Verwenden Sie Tabellen, die jemand anderes erstellt hat? Wenn Sie eine Excel-Tabelle von Grund auf neu erstellen, können Sie jeden einzelnen Aspekt steuern. Das ist nicht der Fall, wenn jemand anderes es an Sie weitergibt.
Gerade bei der Arbeit ist es nicht ungewöhnlich, eine Excel-Datei von jemand anderem zu erben. Wenn Sie nicht vorsichtig sind, könnte dies einige große Kopfschmerzen auf der ganzen Linie verursachen. Glücklicherweise wird ein wenig Voraussicht dazu beitragen, dass Sie mit der betreffenden Tabelle gut auskommen.
Berücksichtigen Sie diese fünf Punkte, und Sie sollten die meisten der üblichen Fallstricke vermeiden, die mit der Verwendung des Excel-Dokuments einer anderen Person verbunden sind.
1. Aktualisieren Sie die Dokumentinformationen
Wenn Sie den Info-Bildschirm Ihrer Excel-Dokumente noch nie ausgecheckt haben, machen wir Ihnen keine Vorwürfe. Sie werden leicht übersehen. Die Informationen sind jedoch eine Aktualisierung wert, wenn Sie die Tabelle einer anderen Person übernehmen. Warum? Sie haben möglicherweise Änderungen vorgenommen, über die Sie etwas wissen möchten.
Nimm das obige Beispiel. Der Text, der den Feldern " Titel", " Tags", " Kategorien" und " Autor" hinzugefügt wurde, ist möglicherweise ein wenig peinlich, wenn er an einen Kollegen gesendet wurde. In den meisten Fällen wird es auf dem Info-Bildschirm nichts belastendes geben - aber warum dem Zufall überlassen bleiben? Es dauert weniger als eine Minute, um es zu überprüfen, und Sie können sicher sein, dass, wenn Sie das Dokument an jemand anderen senden, Sie es nicht bereuen werden.
Um auf den Info- Bildschirm zuzugreifen, klicken Sie auf Datei .
Sie werden direkt zum Bereich "Info" weitergeleitet, wo Sie die erforderlichen Anpassungen vornehmen können, bevor Sie sie an einen Kollegen senden.
2. Speichern Sie eine Kopie, bevor Sie etwas anderes tun
Sobald Sie das Dokument eines anderen erben, ist es verlockend, es einzunehmen und es als Ihr eigenes zu behandeln. Winzige Änderungen können sich jedoch massiv auf die Funktionsweise der Tabellenkalkulation auswirken.
So stellen Sie sicher, dass Sie keine Optimierung vornehmen, die den VBA-Programmiercode in Excel unterbricht Das Excel-VBA-Programmier-Tutorial für Anfänger Das Excel-VBA-Programmier-Tutorial für Anfänger VBA ist ein Microsoft Office-Tool. Sie können damit Aufgaben mit Makros automatisieren, Trigger setzen und vieles mehr. Wir stellen Ihnen die visuelle Grundprogrammierung von Excel mit einem einfachen Projekt vor. Lesen Sie mehr, oder passen Sie eine Figur an, die sich als wichtig für ein anderes Blatt erweist, machen Sie eine Kopie, bevor Sie etwas tun. Auf diese Weise haben Sie immer eine unberührte Version der Tabelle, zu der Sie zurückkehren können.
Im schlimmsten Fall sollten Sie wissen, dass Sie den Dateiverlauf von Excel 2016 auch zum Wiederherstellen einer früheren Version des Dokuments verwenden können. Klicken Sie oben rechts auf den Pfeil mit dem runden Pfeil / Uhr, um den Bereich Aktivität zu erweitern, suchen Sie nach früheren Versionen und wählen Sie Version öffnen .
3. Suchen Sie nach ausgeblendeten Tabellen
Versteckte Blätter sind eine praktische Möglichkeit, Ihre Excel-Tabelle sauber und ordentlich zu halten, während die harte Arbeit hinter den Kulissen weitergeht. Der Zugriff auf diese Blätter ist entscheidend, wenn Sie wirklich verstehen möchten, wie das Dokument funktioniert.
Um herauszufinden, ob sich in einem bestimmten Dokument versteckte Seiten befinden, wechseln Sie zur Registerkarte Start, und suchen Sie im Bereich Zellen nach Format .
Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um auf Blatt anzeigen zu klicken.
Dies bringt Sie zu einer Liste aller versteckten Blätter.
Wählen Sie einfach das Objekt aus, das Sie anzeigen möchten, und klicken Sie auf OK . Danach können Sie wie gewohnt darauf zugreifen.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste mit Passwörtern erhalten
Wenn Sie die Tabellenkalkulation einer anderen Person übernehmen, sollten Sie herausfinden, ob sie durch ein Passwort geschützt ist. Sobald Sie die Datei öffnen, wissen Sie, ob dies der Fall ist oder nicht.
Excel-Dokumente können jedoch mehrere Schutzebenen verwenden. Es ist durchaus möglich, dass ein Passwort vorhanden ist, um Änderungen an einem Teil des VBA-Codes zu verhindern.
Zum Glück ist es nicht zu schwer, diese Art von Passwort zu entfernen Wie ein Excel-VBA-Passwort wiederherstellen Wie ein Excel-VBA-Passwort wiederherstellen Stuck mit einem Excel-VBA-Dokument, das mit einem Passwort gesperrt ist? Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Passwortschutz entfernen, um den Inhalt des VBA-Makros wiederherzustellen. Weiterlesen . Dennoch ist es eine bessere Idee, einfach die Person zu fragen, die das Dokument erstellt hat, um Passwörter weiterzugeben, über die Sie vielleicht Bescheid wissen müssen.
5. Erfahren Sie, wer Privilegien bearbeitet
Moderne Versionen der Office-Suite machen es sehr einfach, Ihre Dateien mit anderen Benutzern zu teilen, so dass sie aus der Ferne bearbeiten können. Dies ist eine großartige Möglichkeit zur Zusammenarbeit, aber es lohnt sich immer nachzuschauen, wer tatsächlich Zugang zu einem bestimmten Dokument hat.
Hat der Autor beispielsweise noch die Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten der Tabelle? Offensichtlich ist es unwahrscheinlich, dass sie etwas Unerwartetes tun würden. Sie könnten jedoch Daten ändern oder löschen oder Geschäftsgeheimnisse freigeben, falls sie mit einem konkurrierenden Unternehmen zusammenarbeiten. Während dies Worst-Case-Szenarien sind, ist es besser als Nachsicht.
Um zu sehen, wer das Dokument bearbeiten kann, klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche.
Dadurch sollte eine Liste von Benutzerkonten erstellt werden, die Zugriff auf das Dokument haben, sowie Hinweise, ob sie die Datei bearbeiten oder sie nur anzeigen können.
Dies ist eine Information, die Sie für jedes Dokument, für das Sie die Eigentümerschaft übernehmen, wirklich beachten sollten.
Vorbereitung Verhindert Probleme
Wenn eine Tabelle von einer Person an eine andere weitergegeben wird, ist es wahrscheinlich, dass sie ziemlich wichtig ist - und die Chancen stehen gut, dass sie für mehrere Personen wichtig ist. Probleme mit dem Dokument verursachen einige Probleme. Da Sie nun die Datei in Besitz genommen haben, wird die Aufgabe, sie zu reparieren, Ihnen sicher zufallen.
Wenn du einmal nach dem Event auf diese Katastrophe reagierst, wird es viel schwieriger, wenn du dich nicht richtig vorbereiten würdest. Wissen über Dinge wie versteckte Blätter, Passwörter und das Innenleben der Datei Wie man eine Excel-Tabelle auf einer einzigen Seite druckt Wie man eine Excel-Tabelle auf einer einzigen Seite druckt Eine schön gestaltete Tabelle verliert ihre Anziehungskraft, wenn sie am neunten gedruckt wird Blätter, mit der Hälfte von ihnen leer. Wir zeigen Ihnen, wie Sie alles schön auf einer Seite bekommen. Lesen Sie mehr sind gut zu haben. Stellen Sie nur sicher, dass Sie sie vor einer Katastrophe kennen lernen, anstatt danach zu suchen.
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