Wir alle stoßen täglich auf PDF-Dokumente - es ist das richtige Format für Kontoauszüge, Bedienungsanleitungen, Online-Berichte und vieles mehr.
Aber ist es immer das beste Format? Woher wissen Sie, ob Sie ein PDF-Dokument oder einen der Microsoft Office-Dateitypen verwenden sollten?
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Format für welchen Zweck verwendet werden soll, lesen Sie weiter. In diesem Artikel werde ich die Vor- und Nachteile der Verwendung einer PDF-Datei im Vergleich zu DOC-, XLS- und PPT-Dateien erläutern.
PDFs: Die Vorteile
Beginnen wir mit der Bewertung der Vorteile von PDF-Dokumenten. Unter welchen Umständen sollten Sie sie immer benutzen?
Selbstenthalten
Wenn Sie Inhalte erstellen, die an andere Personen verteilt werden sollen, z. B. Verkaufspräsentationen, Vortragsnotizen oder Newsletter, sollten Sie das PDF-Format zum Senden der Dateien verwenden.
Der Grund? PDFs sind in sich abgeschlossen. Die Datei selbst enthält alle Formatierungen, Schriftarten und Layout-Designs. Sie werden immer auf die gleiche Weise dargestellt, ohne auf das Betriebssystem, die Hardware oder die Software angewiesen zu sein.
Jeder, der ein Microsoft Word-Dokument auf Google Drive geöffnet hat, weiß, wie wichtig das ist. Wenn Sie eine DOC-Datei an einen anderen Benutzer senden, der nicht die gleiche Anwendung verwendet oder nicht die gleichen Schriftarten installiert hat, sieht es oft unordentlich aus.
Hochwertiges Drucken
Da PDF-Dokumente in sich abgeschlossen sind, werden Druckereien sie gerne akzeptieren. Sie akzeptieren häufig Word-Dokumente nicht So drucken Sie Microsoft Office-Dokumente nicht So drucken Sie Microsoft Office-Dokumente nicht richtig Scheint es manchmal unmöglich, Dokumente genau so zu drucken, wie Sie möchten? Wir können helfen! Wir zeigen Ihnen alle Ihre Druckoptionen und helfen Ihnen, die richtigen Einstellungen für perfekt gedruckte Dokumente auszuwählen. Lesen Sie mehr oder andere Microsoft Office-Formate.
PDFs sind "Was Sie sehen, ist was Sie bekommen" - wie auch immer die Seite auf Ihrem Bildschirm aussieht, Sie können sicher sein, dass sie auf einer physischen Kopie genauso aussehen wird. Hochauflösende Bilder behalten ihr professionelles Aussehen und Seitenlayouts werden nicht kompromittiert.
Wenn Sie also eine Reihe von Postern, Flyern oder sogar einer PowerPoint-Präsentation drucken möchten, sollten Sie Ihre Datei als PDF speichern, bevor Sie sich in die Stadt begeben.
Mehrere Formate
Ja, Sie können Textabsätze in eine PowerPoint-Datei importieren oder eine PowerPoint-Folie in Excel einfügen, aber der Prozess erfordert viel Bastelaufwand, wenn Sie das fertige Dokument respektabel gestalten möchten. Die verschiedenen Office-Formate sind nicht wirklich auf unzählige Formate und viele Einbettungen ausgelegt.
Selbst wenn Ihr Dokument auf dem Bildschirm gut aussieht, kann es bei einer großen Datei sehr lange dauern, es zu öffnen und / oder zu speichern. PDF-Dokumente können problemlos Text, fast jeden Bildtyp, Vektorgrafiken, Folien, HTML-Code und mehr unterstützen.
Interaktiv
Microsoft Office-Dateien können interaktiv sein, aber PDFs sind eine bessere Wahl für Anwendungsformulare, Feedbackformulare und andere Situationen, die eine Dateneingabe erfordern. Hier ist der Grund:
- Feste Felder - Es gibt keine Möglichkeit für einen Endbenutzer, ein Feld versehentlich zu löschen, falsch zu interpretieren, welche Daten benötigt werden, oder eine Frage zu verpassen.
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen - Videokünstler können Randnotizen hinzufügen, um Benutzer durch komplizierte Formulare zu führen.
- Formeln - Sie können eine PDF-Datei erstellen, um sofort Umsatzsteuer hinzuzufügen oder Wechselkurse auf einer Rechnung zu berechnen. Selbstverständlich können Sie in Excel auch mit Formeln und Gleichungen arbeiten. Benötigen Sie Hilfe zu Excel-Formeln? 7 Ressourcen zu konsultieren brauchen Hilfe mit Excel-Formeln? 7 Ressourcen zum Abrufen von Excel sind der Goldstandard für Tabellenkalkulationen. Wenn Sie Excel verwenden müssen und sich dennoch damit vertraut machen müssen, werden Ihnen diese Ressourcen schnell die Grundlagen und mehr vermitteln. Lesen Sie mehr, aber es gibt keine Möglichkeit, die Formeln bei der Konvertierung von XLS nach PDF beizubehalten.
- Unterschrift - Einige Dienste, wie Adobe Sign und DocuSign, können Sie Ihre Unterschrift hinzufügen. Sie können Dokumente elektronisch signieren? Können Sie Dokumente elektronisch signieren? Vielleicht haben Sie gehört, dass Ihre technisch versierten Freunde sowohl die Begriffe elektronische Signatur und digitale Signatur herumwerfen. Vielleicht hast du sie sogar austauschbar gehört. Sie sollten jedoch wissen, dass sie nicht gleich sind. In der Tat, ... Lesen Sie mehr auf Verträge und andere persönliche Dokumente auf eine einfache und sichere Weise.
Kompatibilität
Es gibt Vorteile für die Verwendung von Browsern und PDF-Leseprogrammen PDF Reader vs. Browser: Welcher PDF Viewer ist der beste für Sie? PDF Reader vs. Browser: Welcher PDF Viewer ist der beste für Sie? Ein PDF-Reader ist oft eines der ersten Tools, die Benutzer auf ihrem neuen Computer installieren. Es ist nicht glamourös oder sexy, aber es ist ein wichtiges Werkzeug in Ihrem Produktivitätsarsenal. Oder ist es? Weiterlesen .
Solange jedoch der Empfänger einen Browser auf seinem System installiert hat, kann er Ihre Datei öffnen. Dies ist nicht der Fall, wenn Sie eine Datei im DOC, XLS oder PPT senden. Nicht alle Office-Suiten können alle Formate verarbeiten.
PDFs: Nachteile und Alternativen
Trotz dieser offensichtlichen Vorteile gibt es immer noch Zeiten, in denen ein PDF-Format nicht geeignet ist. Ich werde mir einige dieser Situationen ansehen und Sie beraten, was Sie stattdessen verwenden sollten.
Text verfassen
PDF-Dokumenten fehlen die leistungsstarken Formatierungswerkzeuge von Microsoft Word und anderen Prozessoren. Sie können Seitenlayouts, Schriftarten und andere wichtige stilistische Probleme nicht bearbeiten.
Außerdem haben sie keine Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung und andere Schreibhilfen. Sie sollten ein traditionelles Textverarbeitungsprogramm verwenden, um Ihren Text zu verfassen. Speichern Sie die Datei nur als PDF, wenn Sie sicher sind, dass Sie fertig sind.
Inhalt bearbeiten
PDFs sind auch keine gute Wahl, wenn jemand anderes zu bearbeiten oder weitere Details zu Ihrem Dokument hinzufügen muss 5 Kostenlose Tools zum Bearbeiten von PDF-Dateien 5 Kostenlose Tools zum Bearbeiten von PDF-Dateien PDFs sind universell nützlich. Bei der Bearbeitung kommen sie jedoch zu kurz. Wir zeigen Ihnen die besten kostenlosen Tools zum Bearbeiten Ihrer PDF-Dateien. Weiterlesen . Wenn Sie beispielsweise für das Hinzufügen von Text zu einem Dokument verantwortlich sind und zu einem späteren Zeitpunkt im Prozess ein anderer Benutzer für das Hinzufügen von Bildern verantwortlich ist, ist es nicht ratsam, die Datei im PDF-Format zu senden.
Das Format ist von Natur aus nicht bearbeitbar. PDFs sind lediglich ein Abbild eines vorhandenen Dokuments und kein eigenständiges Originaldokument. Im besten Fall lassen die meisten PDF-Reader nur ein paar Wörter gleichzeitig bearbeiten.
Bilder
Wenn Sie Bilder aus einem Dokument zu einem späteren Zeitpunkt möglicherweise erneut verwenden müssen, bleiben Sie bei Office-Apps. Sie werden es schwieriger finden - wenn nicht unmöglich - die eingebetteten Bilder aus einem PDF-Dokument zu extrahieren.
Wenn es absolut notwendig ist, ein Bild aus einer PDF-Datei zu extrahieren, können Sie einen Druckbildschirm auswählen und das Bild in Paint bearbeiten. Dies ist jedoch kein effizienter Arbeitsablauf, und Sie werden wahrscheinlich einen Teil der Bildqualität verlieren.
Zusammenarbeit
PDF-Erstellungs-Apps verfügen nicht über Tools für die Zusammenarbeit. Einige kostenpflichtige Tools stellen Funktionen vor, die die besten kostenlosen Leser bieten Die 6 besten PDF-Leser für Windows Die 6 besten PDF-Leser für Windows Haben Sie sich zweimal überlegt, bevor Sie Adobe Reader installiert haben? Es ist der am weitesten verbreitete PDF-Reader, aber nicht unbedingt der beste. Wir haben die besten PDF-Reader für Ihre Bedürfnisse gefunden. Lesen Sie mehr nicht, aber der Prozess ist umständlich.
Die meisten Produktivitätssuites wie Microsoft Office 365 und Google Drive ermöglichen jetzt die Zusammenarbeit in Echtzeit. 3 Microsoft Office Online Teamwork- und Collaboration-Tools, die beeindrucken 3 Microsoft Office Online Teamwork- und Collaboration-Tools mit Office 2016 und dem kostenlosen Online-Pendant Office Online Microsoft hat neue Tools für Teams bereitgestellt, die eine Remote-Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Wir zeigen Ihnen, was Sie nicht verpassen können. Weiterlesen . Auch hier können Sie Ihre Arbeit mit einer herkömmlichen Suite erledigen und erst nach Fertigstellung des Dokuments in PDF speichern.
Teilen Sie Ihre Meinungen
Ich hoffe, ich habe Ihnen eine breite Einführung gegeben, wie PDF-Dokumente mit den typischen Dateiformaten der Office-Suite vergleichbar sind, und erläutert, wann PDFs verwendet werden und wann sie vermieden werden sollten.
Ich würde gerne hören, was Sie sonst noch dieser Liste hinzufügen würden. Habe ich irgendwelche Profis vermisst? Habe ich irgendwelche wesentlichen Nachteile übersehen? Sie können Ihre Gedanken und Meinungen in das Kommentarfeld unten eintragen.
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