen möchten, die Sie für persönliche E-Mails vorschlagen möchten? Teilen Sie uns Ihre Gedanken mit.