Ganz gleich, ob Sie als Teil eines großen Teams arbeiten oder einfach nur eine Vielzahl von Aufgaben selbst erledigen möchten, es ist einfach für eine Vielzahl kleinerer Aufträge, sich in eine Aufgabe zu verwandeln, die nicht bewältigt werden kann. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, versuchen Sie, Kanban in Ihren Arbeitsablauf einzuführen, um zu sehen, ob es die Belastung erhöht.
Durch den schrittweisen Abbau von Arbeitsplätzen und die visuelle Gestaltung hilft Kanban den Menschen dabei, die Fortschritte zu erkennen, die sie machen, und festzustellen, wo es Raum für Verbesserungen gibt. Trotz der Wurzeln in der Automobilproduktion können die Kernkonzepte dieser Strategie auf ein breites Spektrum von Arbeitsumgebungen angewendet werden.
Es ist relativ einfach einzurichten und könnte sich positiv auf Ihren Arbeitsalltag auswirken. Verwenden Sie diese Anleitung, um Ihren Zeitplan einzurichten und Kanban zu implementieren.
Was ist Kanban?
Kanban ist eine Geschäftspraxis, die in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno gegründet wurde, einem Industrie-Ingenieur, der versuchte, den täglichen Arbeitsablauf beim japanischen Automobilriesen Toyota zu straffen. Mit Blick auf den Denkprozess hinter der Wiederbefüllung von Regalen in Supermärkten entwickelte Ohno eine Methode, einen linearen Prozess mit klar definierten Grenzen zu nutzen, um die Auswirkungen von Produktivitätsengpässen zu kontrollieren .
Die Grundeinstellung eines Kanban-Plans teilt den gegebenen Prozess in seine Teilschritte ein. Einzelne Aufgaben - normalerweise durch Post-it-Notizen oder ein digitales Äquivalent dargestellt - bewegen sich von links nach rechts durch Spalten, die mit dem Namen jedes Schritts und einer Nummer versehen sind.
Diese vom Scheduler festgelegte Anzahl stellt die Anzahl der Aufgaben dar, die das Team oder die Person, die für diese Produktionsphase verantwortlich ist, zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen kann. Aufgaben in jeder Spalte sind in zwei Gruppen unterteilt; in Arbeit oder abgeschlossen. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, kann die nächste Stufe der Produktion sie anfordern und in die nächste Spalte verschieben - aber nur, wenn genügend Kapazität vorhanden ist.
Ein öffentliches Kanban-Board gibt Ihrem gesamten Team einen Überblick über das Projekt von Anfang bis Ende, anstatt sich bewusst zu machen, dass der Workflow in die eigene Produktionsphase eingeordnet wird. Aus einer Management-Perspektive kann dies dazu beitragen , Mitarbeiter dorthin zu bringen, wo sie am dringendsten benötigt werden, aber es hilft auch Einzelpersonen festzustellen, wo Hilfe auf informellerer, kontinuierlicher Basis benötigt wird.
Einrichten eines Kanban-Schedulers mit Trello
Wenn Sie gerade mit Kanban beginnen - und insbesondere, wenn Sie es einer Gruppe vorstellen, die mit dem Konzept nicht vertraut ist - sollten Sie sicherstellen, dass die von Ihnen verwendeten Tools so einfach und zugänglich wie möglich sind. Es leidet unter gewissen Einschränkungen, die Kanban-Puristen, Projektmanagement und mehr 10 Einzigartige Anwendungen von Trello Andere als Projekt-Management 10 Einzigartige Anwendungen von Trello anders als Projekt-Management Trello ist eine Liste Liebhaber Freude. Sein Kanban-ähnlicher Ansatz war nicht nur für das Projektmanagement gedacht. Glauben Sie uns nicht? Schauen Sie sich diese zehn einzigartigen Anwendungen von Trello an. Lesen Sie mehr Werkzeug Trello ist eine gute Wahl, um Dinge auf den Boden zu bringen.
Um zu beginnen, registrieren Sie sich für ein Trello-Konto. Sobald dies erledigt ist, erstellen Sie ein neues Board und beginnen Sie, Listen zu erstellen. Jede Liste stellt eine Spalte Ihres Kanban-Workflows dar, benennen Sie sie also jeweils nach einer Phase des von Ihnen überwachten Prozesses. In meinem Beispiel habe ich die verschiedenen Schritte zum Erstellen und Veröffentlichen eines Artikels verwendet, aber diese können für jedes Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, ausgelagert werden.
Der Schlüssel sind die wichtigsten Zahlen in jeder Spaltenüberschrift. Fühlen Sie sich frei, Platzhalter zu setzen und sie zu optimieren, während Sie ein Gefühl für Ihren Prozess bekommen - es ist wahrscheinlich, dass Sie nicht wirklich wissen werden, wie viel jede Phase des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt fließen kann, bis Sie damit arbeiten Kanban für eine kleine Weile, besonders wenn Sie die Strategie als Teil eines Teams verwenden.
Sobald diese vorhanden sind, können Sie Karten erstellen, die einzelne Aufgaben darstellen, die dann je nach Bedarf von einer Liste in eine andere übertragen werden. Es ist wichtig, dass jeder, der das Board verwendet, diese Karten organisiert. Wie man Trello Listen mehr mit Kartenhüllen organisiert hält Wie man Trello Listen mit Kartenhüllen organisierter hält Trello Organisation kann schnell außer Kontrolle geraten, aber Sie können Ihr Leben einfacher machen mit Karte Bild bedeckt als visuelle Hinweise. Lesen Sie mehr und halten Sie sich an die Zahlen, die für jede Phase des Prozesses festgelegt sind.
Damit das System jedoch wie vorgesehen funktioniert, muss eine Methode vorhanden sein, mit der Aufgaben, die eine bestimmte Phase des Prozesses durchlaufen haben, von den noch laufenden Prozessen unterschieden werden können. Auf Trello sind Etiketten der einfachste Weg, dies zu verfolgen; Ich habe eine grüne Markierung verwendet, um anzuzeigen, dass eine Aufgabe für die nächste Stufe bereit ist, und eine gelbe, um anzuzeigen, dass noch daran gearbeitet wird. Stellen Sie sicher, dass nur eine Beschriftung auf einer bestimmten Karte angebracht ist.
Oben sehen Sie meine Beispiel-Trello-Karte in Aktion - beachten Sie, dass die Aufgabe in der Spalte Schreiben noch nicht verschoben wurde, da es in der Bearbeitungsphase keine Kapazität mehr gibt. Wenn eine andere der gelb markierten Aufgaben abgeschlossen und entsprechend umbenannt wird, wird diese Aufgabe verschoben und ihr Status wird geändert.
Kanban als Team verwenden
Obwohl es auf individueller Basis verwendet werden kann, war die ursprüngliche Implementierung von Kanban eine Methode, um sicherzustellen, dass Gruppen als zusammenhängende Einheit arbeiten können. 5 Google Tabellen Einstellungen Essentiell für Teamarbeit 5 Google Tabellen Einstellungen Wesentlich für Teamarbeit Google Tabellen bietet mehr Funktionen zur Unterstützung von Gruppen Dateneingabe und -verarbeitung, als Sie vielleicht denken. Wir stellen Ihnen die Funktionen und Funktionen von Google Tabellen vor, die für Gruppenprojekte erforderlich sind. Weiterlesen . Das hört sich nach ausgedienter Beratung an, aber Kommunikation und Teamwork sind zwei der wichtigsten Aspekte, um diese Strategie zu einem Erfolg an Ihrem Arbeitsplatz zu machen.
Die meisten digitalen Mittel zur Ausführung eines Kanban-Workflows, einschließlich Trello, bieten eine Methode zum Hinterlassen von Kommentaren oder Nachrichten für andere Benutzer. Während die Überbeanspruchung zu einem Meer von weißem Rauschen führen kann, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter während des gesamten Prozesses die Kommunikationswerkzeuge, die diese Plattformen bieten, voll ausnutzen.
Dies trägt zur entscheidenden Bedeutung der Teamarbeit bei. Der Kern des Kanban-Systems ist, dass jeder, der den Zeitplan betrachtet, sofort erkennt, wo sich ein Engpass bildet. Hier lohnt es sich, Kollegen zu haben, die in mehreren Disziplinen arbeiten; Wenn eine Phase des Prozesses die Produktion verlangsamt, weisen Sie Ihrem Team einige Hilfe zu.
Je nachdem, wie Ihr Arbeitsplatz ausgelegt ist, können Sie diese Informationen am besten über einen Instant Messaging-Client weiterleiten. Slack ist ein leistungsfähiges Werkzeug für jedes Büro und ist noch besser, wenn es mit Bots ausgestattet ist, die bestimmte Prozesse automatisieren können. 14 Beste automatisierte Bots, die Sie für Ihren Slack-Kanal benötigen 14 Beste automatisierte Bots, die Sie für Ihren Slack-Kanal brauchen Wenn Sie ein Geschäft führen kann Slack aufstellen und Bots haben, die die niederen Aufgaben rund um die Uhr ausführen, während du mit wichtigeren Dingen, wie der Eroberung der Welt, weitermachst. Weiterlesen .
Kanban als Individuum verwenden
Die Verwendung von Kanban während Sie fliegen, hat eine reflektierende Qualität und hilft Ihnen, größere Engpässe in Ihrem Workflow zu vermeiden. Anstatt sich darauf zu konzentrieren, wo Ihre Ressourcen verteilt werden, wie Sie es vielleicht mit einer Gruppe tun, sollten Sie stattdessen darauf achten, welche Phasen Ihrer Arbeit den Gesamtprozess tendenziell verlangsamen.
Ein Vorteil der Arbeit mit Kanban allein ist, dass Sie nicht durch einen digitalen Scheduler eingeschränkt sind - diese Optionen sind großartig, wenn Sie gemeinsam arbeiten, aber die Bequemlichkeit eines physischen Zeitplans könnte sich herausstellen, wenn Sie der Einzige sind, der benötigt Zugriff.
Wenn Sie eine Kombination aus einem Notebook und einigen Post-it-Notizen verwenden - oder sogar eine Pinnwand, die Sie zur einfachen Referenz an die Wand Ihres Büros platzieren können -, werden alle technischen Komplikationen aus den Kanban-Prinzipien entfernt. Es ist nicht für jedermann, aber eine Stift-und-Papier-Lösung ist manchmal vorzuziehen. 6 Einfache Gründe, warum Papier immer noch Ihre Killer-Produktivität App sein kann 6 Einfache Gründe, warum Papier immer noch Ihre Killer-Produktivität-App ist Papier kann ein potenteres Werkzeug für die Produktivität als ein Computer oder ein Touch-Gerät, und sollte nicht sofort entlassen werden. Nicht überzeugt? Hier sind sechs Gründe, warum Papier noch relevant ist. Mehr zur Vereinfachung.
Andere Kanban-Werkzeuge
Trello ist eine gute Methode, um einen grundlegenden Kanban-Prozess in Gang zu bringen, aber Sie möchten vielleicht verzweigen, sobald Sie Ihren Fuß gefunden haben. Leankit ist eine solche Lösung, die eine 30-tägige kostenlose Testversion anbietet und sich auf die Kanban-Methodik sowie andere Strategien wie die allseits beliebte Scrum-Technik Scrumy - Endlich eine wirklich einfache Projektmanagement-App für Gruppen Scrumy - schließlich eine wirklich einfache Methode spezialisiert Projektmanagement-App für Gruppen Lesen Sie mehr.
Kanban-spezifische Optionen sind ebenfalls verfügbar. Kanbanery bietet ein intelligentes UI mit sehr wenig Ablenkung von Ihrer Arbeit, mit kostenlosen Plänen für Teams mit weniger als zwei Mitgliedern, gemeinnützigen Organisationen oder Open-Source-Projekten. Inzwischen bietet KanbanFlow umfassende mobile Tools und eine leistungsstarke Pomodoro-Integration, um ein sehr starkes Kernprodukt zu entwickeln.
Hatten Sie Erfolg bei der Implementierung von Kanban an Ihrem Arbeitsplatz? Lernst du gerade erst die Strategie kennen und hast mehr Fragen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Ihre Fragen in den Kommentaren unten.