Wenn Sie umfangreiche, detaillierte Besprechungsagenden und -minuten benötigen, bieten zwei Mac Store-Anwendungen - beide als Besprechungen bezeichnet - nützliche Lösungen, die in anderen OS X-Programmen nicht verfügbar sind.
Meetings ($ 12.99) von Exquisitus Inc und Meetings ($ 19.99) von Command Guru bieten jeweils eine Reihe ähnlicher Features mit einigen wichtigen Unterscheidungsfunktionen, um sie voneinander zu unterscheiden. Obwohl Sie kürzlich die Möglichkeiten von Evernote für die Organisation von Meetings kennen gelernt haben Wie Sie Evernote für die Verwaltung Ihrer Meetings nutzen Wie Sie Evernote für die Verwaltung Ihrer Meetings nutzen Wussten Sie, dass die neuesten Tools und Funktionen in Evernote eine sehr nützliche Anwendung für die Verwaltung von Meetings sind? Lesen Sie mehr, jede dieser Anwendungen enthält Funktionen, die das benennende Ungetüm noch nicht bietet.
Beide Anwendungen können zwischen OS X und ihren iOS-Gegenstücken synchronisiert werden, aber ich werde mich heute auf die OS X-Versionen konzentrieren.
Meetings von Exquisitus Inc (12, 99 $)
Exquisitus 'Meetings ist eine App, die aus drei Teilen besteht: einem Abschnitt für Tagesordnungen und Minuten (verwaltet im Bereich Aktive Themen ), einem speziellen Kalender ( Dashboard ) und einem Eingabebereich für eine Liste mit Erinnerungen, Aktionselementen und Besprechungsthemen.
Die Anwendung kann ein wenig schwierig zu verstehen sein, wenn Sie zuerst starten. Um ein neues Meeting einzurichten, wählen Sie " Ablage"> "Neues Meeting-Thema" oder klicken Sie in der Seitenleiste auf das Pluszeichen "+". Im Gegensatz zu Command Gurus Meetings können Sie mit diesem Programm die Namen und die entsprechenden E-Mail-Adressen aus Ihren Kontakten hinzufügen. Wie Sie sehen werden, ist es sehr einfach, Tagesordnungen und Protokolle zu versenden.
Klicken Sie auf die kleine Schaltfläche " + Tagesordnungspunkt ", um den ersten Tagesordnungspunkt für ein Meeting hinzuzufügen. Sie können auch die Tastenkombination Umschalt + Befehl + G verwenden, um ein neues Element hinzuzufügen. Es wäre jedoch noch besser, wenn Benutzer die Umschalttaste + Return-Taste drücken, um während der Eingabe schnell Tagesordnungspunkte hinzuzufügen.
Beachten Sie, dass Tagesordnungspunkte für diese Anwendung die Möglichkeit zum Hinzufügen einer Kurznotiz und eines Anhangs zu jedem Element sowie eine Schaltfläche zum selektiven Einrücken von Tagesordnungspunkten enthalten, von denen zwei für diese spezielle Anwendung einzigartig sind. Einzelne Tagesordnungspunkte können auch direkt aus der Anwendung an alle oder ausgewählte Besprechungsteilnehmer per E-Mail gesendet werden.
Einer der Vorteile der Verwendung dieser Anwendung gegenüber dem Evernote-Ansatz besteht darin, dass Tagesordnungspunkte leicht verschoben werden können. Dies ist sowohl nützlich beim Erstellen von Tagesordnungen als auch beim Vornehmen von Änderungen an der Tagesordnung zu Beginn oder während der Sitzung.
Minuten erstellen
Nachdem Sie alle Ihre Tagesordnungspunkte hinzugefügt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Meeting, um die Minuten einzurichten. Nachdem die Besprechungsprotokolle erstellt wurden, müssen alle Änderungen an der Tagesordnung in den Besprechungsprotokollen manuell bearbeitet werden. Daher empfiehlt es sich, Protokolle erst zu erstellen, nachdem die Teilnehmer die Tagesordnung genehmigt haben.
Ein weiterer Pluspunkt dieses Ansatzes besteht darin, dass Sie, wenn Ihre Besprechungen regelmäßig dieselben Tagesordnungspunkte für jede Besprechung verwenden, einfach auf die Schaltflächen Neue Besprechung klicken können, um eine neue Gruppe von Minuten für zukünftige Besprechungen zu erstellen. Natürlich kann die Tagesordnung auch für jede neue Sitzung geändert werden.
Wie bei Tagesordnungspunkten können Minuten per E-Mail gesendet, in PDF oder RTF exportiert, in die Zwischenablage kopiert oder für Markdown Markdown eingerichtet werden. Hier: Markup-Text in Gmail verwenden & gerendert haben [Chrome] Markdown hier: Markdown-Text in Gmail & verwenden Habe es gerendert [Chrome] Lesen Sie mehr HTML-Formatierung. Wenn Tagesordnungen oder Protokolle per E-Mail gesendet werden, fügt Meetings automatisch die E-Mail-Adressen sowie den Besprechungsinhalt ein. Dies ist eine Funktion, die in der unten aufgeführten Anwendung fehlt.
Hinzufügen von Aktionen und Aufgaben
Einer der wichtigsten Zwecke von Besprechungen ist es, zu ermitteln, was zu tun ist, und Fälligkeitsdaten zuzuweisen. Exquisitus 'Meetings enthält drei nützliche Möglichkeiten zum Hinzufügen von Erinnerungen. Sie können den Menübefehl Datei> Neue Aktion verwenden, auf die Aktionselemente oben rechts im Besprechungsabschnitt klicken oder Erinnerungen im Dashboard hinzufügen.
Mit der Dashboard-Funktion können Sie Terminen Fälligkeitsdaten zuweisen sowie andere Kalenderereignisse und Erinnerungen anzeigen.
Nützlich bei Besprechungen ist auch, dass alle Themen, Tagesordnungen und Protokolle in einer Anwendung gespeichert und in die entsprechende iOS-App für Besprechungen (4, 99 US-Dollar) exportiert werden.
Treffen mit Command Guru ($ 19.99)
Command Gurus Meetings für Mac hat ein sauberes, aber farbenfrohes Layout mit einer intuitiven Oberfläche. Trotz dieser Kosten, die $ 7 mehr als die Anwendung von Exquisitus kosten, ist es nicht so voll für das Einrichten und Teilen von Tagesordnungen und Minuten. Glücklicherweise kann eine 30-Tage-Testversion dieser Anwendung von der Website des Entwicklers heruntergeladen werden.
Um ein neues Meeting zu erstellen, wählen Sie " Datei"> "Neu" und fügen Sie den Titel, das Datum und den Treffpunkt hinzu. Es gibt Abschnitte der Benutzeroberfläche zum Hinzufügen von Namen von Besprechungsteilnehmern, Vorbereitungs- und Tagesordnungspunkten, Diskussionsnotizen, Entscheidungen und Aufgaben. Sie können auch Bereiche auswählen, die Sie nicht benötigen. Diese sind sehr nützlich und einige von ihnen sind in der Exquisitus-Anwendung nicht verfügbar.
Leider verbindet sich diese Anwendung nicht mit der App "Kontakte" Ihres Mac. Daher müssen Sie die Namen und Adressen der Teilnehmer manuell eingeben. Es gibt auch keine Tastaturkürzel zum Hinzufügen von Tagesordnungspunkten, obwohl es eine Funktion namens "Intelligente Aufgabe" gibt, die bei Aktivierung die Eingabe und das Hinzufügen von Elementen mit einem zugewiesenen Hotkey ermöglicht.
Ein weiterer Nachteil dieser Anwendung besteht darin, dass es keine Funktion zum Verwenden der Agenda-Elemente zum Einrichten von Minuten gibt. Im Wesentlichen müssen Sie die Tagesordnungspunkte für die Diskussionen neu erstellen, wenn Sie diesen Ansatz wählen.
Die einzige Exportfunktion für diese Anwendung besteht darin, eine E-Mail zu senden, und der fertige Export sieht besser aus als das von Exquisitus erstellte Layout. Wie erwähnt, fügt dieses Programm keine E-Mail-Adressen ein und listet auch die Namen der Teilnehmer vertikal auf, was unnötig viel Platz in Anspruch nimmt.
Wie die Anwendung von Exquisitus synchronisiert Meetings auch über die iCloud mit der entsprechenden iOS-App für Besprechungen (4, 99 US-Dollar).
Fazit
Beide dieser Besprechungsanwendungen bieten eine dringend benötigte Lösung, die zuvor auf der Mac-Plattform nicht verfügbar war. Und obwohl es mehrere starke iOS-Meeting-Apps gibt, helfen Ihnen MinuteTaker und Meetings, professionelle iPad-Minutenberichte zu produzieren. MinuteTaker und Meetings helfen Ihnen, professionelle iPad-Minutenberichte zu erstellen. In meinem kostenlosen Online-MakeUseOf-Online-Meeting-Guide habe ich einige Tipps für die Planung und Durchführung von Meetings über das Web gegeben, Referenzierte ich auch ein paar Minuten mit Apps. Während nur sehr wenige von uns ... Lesen Sie mehr, es ist großartig, dass diese Desktop-Anwendungen von mobilen Versionen, die Daten synchronisieren, begleitet werden, wie Tippen von iPad ist nicht jedermanns Idee von einer guten Zeit. Auf der anderen Seite sind die iPad-Versionen ideal zum Überprüfen von Inhalten.
Download : Exquisitus-Treffen ($ 12.99) / Kommandoguru-Treffen ($ 19.99)
Weitere Vorschläge zur Planung und Durchführung von Meetings finden Sie in unserem kostenlosen, herunterladbaren Online-Meeting-Guide. Wir würden auch gerne wissen, welche Funktionen Sie diesen Besprechungsanwendungen hinzufügen möchten.