Das Leben dreht sich um Kommunikation und buchstäblich ohne sie wird nichts erreicht. E-Mail ist ein Kommunikationswerkzeug, das Ihr Leben erleichtern soll. Anstatt einen Brief zu tippen oder jemanden am Telefon oder persönlich zu fangen, können Sie schnell ein paar Zeilen eingeben und darüber sein.
Aber E-Mail kann auch eine bedeutende Zeit sinken. Dies passiert normalerweise, wenn es falsch verwendet wird. Viele Leute schicken dir E-Mails, die du nicht brauchst, mit Betreffzeilen, die nicht den Inhalt widerspiegeln, und in mehr Worten als nötig. Es kann aber auch Ihre eigene Schuld sein, zB wenn Sie E-Mails nicht richtig bearbeiten oder Ihren Posteingang als To-Do- oder Leseliste missbrauchen. Tatsache ist, dass Sie Ihre E-Mails schneller bearbeiten können, indem Sie Ihre Gewohnheiten verbessern und einige wichtige E-Mail-Effizienztipps konsequent anwenden.
E-Mail-Zeit planen
Wenn Sie Angst davor haben, Ihre E-Mails zu bearbeiten, oder wenn Sie regelmäßig viel zu viel Zeit damit verbringen, Ihren Posteingang zu löschen, versuchen Sie, einen Zeitplan einzuhalten. Manche Leute empfehlen, zweimal täglich E-Mails für eine bestimmte Zeit zu senden. Zeitplanung ist schlau, weil sie den Zeitrahmen und den Raum des Geistes schafft, um sich darauf zu konzentrieren, die Aufgabe zu erledigen. Außerdem werden Sie herausfinden, wie viel Zeit Sie wirklich mit E-Mails verbringen.
Das Überprüfen von E-Mails nur zweimal am Tag funktioniert nicht für alle. Wenn Sie den Überblick behalten und Ihre E-Mails mehrere Male im Laufe des Tages überprüfen müssen, geben Sie sich jede Stunde ein paar Minuten Zeit, um E-Mails morgens und abends zu überprüfen und zu bearbeiten. Diese kurzen E-Mail-Sprints bieten die Möglichkeit, auf dringende E-Mails zu antworten oder auf eine E-Mail zu antworten, für die Sie zuerst Informationen abrufen mussten.
Die Idee ist, ...
- Erstellen Sie ein Zeitlimit, indem Sie die E-Mail-Zeit planen,
- haben den Ehrgeiz, innerhalb dieser Grenze zu bleiben,
- werde schneller und
- geben Sie nach und nach Zeit frei.
Diese Denkweise hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und effizienter zu werden. Kombinieren Sie das mit all den anderen E-Mail-Effizienz Tipps in diesem Artikel und Sie werden bald durch Ihre E-Mails wie nie zuvor beschleunigen.
Verarbeiten Sie jede E-Mail, die Sie öffnen
Jede E-Mail, die Sie öffnen, erfordert, dass Sie sich auf die eine oder andere Weise verhalten. Dadurch sparen Sie sofort Zeit, da Sie diese E-Mail nicht erneut bearbeiten müssen. Sie löschen Ihren Posteingang mindestens einmal am Tag, was ein befreiendes Gefühl ist.
Aktivieren Sie für jede geöffnete E-Mail sofort, wenn möglich, oder planen Sie ggf. eine Aufgabe, und archivieren oder löschen Sie die E-Mail. Sofort handeln kann bedeuten, dass Sie schnell reagieren, einen kurzen Telefonanruf tätigen, Daten in Ihren Kalender übertragen, Aufgaben zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen, E-Mails speichern oder Inhalte, die Sie später lesen möchten. Wenn Sie nicht in der Lage sind, sofort zu reagieren oder sofort zu reagieren, erstellen Sie eine Antwort und planen Sie eine Aufgabe so, dass Sie sich mit dem befassen, was Sie tun müssen. Übernehmen Sie in jedem Fall alle E-Mails aus Ihrem Posteingang.
Beachten Sie, dass in Google Mail jede E-Mail eine eindeutige URL hat. Wussten Sie, dass Sie bestimmte Google Mail-Nachrichten mit einem Lesezeichen versehen können? Hier ist, wie und warum wussten Sie, dass Sie bestimmte Google Mail-Nachrichten bookmarken können? Hier ist, warum und warum Es gibt viele Fälle, warum Google Mail ein genialer Webmail-Client ist. Nun, obwohl es fast trivial ist, E-Mails in Gmail zu finden, bedeutet das nicht, dass Sie sie finden ... Read More. Benutze das jetzt nicht, um deine Emails zu bookmarken! Fügen Sie stattdessen den Link zu der jeweiligen Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste oder Ihrem Kalendereintrag hinzu. Es ist viel besser als die E-Mails in Ihrem Posteingang zu verfolgen.
Um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen ...
- Handeln Sie bei jeder E-Mail, die Sie öffnen,
- Übertragen Sie Aufgaben und Termine in Ihre Aufgabenliste oder Ihren Kalender und
- Fügen Sie E-Mail-URLs als Referenz hinzu,
- antworten Sie sofort, wenn möglich,
- Entwurf einer Antwort, falls erforderlich,
- archivieren oder löschen Sie jede geöffnete E-Mail und
- Verarbeite Ordner und Aufgabenliste einmal am Tag.
Filter & Label E-Mails
Viele Leute behalten E-Mails in ihrem Posteingang, weil sie keine bessere Möglichkeit kennen, sie im Auge zu behalten. Es trägt zur Unordnung bei und macht es mit der Zeit tatsächlich schwerer, Dinge zu finden. In Google Mail können Sie mit der leistungsstarken Suchfunktion ganz einfach E-Mails finden. 5 Erweiterte Google Mail-Suchoperatoren, die Sie kennen sollten 5 Erweiterte Google Mail-Suchoperatoren, die Sie kennen sollten Gmail ist ein genialer Webmail-Client mit vielen tollen Funktionen. Als Google-Dienst ist eine der Stärken offenbar die Suche. Und genau so hat Google E-Mail revolutioniert. In Gmail haben Sie nicht wirklich ... Lesen Sie mehr. Alternativ können Sie E-Mails kennzeichnen, um sie schnell zu finden, wenn Sie sie in Ihrem Posteingang aufbewahren oder in Ordner sortieren müssen, um sie später abrufen zu können.
Anstatt E-Mails manuell zu sortieren, können Sie Filter einrichten, um E-Mails, die Sie regelmäßig erhalten, automatisch zu verarbeiten. 5 Gmail-Filter zur Unterstützung der Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs 5 Gmail-Filter zur Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs Welche Filter sollte jede Person in ihrem Arsenal haben? dass ihr Posteingang so ordentlich ist wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen bei der Einrichtung Ihrer ersten fünf Filter zu helfen, oder ... Lesen Sie mehr, einschließlich Benachrichtigungen, Abonnements, Digests, aber auch E-Mails von bestimmten Personen. Anstatt einen neuen Filter für jede einzelne Quelle einzurichten, erstellen Sie einen E-Mail-Alias. Teilen und erobern Sie Ihre E-Mails mit der Macht der Google Mail-Aliasse Teilen und erobern Sie Ihre E-Mails mit der Macht von Google Mail-Aliasen Wenn es um E-Mail-Organisation geht, ist die sofortige Reaktion oft alles über Ordner, Tags, Filter, Prioritätszeichen und solche Dinge. Nicht, dass einige von denen schlecht sind - in der Tat, die meisten ... Lesen Sie mehr für Arten von E-Mails (zB Forum-Benachrichtigungen oder Newsletter-Abonnements) und filtern Sie E-Mails basierend auf welcher E-Mail-Adresse, an die sie gesendet werden. Wenn Sie diese E-Mails an einen eigenen Ordner weiterleiten, werden sie Ihren Posteingang nicht belasten, Sie werden keine Zeit damit verschwenden, sie zu verarbeiten, und Sie können sie immer noch lesen, wenn Sie Zeit haben.
Der beste Weg, Ihre E-Mails zu verwalten, ist ...
- lerne, wie du deine E-Mails durchsuchst,
- Etikett und
- E-Mails sortieren,
- idealerweise mit automatisierten Filtern wo möglich und
- Lassen Sie sie Ihren Posteingang umgehen, wenn Sie sie nicht sofort bearbeiten müssen.
Reduzieren Sie eingehende E-Mails
Wenn Sie Ihren Posteingang täglich löschen, werden Sie feststellen, welche E-Mails Sie nicht benötigen. Anstatt Filter für E-Mails einzurichten, die Sie nicht wirklich erhalten möchten oder nie lesen können, müssen Sie sich verhalten. Dies kann bedeuten, dass Sie sich von einem Newsletter, den Sie nie gelesen haben, abmelden, einem Freund sagen, dass er Ihnen keine Cartoons weiterleiten soll, oder einem Kollegen, dass er Ihnen nur wichtige E-Mails zukommen lässt.
Kurz gesagt, adressieren Sie unnötige E-Mails, melden Sie sich strikt ab und filtern Sie gegebenenfalls in den Papierkorb.
Legen Sie ein Beispiel fest: Halten Sie Ihre eigenen E-Mails klar und kurz
Es braucht Zeit, um eine ausführliche E-Mail zu verfassen. Und es braucht Zeit, um es zu lesen und zu verarbeiten. Sparen Sie sich und andere Zeit und lernen Sie, Ihre E-Mails klar und kurz zu halten.
Dies beginnt mit einer guten Betreffzeile. Stellen Sie sicher, dass es den Inhalt Ihrer E-Mail eindeutig widerspiegelt. Dies wird einfacher, wenn Sie sich an ein einzelnes Thema per E-Mail halten. Schließlich halten Sie Ihre E-Mail kurz. Ich würde keine Ein-Satz-Richtlinie empfehlen, aber die täglichen Arbeits-E-Mails sollten kurz sein. Tun Sie das Denken und extrahieren Sie die Essenz dessen, was Sie kommunizieren möchten, bevor Sie senden.
Ihre Empfänger werden Ihre E-Mails lieben, wenn sie ...
- eine klare Betreffzeile,
- ein Thema pro E-Mail,
- Schlüsselideen, die in. deutlich ausgedrückt wurden
- nicht mehr als 1-5 Sätze.
Verwenden Sie vordefinierte Antworten
Wenn Sie viele E-Mails erhalten, die mehr oder weniger dieselbe Antwort erfordern, erstellen Sie eine Vorlage und richten Sie eine vordefinierte Antwort ein. Dies kann viel Zeit sparen und ist mit Google Mail sehr einfach. Wir haben einen ganzen Artikel darüber geschrieben, wie man E-Mails schneller und besser per E-Mail versenden kann E-Mails schneller und besser mit vordefinierten Antworten E-Mail schneller und besser mit vordefinierten Antworten Haben Sie keine Zeit zum Mittagessen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie Camping-Chow, die nicht schlecht werden? Einfach, etwas Konserven bekommen. Müde, die gleichen E-Mail-Antworten zu tippen? Versuchen Sie Dosen-E-Mails! Denken Sie ... Lesen Sie mehr.
Verwenden Sie Tastenkombinationen
Die meisten E-Mail-Programme bieten Tastaturkürzel. Google Mail verfügt beispielsweise über Tastenkombinationen zum Antworten (a), Löschen (UMSCHALT + 3) oder Archivieren einer E-Mail (a). Wir haben hier eine PDF-Zusammenfassung nützlicher Google Mail-Verknüpfungen zusammengestellt. Beachten Sie, dass Sie möglicherweise Tastaturkürzel aktivieren müssen. Verbringen Sie ein paar Minuten, um Tastaturkürzel für Ihren bevorzugten E-Mail-Client zu lernen, und Sie werden Ihre E-Mails jeden Tag viel schneller bearbeiten.
Hier sind einige weitere E-Mail-Effizienztipps, die Ihnen helfen, Ihre E-Mails effektiver zu nutzen. 10 Tipps zum effizienten E-Mail-Versand 10 Tipps für effizientere E-Mails Der beste Rat, den ich über E-Mail- und E-Mail-Produktivität gehört habe, lautet: E-Mails nicht zuerst beantworten am Morgen. Es ist ein wenig paradox, aber wahr, dass E-Mail und Produktivität auf dem Spiel stehen ... Read More.
Fazit
E-Mail ist ein Kommunikationswerkzeug, das Ihnen dienen sollte, nicht Ihr Leben kontrollieren. Machen Sie sich klar, was Sie mit diesem Kommunikationstool erreichen möchten, wie Sie Ihre Zeit verbringen und automatisieren oder eliminieren Sie alles, was zwischen Ihnen und Ihrer E-Mail-Verarbeitung liegt. Wenn Sie richtig gemacht haben, muss Ihr Posteingang nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Und wenn Sie einmal eine gute Routine haben, werden Sie sich keine Sorgen machen, Ihre E-Mails nicht für ein paar Stunden oder einen Tag zu checken, da Sie wichtigere Aufgaben erledigen. Du wirst wissen, dass deine Routine dich in kürzester Zeit durch einen überfluteten Posteingang pflügen lässt.
Hast du irgendwelche E-Mail-Bearbeitungstipps, die ich verpasst habe?
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