Seit einigen Wochen suche ich nach einer benutzerfreundlichen Website oder Anwendung, mit der ich die Protokolle von Besprechungen aufbewahren und speichern kann. Der traditionelle Textdokumentenansatz ist keine produktive Art, Protokolle zu erstellen. Das einfache Tippen auf eine leere Datei ermöglicht keine schnelle Zusammenarbeit, Aktualisierungen des Protokolls oder einen Ort zum Sichern und Überprüfen vergangener Minuten.
Im Januar haben wir die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team abgedeckt Die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team Die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team Kleine Teams benötigen keine teuren Unternehmens-Apps für die Zusammenarbeit. Hier sind sechs fantastische Tools, mit denen Sie die Daten, die Kommunikation und vieles mehr Ihres Teams verwalten können. Kostenlos. Lesen Sie mehr, aber jetzt würde ich Agreedo als ein nützliches Werkzeug für die Agenda-Einstellung, Protokollierung und Berichterstattung hinzufügen.
Meetings einrichten
Sie beginnen damit, ein Meeting auf Agreedo einzurichten und eine Einladung an die Teammitglieder zu senden, sich auf der Site anzumelden, um die Meeting-Agenda einzusehen und sogar dazu beizutragen.
Sie können Online-Meetings als "Öffentlich" - für alle sichtbar - oder "Privat" einrichten, wenn sie nur für Personen sichtbar sind, die als Teilnehmer aufgeführt sind. Sie können festlegen, dass Minuten "moderiert" werden, dh nur der Ersteller des Meetings kann Elemente hinzufügen oder ändern. Alle anderen Teilnehmer können nur Kommentare hinzufügen.
Wenn Sie Einladungen versenden, erhalten die eingeladenen Personen eine E-Mail mit einem Kalenderdatum, das in Outlook, Notes oder iCal geöffnet werden kann. Das Online-Tool selbst funktioniert in allen gängigen Browsern.
Besprechungsvorbereitung
Agreedo bietet vier verschiedene Tagesordnungspunkte: Info, Entscheidung, Aufgabe und Thema . Diese Elemente helfen Ihnen dabei, die wichtigsten Informationen zu den Sitzungsprotokollen zu sehen. Es gibt typischerweise viele Diskussionen und manchmal Diskussionen über sehr wichtige Themen in einem Meeting, aber um Dinge zu erledigen, müssen Aufgaben identifiziert und zugewiesen werden, und wichtige Entscheidungen müssen getroffen werden.
Bevor also ein Meeting abgehalten wird, ist es wichtig, eine Liste von Tagesordnungspunkten für das Meeting zu erstellen und zu priorisieren. Wenn ein Meeting aus denselben Teammitgliedern besteht, sollten Sie die Minuten möglicherweise nicht moderiert lassen, damit andere Elemente zu den Minuten hinzufügen können.
Besprechungselemente können zwar verschoben werden, aber leider können Sie den einzelnen Tagesordnungspunkten keine Dauer zuweisen. Sie können jedoch eine Dauer für das gesamte Meeting festlegen.
Sie können auch Unterelemente unter jedem Hauptelement platzieren, und jeder Abschnitt von Elementen kann ausgeblendet werden, wenn sie in der Besprechung abgeschlossen sind.
Collaboration-Funktionen
Am nützlichsten bei Agreedo ist, dass die Agenden online veröffentlicht werden, was eine Zusammenarbeit ermöglicht. Teammitglieder können sich auch bei Agreedo anmelden, indem sie sich entweder auf der Website registrieren oder ihr Google-Login verwenden.
Wenn Sie zulassen, dass die Minuten nicht moderiert werden, können eingeladene Teilnehmer die Tagesordnungspunkte ändern. Dies ist eine gute Idee, aber ein fortgeschrittener Prozess würde es nur ausgewählten Teilnehmern ermöglichen, Tagesordnungspunkte zu ändern, und nicht jeder Teilnehmer, der zu einem Meeting eingeladen wird.
Wenn Sie sich für eine moderierte Besprechung entscheiden, bedeutet dies, dass die Teilnehmer den Tagesordnungspunkten nur Kommentare hinzufügen können. Auch diese Art der Zusammenarbeit ist nützlich, um Meetings produktiver zu machen, da Sie bereits vor dem Meeting Input für das Meeting erhalten können. Zusätzlich zu den Kommentaren, die den Besprechungspunkten hinzugefügt werden, können Dateien auch an Tagesordnungspunkten angehängt werden. Links zu Online-Ressourcen müssen jedoch im Kommentarbereich veröffentlicht werden. Es gibt kein spezielles Tool für URLs.
Ein weiteres Merkmal, das ich mir für Agreedo wünschen würde, ist, dass das Entscheidungselement so eingerichtet wird, dass direkte Umfragen für das Datum eines Ereignisses, den Geldbetrag, der für einen Budgetposten auszugeben ist, und andere Abstimmungsentscheidungen, die getätigt werden müssen, gebucht werden können gemacht.
Treffen halten
Wenn Sie Meetings abhalten, enthält Agreedo einen eingebauten Timer. Wenn Sie ein Meeting online abhalten, können Teilnehmer ein Tool wie WebEx verwenden, um die Protokolle online anzuzeigen. Oder Teilnehmer können sich bei den Besprechungsprotokollen anmelden und die Seite aktualisieren, wenn die Minuten während des Meetings aktualisiert werden.
Vor und während der Besprechung können Sie den Personen in der Besprechung Aufgaben und Fälligkeitsdaten zuweisen.
Post Meeting-Funktionen
Was ein Online-Tool wie Agreedo nützlicher macht als herkömmliche Methoden, ist, dass alle Protokolle online zur Überprüfung gespeichert und ausgedruckt oder als Excel-Dokument exportiert werden können. Sie können auch einen Link zu den Protokollen online senden. Die Teilnehmer können E-Mail-Erinnerungen über die Aufgaben, für die sie sich angemeldet haben, sowie alle ihnen zugewiesenen Aufgaben erhalten.
Es gibt auch ein "Follow-up" -Meeting-Feature, mit dem Sie Tagesordnungspunkte von der vorherigen Sitzung zur nächsten überprüfen und übertragen können. Dies ist eine kleine Zeitersparnis vor allem für Personen, die Minuten und Follow-up zu tun haben.
Zweifellos werden viele Benutzer von Agreedo verschiedene Feature-Anfragen für diese Online-Site haben, aber im Moment bin ich nur froh, dass es existiert, denn es ist längst überfällig.
Agreedo ist derzeit völlig kostenlos, ohne Preispläne. Lassen Sie uns wissen, was Sie von dieser Seite halten und was Sie gerne hinzufügen würden.
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