Jeder weiß, dass es in diesen Tagen schwierig ist, zu überleben oder Ihre Angelegenheiten ohne E-Mail zu verwalten. In der Tat haben die meisten Leute zwei oder drei E-Mails zu verwalten, also ohne einen guten Umgang mit E-Mail-Management, kann dieser viel beschäftigte Posteingang ziemlich schnell außer Kontrolle geraten.
Ich weiß, du fragst dich, ob wir wirklich einen anderen Artikel über E-Mail-Management brauchen? Ich meine, nur 2012 hatten wir schon viele davon, wie Tinas Artikel über die Verwaltung von E-Mail-intensiven Projekten in Gmail. Manage & Collaborate On E-Mail Intensive Projekte in Google Mail mit Streak [Chrome] Manage & Collaborate On E-Mail intensive Projekte in Google Mail mit Streak [Chrome] Streak ist ein leistungsstarkes Add-on für Google Mail-Projektmanagement für Chrome. Es enthält Vorlagen für viele verschiedene Arten von Projekten, zum Beispiel Kundenbetreuung oder Event-Planung. In Streak werden Projekte Pipelines genannt. Sie können ... Lesen Sie mehr und ihre E-Mail zum Importieren und Verwalten mehrerer Konten So importieren und verwalten Sie mehrere E-Mail-Konten in Google Mail Importieren und Verwalten mehrerer E-Mail-Konten in Google Mail Es ist nicht ungewöhnlich, mehrere E-Mail-Konten zu haben Konten an verschiedenen Orten ist mühsam. Daher greifen viele Benutzer auf Desktop-E-Mail-Clients wie Thunderbird oder Outlook zurück, um alle ihre ... Read More. Yaara hat die neue Compose-Funktion von Google Mail zu viele Klicks abgedeckt? Befolgen Sie diese Tipps, um Zeit zu sparen, wenn Google Mail neue Klicks erstellt? Befolgen Sie diese Tipps, um mit Google Mail neue Inhalte zu sparen In einer kürzlich durchgeführten Umfrage bei MakeUseOf haben wir festgestellt, dass über 75% von Ihnen bereits Google Mail verwenden. Indem ich die Kommentare dieser Umfrage gelesen habe, habe ich auch festgestellt, dass viele von Ihnen ... Lesen Sie mehr, Aaron diskutiert, wie Sie Ihre E-Mail hervorzuheben Wie Sie Ihre E-Mail-Nachricht in einem überfüllten Posteingang stehen Wie Sie Ihre E-Mail Nachricht steht in einem überfüllten Posteingang Haben Sie jemals eine E-Mail gesendet, die Ihrer Meinung nach wichtig war, nur um viele Tage später beantwortet zu werden, oder schlimmer noch vergessen? Zugegeben, manchmal ist es außerhalb Ihrer Kontrolle, aber es gibt Dinge, die Sie tun können ... Lesen Sie mehr in jemand anderen überladenen E-Mail-Box, und vor kurzem Yaara abgedeckt Dosen Antworten E-Mail schneller & besser mit in Dosen Antworten E-Mail schneller & besser mit in Dosen Antworten Don hast du keine zeit zum mittagessen kochen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie Camping-Chow, die nicht schlecht werden? Einfach, etwas Konserven bekommen. Müde, die gleichen E-Mail-Antworten zu tippen? Versuchen Sie Dosen-E-Mails! Denken Sie ... Lesen Sie mehr. Sind wir noch nicht fertig?
Nun, die Wahrheit ist, dass eines der häufigsten Probleme, die Leute haben, dass trotz aller ihrer besten Bemühungen, trotz all der coolsten Plugins und kreativen Ordner, die sie erstellen, um E-Mails zu halten, der Posteingang unweigerlich wieder überladen wird.
Der Grund dafür ist, dass unabhängig davon, wie sehr Sie versuchen, Ihren Posteingang zu organisieren, wenn Sie das System manuell verwalten - wenn Sie auf sich selbst angewiesen sind, sich Zeit zu nehmen und gelegentlich Ihren Posteingang zu verwalten nie passieren.
Stattdessen empfiehlt es sich, die Organisation Ihres Posteingangs vollständig zu automatisieren, indem Sie die besten Tools innerhalb und außerhalb von Google Mail verwenden. In diesem Artikel werde ich Ihnen fünf Dinge zeigen, die Sie jetzt tun können, um Ihren Google Mail-Posteingang zu automatisieren, sodass Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen müssen, wie Sie die Unordnung durchforsten müssen, um diese wichtigen E-Mails zu finden.
5 Tipps zum Verwalten des Google Mail-Posteingangs
Sie müssen nicht ständig die Kontrolle verlieren. All diese Bemühungen, Ihren Posteingang in ordentliche Ordner zu organisieren, müssen nicht zu einem verschwendeten Aufwand in einem Monat werden, wenn sich all diese Dinge ändern und Ihr neues Ordnersystem keinen Sinn ergibt.
Das Tolle an Google Mail ist, dass es einige hervorragende Automatisierungstools gibt, die Sie nutzen können, damit Gmail selbst all die harte Arbeit für Sie erledigt.
Verwenden Sie Filter und Labels, um die Organisation zu automatisieren
Das haben einige Autoren hier bei MUO oft gepredigt. In der Tat, Craig abgedeckt Google Mail-Filter 5 Google Mail-Filter zu helfen, priorisieren und organisieren Sie Ihren Posteingang 5 Google Mail-Filter zu helfen Priorisieren und organisieren Sie Ihren Posteingang Welche Filter sollte jede Person in ihrem Arsenal haben, so dass ihre Inbox ist so ordentlich wie meins? Ich bin hier, um Ihnen bei der Einrichtung Ihrer ersten fünf Filter zu helfen, oder ... Lesen Sie mehr gut im Jahr 2011, aber darüber hinaus Filtern und Sortieren nur einmal, ist es wichtig, Filter jedes Mal anzuwenden, wenn Sie eine neue E-Mail erhalten in Ihrem Posteingang, der nicht automatisch mit einem Ihrer vorhandenen Labels versehen wurde.
Lass uns ein wenig zurückgehen. Angenommen, Ihre E-Mail-Box sieht ein bisschen wie meine aus. Ein verwirrtes Durcheinander von Junk-E-Mails, ein paar alte Etiketten, die ich vor Jahren erstellt habe, und eine verstreute Menge wichtiger E-Mails. Beachten Sie, dass mein Posteingang auf über 10.000 E-Mails angewachsen ist? Verrückt, nicht wahr?
Beginnen wir also damit, Gmail mitzuteilen, was mit den E-Mails geschehen soll, die jeden Tag in den Posteingang gelangen. Wenn Sie diese Schritte ausführen, die ich behandeln werde, werden Sie feststellen, dass die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang mehrere hundert E-Mails gleichzeitig löscht.
Wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang sehen, die kein Label enthält, ermitteln Sie zunächst, was Sie damit tun möchten. Sind das E-Mails von einem Kunden, auf den Sie rechtzeitig antworten müssen? Ist es eine Google-Warnung mit interessanten Geschichten, die Sie lesen möchten, wenn Sie später Zeit haben? Erstellen Sie für jede Nachricht einen Etikettennamen, der zutrifft.
Sobald Sie Ihr neues Label erstellt haben, öffnen Sie diese E-Mail und verwenden Sie die Dropdown-Liste auf der rechten Seite, um " Nachrichten wie diese filtern" auszuwählen. Dadurch wird automatisch die Regel erstellt, die erforderlich ist, um die eingehende E-Mail beim nächsten Eintreffen eines neuen E-Mails zu identifizieren. Dabei wird normalerweise die E-Mail des Absenders verwendet.
Sie können zusätzliche Regeln festlegen, die in Ihrem Fall sinnvoll sind. Über die Absender-E-Mail hinaus können Sie sicherstellen, dass nur bestimmte E-Mails von diesem Absender, z. B. solche mit bestimmten Betreffzeilen oder mit E-Mails, die bestimmte Wörter enthalten, mit diesem Label versehen werden.
Für jeden Filter müssen Sie Ihrem Google Mail-Konto mitteilen, wie diese eingehenden E-Mails automatisch organisiert oder verwaltet werden. In diesem Fall weiß ich, dass diese E-Mail-Adresse von einem bestimmten Kunden stammt und dass diese E-Mails sehr wichtig sind. Daher wird Google Mail automatisch ein Label anwenden, mit dem ich diese E-Mails täglich beantworten kann - egal Wie viel Unordnung ist tatsächlich in meinem Posteingang.
Das liegt daran, dass Sie einfach auf das Label auf der linken Seite Ihres Google Mail-Kontos klicken können und nur diese E-Mails sehen. Keine wichtigen E-Mails mehr in dem Stapel von Junk-Mail und Warnungen niedriger Priorität.
Darüber hinaus sollten Sie Google Mail nicht nur ein Label zuweisen, sondern immer die als wichtig markieren (also die gelbe Flagge neben ihnen) und daran denken, " Apply apply filter " anzukreuzen, damit die Hunderte von E-Mails, die Ihren Posteingang füllen, organisiert werden sofort mit einem Klick.
Wenn Sie lange Zeit unerwünschte E-Mails erhalten und vergessen haben, sich von diesen abzumelden, haben Sie möglicherweise Hunderte oder sogar Tausende von E-Mails in Ihrem Posteingang, die völlig nutzlos sind. Wenn Sie auf diese stoßen, wenden Sie einen Filter an und tippen Sie einfach auf die Suchschaltfläche, anstatt einen neuen Filter zu erstellen.
Dadurch werden alle E-Mails in Ihrem Posteingang von diesem Absender aufgelistet. Jetzt können Sie alle auswählen und sie alle in großen Mengen löschen. Beobachten Sie, wie sich Ihr prall gefüllter Posteingang schnell immer mehr in Richtung Null verkleinert.
Halten Sie informative E-Mails aus Ihrem Posteingang
Eine Sache, die in meinem Posteingang sehr häufig vorkommt, sind ständig eingehende Benachrichtigungen oder Statusaktualisierungen von einer Reihe von Systemen, für die ich mich angemeldet habe, wie Google Alerts für bestimmte Suchbegriffe oder wöchentliche Datenberichte von Google Analytics oder Google Adsense. Sie müssen diese nicht wirklich öffnen und ständig lesen, aber Sie möchten diese Informationen speichern.
Um zu verhindern, dass Ihr Posteingang überfüllt wird, erstellen Sie einen Filter und wählen Sie " Posteingang überspringen" aus. Achten Sie darauf, dass Sie diese E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt schnell wiederfinden, wenn Sie genügend Zeit haben Sie.
Sie sollten Ihren Posteingang bereits jetzt in einer wunderbar überschaubaren Anzahl von E-Mails haben - vielleicht sogar null!
Wir sind jedoch nicht dabei, diesen Posteingang zu automatisieren. Die Realität ist, dass es noch mehr Dinge gibt, die Sie tun können, um wichtige Informationen automatisch zu sortieren und ablegen zu können, ohne dass Sie es jemals selbst tun müssen.
Dateianhänge automatisch
Aaron zuerst abgedeckt Attachments.me Befreien Sie Ihre Gmail Inbox Anhänge mit Attachments.me Befreien Sie Ihre Gmail Inbox Anhänge mit Attachments.me Haben Sie jemals eine E-Mail von Ihrem Chef, Familienmitglied, Freund oder eine andere Verbindung mit einem Anhang in ihm erhalten, dann gespeichert diese E-Mail, weil Sie später auf den Anhang zugreifen wollten? Sie wahrscheinlich ... Lesen Sie mehr im letzten Jahr, und meiner Meinung nach ist es absolut die klügste Methode, um Ihre Google Mail-Box-Größe gut unter Kontrolle zu halten.
Wenn Sie regelmäßige Berichte oder Daten von Personen erhalten, die für Sie arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit gut, dass sie immer das gleiche Thema verwenden, wenn sie Ihnen diese Berichte senden (wahrscheinlich, weil sie auch ihr System automatisiert haben). Sie können den Attachments.me-Dienst mit Ihrem Google Mail-Konto verbinden, sodass er diese Anhänge automatisch in Ihr bevorzugtes Cloud-Speicherkonto herunterladen kann, z. B. Dropbox, Box, Google Drive oder SkyDrive.
Sobald Sie sich für den Dienst angemeldet haben, wird dieser bei jedem Öffnen einer E-Mail mit einem Anhang auf der rechten Seite Ihres Google Mail-Kontos angezeigt. Sie können einfach auf " An Ihre Cloud senden" klicken, um den Anhang an Ihre bevorzugte Online-Aufbewahrungsbox zu senden, ohne dass Sie Zeit damit verbringen müssen, ihn auf Ihren PC herunterzuladen.
Das spart Zeit, aber wenn Sie noch mehr Zeit sparen möchten, automatisieren Sie den Prozess! Oben auf Ihrem Google Mail-Bildschirm wird ein Büroklammersymbol angezeigt. Klicken Sie darauf und wählen Sie " Automatic Filing Rules ".
Jetzt können Sie etwas erstellen, das dem Google Mail-Filter ähnelt, den Sie bis jetzt angewendet haben. Zum Beispiel erhalte ich wöchentliche Adsense-Berichte von einem Kunden, also habe ich einen Ordner für die Adsense_Files in meinem DropBox-Konto erstellt, und hier habe ich eine Regel eingerichtet, um nach E-Mails von AdSense mit der Betreffzeile von diesem Client zu suchen.
Wenn Attachement.me nun eine eingehende E-Mail sieht, die diesen Regeln entspricht, wird die Datei automatisch in Ihr Cloud-Speicherkonto hochgeladen. Das bedeutet, dass Sie keine einzige Sache tun müssen - Sie können einfach sicher sein, dass Sie immer die neuesten Dateien haben, wenn Sie in Ihrem Online-Speicherkonto zu diesem Ordner wechseln.
Dadurch wird Ihr Google Mail-Konto in einen automatisierten Assistenten umgewandelt, der Informationen erhält und alle Informationen für Sie aussortiert. Es ist so, als hätte man eine persönliche Sekretärin, außer man muss keine Leistungen bezahlen.
Datei eingehende E-Mails als Aufgaben
Eines der coolsten Dinge, die Google tun könnte, wäre die Möglichkeit, einen Filter in Google Mail hinzuzufügen, der automatisch eine Google-Aufgabe erstellt. Leider ist diese Funktion noch nicht verfügbar, aber Sie können zumindest bestimmte eingehende E-Mails in Ihrem Google Mail-Konto als Aufgaben sortieren, die Sie manuell zu Ihrer Liste hinzufügen müssen.
Zum Beispiel erhalte ich Voicemails und Kontaktformular-E-Mails von Lesern von TopSecretWriters, auf die ich gelegentlich antworten muss. Ich habe nicht immer Zeit zu antworten, wenn ich sie erhalte, aber ich möchte später antworten.
Um dies zu tun, erstelle ich einfach einen Filter für diese E-Mails, wie am Anfang dieses Artikels gezeigt, und erstellen Sie eine neue Bezeichnung für diese, und verschachteln Sie diese Bezeichnung unter einem Master-Etikett namens " TASKS_TO_ADD ".
Bei Verwendung dieses Ansatzes speichert Ihr Google Mail-Konto automatisch solche eingehenden E-Mails, von denen Sie wissen, dass ihnen Aufgaben zugeordnet sind, unterhalb dieser Bezeichnung in Ihrer Navigationsleiste.
Täglich oder wann immer Sie möchten, können Sie zu diesen Ordnern gehen, die E-Mails abrufen, und wenn Sie der Meinung sind, dass die E-Mail eine weitere Aktion von Ihnen rechtfertigt, klicken Sie einfach auf das Dropdown-Menü " Mehr " Google Mail-Konto und klicken Sie auf " Zu Aufgaben hinzufügen".
Diese E-Mail wird automatisch als "Aufgabe" in Ihrem Google Aufgaben-Konto gesendet.
Auch wenn Sie die E-Mail automatisch archivieren und aus Ihrem Posteingang entfernen, müssen diese E-Mails Ihren Posteingang nicht durcheinander bringen, aber Sie wissen, dass Sie sie aufgrund Ihres täglichen Rituals nicht verpassen werden. Artikel in Ihrem E-Mail-Konto.
Verwenden Sie vordefinierte Antworten, um die Grunt-Arbeit auszuführen
Der letzte Tipp zur Automatisierung von Google Mail zur Verringerung Ihrer Arbeitsbelastung besteht in automatischen vordefinierten Antworten.
In meinem Fall möchte ich, dass Gmail jedes Mal eine vordefinierte Antwort sendet, wenn ich eine E-Mail von meinem Top Secret Writers-Kontaktformular erhalte. Erstellen Sie einfach einen Filter für diese E-Mails und wählen Sie " Vorübergehende Antwort senden ".
Natürlich müssen Sie bereits eine vordefinierte Antwort erstellt haben, aber Sie können lernen, dies in dem Artikel zu tun, den Yaara kürzlich zum Thema verfasst hat. E-Mail schneller und besser mit vordefinierten Antworten E-Mails schneller und besser mit vordefinierten Antworten Hast du Zeit zum Mittagessen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie Camping-Chow, die nicht schlecht werden? Einfach, etwas Konserven bekommen. Müde, die gleichen E-Mail-Antworten zu tippen? Versuchen Sie Dosen-E-Mails! Denken Sie ... Lesen Sie mehr.
Sobald Sie diese Automatisierung in Ihrem Google Mail-Konto eingerichtet haben, müssen Sie sich nicht mehr um die manuelle manuelle Verwaltung Ihres Posteingangs kümmern. Es gibt keinen besseren Weg, die Kontrolle über Ihren Posteingang wiederzuerlangen, als all diese Aufgaben zu automatisieren, die jeden Tag so viel Zeit in Anspruch nehmen können.
Kennen Sie weitere coole Gmail-Automatisierungstricks, um Ihren Google Mail-Posteingang unter Kontrolle zu bringen? Teilen Sie Ihre eigenen Tipps und Tricks in den Kommentaren unten.
Bildquelle: Roboter Arbeiter über Shutterstock