Der Umgang mit E-Mails ist der beste Teil meines Tages. Sagte bisher niemand.
E-Mail ist stressig, auch wenn Sie Posteingang Null nicht verfolgen. Sie brauchen alle Tipps, die Sie bekommen können, um darüber zu bleiben, es sei denn natürlich, Sie planen, ganz auf E-Mail zu verzichten. 4 Einflussreiche Menschen, die keine E-Mails verwenden (und warum) 4 einflussreiche Personen, die keine E-Mails verwenden ( Und warum) Es ist schwierig, sich ein Leben ohne E-Mail vorzustellen, aber einige Leute entscheiden sich dafür, es nicht mehr zu benutzen. Dazu gehören US-Senatoren und berühmte Filmemacher. Weiterlesen . Heute bringen wir Ihnen sechs Tipps, wie Sie E-Mail-Stress reduzieren können.
1. Planen Sie E-Mails in großen Mengen
Dieser Tipp hat einen anderen Grund als Sie vielleicht denken. Apps wie Boomerang und SndLatr ermöglichen es Ihnen, E-Mails für später zu planen. Hier ist der offensichtliche Vorteil davon. Sie können vorab eine Reihe von E-Mails zu einem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt verfassen und diese automatisch zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl versenden lassen.
Der versteckte Vorteil ist, dass Sie mit einem Scheduler die Kontrolle über den Zeitstempel erhalten, den der E-Mail-Empfänger sieht . Lass uns sehen, wie das nützlich sein kann, aber zuerst, frage dich selbst:
- Schaut man sich die Zeitstempel in Ihren E-Mails an und nimmt an, dass Sie online sind?
- Berücksichtigen Sie davon ausgehend, dass Sie für Anrufe / Chats verfügbar sind (wenn nicht)?
- Kommentieren oder hinterfragen Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten, weil der Zeitstempel eine Mitternachtsstunde anzeigt?
Wenn Sie eine oder alle dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, werden Sie wahrscheinlich zu ungünstigen Zeiten von E-Mail- und IM-Unterbrechungen geplagt. Sie könnten sich sogar gezwungen sehen, unnötige Diskussionen über Ihren Workflow zu führen.
Die Öffnungszeiten meines Beraters sind nicht zehn, ABER ICH WEISS, DASS EMAILS UM 5 UHR SUCHEN
- Ames. (@regularames) 6. November 2015
Hier ist ein kluger Weg, dieses Problem anzugehen. Planen Sie E-Mails für die Zeiten, die Sie normalerweise für Aufgaben mit geringer Aufmerksamkeit wie PC-Wartung verwenden. Auf diese Weise Ihre tatsächlichen Arbeitsstunden Time Blocking - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus Time Blocking - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie Zeitblockierung. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und gleichzeitig Ablenkungen, Verzögerungen und unproduktives Multitasking in Schach zu halten. Lesen Sie weiter, bleiben Sie ein Geheimnis und Sie können Menschen dazu bringen, zu lernen, wenn Sie für einen Chat zur Verfügung stehen .
2. Lassen Sie das Feld E-Mail-Adresse leer
Wir waren alle schon da - versehentlich haben wir eine unvollendete E-Mail mit Send abgeschickt oder eine E-Mail-Ratte verschickt und sie später bereut.
Nicht alle E-Mail-Apps verfügen über die Funktion "Senden rückgängig machen". Was ist neu in Good Old Gmail? 5 Funktionen, die Sie auschecken sollten Was ist neu in Good Old Gmail? 5 Funktionen, die Sie ausprobieren sollten Sie haben vielleicht ein paar neue Funktionen verpasst, die Gmail im letzten Jahr nach und nach hinzugefügt hat. Schauen wir uns an, was unsere Aufmerksamkeit verdient. Lesen Sie mehr, wie Google Mail, und selbst diese Funktion hat eine Obergrenze von 30 Sekunden. Außerdem können Sie Ihre E-Mail-Empfänger nicht dazu bringen, E-Mails zu "lesen", nur weil Sie einen Fehler gemacht haben, sie zu senden.
Ich habe bereits die gmail-Funktion zum Rückgängigmachen von Versenden von E-Mails verwendet, zum Beispiel 5 Mal heute.
Heute zur Arbeit zu kommen war ein Fehler.- LargoSensei (@LargoSensei) 18. November 2015
Hier ist ein einfacher Trick, um solche E-Mail-Verwirrungen und das folgende Nagelbeißen zu vermeiden. Fügen Sie die E-Mail-Adresse nicht hinzu, wenn Sie mit dem Schreiben einer E-Mail beginnen. Speichern Sie das zum Schluss. Es wird Ihnen helfen, alles, was Sie geschrieben haben, nochmals zu überprüfen. Selbst wenn Sie Send drücken, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, da diese E-Mail nirgendwohin führt, bis Sie die Adresse des Empfängers eingeben.
3. Blockieren oder filtern Sie unerwünschte E-Mails
Es braucht nicht viel, um die eine oder andere lästige oder nutzlose E-Mail zu löschen. Aber wenn Sie einen stetigen Strom solcher E-Mails Tag für Tag erhalten, nehmen sie einen großen Teil Ihrer Zeit und Aufmerksamkeit auf sich.
Sagen wir einfach, wenn es in Ihrem Posteingang ist, liegt es an Ihnen . Und Sie wollen nicht, dass Ihr Gedächtnis von Dingen eingenommen wird, die Sie nicht wollen oder brauchen, am allerwenigsten E-Mails.
Ein System zum Filtern unerwünschter E-Mails einrichten So richten Sie E-Mail-Filter in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook ein So richten Sie E-Mail-Filter in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook ein E-Mail-Filter ist das beste Werkzeug, um Ihren Posteingang übersichtlich zu halten . Hier erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Filter in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook einrichten und verwenden. Lesen Sie mehr und blockieren Sie E-Mail-Adressen, die solche E-Mails senden. Sie müssen nachschlagen, wie Sie dies tun, basierend auf dem E-Mail-Service oder Desktop-E-Mail-Client Wie Nachrichtenfilter in Thunderbird einrichten Wie Nachrichtenfilter einrichten In Thunderbird Lesen Sie mehr Sie verwenden.
In Google Mail finden Sie die Funktionen zum Filtern und Sperren von Absendern, die im Dropdown-Menü Weitere in einer E-Mail-Nachricht ausgeblendet sind:
Eingehende E-Mails von blockierten Adressen gehen sofort in den Spam-Ordner. Sie können Gmail-Filter auch erstellen (und Absender entsperren) über Einstellungen> Filter und blockierte Adressen. Während Sie gerade dabei sind, sehen Sie, was Sie sonst tun können, um zu verhindern, dass E-Mails Ihren Posteingang überfluten. 3 Einfache Möglichkeiten, E-Mail-Überlastung zu stoppen Posteingang einfach zu bearbeiten E-Mail hat einen guten Ruf als Produktivität Mörder. E-Mails gut zu verwalten kann Ihnen helfen, Ihren Posteingang sauber zu halten, aber wäre es nicht großartig, wenn Sie weniger davon haben? Lesen Sie mehr an erster Stelle.
Ich habe in meinen Google Mail-Einstellungen herumgeknipst und festgestellt, dass Sie * jetzt * die E-Mails von Personen blockieren können. Nachrichten werden direkt an Spam gesendet. Spielwechsler.
- Nneka M. Okona (@afrosypaella) 13. November 2015
4. Pin E-Mails an den Startbildschirm in Windows
Ich beziehe mich immer wieder auf ein paar E-Mails, die sich auf Richtlinien zum Schreiben beziehen. Wenn Sie auch einige Lieblings-E-Mails haben, auf die Sie häufig zugreifen müssen, können Sie sie als Favoriten behalten. Eine bessere Möglichkeit, sie für einen schnellen Zugriff verfügbar zu machen, besteht jedoch darin, sie an den Startbildschirm anzuheften. Eine Anleitung zum Windows 10-Startmenü Eine Anleitung zum Windows 10-Startmenü Windows 10 behebt das Startmenü-Dilemma! Wenn Sie sich mit dem neuen Startmenü vertraut machen, wird Ihr Windows 10-Erlebnis noch besser. Mit diesem handlichen Führer sind Sie in kürzester Zeit ein Experte. Lesen Sie mehr, wenn Sie unter Windows 10 sind.
Öffnen Sie die E-Mail-App und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, die Sie zum Startbildschirm hinzufügen möchten. Klicken Sie im Kontextmenü auf Anheften, um zu starten. Sie können sogar ein einzelnes E-Mail-Konto an den Startbildschirm anheften:
Um E-Mails an das Startmenü in Windows 7 oder 8 zu hängen, speichern Sie sie zunächst auf Ihrem Computer. Navigieren Sie nun zum gespeicherten Speicherort und ziehen Sie die E-Mail per Drag & Drop auf die Schaltfläche Start Menu. Erledigt? Öffnen Sie das Startmenü und Sie werden diese E-Mail dort als angeheftetes Element finden.
Sie können eine E-Mail auch an das Kontextmenü des Outlook-Symbols in der Taskleiste anheften, indem Sie die gespeicherte E-Mail auf das Taskleistensymbol ziehen.
5. Master-E-Mail-Suche
Wenn Sie einen gut organisierten Posteingang haben, werden Sie wahrscheinlich schneller die richtigen Mails finden als die meisten anderen. Aber was wirklich spart Ihnen viel Zeit und Kopfschmerzen ist schlau bei der Suche nach E-Mails So suchen Sie E-Mails in Google Mail Effizient So durchsuchen Sie E-Mails in Google Mail Efficiently Read More. Nutzen Sie E-Mail-Funktionen wie Labels und Suchoperatoren, um Ihre Suche einzugrenzen.
Google Mail verfügt über einige erweiterte Suchoptionen, die Sie aufrufen können, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben der Suchschaltfläche klicken:
Hier ist ein Beispiel, um Ihnen den Nutzen der Verwendung von Suchoperatoren zum Finden der richtigen Nachrichten zu zeigen. Angenommen, Sie suchen nach einer Reihe von PNG-Fotos, die von einem Freund namens Greg als E-Mail-Anhänge in Gmail gesendet werden.
Sie können nach greg suchen, um die von ihm gesendeten E-Mails hochzuladen, und dann die Ergebnisse scannen, um die gewünschte E-Mail zu finden. Aber eine schnellere und effektivere Möglichkeit, diese Fotos zu finden, wäre die Verwendung einer Abfrage wie greg has: attachment filename: .png" .
Ich kannte nicht alle diese Advance Search-Operatoren in Gmail, besonders nützlich bei der Suche nach großen Anhängen http://t.co/DK7DwjfSGz
- Onur C. Coban (@onurcancoban) 19. Dezember 2014
6. Heben Sie das Telefon ab
Manchmal kann ein kurzer Anruf eine Menge E-Mails hin und her speichern. Der Schlüssel besteht darin, zu identifizieren, welche Themen bei einem Telefonanruf besser behandelt werden als über E-Mails. Sie werden jedoch strikt bleiben, das Gespräch aufrecht zu erhalten. Sonst könnte der Fünf-Minuten-Chat, den Sie im Sinn hatten, zu einem Gabfest werden.
Wann man E-Mail gegen das Telefon verwendet http://t.co/aSpMN7HzFp Gute gelesen von @DeckerComm auf @HarvardBiz #Sales #BizDev #Commnication
- James Bishop (@ BishopsB2B) 17. September 2015
Halten Sie eine kurze Liste von Punkten bereit, die Sie besprechen möchten, bevor Sie den Anruf tätigen. Wenn es scheint, dass Sie mehr zu besprechen haben, als Sie in einen kurzen Anruf einfügen können, speichern Sie es für eine E-Mail oder ein geplantes Meeting.
Verabschieden Sie sich von Inbox Zero, wenn ...
Ich habe den Posteingang Null erreicht und bin froh, dass ich das getan habe, weil es meinen Workflow verbessert hat. Aber es ist kein Ziel, zu dem Sie sich verpflichtet fühlen sollten, egal, wer es als solches empfiehlt.
Wenn ein leerer Posteingang nicht für Sie geeignet ist, können Sie ihn anhalten oder seine Verfolgung überspringen. Sie könnten sich fühlen, als wäre ein großes Gewicht von Ihren Schultern genommen worden.
Selbst wenn Sie sich entschließen, das wahnsinnige tägliche Decluttering aufzugeben, sollten Sie sich etwas Mühe geben, Ihre E-Mails zu organisieren . Andernfalls fügen Sie Ihrem Tag mehr Stress hinzu, indem Sie Ihren Posteingang nicht mehr verwalten können.
Wir begannen, nach einem leeren Posteingang und den effizientesten möglichen Strategien zur schnellen Verarbeitung dieser Flut zu streben. Die Reaktionszeit von zwanzig Minuten wurde zu einem Standard.
Aber ich möchte eine Alternative vorschlagen: Nicht jeder muss per E-Mail erreichbar sein.
Manche Leute, wie diejenigen, die den ganzen Tag mit Kunden zu tun haben oder große Teams leiten, die sich häufig beraten lassen, sollten bei dieser Fähigkeit gut aufgestellt sein. Aber andere Leute, wie Computerprogrammierer, Autoren, Werbegurus und Professoren, sollten genauso frei sein, an E-Mails zu lutschen, wie sie an anderen Fähigkeiten, die für ihr Kernwertversprechen nicht relevant sind, nicht so gut leiden können.
~ Cal Newport, es ist okay, bei E-Mail schlecht zu sein
Es ist Zeit für einige neue E-Mail-Gewohnheiten
Beliebte E-Mail-Tipps, mit denen Sie sich von Werbe-E-Mails abmelden, vordefinierte Antworten verwenden 4 Möglichkeiten zur kreativen Verwendung von vordefinierten Antworten für die E-Mail-Produktivität 4 Möglichkeiten zur kreativen Verwendung von vordefinierten Antworten für E-Mail-Produktivität Wenn Sie effektiv sind, tun Sie etwas richtig. Deshalb sollten Sie E-Mail-Filter verwenden und E-Mail-Zeiten planen. Ein Trick besteht darin, vorgefertigte Antworten für E-Mails vorzubereiten, die Sie häufig schreiben. Lesen Sie mehr, und nehmen Sie Pausen von E-Mail sind sowohl praktisch als auch nützlich. Aber es sind die winzigen Änderungen wie die oben aufgeführten, die dir E-Mail Zen bringen.
Ich bin so #zen meine E-Mail-Adresse endet in Punkt Ruhe
- Maggie Owsley (@andthen_shesaid) 8. November 2015
Welcher einfache Trick hat die Belastung für Ihre E-Mails reduziert, indem Sie den Umgang mit Ihrem Posteingang geändert haben? Erzähl uns davon in den Kommentaren!