Papierbelege sind leicht verloren und schwer zu finden, wenn Sie sie am dringendsten benötigen. Glücklicherweise löst die digitale Lösung beide Probleme. Bewaffnet mit einem Smartphone, Cloud-Speicher und Ihren eigenen organisatorischen Fähigkeiten können Sie auch das Problem der falsch platzierten Belege lösen.
Ob Sie Ihre Steuern einreichen oder eine Garantie in Anspruch nehmen müssen, Quittungen sind unerlässlich. Einige Unternehmen bieten optionale E-Mail-Quittungen, die meisten nicht. Während Sie immer so viel Müll wie möglich aufbewahren sollten, kann ein digitales Backup lebensrettend sein - selbst wenn Sie nur Steuern zahlen.
Smartphone-Scanner
Fast jeder hat heutzutage ein Smartphone und jedes Smartphone hat eine Kamera. Es gibt einige hervorragende Apps zum Scannen von Papier in eine Datei, unabhängig davon, welches Betriebssystem Sie verwenden. In der Tat sind App-Stores voll mit Scan-Apps voll gestopft und heftiger Wettbewerb ist immer gut für die Verbraucher.
Die folgenden Apps werden in erster Linie mit dem Scannen erstellt und Dokumente werden im Speicher Ihres Smartphones gespeichert. Sie bieten wahrscheinlich die beste Qualität in Anbetracht ihres einzigen Zwecks, und einige bieten sogar nützliche Export-, Freigabe- und Zusammenarbeitsfunktionen.
iOS, iPhone und iPad
Ich hatte schon immer eine Schwäche für TurboScan (1, 99 $), eine Budget Scanner App, die hervorragende Ergebnisse liefert TurboScan - Oder warum Ihr nächster Scanner $ 1, 99 kostet [iPhone] TurboScan - Oder warum Ihr nächster Scanner $ 1, 99 kostet [iPhone ] Ich hatte einmal einen Scanner. Es nahm einen enormen Teil meines Schreibtischplatzes in der Kindheit um 1998 in Anspruch, der über eine parallele Schnittstelle verbunden war, und das Verhältnis von Qualität zu Geschwindigkeit war gering, um es gelinde auszudrücken. Es war das ... Lesen Sie mehr. Es ermöglicht Ihnen, mehrseitige PDFs sowie JPEGs zu erstellen. Während die Schnittstelle nicht viel zu Hause ist, sind die Kantendetektion und die Scan-Qualität (mit einstellbaren Kontrasteinstellungen) beide ausgezeichnet, und es gibt eine "SureScan 3x" -Funktion, die drei Aufnahmen vereint, besonders praktisch bei schwachem Licht.
Ich schaffte es auch, CamScanner + ($ 4, 99) zu kaufen, während es im Verkauf war, und nachdem ich es mehrmals benutzt habe, bin ich mit den Ergebnissen zufrieden gewesen. Die App ermöglicht es Ihnen, Ihre Scans direkt (gegen Gebühr) zu faxen, Einträge zu markieren, zusammenzuarbeiten, Text zu identifizieren und sogar einen Zugangscode festzulegen, um Ihre privaten Dokumente zu schützen. Es ist eine kostenlose Version verfügbar, die unter anderem Anzeigen und Wasserzeichen für Ihre Scans verwendet.
Eine der am besten ausgestatteten Anwendungen kommt in Form von Scanner Pro ($ 6, 99) mit einem passenden Premium-Preis-Tag. Die App verfügt über Funktionen wie Echtzeit-Erkennung von Rahmen für bessere Rahmen, iCloud-Synchronisierung, um Ihre Scans gesichert und synchron mit Ihren Geräten zu halten, und direkten Upload zu Dropbox, Google Drive und Evernote. Wenn Sie eine App brauchen, die alles macht, ist Scanner Pro es wahrscheinlich.
Android
Google-Nutzer können auch CamScanner + (4, 99 $) oder die beliebte kostenlose Version nutzen, die einen ähnlich robusten Funktionsumfang bietet. Wie zu erwarten ist, die kostenlose Testversion Wasserzeichen Ihre eingehenden Scans und begrenzt einige der Apps mehr nützliche Funktionen, aber die Qualität von CamScanner ist ausgezeichnet Scan von Dokumenten auf Ihrem Telefon mit CamScanner für Android Scannen Sie Dokumente auf Ihrem Telefon mit CamScanner für Android Mit dieser praktischen App können Sie Dokumente direkt von Ihrem Telefon aus scannen. Weiterlesen .
Eine weitere gute Alternative zu CamScanner + ist der Mobile Document Scanner ($ 4, 99), der auch als MDScanner bekannt ist. Mit mehrseitiger Unterstützung, Kantenerkennung und einer Reihe von Bearbeitungsmöglichkeiten für die Erstellung von Text, Bildern oder Whiteboard-Zeichnungen ist die App eine leistungsstarke Ergänzung für Ihr mobiles Büro. Wie immer können Sie sich die kostenlose Version ansehen, die auf Werbung, Wasserzeichen und einem begrenzten Batch-Scan beruht.
Windows Phone
In ihrer Eile, die mobile Scan-App-Landschaft zu dominieren, haben die Entwickler von CamScanner den Windows Phone Store mit dem kostenlosen CamScanner für Windows Phone erreicht. Von dem, was ich sagen kann, hat die App keine Einschränkungen und kostet auch keinen Cent - der Preis, den Sie zahlen, ist in Features, da nicht alles, was in den iOS- und Android-Versionen verfügbar ist, hier recht gut funktioniert. Trotzdem ist es kostenlos und es gibt ein gut aussehendes PDF aus.
Aufgrund der (mangelnden) Popularität der Plattform haben Windows Phone-Nutzer keine große Auswahl, wenn es um andere Apps geht. Es gibt das kostenlose Handyscan, aber es sieht nicht besser aus als CamScanner, also bist du mit dem ersten besser dran.
Cloud-Speicher
Einer der Vorteile des Scannens Ihrer Belege in das PDF- oder Bildformat besteht darin, dass Sie sie in der Cloud speichern können, um jederzeit darauf zugreifen zu können. Glücklicherweise gibt es ein paar Apps, die Speicher, Organisation und sogar die Erfassung von Dokumenten vereinen - und sie sind alle kostenlos zu booten.
Google Drive (Kostenlos; iOS und Android)
Die Google-eigene Cloud-Speicherplattform eignet sich hervorragend für die Aufbewahrung Ihrer Quittungen, vorausgesetzt, Sie kümmern sich nicht darum, Ihre Kaufhistorie in die Hände von Google zu legen. Sowohl die iOS- als auch die Android-Apps verfügen über eine Funktion zum Scannen von Dokumenten, mit der Sie Ihre Belege und andere Dokumente schnell erfassen, hochladen und organisieren können. Der beste Teil davon ist, dass Sie mehrere Geräte mit verschiedenen Betriebssystemen verwenden können, um alles zu erfassen und am selben Ort zu speichern (oder darauf zuzugreifen).
Sorry Windows Phone Nutzer, Google hat sich noch keine Mühe gemacht, eine App für Ihre Plattform zu erstellen - und es sieht nicht so aus, als würden sie es in absehbarer Zeit tun.
Evernote (Kostenlos; iOS, Android, Windows Phone und Blackberry)
Evernote ist eine großartige Alternative zu Google Drive, wenn Sie den Notizenservice bereits nutzen. Die iOS- und Android-Versionen verfügen nicht nur über einen Basisaccount (10 MB maximale Notizgröße, 60 MB pro Monat Upload-Limit), sondern auch über einen exzellenten Dokumentenscanner, ideal zum Speichern von Text-freundlichen Quittungen. Sie können diese an eine Notiz oder ein Notizbuch Ihrer Wahl anhängen, sie markieren und sogar in Skitch zur Annotation öffnen.
Leider enthalten die Windows Phone- und Blackberry-Versionen kein Scannen von Dokumenten, aber sie erlauben Ihnen, einen Schnappschuss zu machen und ihn von Ihrem Gerät hochzuladen.
Office Objektiv für OneNote (Kostenlos; WindowsPhone)
Wenn es um das Scannen geht, haben Windows Phone-Benutzer einen praktischen Trick im Ärmel: Eine spezielle App namens Office Lens scannt Belege, Dokumente und Whiteboards direkt in OneNote. Die App erfordert, dass Sie sich mit einem Microsoft-Konto anmelden, und ermöglicht es Ihnen, Bilder im "Dokumentmodus" und im "Whiteboard-Modus" direkt in der Cloud zu speichern. Sie können dann über die integrierte OneNote-App von WindowsPhone oder eine ähnliche Desktop-Edition darauf zugreifen.
Scannen Sie intelligenter mit einem Dokumentenscanner
Wenn Sie von den Ergebnissen des Handheld-Scannens immer wieder enttäuscht sind, sollten Sie einen Dokumentenscanner in Betracht ziehen. Wir haben Ihnen gezeigt, wie man einen in der Vergangenheit erstellt Wie man seinen eigenen Smartphone-Dokumentenscanner baut Wie man seinen eigenen Smartphone-Dokumentenscanner baut Haben Sie jemals versucht, ein Foto von einem Dokument mit Ihrer Smartphone-Kamera zu machen, in der Hoffnung, es mit OCR zu konvertieren Software später in ein PDF- oder Word-Dokument? Vielleicht haben Sie versucht, ... Lesen Sie mehr, und wenn Sie eine Menge Quittungen scannen, könnte es sich lohnen, sich die Zeit zu nehmen, Ihre eigenen zu machen.
Wenn Sie Ihr Gerät ruhig halten und viel Licht einlassen, kann eine Scanbox die Qualität Ihrer Scans erheblich verbessern und Verzerrungen durch Kantenkorrektur reduzieren.
Verwenden Sie IFTTT für eine intelligentere Organisation
IFTTT ist ein unendlich nützliches Automatisierungswerkzeug, das eine Kombination von Triggern und Aktionen verwendet. IFTTT kann Ihnen helfen, Belege auf verschiedene Arten zu organisieren, aber der Hauptvorteil, den ich sehen kann, besteht darin, Ihre digitalen Belege so zu organisieren, dass sie neben Ihren gescannten erscheinen.
Wenn Sie ein Google Mail-Nutzer sind, können Sie verschiedene Auslöser einrichten, z. B. das Hinzufügen eines bestimmten Labels zu einer Nachricht, Betreffzeilen oder E-Mails von bestimmten Absendern. Wenn Sie Ihre Filter bereits so eingerichtet haben, dass Shopping-E-Mails automatisch gekennzeichnet werden, wenn sie in Ihrem Posteingang ankommen, kann der gesamte Prozess erstaunlich einfach sein.
Es ist dann ein einfacher Fall, Ihre Aktion auszuwählen - in einem bestimmten Google Drive-Ordner zu speichern, in Dropbox zu speichern, eine neue Notiz in Ihrem Evernote-Notizbuch "Receipts" zu speichern, um Ihrem OneNote-Konto eine neue Notiz hinzuzufügen - Sie haben die Wahl deiner, und ziemlich grenzenlos.
Ernsthaft beim Scannen?
Schließlich, wenn Sie ernsthaft mit dem Scannen sind, sollten Sie einen mobilen Scanner von Leuten wie Doxie oder Flip-Pal betrachten. Im Gegensatz zu den klobigen Flachbettmodellen von früher sind diese Modelle (besonders die von Doxie) leicht und mobil. Das Basismodell jedes Unternehmens beginnt bei 149 US-Dollar. Wenn Sie jedoch viel scannen, sollte die Teilnahmegebühr kein Problem darstellen.
Was sind Ihre Tipps, um auf Ihrem Stapel Papierbelege zu bleiben? Fügen Sie in den Kommentaren unten Ihre eigenen Bewältigungsmechanismen hinzu.
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