Einen Arbeitsplan zu erstellen ist nicht einfach. Ob Ihr Team von Mitarbeitern so groß wie ein paar Dutzend oder so klein wie eine Handvoll ist, einen Weg zu finden, um die Stunden aller zu erfüllen, Mindestanforderungen zu erfüllen und das Team glücklich zu machen, ist hart. Glücklicherweise kann Excel viel einfacher machen.
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5 wichtige Tipps beim Erstellen eines Zeitplans
Bevor Sie in den eigentlichen Planungsprozess einsteigen, beachten Sie die folgenden Überlegungen. Sie erleichtern den gesamten Prozess und reduzieren die Menge an Stress, die sich auf Sie stürzt. Die Planung wird nie einfach sein, aber es muss kein Albtraum sein.
Kennen Sie die Vorlieben Ihres Mitarbeiters. Die Art der Präferenzen, die Sie bei der Planung berücksichtigen können, unterscheidet sich von Feld zu Feld (z. B. Einzelhandel oder Lager), aber es ist wichtig, zumindest zu versuchen, Ihre Arbeiter unterzubringen.
Haben manche Mitarbeiter einen Hang zum Morgen? Oder vielleicht abends? Wie viele Stunden möchte jeder Mitarbeiter pro Woche? Gibt es zeitliche Beschränkungen, z. B. die Weigerung, sonntags zu arbeiten? Haben bestimmte Mitarbeiter Synergie und Kompatibilität?
Sie können nicht alle unterbringen, aber es ist ein gutes Ziel zu schießen, weil es die Produktivität und die Atmosphäre verbessern kann - aber vor allem wird es Vertrauen aufbauen, und Vertrauen geht Hand in Hand mit Respekt.
Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern verfolgen Als ob es nicht schwer genug wäre, mit allen Vorlieben Ihres Mitarbeiters zu jonglieren, gibt es zeitkritische Probleme, die hin und wieder auftauchen. Zum Beispiel braucht jemand ein paar Tage, um Urlaub zu machen oder ein verlorenes Familienmitglied zu betrauern.
Glücklicherweise kann dies einfach gehalten werden mit einem vielseitigen Tool wie Google Calendar 10 Awesome Google Kalender Features, die Sie ausprobieren sollten 10 Awesome Google Kalender Features, die Sie ausprobieren sollten Lesen Sie mehr oder ein Kalender-Plugin für Thunderbird 5 Erweiterungen zum Hinzufügen von Kalendern und Aufgaben Manager to Thunderbird 3 5 Erweiterungen zum Hinzufügen von Kalendern und Task-Manager zu Thunderbird 3 Lesen Sie mehr. Eine hochwertige To-Do-Liste App wie Todoist (Gründe für ein Upgrade auf Todoist Pro Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe zu aktualisieren, wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe für ein Upgrade Ich hielt ToDoist für eine Weile frei, aber immer wieder mit Dingen konfrontiert, die ich machen wollte und nicht konnte ... Erinnerungen per E-Mail verschicken Notizen zur Aufgabe hinzufügen. Dinge, die wirklich eine ganze Menge hinzufügen würden ... Weiterlesen), WorkFlowy (unser WorkFlowy-Test Zen -Stil Listing und Projektmanagement mit WorkFlowy Zen-Style Listing und Projektmanagement mit WorkFlowy Lesen Sie mehr), oder Wunderlist (unsere Wunderlist Review Wunderlist: Einfach zu bedienende, vielseitige und plattformübergreifende To-Do List Manager Wunderlist: Easy-To -Use, vielseitige und plattformübergreifende To-Do-Liste Manager Lesen Sie mehr) kann auch gut funktionieren.
Machen Sie den Zeitplan im Voraus. Natürlich können Sie es im Falle einer Änderung der Situation nicht zu weit bringen, aber vermeiden, bis zum Vortag zu warten. Eine gute Faustregel ist etwa eine Woche im Voraus.
Wenn nur Verschleppung so leicht zu schlagen wäre, oder? Jeder hat Mühe, etwas zu erledigen, deshalb haben wir viel über Anti-Prokrastination-Strategien geschrieben. 5 Procrastination-Strategien, um produktiver zu werden 5 Procrastination-Strategien, um produktiver zu werden Lesen Sie mehr, vermeiden Sie Internet-Ablenkungen 6 Tipps verhindern Internet-Prokrastination 6 Tipps verhindern Internet Verschleppung Ich bin ein Meister der Verschleppung. Vielleicht bist du es auch. Es gibt Millionen von Menschen, die unter lähmendem Aufschub leiden, und es ist ein echter Verlust für Produktivität und Effizienz. Das Seltsame ist, viele von ... Lesen Sie mehr, und wirklich zu überwinden Verschleppung Wie zu stoppen Verschleppung: Das einzige neue Jahr Resolution, die Sie einstellen sollten Wie Sie aufhören zu verzögern: Die einzige neue Resolution Sie sollten setzen Sie die Angewohnheit der Verschleppung und starten Maßnahmen ergreifen, ohne auf die richtige Zeit zu warten. Stoppen Prokrastination ist die einzige neue Jahresauflösung, die Sie brauchen. Hier ist der Grund. Weiterlesen .
Indem Sie Ihre Zeitpläne im Voraus festlegen, geben Sie sich etwas Freiraum für den Fall, dass plötzliche Änderungen vorgenommen werden müssen.
Ordnen Sie zuerst die wichtigsten Schichten zu. Mit "am wichtigsten" meinen wir "nicht verhandelbar". Wenn jemand unbedingt eine bestimmte Schicht bearbeiten muss, fülle ihn zuerst aus und setze ihn in Stein. Sobald alle erforderlichen Schichten gefüllt sind, ist es einfacher, die verbleibenden Schichten mit verfügbaren Mitarbeitern zu kombinieren.
Und behalten Sie immer mindestens eine Kontingenz im Auge. Im Idealfall würden Sie mehrere Zeitpläne erstellen (z. B. Plan A, Plan B usw.), aber das kann viel Zeit in Anspruch nehmen, also sollten Sie zumindest die Mitarbeiter identifizieren, die am wahrscheinlichsten durchfallen und einen Backup-Plan haben Falls sie es tun.
Machen Sie den Zeitplan leicht zugänglich. Es ist aus zwei Gründen gut, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass sie den Zeitplan einhalten: Sie können auf Fehler hinweisen und sie werden die Heads Ups schätzen, damit sie ihre eigenen Wochen um den Zeitplan planen können.
Da wir Excel-Vorlagen verwenden, um unsere Arbeitszeitpläne zu erstellen, ist es die bevorzugte Option, sie direkt auf Google Drive hochzuladen. Google Drive Anmeldung & Dateifreigabe leicht gemacht Google Drive Anmeldung und Dateifreigabe leicht gemacht Google Drive ist eine Cloud Speicher- und Online-Office-Service mit 15 GB freiem Speicherplatz und ausgeklügelten Optionen für die Zusammenarbeit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie darauf zugreifen und Dokumente mit anderen teilen. Weiterlesen . Es wird in Google Tabellenkalkulation Alternative Excel vs Google Tabellen konvertieren: Welche ist besser für Sie? Excel vs. Google Tabellen: Welcher ist besser für Sie? Brauchen Sie wirklich Excel? Sowohl Desktop- als auch Online-Lösungen haben ihre Vorteile. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, zwischen Excel und Google Tabellen zu wählen, um Ihre Tabellen zu verwalten, lassen Sie uns Ihnen bei der Entscheidung helfen. Lies mehr und erlaube es dir, es zu teilen, damit andere es sehen können. Beachten Sie diese Tipps für die Zusammenarbeit mit Google Tabellen 5 Google Tabellen Einstellungen wichtig für Teamarbeit 5 Google Tabellen Einstellungen wichtig für Teamarbeit Google Tabellen bietet mehr Funktionen zur Unterstützung der gemeinsamen Dateneingabe und -verarbeitung als Sie vielleicht denken. Wir stellen Ihnen die Funktionen und Funktionen von Google Tabellen vor, die für Gruppenprojekte erforderlich sind. Lesen Sie mehr, wenn Sie neu sind.
Und sorgen Sie sich nicht um die Sicherheit. Sofern Sie keine Regierungsgeheimnisse verarbeiten, ist Google Tabellen sicher genug. Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Lesen Sie mehr für alltägliche Benutzer wie Sie und ich.
Kostenlose Excel Vorlagen Downloads
Mit diesen Tipps aus dem Weg, hier sind eine Handvoll von fantastischen Excel-Vorlagen, die speziell entworfen, um Arbeitgeber zu helfen, Arbeitspläne für die Woche zu planen. Es wird immer noch harte Arbeit sein, aber viel einfacher, wenn Sie eine dieser Vorlagen verwenden.
Vorlagen sind als XLSX-Dateien für Excel 2007 und höhere Versionen verfügbar.
Umfassender Arbeitszeitplan
Dieser Arbeitsschichtplan von Spreadsheet123 ist eine der umfangreicheren Vorlagen. Es ist gut genug, um einige der Planungssoftware im Internet zu konkurrieren, aber irgendwie ist diese Vorlage völlig kostenlos verfügbar.
Wenn Sie es öffnen, finden Sie verschiedene Blätter für: Mitarbeiterregistrierung, Arbeitsschichtplan, Zeitkarte, Gehaltsbudget, Anwesenheit, Belegung, Einstellungen und Hilfe. Das Hilfe-Blatt ist ein Mini-Tutorial, das Ihnen zeigt, wie Sie mit dem Zeitplan beginnen können.
Ehrlich gesagt, wir empfehlen dieses Hotel. Wir haben ein paar andere Vorschläge unter diesem, aber keine sind so gut und Sie sollten sie nur überprüfen, wenn diese für das, was Sie tun wollen, übermäßig kompliziert ist (was sicherlich eine gültige Beschwerde ist).
Download: Arbeitszeitplan
Wöchentlicher Schichtplan
Dieser wöchentliche Schichtplan von Business Management Systems ist vielleicht nicht so umfassend wie der obige, aber er ist ideal für kleinere Teams. Es ist einfacher, das heißt es ist einfacher zu lernen und einfacher zu bedienen. Sehr zu empfehlen für diejenigen, die einen mittleren Scheduler wünschen.
Es kommt mit drei Blättern: Zeitplan, Verschiebungen und Mitarbeiter. Sie müssen nur Ihre Mitarbeiter und ihre Stundensätze im Feld Mitarbeiter auflisten. Definieren Sie dann die Startzeit und die Endzeit für jede verfügbare Schicht im Blatt Schichten. Danach wird das automatisierte Zeitplanblatt selbsterklärend.
Der einzige Nachteil ist, dass es nur bis zu 20 Mitarbeiter und 9 definierte Schichten geben kann, was es für kleine und mittlere Betriebe ideal macht, aber für größere Unternehmen nicht plausibel ist.
Download: Arbeitszeitplan des Mitarbeiters
Täglicher Schichtplan
Vielleicht brauchen Sie nicht alle automatisierten Schnickschnacks, die mit den beiden oben genannten Vorlagen geliefert werden. Vielleicht ziehen Sie es vor, die Dinge so manuell wie möglich zu machen, und alles, was Sie brauchen, ist ein wirklich grundlegender Zeitplan, an dem Sie basteln können. Wenn ja, dann verwenden Sie das von Vertex42 zur Verfügung gestellte .
Diese Vorlage funktioniert überhaupt nicht. Sein einziger Zweck ist es, Ihnen einen vordefinierten Zeitplan zu geben, den Sie von Hand ausfüllen können. Wenn Sie fertig sind, können Sie es ausdrucken (oder online hochladen), damit alle es sehen können. Es ist einfach, jede Woche neu zu beginnen.
Download: Schichtplanvorlage
Excel macht Ihr Leben wieder einfacher
Fühlen Sie sich frei, diese Vorlagen Ihren Bedürfnissen anzupassen, wenn sie nicht absolut perfekt für Sie sind (solange Sie sie nicht weiter verteilen). Wenn Sie anpassen möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, empfehlen wir Excel-Formeln zu lernen Brauchen Sie Hilfe zu Excel-Formeln? 7 Ressourcen zu konsultieren brauchen Hilfe mit Excel-Formeln? 7 Ressourcen zum Abrufen von Excel sind der Goldstandard für Tabellenkalkulationen. Wenn Sie Excel verwenden müssen und sich dennoch damit vertraut machen müssen, werden Ihnen diese Ressourcen schnell die Grundlagen und mehr vermitteln. Lesen Sie zuerst.
Und bevor Sie Ihre ausgedruckten Zeitpläne drucken, lesen Sie diese Tipps zum Drucken von Excel-Tabellen Excel-Druck Tipps: 7 Schritte zum perfekten Drucken Excel-Druck Tipps: 7 Schritte zum perfekten Drucken Haben Sie Probleme beim Drucken von Excel? Folgen Sie dieser Anleitung, und Ihre Tabellenblätter werden in kürzester Zeit auf der Seite angezeigt. Lesen Sie mehr, um sicherzustellen, dass alles richtig ankommt.
Welche Vorlage ist dein Favorit? Haben wir etwas Gutes verpasst? Haben Sie Tipps oder Tricks für die Planung Ihrer Mitarbeiter? Teilen Sie uns in den Kommentaren unten!
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