Outlook bleibt eine der beliebtesten E-Mail-Plattformen am Arbeitsplatz, und es enthält viele großartige Produktivitätstools, mit denen Sie eine Menge Zeit sparen können. Wenn Sie auf der Suche nach weiteren Tipps für Ihr Outlook-Arsenal sind, haben Sie drei Möglichkeiten, wie Sie den E-Mail-Client nutzen können, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.
1. Markieren Sie E-Mails als Read Ready
Wenn Sie in Outlook auf eine ungelesene E-Mail klicken und diese löschen, ohne zu einer anderen Nachricht zu wechseln, bleibt sie ungelesen. Dies ist besonders ärgerlich, weil Sie denken, dass ungelesene Nachrichten in Ihrem Papierkorb sind.
Gehe zu Datei > Optionen > Mail . Unter Outlook- Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche Lesebereich, und ein Dialogfeld wird mit einigen Optionen angezeigt. Die einzige Einstellung, die Sie ändern müssen, ist das Markieren von Elementen als gelesen, wenn sie im Lesefenster angezeigt werden . Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen aktiviert ist, und geben Sie 0 für die Anzahl der Sekunden ein, die gewartet werden soll, bevor ein Element als gelesen markiert wird.
Klicken Sie im Dialogfeld auf OK und erneut auf die E-Mail-Einstellungen. Wenn Sie jetzt in Outlook auf eine E-Mail klicken, wird sie sofort als gelesen markiert.
2. Erstellen Sie sofort neue E-Mails mit kopiertem Text
Wenn Sie Text von Ihrem Browser, einem Dokument, einer anderen E-Mail oder von einem anderen Computer kopiert haben, können Sie sofort eine neue E-Mail mit dem Text im Textkörper Ihrer E-Mail erstellen, indem Sie einfach die Tastenkombination Strg + V drücken überall in Outlook.
Bei E-Mails sollten Sie sich auf der Registerkarte "E-Mail" befinden. Wenn Sie auf den Registerkarten Kalender, Kontakte oder Aufgaben sind, wird der Text in einem neuen Dialogfeld für das entsprechende Register angezeigt.
3. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen mit Ausnahmen
Wenn Sie sich konzentrieren müssen und Outlook-E-Mail-Benachrichtigungen Sie ablenken, können Sie sie deaktivieren. Wenn Sie jedoch weiterhin nach E-Mails suchen möchten, die sich auf das Projekt beziehen, mit dem Sie arbeiten, oder auf bestimmte Personen, können Sie Ausnahmen für die Regel erstellen.
Gehe zuerst zu Datei > Optionen > Mail . Stellen Sie unter Nachrichtenankunft sicher, dass alle Optionen für Benachrichtigungen deaktiviert sind, und klicken Sie dann auf OK.
Als Nächstes möchten Sie Ausnahmen für bestimmte Kontakte erstellen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun.
Wenn Sie nur an Benachrichtigungen für bestimmte Kontakte interessiert sind, können Sie dies am einfachsten tun, indem Sie zu einer E-Mail von ihnen navigieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und Regeln> Regel erstellen auswählen. Stellen Sie in dem Dialogfeld, das angezeigt wird, sicher, dass unter Wenn eine E-Mail mit allen ausgewählten Bedingungen abgerufen wird, die Option Von aktiviert ist. Für Folgendes sorgen Sie dafür, dass die Anzeige im Fenster für neue Artikelwarnungen aktiviert ist. Wenn Sie möchten, können Sie auch die Soundbenachrichtigung aktivieren und Erweiterte Optionen für weitere Bedingungen wie Text in der Betreffzeile und Wichtigkeitsstufe verwenden.
Wenn Sie möchten, können Sie neben dem Absender noch weitere Bedingungen auswählen. Dazu müssen Sie jedoch oben im Bildschirm in das Registerkartenmenü wechseln, auf die Schaltfläche Regeln klicken und zu Regeln und Benachrichtigungen verwalten gehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel . Unter Bleiben Sie auf dem neuesten Stand, klicken Sie auf die Option Mail von jemandem im Fenster Neue Artikelanzeige anzeigen und klicken Sie auf Weiter .
Sie finden eine Liste mit verschiedenen Bedingungen für die Arten von E-Mails, die Sie erhalten: nach Absender (eine Einzelperson oder eine Gruppe), nach bestimmten Wörtern im Betreff, nur an Sie gesendet, als wichtig markiert oder markiert, mit bestimmten Wörtern in der Körper, mit Anhängen und vieles mehr.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Bedingung, die Sie in Schritt 1 verwenden möchten, und in Schritt 2 sehen Sie für jedes Element einen verknüpften Text. Klicken Sie auf jeden Link und folgen Sie den Anweisungen bezüglich der Art des einzugebenden Inhalts. Sobald Sie alle Auswahlmöglichkeiten ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter .
Sie können dann Ihre Aktion auswählen. Bei Benachrichtigungen können Sie festlegen, dass Outlook eine bestimmte Warnmeldung Ihrer Wahl, eine Desktopbenachrichtigung und / oder einen Sound anzeigt. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Fertig stellen . Sie sehen, dass die Regel in der Liste Regeln und Warnungen angezeigt wird.
Wenn Sie mit dem Fokussieren fertig sind und die Benachrichtigungen wieder aktivieren möchten, gehen Sie einfach zurück zu Datei > Optionen > E- Mail und unter Nachrichtenankunft schalten Sie die Benachrichtigungen wieder ein.
Welche Outlook-Tipps und -Tricks verwenden Sie, um produktiv zu bleiben? Teile sie uns in den Kommentaren mit.