Die Werkzeuge, die wir normalerweise für die Verwaltung persönlicher Projekte verwenden, haben einen großen Nachteil. To-Do-Listen To-Do-Liste App Showdown: Any.do gegen Todoist vs Wunderlist To-Do-Liste App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Einige To-Do-Liste Apps stehen Kopf und Schultern über dem Rest. Aber wie vergleichen sie und welches ist das Beste für dich? Wir helfen Ihnen, es herauszufinden. Lesen Sie mehr und ihre Variationen (wie Kanban-Boards So verwalten Sie Aufgaben mithilfe der japanischen Kanban-Technik So verwalten Sie Aufgaben mithilfe der japanischen Kanban-Technik Kanban ist ein japanisches Rezept für die Durchführung von Aufgaben. Es ist eine ursprünglich für die Produktionslinie von Toyota entwickelte Organisationstechnik Sie können es für sich selbst oder in Ihrem Team implementieren. Lesen Sie mehr) sind in Ordnung, um zu verfolgen, was getan werden sollte und (vielleicht) wer es tun sollte. Aber sie sind nicht so gut darin, das Wann zu planen. Dies ist die Domäne von Business-orientierten Tools wie dem Wasserfall-Projektmanagement-Ansatz.
Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen eine Reihe von Tools und Prozessen zur Verwaltung ihrer Projekte verwenden, ist die Rentabilität. Sobald das Management entscheidet, dass ein bestimmtes Projekt einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt, entstehen Kosten für jede Stunde, in der das Projekt noch nicht abgeschlossen ist. Als Einzelpersonen ist es jedoch sehr einfach, persönliche Projekte gleiten zu lassen. Wir sind krank oder zu müde, oder die Arbeit ist zu beschäftigt, oder es gibt zu viele Katzenvideos im Internet. Ein Teil der Disziplin des Projektmanagements besteht nicht nur darin, Projekte zu vervollständigen, sondern diese auch zunächst so einzurichten, dass sie in einem akzeptablen Zeitrahmen enden.
In diesem Artikel werden wir uns ansehen, wie Sie Business-Tools verwenden können, um sich auf dem richtigen Weg zu halten und Ihre Projekte zu erledigen.
Wasserfall-Projektmanagement-Prinzipien
Es gibt einige wichtige Aufgaben des Projektmanagements, die Sie lernen müssen:
Projektstrukturpläne
Bei einem gewünschten Endziel besteht der erste Schritt in den meisten Projekten darin, dieses Ziel in erreichbare Aufgaben zu zerlegen. Wenn Sie zum Beispiel einen WordPress-Blog erstellen möchten, können Sie beispielsweise Inhalte schreiben, ein Logo entwerfen und WordPress auf Ihrem Server installieren. Das Erstellen einer Projektstrukturstruktur (Work Breakdown Structure, WBS) umfasst das Unterteilen und Unterteilen von Aufgaben, bis Sie Aufgaben haben, die für jemanden einfach zu lesen, zu verstehen und auszuführen sind.
Der tatsächliche WBS für dieses einfache Projekt könnte folgendermaßen aussehen:
- Inhalt erstellen
- Brainstorming einige Post-Ideen
- Inhalt für Posts schreiben (separate Aufgaben für Posts 1-6)
- Bearbeite / prüfe alle Beiträge
- Kreativ
- Visuelles Design (wählen Sie eine Farbpalette usw.)
- Kontakt Logo Künstler
- Wählen Sie Designer
- Logo Entwurf
- Installation und Bereitstellung
- Installieren Sie WordPress
- Installiere / konfiguriere Theme und Plugins
- Logo hochladen
- Erstellen Sie Beiträge
- Ändern Sie die DNS-Einstellungen
Je kleiner die Aufgaben, desto besser. Zum Beispiel könnte der "Inhalt für Posts schreiben" -Elemente weiter pro Post aufgeteilt werden. Wenn Sie sie verkleinern, können Sie nicht nur schneller Fortschritte feststellen. Es bietet auch Flexibilität beim Mischen, um ein bestimmtes Datum zu erreichen. Sie sollten auch ein Konzept haben, was erledigt werden muss, bevor etwas anderes beginnen kann. 6 Projektmanagement Tipps, die Sie verwenden können, um Ihr Leben zu organisieren 6 Projektmanagement-Tipps, die Sie verwenden können, um Ihr Leben zu organisieren Projektmanagement ist der Beruf der Dinge zu erledigen. Unsere Tipps helfen Ihnen dabei, die Perspektive, Fähigkeiten und Werkzeuge eines Projektmanagers zu nutzen, um Ihr eigenes Leben zu organisieren. Lesen Sie mehr, bekannt als Vorgänger oder Abhängigkeiten .
Zum Beispiel kann Ihr Designer den Entwurf Ihres Logos erst erstellen, nachdem Sie sie ausgewählt haben. Der Umriss Ihres Projekts sieht nun so aus:
- Inhalt erstellen
- Brainstorming einige Post-Ideen
- Schreibe Inhalt für Beiträge 1-3 (abhängig von 1a)
- Alle Beiträge bearbeiten / prüfen (abhängig von 1b)
- Kreativ
- Visuelles Design
- Kontakt Logo Künstler (abhängig von 2a)
- Wähle Designer (abhängig von 2b)
- Logo Entwurf (abhängig von 2c)
- Installation und Bereitstellung
- Installieren Sie WordPress
- Installiere / konfiguriere Theme und Plugins (abhängig von 3a)
- Erstelle Beiträge (abhängig von 1d und 2a)
- Logo hochladen (abhängig von 2e und 3b)
- Ändern der DNS-Einstellungen (abhängig von 1, 2, 3b, 3c und 3d)
Resourcenmanagement
Jetzt, wo Sie wissen, was zu tun ist, müssen Sie herausfinden, wer es tun wird und wann. Um jemandem eine Aufgabe zuzuweisen, müssen Sie zunächst sicher sein, dass er sie überhaupt ausführen kann (z. B. ordnen Sie Ihrem Grafikdesigner nicht 3, 5 zu). Aber Sie müssen auch wissen, wie viel sie im Allgemeinen und wann verfügbar sind. Dies wird als Ressourcenverwaltung bezeichnet . Es beginnt mit dem Verständnis, wie viele Stunden pro Tag jemand verfügbar ist, und verfolgt dann diese Verfügbarkeit gegen die Arbeit, die Sie zuweisen.
Zum Beispiel können Sie einen Tagesjob haben. Bei Ihrem 9-zu-5 sind Sie wahrscheinlich acht Stunden pro Tag verfügbar. Aber für Ihre persönlichen Projekte können Sie eine oder zwei Stunden blockieren Blockieren - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus Blockieren der Zeit - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie Zeitblockierung. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und gleichzeitig Ablenkungen, Verzögerungen und unproduktives Multitasking in Schach zu halten. Lesen Sie mehr in der Nacht. Das heißt, Sie haben eine wöchentliche Kapazität von: (2 * 5) = 10 Stunden pro Woche (gehen Sie weiter, nehmen Sie die Wochenenden ab ... Sie verdienen es). Dies bedeutet, dass eine bestimmte Aufgabe, die eine Vollzeitkraft an einem Tag erledigen kann, vier Arbeitstage in Anspruch nimmt. Die Berechnung der Kapazität wird Ihnen sagen, wie lange Ihre Projekte wirklich dauern werden.
Planung und (optimierte) Planung
Wir nennen das "Optimierte Planung", weil die Erstellung des WBS tatsächlich auch geplant ist. Aber was Sie finden können, ist, dass Sie den ersten Plan für das "Best-Case-Szenario" machen. Es wird immer nur eine einzige Aufgabe geben (einfach zu verwalten), und alle fallen säuberlich nacheinander. Aber das ist selten so, wie Projekte in der Praxis funktionieren. In dieser Phase passen Sie die Struktur und die Zuordnungen im Projekt an:
- Harte Einschränkungen für bestimmte Aufgaben (dh es kann nicht vor einem bestimmten Datum beginnen)
- Aufgaben, die parallel ablaufen können (eine Person macht A, eine andere Person B)
- Aufgaben, an denen zwei Personen gleichzeitig arbeiten können (zwei Personen arbeiten beide an A)
Was Sie wahrscheinlich finden werden ist, dass einige Teile des Projekts an Länge gewinnen und Sie Wege suchen, andere zu verkürzen. Nun, da Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie in Ihren Projektplan einbringen sollten, schauen wir uns an, wie Sie es tatsächlich tun können.
Verwalten von persönlichen Wasserfallprojekten mit ProjectLibre
Vor dem Schritt-für-Schritt, ein kurzes Wort zur Verteidigung von Projektmanagement-Tools. Ich habe so etwas wie das Folgende oft gehört, als ich jemanden vorgeschlagen oder beauftragt habe, eine dieser Apps zu lernen:
- "Ich brauche nur eine Liste."
- "Gantt-Diagramme brauchen zu lange."
- "MS Projekt? Ich bin raus!"
Es gibt einen Grund, warum Gantt-Diagramme (die es seit über einem Jahrhundert gibt) noch immer in Gebrauch sind - und warum sie so beliebt im Waterfall-Projektmanagement sind. Sie sind die beste Einzelansicht, um Ihre Zeitleiste, ihren Status und individuelle Aufgabenzuweisungen zu visualisieren, besonders wenn Sie das Wasserfall-Projektmanagement verwenden.
Kalender geben Ihnen keine einmalige Ansicht Ihres Projekts. Lineare To-Do-Listen berücksichtigen nur selten Abhängigkeiten, und kein anderes Tool hilft bei der automatischen Aktualisierung von Start- und Enddaten wie bei Gantt-basierten Anwendungen.
Was viele Leute mit diesen Apps falsch verstehen, ist die Art und Weise, wie sie sie benutzen. Aber wir zeigen Ihnen, wie Sie Dinge auf einfache Art und Weise tun können. Wir verwenden ProjectLibre für unser Wasserfallmodell-Beispielprojekt, obwohl die Schritte fast identisch funktionieren sollten, wenn Sie ein interaktives Gantt-Diagramm benötigen. Sie benötigen eine Gantt-Diagrammvorlage für Excel oder PowerPoint? Hier sind 10 einzigartige Optionen Brauchen Sie eine Gantt-Diagramm-Vorlage für Excel oder PowerPoint? Hier sind 10 einzigartige Optionen Sie benötigen Microsoft Project nicht, um den Fortschritt zu verfolgen. Mit diesen Gantt-Diagrammvorlagen für Excel und PowerPoint können Sie Ihr Projekt genauso gut verwalten. Lesen Sie mehr (Desktop, Mobile, Web, sogar Excel-Dateien).
Die Installation von ProjectLibre ist so einfach wie das Herunterladen der neuesten Version (1.7 zum Zeitpunkt des Schreibens) und Ausführen des EXE-Installationsprogramms (Windows), Ziehen der DMG in Ihren Programmordner (Mac) oder Installieren des RPM- oder DEB-Pakets über Ihre bevorzugte Methode ( Linux).
Sobald Sie installiert sind, feuern Sie ProjectLibre hoch und wählen Sie die Option Projekt erstellen . Sie erhalten einen Dialog, um einige vorläufige Informationen wie Name und Startdatum einzugeben.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihren PSP
Der erste Schritt besteht darin, Ihren PSP zu erstellen. Beginnen Sie damit, alle Aufgaben zu notieren, die Sie kennen: E-Mail-Nachricht, Nur-Text-Datei, Textverarbeitungsdokument, OneNote. Worüber Sie sich auch immer freuen, Brainstorming ist in Ordnung. Öffnen Sie jetzt ProjectLibre in der Gantt- Ansicht und fügen Sie den Text in die Zellen auf der linken Seite ein, die einer Kalkulationstabelle ähneln.
Der erste Fehler vieler Leute besteht darin, diese Apps auf Point-and-Click-Art zu verwenden. Nicht. Behandeln Sie die linke Seite des Bildschirms genau wie Tabellenkalkulationen und verwenden Sie Tastenkürzel 35 Alltägliche Microsoft Excel Tastaturkürzel für Windows & Mac 35 Alltägliche Microsoft Excel Tastaturkürzel für Windows & Mac Tastaturkürzel können Ihnen viel Zeit ersparen! Verwenden Sie diese Microsoft Excel-Verknüpfungen, um die Arbeit mit Tabellenkalkulationen unter Windows und Mac zu beschleunigen. Lesen Sie mehr: Pfeiltasten zum Bewegen, F2 zum Bearbeiten und Enter zum Commit.
Die einzigen zusätzlichen Dinge, die Sie wissen müssen, sind die Tasteneingaben zum Einrücken ( Strg +. (Punkt) für ProjectLibre, obwohl es Tab in MS Project ist) und Outdent ( Strg +, (Komma) in ProjectLibre, Shift + Tab im Projekt) Aufgaben. Dieser Teil funktioniert genau wie eine Gliederung in Word. Es ermöglicht Ihnen, schnell die verschiedenen Phasen und Aufgaben (die Einträge auf der unteren Ebene sind) in Ihrem Plan zu erstellen.
Als nächstes fügen Sie Ihre Vorgänger ein (dh A muss enden, bevor B beginnen kann). Verwenden Sie auch hier die Pfeiltasten und Enter / Tab für die Schnelleingabe. Fügen Sie schließlich Arbeit hinzu oder die Zeit, die Sie für die einzelnen Elemente benötigen.
Sie werden feststellen, dass zwei Dinge passieren, wenn Sie mit der Anpassung des WBS beginnen. Erstens werden Zeilen, die zu "übergeordneten" Elementen werden, in Phasen konvertiert, was bedeutet, dass sie enden, wenn alle ihre untergeordneten Aufgaben abgeschlossen sind. Zweitens, wenn Sie Vorgänger hinzufügen, werden Sie feststellen, dass die Start- und Enddaten automatisch angepasst werden. Während es immer noch wie eine große Unternehmung aussieht, sehen Sie sich das folgende Beispiel an, wie schnell und einfach das sein kann. (Die Zeit, um diesen Plan zu erstellen, war etwas mehr als drei Minuten. Der einzige Teil, der hier nicht gezeigt wird, war das Eintippen der vorherigen Aufgaben.)
Schritt 2: Ressourcen registrieren und Aufgaben zuweisen
Obwohl Sie Work für jede Aufgabe eingegeben haben, werden Sie feststellen, dass ihre Dauer alle ungefähr wie ".25 Tage?" Anzeigen, einschließlich des Fragezeichens.
Dies liegt daran, dass die App davon ausgeht, dass sie jeweils innerhalb eines Acht-Stunden-Tages ausgeführt werden. Dies kann jedoch durch andere Faktoren wie die Ressourcenkapazität beeinflusst werden. Deine Kapazität.
Für dieses Projekt gehe ich davon aus, dass ich für ein paar Stunden am Tag zur Verfügung stehen werde. Bezogen auf einen Acht-Stunden-Tag entspricht dies 25 Prozent Kapazität (wenn ich Vollzeit verfügbar wäre, wäre dies 100 Prozent). Wenn ich meinen Namen als Ressource für jede Aufgabe eingebe, füge ich "[25%]" nach, was die Notierung von ProjectLibre für die Kapazität ist. Sehen Sie in dem kurzen Screencast unten, was mit der Spalte "Dauer" passiert, wenn ich diese Aufgaben mir selbst zuweise. Unter Berücksichtigung meiner Kapazität hat ProjectLibre die Dauer jeder Aufgabe um das Vierfache erhöht.
Jetzt kann ich sehen, dass, während das Projekt nur etwas über 80 Stunden dauert, es ungefähr fünf Wochen dauern wird.
Dies ist einer der Vorteile der Wasserfall-Methode: Sie zeigt realistischere Zeitachsen.
Aber ärgere dich nicht! Es gibt einige Anpassungen, die wir vornehmen können, um das Datum zurück zu wählen.
Schritt 3: Anpassen der Zeitleiste für eine realistische Ansicht
Sobald alle Ihre Ressourcen eingegeben sind, haben Sie die Möglichkeit, zurückzutreten und Ihren Plan zu prüfen. Zum Beispiel können Sie sehen, dass die Aufgaben Visual Design und Logoentwurf nicht mir zugewiesen sind. Das liegt daran, dass ich ein schrecklicher Künstler bin, und wenn ich das selbst versuchen würde, würde es nicht gut gehen. Aber es bedeutet auch, dass, während einige talentierte Künstler an diesen Aufgaben arbeiten, ich in der Zwischenzeit an etwas anderem arbeiten kann.
Wir haben die anfängliche Version unseres Plans streng linear festgelegt: Jede Aufgabe wurde gestartet, wenn die eine vor ihr endete, und ebenso mit Phasen. Aber passen wir die Vorgänger so an, dass Phasen nicht abhängig sind, und entfernen Sie die für die Aufgaben, die ich nicht machen werde. Beachten Sie, wie die Teile der Timeline verschoben werden.
Jetzt haben wir das Projekt um etwa eine Woche reduziert. Wenn ich bedenke, dass ich den Großteil der Arbeit mache, ist das nicht zu schäbig. Wir könnten es wahrscheinlich noch besser machen, indem wir zuerst den Creative-Bereich verschieben und an dem Inhalt arbeiten, während das Logo in Produktion ist.
Verwenden Sie die Wasserfall-Methode, um realistisch zu planen
Mit Ihren eigenen Projekten ist es zu einfach, einfach einen Kalender herauszuziehen Wie Sie Ihren Google Kalender mit Ihrer To-Do-Liste synchronisieren So synchronisieren Sie Ihren Google-Kalender mit Ihrer To-Do-Liste Bei der Organisation Ihres Lebens sind zwei Werkzeuge unverzichtbar: Ihr Kalender und Ihre To-Do-Liste. Die meisten Aufgabenverwaltungslösungen trennen diese beiden Dinge jedoch voneinander. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sie kombinieren können. Lesen Sie mehr, wählen Sie ein paar Daten und gehen Sie auf Ihren fröhlichen Weg.
Verwenden von einfachen Tools wie OneNote (Verwendung von OneNote für die Projektverwaltung Verwendung von Microsoft OneNote für die Projektverwaltung Verwendung von Microsoft OneNote für die Projektverwaltung OneNote ist das ideale Tool für die Zusammenarbeit bei der Verwaltung einfacher Projekte in kleinen Teams OneNote kann helfen, Ihre Projekte zu starten! Lesen Sie mehr) oder Trello (wie Trello für Projektmanagement verwenden Ein Leitfaden für Trello für Life and Project Management Ein Leitfaden für Trello für Life und Project Management Trello kann Ihnen helfen, sich zu organisieren. Es ist ein kostenloses Tool um alle Arten von Projekten zu verwalten Lesen Sie diese Anleitung, um die grundlegende Struktur, die Navigation und wie Trello Ihnen nützlich sein kann, näher zu bringen, da sie zumindest erklären, wer was macht .
Wenn Sie diese Übung in ProjectLibre durcharbeiten, müssen Sie sich überlegen, wie viel Zeit Sie dafür benötigen, welche Engpässe es gibt und wo Sie Hilfe benötigen. Es hilft auch, Ihre Projekte in überschaubare Teile zu zerlegen, um sicherzustellen, dass Sie Fortschritte machen. Während Sie vielleicht denken, dass ein Tool wie ProjectLibre übertrieben ist, haben wir hoffentlich gezeigt, wie einfach es sein kann.
Meistern Sie es nur, wenn es um Ihre Lieblingsprojekte geht? Oder verwenden Sie ein System wie Waterfall Projektmanagement? Lassen Sie uns wissen, wie Sie sich in den Kommentaren "selbst projektieren"!