Wenn Sie jemals schriftliche Arbeiten koproduzieren mussten, wissen Sie, auf wie vielen Ebenen dies schwierig sein kann. Das Warten auf Ihren Schreibpartner oder das Korrigieren von widersprüchlichen Versionen eines Dokuments sollte Ihre geringste Sorge sein. Schließlich macht das Internet kollaboratives Schreiben zu einem Kinderspiel.
Nachdem ich eine 100-seitige Arbeit in einem Team von drei Personen mit Google Drive geschrieben hatte, wusste ich, dass dies stimmte. Allerdings habe ich kürzlich Google Drive nicht dazu gebracht, in einem fünfköpfigen Team ein Dokument mit weniger als zehn Seiten zu erstellen. Am Ende schickten wir Word-Dokumente hin und her, was mich fast verrückt machte. Helfen Sie Ihrem Team, die folgenden Probleme zu vermeiden, indem Sie mit einem kollaborativen Echtzeit-Tool zur Textverarbeitung arbeiten Textverarbeitung in Google Text & Tabellen? 5 wichtige Tipps, um die Textverarbeitung in Google Text & Tabellen zu behalten? 5 Wichtige Tipps, die Sie im Auge behalten sollten Für den Großteil meines Lebens war Microsoft Word das Textverarbeitungsprogramm, das Sie verwenden sollten, wenn Sie ernsthaft arbeiten wollten. Sicher, es gab Alternativen wie Corel WordPerfect und später OpenOffice, ... Lesen Sie mehr von Anfang an.
Aufeinander warten
Was passiert, wenn Sie kein Tool verwenden, das kollaboratives Schreiben in Echtzeit unterstützt?
Du landest auf einander wartend. Nur eine Person kann das Dokument schreiben oder bearbeiten, bevor die nächste Person fortfahren kann. Wenn Sie einen Termin einhalten, kostet das wertvolle Zeit.
Für eine effiziente Zusammenarbeit benötigen Teammitglieder uneingeschränkten Zugriff auf das Dokument, an dem Sie gerade arbeiten. So kann jeder in Ruhe schreiben oder editieren. Sie werden feststellen, dass nichts leistungsfähiger ist, als Zeit in Echtzeit in einem einzigen Dokument zu schreiben, besonders wenn Sie nicht im selben Raum sind.
Gepaart mit schlechter Kommunikation und Fernarbeit kostete das Warten auf meine Kollegen Wochen. Glücklicherweise mussten wir keine harte Frist einhalten. Aber das ist nicht das schlimmste Problem, das Sie erwarten können, wenn Sie in einem Remote-Team arbeiten.
Die Formatierung der Versionen der anderen verderben
Wahrscheinlichkeiten sind, nicht alle von Ihnen verwenden das gleiche Betriebssystem, das gleiche Textverarbeitungsprogramm oder die gleiche Softwareversion. Dies kann Dinge vermasseln und Stunden Ihrer Arbeit verschwenden.
Sie können Formatierungsprobleme vermeiden, indem Sie jedem das gleiche Werkzeug zur Verfügung stellen. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist, dass jeder in genau demselben Dokument auf einer OS-neutralen Plattform arbeitet, wie zum Beispiel einem Online-Textverarbeitungsprogramm.
In unserem Team war ich für dieses Problem verantwortlich, weil ich nicht Microsoft Office verwende. Warum sollte ich für Word bezahlen, wenn ich es normalerweise nur brauche, um Dokumente zu öffnen und wenn es viele großartige kostenlose Office-Alternativen 9 der besten kostenlosen und kostengünstigen Alternativen zu Microsoft Office 9 der besten kostenlosen und kostengünstigen Alternativen zu Microsoft gibt Office Microsoft Office hat den Markt für Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Diashows seit Jahren dominiert, und das aus gutem Grund - es ist eines der besten. Allerdings gibt es einen Nachteil und das ist der Preis .... Lesen Sie mehr? Leider ging ich mit einer Alternative - LibreOffice - die nicht gut mit Word spielt.
Widersprüchliche Dokumente erstellen und verfolgte Änderungen verlieren
Wenn die Leute nicht aufeinander warten können, weil der Termin näher rückt, haben Sie verschiedene Versionen des Dokuments. Am Ende muss sich jemand hinsetzen und die verschiedenen Versionen in ein Dokument zusammenführen. Das ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch eine Quelle für Fehler.
Wenn Sie widersprüchliche Versionen in einem einzigen Dokument erneut synchronisieren, werden Sie auch mindestens einige der überwachten Änderungen verlieren. Wie man mit Änderungen in Microsoft Word zusammenarbeitet Wie man mit Änderungen in Microsoft Word zusammenarbeitet Lesen Sie mehr und Kommentare . Das kann den kollektiven Gedankengang unterbrechen und zu Missverständnissen führen. Wie können Sie das vermeiden?
Meiner Erfahrung nach geschieht dies nicht, wenn Sie ein kollaboratives Schreibwerkzeug verwenden. In unserem Team wurden die Leute ungeduldig und die letzte Runde des Feedbacks und der Bearbeitung wurde gleichzeitig gemacht. Das bedeutete, dass eine Person alle Dokumente zusammenführen musste, was fast zu einem peinlichen Fehler führte.
Vorteile des kollaborativen Schreibens über die Vermeidung von Problemen hinaus
Kollaborative Schreibwerkzeuge können sicherer sein als die Übertragung von Dateien über das Internet.
Aus Sicherheitsgründen (NSA et al.) Haben viele Institutionen die Verwendung von Tools wie Dropbox eingeschränkt. Obwohl Dropbox nicht ideal ist, vermeidet es eine besonders üble Praxis: das Senden von Dokumenten per E-Mail.
Im Allgemeinen ist E-Mail nicht sehr sicher. 7 Wichtige E-Mail-Sicherheitstipps, die Sie kennen sollten 7 Wichtige E-Mail-Sicherheitstipps, die Sie kennen sollten Internetsicherheit ist ein Thema, von dem wir alle wissen, dass es wichtig ist, aber es steckt oft in unseren Tiefen und uns vortäuschen zu glauben, dass "mir das nicht passieren wird". Ob ... Lesen Sie mehr für das Teilen von Dokumenten. Nicht nur ist E-Mail einfach abzufangen, Sie können auch vergessen, jemanden einzubinden oder versehentlich einen falschen Empfänger auszuwählen. Geben Sie kollaborative Schreibplattformen ein, die all diese Probleme lösen können.
Wenn Sie nicht mit Diensten von großen Unternehmen, wie Google Drive oder SkyDrive (in Kürze OneDrive) gehen wollen, wählen Sie aus vielen alternativen Online-Textverarbeitungsprogramme 5 Große Alternativen zu Google Docs sollten Sie 5 große Alternativen zu Google Docs Sie sollten Betrachten Sie Google Docs hat seine Mängel. Vielleicht möchten Sie Google wegen Datenschutzproblemen meiden. Oder Sie benötigen möglicherweise andere Funktionen. Wir haben fünf ausgezeichnete Alternativen gefunden und eine davon wird für Sie arbeiten. Weiterlesen . Ernste Sicherheit? Verwenden Sie ein Tool wie EtherPad, um Ihre eigene, selbst gehostete, private und cloudbasierte kollaborative Schreibplattform einzurichten.
Schließlich ist es, wie bereits erwähnt, eine echte Eile, an einem Dokument zu arbeiten und gleichzeitig die kreativen Inputs anderer zu beobachten. Dann betritt man das Terrain echter Co-Kreation und hier entsteht Teamgeist.
Wie arbeiten Sie an Dokumenten zusammen und welche Tricks oder Tools haben dazu beigetragen, dass Sie gesund bleiben?
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