Sie haben viele Tools zum Erstellen und Freigeben von Dokumenten. Berichtersteller, Dokumenteditoren und E-Mail-Anwendungen tragen alle zu Ihren täglichen Aufgaben bei.
Aber haben Sie jemals ernsthaft an Google Docs gedacht?
Die Office-Suite von Google bietet Funktionen, mit denen Sie Ihre Dokumente schnell und einfach erstellen, bearbeiten und freigeben können. Wo auch immer Sie sind und was auch immer Ihre Arbeit ist, Google Docs kann Ihnen Zeit sparen 10 Google Docs Tipps, die Sekunden dauern und Ihnen Zeit sparen 10 Google Docs Tipps, die Sekunden dauern und Ihnen Zeit sparen Wenn Sie in die Tiefen des Laufwerks tauchen, die richtige Funktion kann Ihnen helfen, professionell aussehende Dokumente zu erstellen. Unsere Geschwindigkeitstipps werden Ihnen dabei helfen, es schneller zu machen. Lesen Sie mehr - und Sie müssen keinen Cent ausgeben.
Sehen wir uns die hilfreichen Google Docs-Funktionen an, die für Sie und Ihr Team funktionieren können.
Verwenden Sie Google Text & Tabellen für die geschäftliche Zusammenarbeit
Wenn Sie in einer Teamumgebung arbeiten, ist Zusammenarbeit entscheidend. In Google Docs sind die Tools so integriert, dass die Zusammenarbeit mit jedem Dokument ein Kinderspiel ist.
Grundlegende Dokumentfreigabe
Wenn Sie ein Dokument mit Ihrem Kollegen oder Team teilen möchten, macht Google Text & Tabellen es mit zwei verschiedenen Methoden einfach.
Von Google Drive teilen Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Teilen in der oberen rechten Ecke, um zu beginnen. Wenn Sie Ihr Dokument nicht benannt haben, sehen Sie vor dem Teilen eine entsprechende Aufforderung.
Anschließend können Sie Namen aus Ihren Google-Kontakten oder deren E-Mail-Adressen eingeben, um sie direkt an das Dokument zu senden. Bevor Sie es senden, sollten Sie die Berechtigungen auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche Dateien bearbeiten klicken. Die Freigabeoptionen ermöglichen anderen das Bearbeiten, Kommentieren oder Anzeigen Ihres Dokuments. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig .
Teilen mit einem Link. Wenn Sie lieber einen Link zu Ihrem Dokument freigeben möchten, klicken Sie im Popup-Fenster auf Get shareable link, anstatt Ihre Kontakte einzugeben . Sie sehen dann ähnliche Optionen, mit denen andere das Dokument bearbeiten, kommentieren oder anzeigen können. Kopieren Sie dann den Link und fügen Sie ihn in eine Nachricht oder ein Chat-Fenster ein, in dem Sie ihn teilen möchten.
Erweiterte Freigabeeinstellungen
Sie haben mehr Möglichkeiten, wenn Sie ein Dokument mit vertraulichen Informationen haben oder eines, auf das Sie den Zugriff wirklich einschränken möchten.
Klicken Sie im Freigabe-Einblendfenster in der rechten unteren Ecke auf Erweitert .
Sie können dann Editoren des Dokuments darauf beschränken, den Zugriff zu ändern oder andere einzuladen. Sie können außerdem verhindern, dass Kommentatoren und Betrachter Ihr Dokument drucken, kopieren oder herunterladen. Außerdem können Sie den ursprünglich festgelegten Zugriff ändern.
Wenn Sie Ihr Dokument per E-Mail teilen möchten, können Sie dies über dieses Fenster tun. Klicken Sie auf Weitere Informationen, wenn Sie Fragen haben, oder klicken Sie einfach auf Fertig, wenn Sie fertig sind.
Kommentarfunktionen
Kommentare sind der wahre Treibstoff für die Zusammenarbeit. Sie können Kommentare verwenden, um bestimmten Teilen, Bildern oder Wörtern im Dokument Notizen hinzuzufügen. Dies ist vorteilhaft für bessere Bearbeitungen, da Sie eine Diskussion über den Inhalt führen können, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Um einen Kommentar hinzuzufügen, wählen Sie den Teil, das Bild oder das Wort aus, auf den der Kommentar verweist. Klicken Sie dann entweder auf die Plus- Schaltfläche, die an der Seite des Dokuments angezeigt wird, oder auf die Schaltfläche Kommentare oben. Geben Sie Ihre Notiz ein und klicken Sie auf die Schaltfläche " Kommentar" .
Sobald Sie einen Kommentar hinzufügen, bleibt er auf der Seite des Dokuments als nicht aufgelöst. Dies ist praktisch, denn wenn Sie eine Entscheidung über den Gegenstand treffen, können Sie auf die Schaltfläche " Auflösen" klicken und der Kommentar verschwindet vom Bildschirm.
Wenn Sie aufgelöste Kommentare anzeigen oder erneut öffnen möchten, klicken Sie einfach oben auf die Schaltfläche Kommentare . Alle Kommentare, die Sie erneut öffnen, zeigen diese Aktionen sowohl auf dem Dokumentbildschirm als auch im Kommentarbereich an.
Mit zusätzlichen Kommentarfunktionen können Sie eine direkte Verknüpfung zur Notiz bearbeiten, löschen oder erhalten. Und wenn Sie oben auf die Schaltfläche Kommentare klicken, haben Sie die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten. Sie können eine Benachrichtigung für jeden Kommentar erhalten oder nur für diejenigen, die Sie betreffen. Die Warnungen sind eine große Zeitersparnis, weil Sie sich keine Sorgen machen müssen.
Versionsgeschichte
Dokumentversionierung ist eine erforderliche Funktion, um ein Dokument in Echtzeit zu teilen und mit ihm zusammenzuarbeiten. Dies ist besonders wichtig, wenn das Team das Dokument bearbeiten kann.
Klicken Sie im Menü auf Datei> Versionsverlauf . Sie können dann die aktuelle Version getrennt vom Namen des Hauptdokuments benennen oder einfach den Versionsverlauf anzeigen.
Wenn Sie Versionsverlauf anzeigen auswählen, wird eine Seitenleiste geöffnet und der Verlauf des Dokuments angezeigt. Sie können auf die Schaltfläche klicken, um nur benannte Versionen anzuzeigen oder sie alle anzuzeigen. Für eine unbenannte Version können Sie auf das Symbol mit mehr (drei Punkten) klicken, um ein weiteres hinzuzufügen, wenn Sie möchten.
Für jede Version in der Liste werden Datum und Uhrzeit der Bearbeitung angezeigt. Sie können auf eine klicken, um die Version anzuzeigen, die Ihnen die Möglichkeit bietet, sie oben wiederherzustellen. Benannte Versionen sind sehr hilfreich für lange Dokumente oder solche mit vielen Mitarbeitern.
Verwenden Sie hilfreiche Google Docs-Vorlagen
Eine der besten Möglichkeiten, um ein Geschäftsdokument zu erstellen, ist die Verwendung einer Vorlage. Zum Glück hat Google Docs viele integrierte Vorlagen, die Sie verwenden können. Darüber hinaus finden Sie viele weitere Google Doc-Vorlagen. 24 Google Docs-Vorlagen, die Ihr Leben leichter machen. 24 Google Docs-Vorlagen, die Ihr Leben erleichtern werden Vorlagen können Ihnen viel Zeit sparen. Wir haben 24 zeitsparende Google Docs-Vorlagen für Arbeit, Gesundheit, Zuhause und Reisen zusammengestellt. Mach weiter mit deinen Projekten, anstatt mit dem Zusammenstellen von Dokumenten zu kämpfen. Lesen Sie mehr von externen Quellen. Hier sind einige, die Ihnen helfen können, gut formatierte und professionelle Geschäftsdokumente zu erstellen.
Eingebaute Vorlagen
Wenn Sie alle in Google Text & Tabellen integrierten Vorlagen anzeigen möchten, klicken Sie einfach nach der Anmeldung auf die Pfeile oben neben Vorlagengalerie . Sie können dann die für Ihre Arbeit relevanten Vorschläge und Besprechungsnotizen anzeigen, z Personalressourcen und solche für Geschäftsbriefe und Lebensläufe.
Wählen Sie eine der Vorlagen und es wird im Editorfenster geöffnet. Dann ersetzen Sie einfach den Vorlagentext durch Ihren eigenen und Sie sind eingestellt.
Zusätzliche Vorlagen
Wenn Sie keine in Google Text & Tabellen integrierte Vorlage sehen, die Ihren Anforderungen entspricht, können Sie außerhalb der Optionen nachsehen. Hier sind nur ein paar, um loszulegen.
Geschäftsplan
Zusammen mit einem Inhaltsverzeichnis für, was Sie einschließen sollten, ist diese Geschäftsplanschablone ordentlich und sauber. Wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen, folgen Sie diesen Schritten, um Ihren eigenen Geschäftsplan zu erstellen. Wie man einen Geschäftsplan schreibt Wie man einen Geschäftsplan schreibt Sind Sie im Begriff, Ihr eigenes Geschäft zu beginnen? Beginnen Sie mit einem Plan! Befolgen Sie unseren Businessplan oder verwenden Sie eine der von uns erstellten Vorlagen. Weiterlesen .
Kündigung
Wenn ein förmliches Kündigungsschreiben erforderlich ist, ist diese Vorlage hilfreich. Es enthält einen Punkt für Ihr Firmenlogo oben und nützliche Aufforderungen für die Details, die Sie enthalten sollten.
Tagesordnung
Wenn Sie nach einer einfachen Meeting-Agenda mit Tabellenformatierung suchen, ist diese perfekt. Es enthält auch Punkte für Gegenstände, die Ihre Teilnehmer lesen oder mitbringen sollten, was praktisch ist.
Fügen Sie Google Text & Tabellen Business Add-Ons hinzu
Wenn Sie mit Google Docs-Add-Ons nicht vertraut sind, handelt es sich um ähnliche Tools wie Browsererweiterungen, die Sie der Anwendung hinzufügen können. Sie reichen von Unternehmen über Produktivität bis hin zu Versorgungsunternehmen. Um auf den Add-Ons-Store zuzugreifen, öffnen Sie ein Google Docs-Dokument, klicken Sie im Hauptmenü auf Add-Ons und dann auf Add-Ons .
Hier sind einige Add-Ons, die für Ihre Geschäftsaufgaben ideal sein könnten:
LucidChart-Diagramm
Für Flussdiagramme, Prozessdiagramme und ähnliche Visuals Lucidchart ist die Visio-Alternative Sie haben auf Lucidchart gewartet Die Visio-Alternative, auf die Sie gewartet haben Möglicherweise haben Sie noch nie von Lucidchart gehört, aber ich wette, Sie haben von Microsoft Visio gehört . Lesen Sie mehr, Lucidchart Diagramme ist ein großartiges Werkzeug. Und wenn Sie die Online-Anwendung bereits verwenden, melden Sie sich einfach an und greifen Sie direkt über Google Text & Tabellen auf Ihre Diagramme zu. Oder erstellen Sie ein kostenloses Konto, um es auszuprobieren.
HalloSign
Wenn Sie mit Verträgen, Vereinbarungen und anderen Dokumenten arbeiten, die eine Unterschrift erfordern, werfen Sie einen Blick auf HelloSign. Melden Sie sich für ein kostenloses Konto an, um es mit drei Dokumenten pro Monat auszuprobieren, und sehen Sie sich anschließend die kostenpflichtige Version für unbegrenzte Signaturen an.
Konsistenzprüfung
Wenn Sie Dokumente erstellen, die Inkonsistenzen enthalten, kann dies für das Geschäft schädlich sein. Consistency Checker ist ein Add-on, das Ihr Dokument scannt und nach Elementen wie Silbentrennungen, Abkürzungen und Schreibweisen sucht.
MindMeister
Sind Sie ein Mind Mapper? Verwandeln Sie Ihr Brainstorm in eine Mind Map für maximalen Einblick Drehen Sie Ihr Brainstorm in eine Mind Map für maximale Einsicht Das Aufzeichnen Ihres Brainstorming in einer Mind Map könnte Ihnen helfen tiefere Einblicke zu gewinnen. Und es ist einfach. Wir zeigen Ihnen, wie Sie beide Strategien für Forschung, Planung und Innovation kombinieren können. Weiterlesen ? Wenn ja, dann ist MindMeister das Werkzeug für Sie. Während Sie ein Add-on wie Lucidchart Diagramme für Ihre Mind Maps verwenden können, macht MindMeister es einfach. Wählen Sie einfach den Text in Ihrem Dokument, öffnen Sie das Add-on, und eine Mind Map wird für Sie erstellt und automatisch in Ihr Dokument eingefügt.
Bkper
Um finanzielle Daten aus Ihren Büchern zu erstellen und zu aktualisieren, ist Bkper ein cooles Tool. Sie können problemlos ein neues Buch auf der Bkper-Website hinzufügen, z. B. ein Hauptbuch, ein Buch oder eine Spesenabrechnung. Dann fügen Sie die Details mit dem Add-on in Ihr Google Docs-Dokument ein.
Weitere hilfreiche Add-Ons
- Seriendruck: Dokumente in E-Mails und Briefe zusammenführen
- Supermetrics: Fügen Sie Ihre Geschäftsmetriken in ein Dokument ein
- Essential Legal Dictionary: Hier finden Sie Definitionen von rechtlichen Begriffen
- LanguageTool: Access Korrekturlesen in über 20 Sprachen
- Ultradox E-Mail-Designer: Erstellen Sie professionelle Nachrichten in Google Text & Tabellen und verfolgen Sie sie in Google Tabellen
Verwenden Sie Google Text & Tabellen für Unternehmen?
Wie Sie sehen, verfügt Google Docs über Funktionen, die Sie zusammen mit nützlichen Tools für Geschäftsdokumente erstellen können. 10 Vorlagen zum Sparen von Zeit im Büro 10 Vorlagen zum Speichern im Büro Gibt es Dokumente, die Sie immer wieder schreiben? nochmal? Ob es sich um Tagesordnungen, Rechnungen oder Statusberichte handelt, Vorlagen könnten Ihnen die Arbeit erleichtern. Wir haben 10 Vorlagen Ideen zusammengestellt, um Ihnen Zeit zu sparen. Weiterlesen . Sie können mit Leichtigkeit Ihr nächstes Geschäftsdokument erstellen, bearbeiten, freigeben und gemeinsam bearbeiten.
Verwenden Sie Google Text & Tabellen bereits für geschäftliche Zwecke? Wenn ja, haben Sie Werkzeuge, Tipps oder Tricks, die es in der Geschäftswelt noch vorteilhafter machen? Teile deine Gedanken unten!