Es ist so schwer, Abschied zu nehmen, oder? Es ist unangenehm und manchmal ist es peinlich. Nun, vielleicht gibt es keine Anweisungen für diese Situationen, aber zumindest können wir Ihnen einige Anweisungen geben, wie Sie sich in einer E-Mail verabschieden können, ohne sich unbeholfen zu fühlen.
Eine E-Mail-Signatur Sie können auch von der Macht der E-Mail-Signaturen profitieren Auch Sie können von der Macht der E-Mail-Signaturen profitieren Eine Signatur sagt Ihnen etwas über eine Persönlichkeit. So wie zwei Menschen kaum gleich schreiben, signieren sie auch anders. So entstand die "Wissenschaft" der Graphologie. Aber das digitale Zeitalter und die E-Mail ... Lesen Sie mehr ist für alle Absichten und Zwecke, Ihr "Auf Wiedersehen". Es ist nicht, ob Sie jemanden umarmen oder ihm einen Handschlag geben. Es ist nicht, ob Sie ihnen nur Ihren Namen geben, oder geben Sie Ihre Visitenkarte mit allen Ihren Kontaktinformationen, die eingeschlossen werden. So entsteht ein Eindruck. Oder nicht.
In diesem Artikel werde ich die fünf wichtigsten Lektionen, die ich in den Jahrzehnten gelernt habe, in denen ich mit Menschen im Internet kommuniziert habe, teilen. Interessanterweise gab es die Dilemmata, die mit E-Mail-Signaturen verbunden sind, seit diese frühen E-Mail-Nachrichten in den 1960ern über BitNet und FidoNet oder sogar über das CTSS-Mail-System von MIT gesendet wurden, aber ich schweife ab.
Email ist sehr lange bei uns. Wie kommst du richtig? Wie kannst du dich abmelden, ohne wie ein Snob zu wirken, aber auch genug Informationen anbieten, damit die Leute wissen, wer und was du bist? Lass uns anfangen. Bis wir fertig sind, haben Sie eine ziemlich gute Idee, was Sie mit Ihrer eigenen E-Mail-Signatur machen möchten.
Was eine E-Mail-Signatur tun soll
In diesen Tagen, während ich E-Mails an Leute verschicke, habe ich 3 verschiedene "Ebenen" der E-Mail-Signatur. Warum? Nun, es gibt drei Ebenen von Beziehungen, die abgedeckt werden müssen - von einer kurzen Notiz über einen Freund bis hin zu einer formellen geschäftlichen E-Mail-Nachricht an ein Unternehmen. Drei Varianten sind wirklich alles, was Sie brauchen, und der Zweck dieser sollte der folgende sein:
1. Ein schnelles Lächeln - Diese Signatur-Version geht auf schnelle E-Mails an Freunde oder Kollegen, die Sie mehrmals täglich per E-Mail senden.
2. Smile and a Handshake - Bei dieser Signaturversion werden längere E-Mails an Arbeitskollegen gesendet, in denen Ihre E-Mails etwas formeller sein müssen.
3. Eine feste Handshake und Visitenkarte - Dies ist für die Zeiten, wenn Sie eine formelle geschäftliche E-Mail schreiben und Ihren Titel und alle Ihre Kontaktinformationen angeben müssen.
Es gibt ungeschriebene Regeln für jede dieser Arten von E-Mail-Signaturen. Brich sie, und es wird nicht das Ende der Welt sein. Wenn Sie jedoch einen besonders guten Eindruck machen möchten, sollten Sie einige dieser Tipps für jede Art von E-Mail beachten, die Sie senden.
Die Quick Smile Unterschrift
Sie benötigen nicht immer eine E-Mail-Signatur. Zumindest brauchen Sie nicht immer einen formellen. Das ist genau wie wenn man im Flur von einem Kollegen läuft. Du siehst sie mehrmals am Tag. Du nimmst an den gleichen Treffen teil. Musst du sie wirklich mit einem Handschlag im Flur begrüßen? Nein; die meiste Zeit ist es ein schnelles "Hey Fred" und ein Lächeln, wenn überhaupt. Wenn Sie einem Kollegen schnell eine E-Mail senden, um ihn um Rat zu fragen oder um einen Tipp zu erhalten, benötigen Sie möglicherweise gar keine Unterschrift. Wenn Sie das Bedürfnis haben, sich abzumelden, können Sie meinen Ansatz verfolgen, nur Ihr Name wird mit einem Bindestrich vorangestellt. 
Keine Notwendigkeit für blumige Zitate oder aufwendige Titel. Die Person weiß, wer du bist, was du bist und alles andere als dein Name wäre peinlich. Betrachten Sie es als eine grundlegende Unterhaltung am Wasserkühler, die Sie normalerweise mit etwas wie "in Ordnung, fangen Sie dann später!" Und eine schnelle Welle beenden. Es wird nichts mehr benötigt.
Lächeln und ein Händedruck
Die andere Art von Signatur ist eine Art Hybrid zwischen formal und informell. Dies ist der schwierige, um richtig zu werden. Das können Kollegen sein, die Sie mit semi-formalen Geschäftsanfragen per E-Mail erreichen möchten, aber Sie möchten nicht, dass sie als steif empfunden werden. Sie müssen die Wichtigkeit der E-Mail schätzen, aber Sie möchten nicht, dass sie sich fragen, ob Sie tatsächlich noch Freunde sind. Hier kommt die sehr subtile Signatur ins Spiel. Diese sind normalerweise in der Größe und fast unmerklich in der Fußzeile der E-Mail selbst verringert. Einer der besten Ansätze dafür ist eine Signatur, die ich "One-Liner" nenne.
In dieser Version sind alle Informationen mit einem "|" - Zeichen unterteilt. Dies könnte so einfach wie eine Adresse oder E-Mail, Telefonnummern, Zellnummern oder was auch immer sein. Es sollte kurz sein, ein wenig notwendiger Informationen enthalten, und das war's. Ich habe sogar einige Leute gesehen, die diese Signatur in einer Schrift machen, die schwächer ist als der Rest der E-Mail - vielleicht in Grau. Ein anderer Ansatz, den ich bemerkt habe, ist ein sehr kurzer Zweiliner. Grundsätzlich ein Name und eine Form des Kontakts, bei dem es sich um eine einzelne Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse handeln kann. 
Offensichtlich ist dies für Empfänger, die bereits wissen, wer Sie sind, mit welchem Unternehmen Sie arbeiten, und Sie senden ihnen nur eine von vielen Korrespondenz-E-Mails. Es bietet das "Gefühl" einer freundlichen E-Mail, aber wenn die Person Sie kontaktieren muss und Ihre Nummer nicht in ihrem Rolodex aufbewahren kann (benutzen die Leute diese noch?), Dann finden Sie Ihre Kontaktdaten am Fuß der E-Mail. direkt in Reichweite.
Ein formeller Händedruck
Natürlich gibt es Zeiten, in denen Sie jemandem außerhalb des Unternehmens eine E-Mail schicken oder Sie senden jemandem innerhalb des Unternehmens eine E-Mail über etwas Offizielles, das die Konversation formalisiert. Es ist wie ein formelles Outfit, wenn Sie an einer Preisverleihung für Ihre Kollegen teilnehmen. Bevor ich darlege, was Sie in diesen Fällen tun sollten, ist es lehrreicher, etwas abzudecken, was Sie zuerst nicht tun sollten. Ja, Sie sollten Kontaktinformationen wie Ihren Firmennamen, Ihre Website und Ihre E-Mail-Adresse angeben, aber Sie müssen sie nicht übertreiben. Ist es wirklich notwendig, vier verschiedene Telefonnummern, einschließlich eines Faxgeräts, anzugeben? 
Nein, stellen Sie genügend Kontaktinformationen zur Verfügung, so dass es mehrere Methoden gibt, um Sie zu kontaktieren - E-Mail, Telefon oder vielleicht sogar über eine Website - aber lassen Sie sich nicht mitreißen. Wenn Sie eine Liste mit Telefonnummern angeben, sieht es so aus, als wären Sie so mobil, dass Sie nie in Ihrem Büro sind und zu schwierig zu kontaktieren sind.
Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass er als Selbstdarsteller auftritt. Leute wie diese werden ihre E-Mail-Signaturen mit ihren Social-Networking-Accounts überladen, bis zu dem Punkt, an dem die Signatur mehr als 10 Zeilen lang ist und größtenteils mit Selbstmarketing gefüllt ist.
Eine andere Möglichkeit, einen schrecklichen Eindruck zu machen, ist die Verwendung aller möglichen funkigen Farben und Schriftarten in Ihrer E-Mail-Adresse. Es ist schwer, so etwas zu entfernen, weil die Farben übereinstimmen müssen und die Schriften richtig aussehen müssen. Leider haben viele Leute keine Ahnung, wie man Farben richtig anpasst, und ihre E-Mail-Signatur sieht aus wie in einer Willy-Wonka-Fabrik. 
Diese Art von Clownsignatur ist unprofessionell und jeder, an den Sie es schicken, wird denken, dass Sie keine Ahnung haben, was Sie tun, egal in welchem Bereich Sie sich befinden. Vermeiden Sie also extravagante Farben. Halte es einfach.
Was Sie richtig machen können
Wie sieht eine gute formelle E-Mail-Signatur aus, wenn Sie einen guten Eindruck hinterlassen möchten? Gehen Sie mit den grundlegenden Informationen, halten Sie die Formatierung und den Stil einfach, und übertreiben Sie es nicht mit Informationen.
Hier ist ein Beispiel. Dieser enthält 4 Zeilen - Name, Firma, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Das ist es.
Diese Person verwendet nur reinen Text, und hält es nur auf vier Zeilen, macht es so nobel und professionell.
Mit meiner eigenen Adresse gehe ich ein wenig weiter, indem ich die Unterschrift bescheiden halte, indem ich Kursivschrift verwende und sie dunkelgrau verblasse. Wenn Sie den Text ein wenig heller halten als der E-Mail-Text, teilt er dem Empfänger mit, dass Sie Ihre eigenen Informationen als sekundär zur Nachricht selbst betrachten. Es ist ein subtiler Hauch von Demut.
Außerdem sollten Titel nur verwendet werden, wenn sie für die vorliegende Konversation relevant sind. In den meisten Korrespondenzen, die mit meiner eigenen Website zu tun haben, müssen die Leute wissen, dass ich der Eigentümer der Website bin, daher ist der Titel wichtig. Es sind nur genügend Informationen für den schnellen Kontakt enthalten - E-Mail und Telefonnummer, das war's.
Ein anderes Beispiel ist die Signatur, die ich für interne und externe Korrespondenz von MakeUseOf verwende.
Hier schwankte ich tatsächlich zwischen der Verwendung des Titels oder nicht. Dies ist normalerweise nur in der externen E-Mail-Kommunikation wichtig und in einigen internen Kommunikationen von untergeordneter Bedeutung. Ich begann mit zwei Versionen - eine für externe und eine für interne - aber ich war müde von manueller Umschaltung zwischen den beiden, dass ich beschloss, mit dem oben genannten zu bleiben. Auf die Gefahr hin, als selbst wichtig zu gelten, bleibt es verblasst und zweitrangig. Es nutzt auch die oben erwähnte "|" - Zeichen, ein kleiner Spritzer Farbe, um den Namen der Website hervorzuheben, und ich beschloss, fett zu sein und füge eine fünfte Zeile für ein Zitat hinzu.
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