Online Meeting Guide: Software und Strategie

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Inhaltsverzeichnis

§1. Einleitung

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§2-Kostenlose und Low-Cost-Meeting-Services

§3-Cloud-Speicherdienste

§4 - Vorbereitung und Durchführung von Meetings

§5-Online- und Mobile-Meeting-Tools

§6-iPad Apps für Meetings

§-Fazit

1. Einleitung

Moderne Videokonferenzdienste sind einfach zu bedienen und für fast jeden mit einem Computer oder Smartphone verfügbar. Die Fähigkeit, online Kontakte zu knüpfen und sich mit Menschen zu treffen, bedeutet, dass wir nicht länger an den geografischen Standort gebunden sind. Darüber hinaus bieten uns zahlreiche Websites eine Vielzahl von Tools und Ressourcen für die Durchführung von Meetings, die Planung und Durchführung von Projekten sowie die Reduzierung des traditionell benötigten Papierverbrauchs.

Der Zweck dieses Leitfadens ist es, Ihnen viele der im Volksmund verwendeten, kostenlosen oder relativ kostengünstigen Online-Ressourcen und Tools für die Online-Durchführung von Meetings und die Zusammenarbeit bei Projekten, Berichten, Präsentationen, Dokumenten und dergleichen vorzustellen. Ich gebe auch Tipps und Vorschläge dazu, wie einige Ressourcen nützlicher sind als andere, was Sie bei der Auswahl von Ressourcen für Ihr Team oder Komitee berücksichtigen könnten.

Denken Sie daran, dass das Abhalten von Meetings mithilfe von Online-Videokonferenzen oft Zeit und Geld spart. Sie müssen jedoch innerhalb der Grenzen von Videokonferenzen arbeiten. Darüber hinaus erfordert die Durchführung von Online-Meetings genauso viel Vorbereitung für das Treffen wie für traditionelle persönliche Treffen. In Kapitel 4 gebe ich einen grundlegenden Überblick zur Vorbereitung und Durchführung von Meetings. Ich schlage auch Bücher vor, die detaillierter auf dieses Thema eingehen.

Der Leitfaden ist keineswegs umfassend. Wenn Sie verschiedene Ressourcen erforschen und ausprobieren, erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, was Ihre spezifischen Bedürfnisse für Online-Meetings und Projektaufbau sind.

Bei der Erstellung dieses Leitfadens gehe ich davon aus, dass Sie grundlegende bis mittelfristige Kenntnisse darüber haben, wie Sie einen Computer verwenden, im Internet navigieren und sich für Online-Dienste registrieren. Ich gebe einen grundlegenden Überblick über verschiedene Online-Ressourcen. Wenn Sie sich auf den meisten Websites registrieren, werden Sie feststellen, dass die Entwickler dieser Websites ziemlich gute Anweisungen für die Verwendung ihrer Tools und Dienste geben.

Bevor wir jedoch damit beginnen, Websites und Ressourcen für Online-Meetings zu erkunden, gibt es Vor- und Nachteile von Videokonferenzsitzungen - im Vergleich zu herkömmlichen physischen Meetings -, die Sie bei der Auswahl der besten Optionen für Ihr Team, Ausschuss oder Ihre Gruppe in Erwägung ziehen sollten .

Vorteile von Online-Meetings:

• Virtuelle Meetings können mit Teilnehmern aus verschiedenen geografischen Regionen abgehalten werden, wodurch Reisekosten reduziert werden.
• Online-Meetings sind kosteneffektiv und ermöglichen den Mitgliedern den Austausch von Dokumenten, Websites und anderen Medien über Cloud-Services oder über das Internet, wodurch die Notwendigkeit von Papieragenden, Berichten und anderen Dokumenten reduziert wird.
• Online-Meetings können aufgezeichnet und für eine spätere Überprüfung archiviert werden.
• Online-Meetings können in komfortablen Umgebungen durchgeführt werden, z. B. in einem Heim oder Büro eines Teilnehmers oder sogar in einem Internetcafé.
• Videokonferenzen ermöglichen eine visuelle Kommunikation zwischen den Teilnehmern und ermöglichen so die Erkennung nonverbaler Kommunikation.

Nachteile von Online-Meetings:

• Virtuelle Meetings können durch technische Fehler und Probleme unterbrochen werden (z. B. schlechte Internetverbindung, schlechte Ton- oder Videoqualität, Probleme mit dem Webbrowser und Fehlfunktionen des Computers).
• Einige virtuelle Meeting-Teilnehmer verfügen möglicherweise nicht über die erforderlichen Computer- und Internetkenntnisse, um an Online-Meetings angemessen teilnehmen zu können.
• Virtuelle Meetings erlauben nicht immer den direkten Kontakt zwischen den Teilnehmern, was für den Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen nützlich ist.
• Virtuelle Meetings sind möglicherweise nicht immer förderlich für interaktive Workshops, Schulungen und große Gruppen von beispielsweise zehn oder mehr Personen.

2. Kostenlose und kostengünstige Meeting-Services

In diesem Leitfaden werden kostenlose und beliebte Online-Meeting-Dienste wie Meetings.io, Google Hangouts und LiveMinutes beschrieben. Es gibt jedoch mehr als ein Dutzend weitere Videokonferenz-Websites, die Sie sich anschauen und überlegen sollten. Beachten Sie jedoch, dass einige dieser Websites, wie z. B. Tinychat, Sifonr und Faceflow, grundsätzlich für sehr persönliche Video-Chats gedacht sind und möglicherweise nicht für formelle Online-Meetings geeignet sind. Andere Websites wie Skype und Go To Meeting sind leistungsstark, erfordern jedoch kostenpflichtige Premium-Konten für den Zugriff auf Gruppenmeetings. Die Websites, die ich in diesem Handbuch behandle, sind weitgehend frei und über alle Computerplattformen zugänglich. Hier ist eine Liste von anderen Websites, die ich nicht im Leitfaden behandle, aber alle funktionieren ähnlich wie die, die ich in den folgenden Abschnitten beschreibe.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Treffen.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• Tokbox
• Meet.fm

Die Features, nach denen Sie suchen sollten

Die folgenden Funktionen sollten Sie bei der Auswahl eines Online-Videokonferenz-Tools berücksichtigen.

• Ist der Service plattformübergreifend? Dies bedeutet, dass auf Windows-, Mac OS X- und Linux-Betriebssysteme zugegriffen werden kann. Die meisten Dienste sind plattformübergreifend, aber nicht alle.
• Was ist die maximale Teilnehmerzahl für den Service? Zum Beispiel ist Google Hangouts auf jeweils 10 Teilnehmer beschränkt.
• Was ist der Preis für den Service und wie begrenzt sind die kostenlosen Optionen?
• Können URL-Links geteilt werden, um andere zu den Meetings einzuladen, oder verlangt der Service, dass Teilnehmer ein registriertes Konto haben, um an einer Videokonferenz teilnehmen zu können?
• Erlaubt der Dienst den Zugriff auf Online-Meetings über ein Smartphone oder Tablet?
• Erlaubt der Dienst integrierte Konferenzanrufe?
• Umfasst der Service integrierte Tools für die Zusammenarbeit zum Erstellen von Dokumenten, Brainstorming-Listen und Umfragen?
• Ist das Videokonferenz-Tool Teil eines größeren Gruppenkontos, mit dem Mitglieder Nachrichten-Threads, Dokumente, Aufgaben usw. hinzufügen können?
• Enthält der Dienst eine Instant Messaging-Funktion, sodass Teilnehmer der Videokonferenz Nachrichten privat und öffentlich miteinander teilen können?
• Können Videokonferenzen zur späteren Ansicht gespeichert und archiviert werden?
• Enthält der Dienst Optionen für die gemeinsame Bildschirmnutzung von Desktop-Computern, sodass die Teilnehmer den Computer-Desktop des anderen anzeigen können?
• Ermöglicht der Dienst Ihnen, mehrere Tage vor dem Meeting Links zur Konferenzseite zu planen und zu senden? Bietet es eine permanente Verbindung für einzelne Online-Konferenzräume?
• Gibt es integrierte Dateifreigabefunktionen, die während einer Videokonferenzsitzung verwendet werden können?
• Umfasst der Service einen integrierten Kalender und ein Adressbuch oder integriert er sich zumindest in solche Tools wie Google Kalender oder Exchange?

Welcher Online-Dienst Sie verwenden, hängt von der Art der Besprechungen ab, die Sie abhalten, dh formell oder informell; ständige oder wechselnde Gruppenmitglieder; privat oder öffentlich. Wenn Sie den Service für eine permanente Gruppe oder ein permanentes Gremium nutzen, sollten Sie und einige andere Mitglieder die Art der Online-Funktionen besprechen, die Sie für die Durchführung von Online-Meetings benötigen. Wenn Sie öffentliche Besprechungen und Präsentationen abhalten möchten, sollten Sie einen Dienst in Erwägung ziehen, der für neue Benutzer leicht zugänglich ist.

Das Halten von Online-Meetings kann viel Zeit und Geld sparen, aber Sie sollten auch die Anzahl anderer Online-Tools berücksichtigen, auf die Ihr Team oder Ihre Ausschussmitglieder zugreifen müssen, um sich mit Projekten zu treffen und daran zu arbeiten. Je mehr Mitglieder der Tools-Gruppe zugreifen müssen, desto schwieriger ist es, Nachrichten zu verwalten und an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Aus diesem Grund bieten beispielsweise Google und die Google Hangouts-Funktion einige der umfangreichsten Tools und Services für registrierte Google-Mitglieder.

Die Benutzeroberfläche von Google-Diensten ist jedoch häufig schwierig zu verwenden, insbesondere für Google-Neueinsteiger. Wenn Sie Teammitglieder haben, die keine Google-Nutzer sind, müssen diese nicht nur die Verwendung eines Google-E-Mail-Kontos einrichten und lernen, sondern auch die Verwendung der Google Drive-Anwendungen, die Einrichtung von Videokonferenzen, und möglicherweise die sozialen Netzwerke und Communitys von Google+ verwenden. Wenn Sie also ständig neue Teilnehmer für jedes Meeting hinzufügen, sollten Sie einen Service auswählen, auf den die Teilnehmer schnell zugreifen können, ohne eine Mitgliedschaft einzurichten und sich mit allen Tools vertraut zu machen. Meetings.io ist ein kostenloser Dienst, der diese Art der schnellen Einrichtung ermöglicht.

Bedenken Sie auch, dass die meisten Online-Videokonferenzdienste nicht die Tools bieten, die Sie für die Planung und Durchführung von Meetings benötigen. Ich werde also in Dienste wie yaM.com oder MyCommittee.com schauen, die ich in Kapitel 5 erörtern werde.

In den folgenden Abschnitten dieses Handbuchs gebe ich einen Überblick über kostenlose, beliebte Online-Meeting-Services. Welchen Service Sie wählen, hängt natürlich von Ihren individuellen Bedürfnissen ab, aber hoffentlich wird Ihnen dieser Leitfaden bei diesen Überlegungen behilflich sein. Ich empfehle Ihnen, einige Dienste auszuprobieren, bevor Sie sich mit einem zufrieden geben, um sicherzustellen, dass Sie alle Funktionen erhalten, die Sie für Ihre Gruppe oder Ihre Kunden benötigen.

Treffen.io

Eines der schnellsten und elegantesten Online-Meeting-Tools, die ich empfehle, ist Meetings.io. Der Service macht es einfach, bis zu fünf Personen gleichzeitig online zu treffen, und die Website funktioniert gut für Präsentationen, Produktdemonstrationen, Kundenkonferenzen und einfach nur alte soziale Netzwerke.

Für Meetings.io ist keine Website-Registrierung erforderlich, es sei denn, Sie möchten Ihre eigene benutzerdefinierte Profilseite mit einer permanenten URL einrichten. Sie können die zugewiesene URL für andere freigeben und nach dem Herstellen der Verbindung müssen sie lediglich ihre Video- und Audioverbindungen einrichten. Dieses Online-Konferenz-Tool ist eine großartige Möglichkeit, sich mit Kunden oder bestehenden Gruppen zu verbinden, ohne dass sie sich von zu vielen Online-Funktionen und -Diensten überfordert fühlen.

Sie können auch eine benutzerdefinierte Meeting.io-Seite mit einem Namen und einem Untertitel erstellen, in der die URL einen beliebigen Namen enthält (z. B. https://meetings.io/bakari). Eine persönliche Seite ist wie die Einladung von Kunden in Ihr virtuelles Büro oder Ihren Demoraum. Sie können über die Seite "Meetings.io" auch direkte Links zu Ihren sozialen Netzwerken senden.

Sie können sofortige, nicht geplante Besprechungen planen oder ein Datum, eine Uhrzeit und eine Dauer für zukünftige Besprechungen festlegen. Darüber hinaus können Sie innerhalb des Dienstes eine Anfrage an andere senden, um an einem Meeting teilzunehmen, das Sie hosten, und die Empfänger müssen lediglich ihre Webcam und ihr Mikrofon verbinden und einrichten, um dem Meeting beizutreten.

Features sind:

• Geben Sie eine permanente URL für geplante Besprechungen frei.
• Die Möglichkeit, Besprechungen zu benennen.
• Die Fähigkeit, die Erlaubnis zu erfordern, an einem Meeting teilzunehmen.
• Live-Desktop-Bildschirmfreigabe
• Live-Chatbox.
• Eingebauter persönlicher Notizblock für jeden Teilnehmer.
• Dateifreigabe zwischen Teilnehmern.
• Die Möglichkeit für Teilnehmer, ihr Mikrofon oder ihre Webcam auszuschalten.
• Eingebauter Besprechungstimer, der beginnt, wenn sich jeder Teilnehmer beim Meeting anmeldet.
• Die Teilnehmer können ihren Videocam-Bildschirm in den Quer- oder Hochformatmodus stellen.
• Die Möglichkeit, zu einer anderen angeschlossenen Kamera oder Mikrofonquelle zu wechseln.
• Die Möglichkeit, die Lautsprecherlautstärke und Mikrofonverstärkung einzustellen.
• Die Möglichkeit, den Besprechungsraum auf den Vollbildmodus einzustellen.

Funktionen nicht inbegriffen:

• Keine integrierten Dokumenterstellungstools außer der Notizblockfunktion.
• Keine Tools zum Festlegen von Tagesordnungen oder zum Führen von Besprechungen.
• Keine Möglichkeit zur Zusammenarbeit an Dokumenten.
• Kein Zugriff auf mobile Apps, obwohl die Entwickler sagen, dass es bald Unterstützung für das iPhone geben wird.
• Keine private Chat-Funktion.

Google Hangouts

Google hat Google+ 2011 als soziales Netzwerk in der Tradition von Facebook und Twitter ins Leben gerufen. Wenn Sie sich für ein E-Mail-Konto bei Google registrieren, wird automatisch eine Google+ Seite eingerichtet. Dies ist ein Online-Bereich, in dem Sie sich mit anderen Google+ Nutzern verbinden, an aktuellen Communitys teilnehmen und so genannte Google Hangouts und Events - beides kostenlose Videokonferenzplattformen - nutzen können nützlich für die Abhaltung von privaten und öffentlichen Treffen.

Ich habe ausführlich über die Verwendung von Google Hangouts für die Durchführung von Meetings geschrieben Tipps zur Planung und Durchführung effektiver Besprechungen mit Google Hangouts Tipps zur Planung und Durchführung effektiver Besprechungen mit Google Hangouts Mit der heutigen Internettechnologie können Online-Besprechungen sowohl effizient als auch kosteneffizient durchgeführt werden vor allem, wenn Sie sie vorplanen und zeitsparende Tools nutzen. In den letzten paar Monaten habe ich an Online-Meetings teilgenommen ... Read More - die Software hat sich seither weiterentwickelt, aber die Kernfunktionen sind geblieben.

Nutzer von Google Hangouts können Videokonferenzen mit bis zu 10 Personen abhalten. Wenn Sie einen Hangout veranstalten, senden Sie eine Einladung an Mitglieder Ihrer Google+ Kreise und / oder direkte E-Mails für den geplanten Hangout. Personen, die keine Google+ Mitglieder sind, können auch an Hangout-Videokonferenzen teilnehmen, wenn sie eine Einladung in Form eines URL-Links erhalten. Ein Hangouts-Host oder ein anderer Teilnehmer kann Teilnehmer auch per Telefon hinzufügen. Diese Funktion ist jedoch auf jeweils einen Telefonteilnehmer beschränkt. (Weitere Anweisungen finden Sie unter Einrichten von Hangouts-Meetings.)

Google+ und all seine Funktionen sind in den iOS- (iPhone und iPad) und Android-Smartphone-Apps verfügbar, mit denen Nutzer an Google Hangouts teilnehmen können, solange ihr Gerät über einen Videokamera und ein Mikrofon verfügt.

Bevor Sie an einem Hangouts-Meeting teilnehmen, erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass es am besten ist, einen Kopfhörer mit Mikrofon zu verwenden, um Umgebungsgeräusche oder Audio-Feedback während der Videokonferenz zu vermeiden.

Die Teilnehmer müssen lediglich ihre Webcam und ihr Mikrofon zur Teilnahme einrichten. Wenn dies noch nicht geschehen ist, müssen die Teilnehmer auf ihrem Computer ein Google Voice- und Video-Plugin installieren. Wenn Sie Teammitglieder haben, die Google noch nicht kennen, geben Sie diesen Link für Anweisungen zum Einstieg in Hangouts an.

Google+ und Google Hangouts sind Teil eines Ökosystems, das die folgenden Funktionen für private und öffentliche Online-Meetings bietet:

• Google+ funktioniert wie Facebook, indem es Nutzern ermöglicht, eine Folge zu erstellen und Online-Inhalte zu teilen.
• Google-Nutzer können Termine und Besprechungen ganz einfach in ihrem Google-Kalender planen und Termine mit anderen Gruppenmitgliedern oder Kunden teilen.
• Google Hangouts ist ein Sofort-Videofreigabedienst, der bis zu 10 Personen einschließlich des Gastgebers den Beitritt ermöglicht.
• Google enthält einen Google Drive-Dienst, der Tools zur Dokumenterstellung umfasst, die im Hangouts-Bereich von Videokonferenzen verwendet werden können.
• Hangout-Teilnehmer können während der Online-Besprechungen integrierte Notizen und ein Whiteboard verwenden.
• Die Teilnehmer können gleichzeitig im Hangouts-Bereich ein YouTube-Video ansehen und das Chat-Feld auf der rechten Seite der Hangouts-Seite zur Diskussion verwenden.
• Hangouts enthalten eine Chatbox für Gruppenteilnehmer.
• Der Hangouts-Konferenzbereich enthält auch eine integrierte Bildschirmfreigabe.

Einen Hangout starten

Du beginnst einen Hangout, indem du auf deine Google+ Plus-Seite gehst und auf den gelben Hangouts-Button auf der linken Seite klickst. Wenn es nicht da ist, solltest du es im Menü "Mehr" auf der linken Seite finden. Als nächstes klicken Sie auf den roten Knopf "START A HANGOUT" oben auf der Seite.

Wenn Sie das entsprechende Google-Plug-in bereits auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie Ihrem Hangout einen Namen geben und eingeladene Personen nach einzelnen Namen, einem oder mehreren Ihrer Circles und nach E-Mail-Adressen hinzufügen. Die Personen, die Sie zu einem Hangout einladen, erhalten eine Google+ Benachrichtigung, wenn sie Mitglied in einem Ihrer Kreise sind, oder per E-Mail.

Hinweis: Wenn Sie regelmäßige Hangouts-Besprechungen mit derselben Gruppe von Personen durchführen möchten, sollten Sie für Ihre Gruppenmitglieder einen Google+ Zirkel erstellen, damit Sie problemlos Einladungen versenden können.

Hangouts planen

In der Regel werden Einladungen zu ungefähr demselben Zeitpunkt an Google Hangouts gesendet. Es besteht jedoch die Möglichkeit, Einladungen zu einem Google Hangouts zu planen. Hier ist wie:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ereignisse auf der linken Seite der Google+ Seite.
2. Klicken Sie auf Ereignis erstellen.
3. Fügen Sie die relevanten Informationen für Ihre Veranstaltung und die Teilnehmer (in Ihren Kreisen oder E-Mails) hinzu, die Sie einladen möchten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ereignisoptionen und wählen Sie die entsprechenden Optionen unter Basis.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert und wählen Sie Google+ Hangout.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einladen" und alle Ihre aufgeführten Teilnehmer erhalten eine Google+ Benachrichtigung, in der sie sich für den Hangout anmelden können.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Hangout öffentlich angezeigt und automatisch in Ihrem YouTube-Kanal gespeichert wird, können Sie Hangouts On Air, eine weitere Funktion von Google+, aktivieren.

Hangouts On Air funktioniert ähnlich wie Google Hangouts und kann bis zu 10 Teilnehmer umfassen. On Air-Veranstaltungen können jedoch auch von jedem öffentlich angezeigt werden, der über einen Link zu diesem Ereignis verfügt.

Funktionen nicht inbegriffen:

• Das Planen von Hangouts ist nicht so einfach wie es sein sollte.
• Es gibt keine integrierte private Nachrichtenfunktion für Hangouts-Teilnehmer. Allerdings können Google+ Mitglieder die private Chat-Funktion außerhalb des Hangouts-Bereichs nutzen.
• Es gibt keine integrierten Vorlagen zum Erstellen von Terminen oder zum Führen von Minuten.
• Hangouts-Meetings können nicht offline archiviert werden, ohne sie zuvor auf YouTube zu speichern.

LiveMinuten

Während Google Hangouts möglicherweise ein nützlicher Dienst ist, um mit Ihren Circle-Kontakten abzuhängen, ist ein formaler und weniger aufdringlicher Dienst wie LiveMinutes für formelle Online-Besprechungen besser geeignet. Und während Google Hangouts die Teilnehmer in den Mittelpunkt seiner Plattform stellt, stellt LiveMinutes Team-Collaboration-Tools in den Mittelpunkt. LiveMinutes ist mehr wie ein virtuelles Büro als ein soziales Netzwerk. Es hat eine saubere Benutzeroberfläche und es ist einfach, eine Videokonferenz mit ein paar einfachen Klicks einzurichten.

Features sind:

• Teilnehmer können sich über einen Webbrowser, ein Telefon oder Skype mit einem LiveMinutes-Meeting verbinden. Bis zu 9 Personen können gleichzeitig an einem Meeting teilnehmen.
• Jedem Meeting ist ein eindeutiger Room Link zugewiesen, der geteilt werden kann.
• Besucher können ein Meeting besuchen, ohne ein Konto zu registrieren. Es ist ihnen jedoch nicht möglich, Besprechungsberichte online anzuzeigen oder Einladungen dazu zu erhalten.
• Teilnehmer können sich auch per Telefonanruf und PIN mit einem Meeting verbinden.
• Die Möglichkeit, importierte Dokumente im Besprechungsraum zu teilen, zu kommentieren und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Dokumente können von einer beliebigen Quelle auf Ihrem Computer stammen und können im LiveMinutes-Arbeitsbereich gespeichert werden.
• Sofortiger Chat zwischen Teilnehmern.
• Integration mit Evernote und Dropbox, um das Importieren und Exportieren von Dokumenten zu vereinfachen.
• Live-Skizzen-Tool für die Zusammenarbeit zwischen allen Teilnehmern.
• Alle LiveMinutes-Meetings werden gespeichert und für die spätere Anzeige archiviert.
• Nachdem ein Meeting geschlossen wurde, kann ein professioneller Bericht mit allen zusammengetragenen Dokumenten freigegeben und als PDF heruntergeladen werden.

Funktionen nicht inbegriffen:

• Keine Desktop-Bildschirmfreigabe
• Keine speziellen Vorlagen zum Entwickeln von Tagesordnungen, zum Erstellen von Minuten oder zum Erstellen einer Aufgabenliste.
• Keine private Chat-Funktion für Teilnehmer.
• Zum Zeitpunkt des Schreibens gab es keinen Zugriff auf mobile Apps.

Wiggio (Arbeiten in Gruppen)

Wiggio ist eine weitere Online-Videokonferenzanwendung, die eine büroähnliche Plattform und verschiedene praktische Tools (z. B. Kalender, Aufgabenliste, Umfrageteilnehmer, Dokumentenaustausch) für die Planung und Verwaltung von Projekten bietet. Wiggio Bringen Sie Ihre Gruppe auf die nächste Ebene Mit Wiggio, um Dinge zu erledigen Bringen Sie Ihre Gruppe auf die nächste Ebene Mit Wiggio, um Dinge zu erledigen Ich fürchte, arbeite und arbeite an einem Gruppenprojekt, bei dem die Teammitglieder hauptsächlich auf Face Meetings, Papier-Handouts und unzählige E-Mail-Austausch. Es gibt so viele Online-Ressourcen, die ... Read More ist eine großartige Zusammenarbeit für Clubs, Schulen und Klassenzimmer, sowie Unternehmen und Organisationen. Die Videokonferenzfunktionen ermöglichen Meetings von bis zu 10 Teilnehmern gleichzeitig.

Features sind:

• Einfaches Einrichten eines Gruppenkontos mit einem dedizierten Gruppen-E-Mail-Konto.
• Mehrere Gruppen können erstellt werden.
• Dokumente können in Gruppen hochgeladen und geteilt werden.
• Jede Gruppe erhält einen eigenen Kalender für die Planung von Ereignissen, Besprechungen und Fälligkeitsterminen.
• Gruppenteilnehmer können virtuelle Online-Meetings und Telefonkonferenzen abhalten.
• Virtuelle Besprechungen können vorgeplant werden und potenzielle Besprechungstermine können an Gruppenmitglieder per E-Mail gesendet werden.
• Teilnehmer können über benutzerdefinierte URL und Passwort, Telefonanruf und PIN oder durch Eingabe einer Konferenz-ID an Besprechungen teilnehmen.
• Links zu Online-Meetings können von Twitter und Facebook aus innerhalb des Besprechungsbereichs geteilt werden.
• Teilnehmer können per SMS und E-Mail-Nachricht von einem Gruppenkonto über ein Meeting benachrichtigt werden.
• Bildschirmfreigabe ist erlaubt.
• Sofortiges Chatten zwischen Online-Teilnehmern.
• Whiteboard-Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern
• iPhone-App-Unterstützung, die die meisten Funktionen der Online-Plattform enthält, mit Ausnahme der Videokonferenzfunktion.

Wie Sie sehen können, ist Wiggio einer der funktionsreichsten der hier beschriebenen Dienste. Die Website enthält kurze Anleitungen zu den einzelnen Funktionen, die im Besprechungsbereich angezeigt werden können. Die Online-Anwendung ist möglicherweise nicht so einfach zu verwenden wie Meeting.io, aber sie ist sehr nützlich für Gruppen, Komitees und Teams, die regelmäßig zusammenarbeiten. Die große Vielfalt an Funktionen, die Wiggio bietet, ermöglicht es den Teilnehmern, Projekte einfacher zu planen und zusammenzuarbeiten, ohne mehrere andere Online-Tools verwenden zu müssen.

Funktionen nicht inbegriffen:

• Keine speziellen Vorlagen für die Entwicklung von Tagesordnungen und Minuten.
• Keine Integration mit Evernote, Dropbox oder Springpad.
• Die iPhone Wiggio App kann nicht für Videochats verwendet werden.

3. Cloud-Speicherdienste

Cloud-Dienste und Dokumentfreigabe

Die meisten Meetings - sowohl online als auch offline - drehen sich darum, Dinge zu erledigen. Wenn wir uns treffen, um Veranstaltungen zu planen, Projekte zu planen, Budgets auszuwerten und Ideen zu sammeln, arbeiten wir als Team oder Komitee zusammen, um die vereinbarten Ziele und Aufgaben zu erfüllen. Wenn es um Kollaboration und Teamwork geht, bietet das Internet einige großartige Tools für effizienteres Arbeiten und Zusammenarbeiten, während gleichzeitig die Menge an Papier, E-Mails und Telefonanrufen reduziert wird, die wir benötigen, um Dinge zu erledigen.

Wenn ich ein neues Projekt starte, erstelle ich normalerweise einen neuen Evernote-, Springpad- und / oder Dropbox-Ordner. Diese Cloud-Speicherservices dienen hauptsächlich zur Synchronisierung von Dokumenten, Notizen und Lesezeichen zwischen meinem Computer und mobilen Geräten. Ich verwende den lokalen Ordner "Dokumente" nur noch selten auf meinem Computer. Es macht keinen Sinn, wenn ich zwischen mehreren Geräten arbeite.

Aber ich verwende diese Speicherdienste auch, weil sie eine bequeme Möglichkeit sind, Dokumente mit Personen zu teilen, mit denen ich arbeite. Ich teile den Inhalt meiner Online-Ordner mit ein paar einfachen Klicks. Wenn die anderen Teammitglieder, mit denen ich arbeite, Internetkenntnisse besitzen, können wir Ordner freigeben und die Anzahl der E-Mails reduzieren, um Dokumente und Notizen zu teilen und zu kommunizieren.

Mit Cloud-basierten Diensten wie Evernote, Dropbox, Google Drive und Springpad können Sie Links zu Notizen, Dateien oder Ordnern in Ihrem Konto per E-Mail, einem sozialen Netzwerk oder einer beliebigen Website teilen.

Einen Cloud-Service auswählen

Die beste Möglichkeit, einen Cloud-Service für Ihr Team oder Ihre Gruppe zu wählen und zu verwenden, besteht darin, zu ermitteln, welche Cloud-Services sie bereits verwenden. Das heißt, es sei denn, Ihre Firma oder Organisation verwendet bereits eine Unternehmensplattform wie Dropbox, Evernote oder Google Drive. Jeder dieser Cloud-Dienste hat seine Vor- und Nachteile, aber ich würde sagen, dass Google und seine Cloud-Plattform Google Drive an dieser Stelle die größte Auswahl an kostenlosen Tools und Services bietet - obwohl die Benutzeroberfläche von Google Drive aus meiner Sicht möglicherweise nicht so intuitiv und attraktiv wie Evernote und Springpad.

Wenn jedes Mitglied Ihres Teams bereits über ein Google-Konto verfügt, erleichtert Google Drive das Freigeben von Google-Kalenderereignissen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Die meisten Office-Services von Google sind auch in Google Hangouts integriert. Google ist allgemein zugänglich und die meisten seiner Dienste sind kostenlos, solange Sie keine Gelegenheitsanzeigen haben.

Wenn Ihre Teammitglieder unterschiedliche Cloud-Dienste verwenden, möchten Sie möglicherweise als Gruppe entscheiden, einen einzelnen Dienst für Gruppenprojekte und Besprechungen zu verwenden, damit die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern effizienter wird. Seien Sie auch bereit, zu einem anderen Dienst zu wechseln, nachdem Sie herausgefunden haben, was Ihre Teamzusammenarbeit wirklich ist. Wenn Ihre Hauptbedürfnisse die Dateifreigabe zwischen Gruppenmitgliedern ist, sollte Dropbox ausreichen. Wenn Sie jedoch beim Schreiben von Dokumenten zusammenarbeiten möchten, sind Google Drive, Evernote oder Springpad möglicherweise die bessere Wahl, da jeder dieser Cloud-Dienste über eine integrierte Anwendung zur Erstellung von Dokumenten verfügt, auf die ich im folgenden Abschnitt eingehen werde.

Dropbox und Google Drive

Ich empfehle Dropbox und / oder Google Drive als eine Art universelle Dateispeicherplattform, die die besten und benutzerfreundlichsten Dienste zum Speichern, Verwalten und Freigeben von Dateien auf jedem Computer bietet - ganz zu schweigen von den gängigsten Smartphone-Geräten und Tablets. Beachten Sie jedoch, das größte fehlende Feature für Dropbox: Es enthält keine integrierte Text-Editor-Anwendung wie die anderen Cloud-Speicherdienste. Google Drive dagegen funktioniert genau wie Dropbox - aber es enthält auch eine Reihe von Office-Anwendungen zum Erstellen von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und mehr.

Obwohl ich sowohl Dropbox als auch Google Drive verwende, verwende ich Dropbox hauptsächlich für alle meine Dokumente und andere Mediendateien, hauptsächlich weil es so gut in andere beliebte mobile Anwendungen auf meinem iPhone und iPad integriert ist. Wenn Google Drive mehr Nutzer gewinnt, wird es sich schließlich erweitern und in andere mobile Apps und Geräte integrieren.

Dropbox funktioniert hervorragend als Ihr Cloud-basierter Dokumentenordner. Sie können die Mac-, PC- und Mobile-App-Versionen von Dropbox auf Ihren Computer und Ihre mobilen Geräte herunterladen und installieren. Anschließend werden alle Dokumente und Mediendateien, die Sie Ihrem Dropbox-Konto hinzufügen, automatisch zwischen Ihren Computern und Geräten synchronisiert . Sie können auch online gehen und von jedem Webbrowser auf Ihre Dropbox zugreifen.

Nehmen wir an, Sie erstellen ein Word-Dokument auf Ihrem Computer und speichern es in einem Ordner in Ihrem Dropbox-Konto. Mit Dropbox können Sie dieses Dokument auf Ihren anderen unterstützenden Computern und mobilen Geräten aufrufen und ändern und umgekehrt.

Dropbox teilen

Für Team-Projekte ist Dropbox sehr nützlich für die Freigabe von Dateien und Ordnern. Sie können zum Beispiel mit der rechten Maustaste oder bei gedrückter Ctrl-Taste auf eine Datei oder einen Ordner klicken, die Sie in Ihrem lokalen oder Online-Dropbox-Konto gespeichert haben, und eine eindeutige URL erhalten, die öffentlich per E-Mail oder überall online geteilt werden kann. Der Link ermöglicht es anderen, die Datei online anzusehen und herunterzuladen, unabhängig davon, ob es sich um ein Dropbox-Mitglied handelt oder nicht.

Sie können auch ganze Ordner privat mit anderen Mitgliedern Ihres Teams teilen, die ebenfalls ein Dropbox-Konto für den Zugriff auf den Ordner registrieren müssen. Um einen Ordner in Ihrer Dropbox freizugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste oder bei gedrückter Ctrl-Taste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten - entweder auf Ihrem lokalen Computer oder im Online-Dropbox-Konto - und wählen Sie Diesen Ordner freigeben. Von dort gelangen Sie in das Freigabefenster, in dem Sie E-Mail-Adressen für die Personen eingeben oder importieren können, mit denen Sie den Ordner teilen möchten. Beachten Sie auch, dass Sie auswählen können, dass diese designierten Kontakte wiederum andere zur Freigabe des Ordners einladen können.

Benutzer, mit denen Sie Ordner freigeben, können Dateien in diesem Ordner anzeigen und bearbeiten.

Hinweis: Dropbox bietet bis zu 2 GB kostenlosen Speicherplatz. Sie können jedoch mehr erhalten, indem Sie Ihre Teilnehmer zur Registrierung für ein Konto einladen, oder Sie können 99 USD pro Jahr für bis zu 100 GB Speicherplatz bezahlen.

Google Drive

Google Drive funktioniert genauso wie Drobox. Es beginnt mit 5 GB freiem Speicherplatz, in dem Sie jede Art von Dateien in Ihrem Konto speichern können. Wie Dropbox können Sie die Google Drive-Anwendung herunterladen und installieren, die alle Ihre Google Doc-Dokumente in Ihrem Online-Konto synchronisiert und spiegelt. Sie können auch auf Ihren mobilen Geräten, die die mobile Google Drive-App unterstützen, auf Google-Inhalte zugreifen.

Wie bereits erwähnt, besteht der Vorteil von Google Drive darin, dass es über integrierte Anwendungen zum Erstellen von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen, Online-Umfragen und Formularen verfügt. Diese Anwendungen werden nicht auf Ihren Computer heruntergeladen, sondern über Ihr Google-Konto. Sie müssen die Software auf dem Computer nie installieren oder aktualisieren. Sie können in Google Docs erstellte Dokumente exportieren und in Anwendungen wie Word und Excel öffnen.

Sie können Google Drive-Dokumente auch mit anderen Google- und Nicht-Google-Nutzern teilen, aber der Prozess ist nicht ganz so einfach wie mit Dropbox, Evernote oder Springpad. Sie müssen online zu Ihrem drive.google.com-Konto gehen und das Kontrollkästchen neben der Datei oder dem Ordner aktivieren, die bzw. den Sie teilen möchten. Klicken Sie als Nächstes auf die Schaltfläche Teilen über den aufgelisteten Dokumenten.

Die Einstellungsoptionen für die Freigabe werden angezeigt und enthalten eine eindeutige URL für das Dokument, das Sie freigeben möchten. Sie können diesen Link öffentlich oder privat mit den Personen in Ihrer Collaborators-Liste teilen, die höchstwahrscheinlich auch eine Google-E-Mail-Adresse haben.

Leider können Sie Dokumente nicht direkt von der Google Drive-Anwendung, Ordnern oder Dateien auf Ihrem lokalen Laufwerk aus freigeben, wie dies bei Dropbox, Evernote und Springpad der Fall ist.

Beachten Sie jedoch, dass der größte Vorteil für die Verwendung von Google Drive und seinen Dokumentenerstellungsanwendungen darin besteht, dass Sie und andere Mitglieder Ihres Teams gleichzeitig an Dokumenten zusammenarbeiten können. Sie können sich die von anderen Personen vorgenommenen Änderungen in Echtzeit ansehen kann deine sehen. Mit Dropbox müssen Ihre Teammitglieder Dateien herunterladen und auf ihrem Computer oder Mobilgerät öffnen, um Inhalte zu bearbeiten oder hinzuzufügen.

Grundlegende Evernote-Freigabe

Evernote und Springpad - beides beliebte Notizdienste - bieten auch leistungsstarke Funktionen zum Teilen von Dokumenten und Ordnern, die ich im Detail in diesem MUO-Artikel beschreibe. So teilen Sie Notizbücher in Evernote und Springpad So teilen Sie Notizbücher in Evernote und Springpad So teilen Sie Notizbücher In Evernote & Springpad Springpad und Evernote sind großartige Dateischränke zum Speichern und Verwalten von Artikeln, Rezepten, Produkten und Textausschnitten, die wir für eine spätere Überprüfung speichern möchten. Aber eine zusätzliche Möglichkeit, diese leistungsstarken Notebooks zu maximieren, ist ... Lesen Sie mehr. Hier gebe ich einen grundlegenden Überblick über diese Dienstleistungen.

Mit Evernote können Sie auf die Schaltfläche zum Teilen einer gespeicherten Notiz in Ihrem Konto klicken und diese Notiz in Facebook-, Twitter- oder LinkedIn-Netzwerken verknüpfen. Dies kann per E-Mail erfolgen, oder indem Sie die URL in die Zwischenablage Ihres Computers kopieren und dort einfügen, wo Sie möchten. Links zu freigegebenen Notizen werden als Webseite heruntergeladen, die die Zuschauer wiederum in ihrem Evernote-Konto speichern und auch mit anderen teilen können.

Sie können Ihre individuellen Evernote-Notizbücher auch mit Ihren Teammitgliedern teilen, aber Sie benötigen dazu einen Premium-Account ($ 45, 00 pro Jahr).

Grundlegende Springpad-Freigabe

Springpad ist beliebt für die Erstellung von Notizbüchern, um Links zu allen im Internet verfügbaren Inhalten zu speichern, z. B. Rezepte, Produktseiten, Filmbeschreibungen, Bücher, Anleitungen usw. Wie ich in einem MUO-Artikel erläutere, ist Springpad visuell orientiert und ansprechend Springpad vs Evernote: Warum visuelle Orientierung in einem Online-Notebook wichtig ist Springpad vs Evernote: Warum visuelle Orientierung in einem Online-Notebook wichtig ist Es ist leicht zu verstehen, warum es eine Menge Online- und Software-Notebooks gibt: hauptsächlich weil es so ist viele Informationen zu verwalten, zu bookmarken und teilen Sie in unserem Online-und mobilen ... Lesen Sie mehr.

Sie können das Springpad jedoch auch als reines Notizbuch und Kollaborationswerkzeug verwenden, mit dem Sie grundlegende Textdokumente, Aufgabenlisten und Dateien - einschließlich Fotos und Filme - von Ihrem Computer erstellen können. Wie bei Evernote können Sie Links zu den Notizen und anderen gespeicherten Inhalten in Ihren Springpad-Notizbüchern freigeben. Heruntergeladene Links können von jedem, dem Sie die Links senden, angesehen und geteilt werden.

Sie können auch ganze Notizbücher mit anderen Springpad-Mitgliedern teilen und sie einladen, Notizen und andere Inhalte zu Ihrem freigegebenen Notizbuch beizutragen. Anders als bei Evernote ist das Teilen von Notebooks in Springpad kostenlos. Beachten Sie jedoch, dass Sie schreibgeschützte Einstellungen für Ihre freigegebenen Springpad-Notizbücher nicht festlegen können. Wenn Sie sie freigeben, werden sie automatisch für die Zusammenarbeit eingerichtet.

Sie können Mitwirkende zu einem Notizbuch einladen, indem Sie auf die Einstellungsschaltfläche auf der Vorderseite des Vorschausymbols eines Notizbuchs oder auf die Schaltfläche links neben einem geöffneten Notizbuch klicken. In Einstellungen klicken Sie auf Beitragende und senden Einladungen an Mitarbeiter, die auch Springpad-Benutzer sein müssen. Ihr Notizbuch wird erst dann in seinem Konto angezeigt, wenn es Ihrer Einladung zugestimmt hat.

Springpad enthält einige andere kostenlose Funktionen, die in Evernote oder Google Drive nicht verfügbar sind. Dazu gehören Warneinstellungen für Dokumente, Aufgabenlisten und dergleichen; öffentliches Teilen von Inhalten und ein spezielles Recherche-Tool zum Auffinden von Buchtiteln, Filmen, Musik, Rezepten, Produkten, Fernsehsendungen und Videos.

Obwohl Springpad auf den ersten Blick nicht wie eine Cloud-Lösung für Unternehmen oder Organisationen aussieht, möchten Sie Springpad möglicherweise als einen Dienst anzeigen, den Ihre Gruppenmitglieder für private und Besprechungs- / Projektzwecke verwenden können.

Online-Aufgabenlisten

Um die Dinge zu erledigen, müssen wir Werkzeuge verwenden, um uns an die Dinge zu erinnern, für die wir uns verpflichtet haben. Aber tägliche Ablenkungen und andere Verantwortlichkeiten können uns dazu bringen, kleinere oder herausfordernde Aufgaben zu vergessen oder zu übersehen. Hier können To-Do-Listen nützlich sein. Ähnlich wie bei Online-Videokonferenzdiensten können digitale To-Do-Listen um ein Vielfaches nützlicher sein als To-Do-Listen auf Papier - weil Sie zusammenarbeiten können.

Die Notebook- und Cloud-Dienste, die ich im vorherigen Abschnitt dieses Handbuchs beschrieben habe, enthalten integrierte To-Do-Listen, die für die Zusammenarbeit freigegeben und verwendet werden können. Springpad enthält sogar eine kostenlose "Remind me" -Funktion, die an jede Notiz oder Aufgabenliste in Ihren Notizbüchern angehängt werden kann, sowie eine dedizierte Alarmbenachrichtigung, mit der Sie Benachrichtigungen in Ihrer E-Mail erhalten können. Diese Funktionen funktionieren auch mit den mobilen Apps von Springpad.

Wunderlist 2

Wenn Sie nach einer dedizierten, plattformübergreifenden To-Do-Liste außerhalb der Notebook-Dienste suchen, die ich im vorherigen Abschnitt beschrieben habe, möchten Sie vielleicht Wunderlist 2 ausprobieren. Wunderlist kann in jedem Online-Webbrowser aufgerufen werden und steht auf Mac, Windows, Android, iPad und iPhone zum Download bereit.

Features sind:

• Die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsbereiche für verschiedene Projekte zu erstellen.
• Die Möglichkeit, Ihre Facebook- und Twitter-Kontakte, Kollegen und Teammitglieder zur Zusammenarbeit und zum Teilen von Aufgabenlisten einzuladen.
• Sie können wiederkehrende Aufgaben erstellen.
• Alarme können Aufgaben hinzugefügt werden, die per E-Mail und In-App-Benachrichtigungen gesendet werden.
• Aufgaben können bevorzugt werden.
• Arbeitsbereiche und Listen können gespeichert und für wiederkehrende Projekte und Ereignisse wiederverwendet werden.
• Listen und Aufgaben können mit Schlüsselwörtern wie "Besprechung", "Recherche", "E-Mail", "Kontakt", "Bericht", "Dokument" usw. versehen werden.
• Arbeitsbereiche enthalten eine Detailansicht, die Erinnerungen zusammen mit wiederkehrenden Aufgaben und Unteraufgaben auflistet.
• Das Design von Arbeitsbereichen kann angepasst werden.
• Wunderlist-Accounts werden mit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung über HTTPS gesichert.
• Arbeitsbereiche enthalten eine Haftnotiz-Funktion.
• Webbrowser-Erweiterungen können verwendet werden, um schnell Aufgaben zu Ihrem Wunderlist-Konto hinzuzufügen.

Funktionen nicht inbegriffen:

• Sie können Dokumente und andere Medien nicht in Wunderlist-Aufgaben und -Arbeitsbereiche importieren.
• Es gibt keine Sofortnachrichtenfunktion für Online-Diskussionen.
• Bilder können nicht zu Aufgaben und Notizen hinzugefügt werden.
• Es gibt keine Integration mit anderen Diensten wie Evernote, Dropbox oder Google Drive.

Beachten Sie, dass Wunderlist zusätzlich zu den anderen Onlinediensten, die Sie und Ihr Team verwenden, ein separater Dienst ist. Wenn Sie beispielsweise Google Hangouts oder LiveMinutes für Online-Meetings verwenden, ist es möglicherweise keine gute Idee, einen separaten Dienst wie Wunderlist hinzuzufügen. Es wäre wahrscheinlich besser, auf einer Plattform auf so viele Werkzeuge wie möglich zuzugreifen. Wenn Sie Wunderlist wirklich mögen, denke ich, dass es definitiv als primäres Projektplanungstool verwendet werden könnte.

Kanban2Go

Kanban2Go ist eine weitere Task-Management-Webanwendung, die aufgrund ihrer hohen visuellen Ausrichtung und Benutzerfreundlichkeit ein hervorragendes Werkzeug für die Arbeit mit Online-Videokonferenzsitzungen darstellt.

Features sind:

• Mehrere Aufgabenverwaltungs-Boards können für verschiedene Projekte erstellt werden.
• Aufgaben können aus der Aufgabenliste einer Karte in "In Bearbeitung" und "Fertig" verschoben / gezogen werden.
• Teammitglieder können zur Mitarbeit an Aufgaben eingeladen werden.
• Alarme können an jede Aufgabe angehängt werden.
• Aufgaben können mit Tags versehen und gefiltert werden.
• Ein Aktualisierungsstatus kann Tasks hinzugefügt werden.
• Aufgaben können in iCal oder Google Kalender exportiert werden.
• Aufgaben können über Evernote geteilt werden und Links zu Boards können mit Twitter geteilt werden.
• Boards können zur öffentlichen Betrachtung verlinkt oder privat gehalten werden.
• Boards sind suchbar.

Funktionen nicht inbegriffen:

• Sie können Dokumente und andere Medien nicht in Kanban2Go-Karten importieren.
• Es gibt keine Instant Messaging-Funktion für Online-Diskussionen.
• Bilder können nicht zu Aufgaben und Notizen hinzugefügt werden.
• Es gibt keine Integration mit anderen Diensten wie Facebook, Dropbox oder Google Drive.

4. Vorbereiten und Halten von Meetings

Meiner Erfahrung nach besteht die größte Herausforderung beim Halten von Online-Meetings nicht so sehr darin, die Online-Software und -Tools zu nutzen, sondern vielmehr darin, Meetings zu planen und abzuhalten und sie so produktiv wie möglich zu machen. Wann immer ich an einem Meeting bin, online oder offline, wo es keine Agenda oder einen ernannten Moderator gibt, weiß ich, dass nicht viel getan wird. Ein schlecht geplantes Meeting kann ein großer Zeitverschwendung sein, besonders wenn die Teilnehmer sich ihrer eigenen Rollen und Verantwortlichkeiten nicht bewusst sind, um ein Meeting produktiv zu machen. Die meisten Menschen lieben es, in Meetings zu reden und Kontakte zu knüpfen, aber sie beschweren sich oft darüber, dass Meetings Zeitverschwendung sind. Wenn Besprechungsteilnehmer jedoch Strategien zur Durchführung effektiver Besprechungen verstehen und anwenden, können Besprechungen sehr nützlich sein, um Aufgaben zu erledigen, insbesondere wenn sie gemeinsam arbeiten.

Es gibt mehrere ausgezeichnete Bücher über die Planung und Durchführung effektiver Treffen, die ich empfehle:

• Wie Meetings funktionieren, von Michael Doyle und David Straus
• Langweilige Meetings sind zum Kotzen: Holen Sie sich mehr aus Meetings heraus oder verlassen Sie mehr Meetings von Jon Petz
• Meeting Excellence: 33 Tools für Meetings, die Ergebnisse bringen, von Glenn Parker und Robert Hoffman

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Mir ist klar, dass Bücher über effektive Treffen nicht ganz oben auf Ihrer Leseliste stehen, aber wenn Sie regelmäßig an Besprechungen teilnehmen oder für deren Planung verantwortlich sind, wird das Lesen und Verwenden der in mindestens einem der oben genannten Bücher beschriebenen Methoden sehr hilfreich sein sinnvoll. Denken Sie jedoch daran, dass Sie als Meeting-Planer zwar verstehen, was Sie für effektive Meetings benötigen, aber nicht nur mit sich selbst. Die Mitglieder Ihres Teams, Ausschusses und Ihrer Organisation sollten sich ebenfalls der produktiven Meeting-Praxis bewusst sein und diese implementieren. Meetings spiegeln typischerweise die Stärke und Effektivität eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Gruppe wider.

Das Folgende ist ein Überblick für die Planung und Durchführung effektiver Treffen. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Meetings nicht so produktiv sind, wie sie sein sollten, sollten Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Treffen mit Ihrer Gruppe abhalten, um zu besprechen, wie Sie das Meeting produktiver gestalten können.

Besprechungsvorbereitung

Sie wissen zweifellos, dass alle effektiven Treffen in der Regel einen fähigen Moderator beinhalten, jemanden, der weiß, wie er die Agenda voranbringen und die Menschen in den Mittelpunkt stellen kann. Aber effektive Treffen erfordern auch Vorbereitung. Sie - oder jemand in Ihrem Team - muss die Verantwortung für die Planung von Meetings übernehmen. Dazu gehören die Einrichtung von Zeit und Ort für jedes Meeting, das Entwickeln von Tagesordnungen und das Versenden von Dokumenten und anderen Ressourcen, die in Meetings abgedeckt werden.

Ich finde, dass effektive Treffen am besten an einem regelmäßig geplanten Tag und zu einer regelmäßigen Zeit stattfinden. Wöchentliche oder zweiwöchentliche Treffen sind sehr nützlich für die Entwicklung von Gruppenbeteiligung und Zusammenhalt, und wenn die Treffen konsequent geplant und abgehalten werden, sollten sie leichter zu verwalten und produktiver werden.

Agenda-Setting

Sie sollten auf jeden Fall eine Standardagenda für Ihre Meetings erstellen, die folgende Punkte und Abschnitte enthalten sollte:

Meeting-Kopfzeile:

• Datum des Treffens
• Besprechungsstartzeit
• Meeting-Endzeit
• Treffpunkt
• Zweck der Besprechung
• Liste der Teilnehmer
• Liste der Besprechungsreferenzdokumente (falls zutreffend)

Tagesordnungspunkte:

• Geben Sie für jeden Artikel Folgendes an:
• Titel oder Thema
• Kurze Beschreibung des Themas
• Verantwortlicher für den Artikel (Lead)
• Zeitdauer für den Artikel
• Liste der Referenzdokumente, die sich auf den Artikel beziehen (falls zutreffend)

Quelle : MyCommittee

Tagesordnungspunkte sollten umsetzbar sein, z. B. Marketingplan prüfen; Brainstorming Ideen für einen überarbeiteten Marketingplan; Genehmigen Sie das vierteljährliche Budget.

Einer der Gründe, warum ich MyCommittee verwende, ist, dass es eine Vorlage zum Festlegen von Tagesordnungen enthält. Ich muss lediglich die Elemente in der Vorlage für jedes neue Meeting aktivieren und deaktivieren und nach Bedarf neue Elemente hinzufügen. In MyCommittee kann Ihre Agenda vor Beginn des Meetings in eine Minute umgewandelt werden. Der Protokollführer zeichnet Notizen, Aufgaben und Aufgaben während des Meetings auf und bereitet die Protokolle als Bericht für die Überprüfung durch Gruppenteilnehmer vor.

Die Tagesordnung für ein Treffen sollte mindestens 24 Stunden vor dem geplanten Termin versandt werden. Mit MyCommittee können sich registrierte Mitglieder der Site vor dem Meeting einloggen und die Agenda einsehen. Sie können Notizen und Links zu Tagesordnungspunkten hinzufügen, bevor das Meeting abgehalten wird.

Die Tagesordnungen sollten auch hervorheben, wer für jeden Tagesordnungspunkt verantwortlich ist. Aufgaben und andere Verantwortlichkeiten sollten zwischen den Gruppenteilnehmern aufgeteilt werden, so dass die gesamte Arbeit nicht auf ein oder zwei Personen fällt.

Zwei nützliche Apps für das Erstellen von Terminen sind: Besprechungserlebnisse Erstellen von Besprechungsagenden mit Besprechungserwartungen [iPad] Erstellen von Besprechungsagenden mit Besprechungserwartungen [iPad] Obwohl keiner von uns sich darauf freut, an Besprechungen teilzunehmen, gibt es glücklicherweise eine Reihe nützlicher Online- und Mobilanwendungen wie AgreeDo, die die Planung von Meetings erleichtern. Alle erfolgreichen Meetings beginnen ... Read More und yaM, auf die ich in Kapitel 5 näher eingehen werde. Mit diesen Apps können Tagesordnungen per E-Mail und als PDFs geteilt werden. Weitere Empfehlungen finden Sie im Abschnitt zu Online- und mobilen Tools.

Unabhängig davon, mit welcher App Sie eine Agenda erstellen, sollten Sie darauf vorbereitet sein, sie online zu veröffentlichen, damit die Meeting-Teilnehmer sie während der Videokonferenzsitzung anzeigen können. Während Gruppenmitglieder dafür verantwortlich sein sollten, während des Meetings eine Kopie des Protokolls offen und zugänglich zu haben, funktioniert das nicht immer so. Wenn Ihre Besprechungen häufig Gäste oder neue Mitglieder enthalten, möchten Sie die Agenda veröffentlichen, damit sie für alle sichtbar ist. Jeder der Cloud-Services, die ich in diesem Handbuch beschrieben habe, bietet eine Möglichkeit, Dokumente mithilfe eines zugewiesenen URL-Links schnell zu teilen.

Meeting-Moderator

Jedes Treffen sollte einen Moderator haben. Wenn ein Moderator nicht ausgewählt wird und es keine Agenda gibt, neigen Meetings dazu, viel zu sozialisieren, und es wird nicht genug getan. Es wäre zwar großartig, wenn jedes Mitglied sich als Moderator anwendete, aber ich fand, dass es für ein oder zwei Mitglieder mit Moderationsfähigkeiten besser ist, diese Aufgabe zu erledigen, besonders wenn Ihre Gruppe neu ist. Noch besser ist es eine gute Investition, einen professionellen Moderator für spezielle Meetings zu engagieren. Ein professioneller Moderator ist natürlich kein Mitglied der Gruppe und kann daher bei Konflikten, die in Meetings auftreten, neutraler sein.

Ein guter Moderator ermutigt alle Mitglieder zur Teilnahme und versucht, die Teilnehmer auf einen bestimmten Tagesordnungspunkt zu konzentrieren. Bei größeren Meetings mit fünf oder mehr Teilnehmern ist es am besten, wenn der Moderator ein neutraler Teilnehmer bleibt und seine Meinung über getroffene Ideen oder Entscheidungen nicht teilt. Auf diese Weise kann sich der Moderator darauf konzentrieren, zu erleichtern und sich nicht von Argumenten und Konflikten mitreißen zu lassen. Ein guter Moderator schützt auch Individuen und ihre Ideen vor Angriffen. Michael Wilikinsons The Secrets of Facilitation: Der SMART Guide zum Erzielen von Ergebnissen mit Gruppen und Sam Kaners Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making (Jossey-Bass Business & Management) sind nützliche Bücher über die Entwicklung von Fähigkeiten für effektive Meeting-Moderation.

Minuten-Taker

Jede Sitzung sollte einen Protokollführer oder Protokollführer enthalten - jemand, der beauftragt wurde, Notizen über die Entscheidungen und Aufgaben zu machen, die während des Treffens gemacht wurden, sowie Notizen über die Namen von Gruppenmitgliedern, die für verschiedene Aufgaben oder Aufgaben verantwortlich sind. Wenn ein Meeting mehr als fünf Teilnehmer umfasst, ist der Meeting-Recorder idealerweise auch ein neutraler Teilnehmer, so dass er sich darauf konzentrieren kann, Recorder zu sein. In der Regel sollte der Protokollbericht mit den Tagesordnungspunkten übereinstimmen. Mit MyCommittee und yaM wird das Agenda-Formular zu Beginn des Meetings in ein Protokoll umgewandelt.

Wie ich im Abschnitt über Meeting-Tools beschrieben habe, wird die Verwendung eines Minutenformulars für effektive Meetings dringend empfohlen. Ich schlage MyCommittee oder yaM vor, denn wenn sich Ihre Gruppe regelmäßig trifft, werden Protokollberichte automatisch in Ihrem MyCommittee oder yaM-Konto archiviert. Wenn ein Protokollbericht erstellt wurde, können Sie eine Benachrichtigung an die Teilnehmer senden, um sie darüber zu informieren, dass sie zur Überprüfung bereit ist. Im Fall von yaM wird der Protokollbericht direkt in die E-Mail eingefügt, die direkt an die Teilnehmer gesendet wird.

Agreedo Agreedo: Schreiben und verwalten Sie Ihre Business-Meeting-Minuten kostenlos online Agreedo: Schreiben und verwalten Sie Ihre Business-Meeting-Minuten kostenlos online Seit einigen Wochen habe ich nach einer einfach zu bedienenden Website oder Anwendung gesucht, die ich behalten könnte und speichern Sie die Protokolle der Besprechungen. Der traditionelle Textdokument-Ansatz ist nicht mehr ein produktiver ... Read More ist eine weitere nützliche Online-Quelle für Aufnahme-Protokolle, und wenn es Ihnen nichts ausmacht, Minuten mit dem iPad zu nehmen, sind ein paar gute iOS-Apps (siehe nächster Abschnitt) auch nützlich zum Erstellen und Teilen von professionellen Minutenberichten.

Eine weitere Empfehlung für die Protokollführung ist die Aufnahme eines Tagesordnungspunktes für das Ende der Sitzungen, um die in jeder Sitzung beschlossenen Aufgaben und Aufgaben zu überprüfen. Der Schreiber liest einfach die vereinbarten Aufgaben, Aufträge und Fälligkeitsdaten zurück und klärt sie auf. Der abschließende Minutenbericht sollte idealerweise innerhalb von 48 Stunden nach dem Treffen ausgefüllt und verteilt werden, während er in aller Munde ist.

Zeitnehmer

Idealerweise sollte ein erfahrener Moderator in der Lage sein, die zugewiesene Zeit für jeden Tagesordnungspunkt zu verfolgen. Wenn Ihre Gruppe sich regelmäßig trifft, ist es am besten, Sitzungen rechtzeitig zu beginnen und zu beenden. Eine gut durchdachte Agenda sollte die für jeden Tagesordnungspunkt benötigte Zeit beinhalten, aber in der Regel muss der Moderator die Zeit im Verlauf der Sitzung überarbeiten und neu anpassen. Bei Meetings mit mehr als 10 Teilnehmern kann die Zuweisung eines Zeitnehmers hilfreich sein.

5. Online- und Mobile Meeting-Tools

Wenn Ihre Gruppe geografisch verstreut ist und / oder wenn Ihre Gruppenmitglieder unterschiedliche Computerbetriebssysteme verwenden (Windows, Mac OS X, Linux), benötigen Sie Meeting-Tools, die von allen Gruppenmitgliedern verwendet werden können. Wenn Sie ein Mac- und iPad-Benutzer sind, kann es ein Problem sein, wenn Sie Tools und Anwendungen verwenden, auf die PC- und Android-Benutzer in Ihrer Gruppe während Meetings nicht zugreifen können.

Auf der anderen Seite sind einige Online-Meeting-Tools und -Anwendungen nicht immer so funktionsreich oder einfach zu verwenden wie Desktop-Anwendungen. Das Gleiche gilt für Tablet-Anwendungen. Es gibt einige tolle iPad-Apps für Agenda-Einstellung, Protokollierung und Projektplanung, aber die Verwendung dieser Tools während eines Meetings kann aufgrund der Größe des iPad manchmal umständlich sein. Wenn alle Ihre Gruppenteilnehmer das gleiche mobile Gerät verwenden, ist es viel einfacher, sich auf Meeting-Tools zu einigen, die von allen Mitgliedern verwendet werden.

In diesem Kapitel empfehle ich Online-Tools für die Vorbereitung von Meetings, das Festlegen von Tagesordnungen und das Erstellen von Minuten. Welche Tools Sie verwenden, hängt von den Anforderungen Ihrer Gruppe und der Art der verwendeten Geräte und Dienste ab. Ich schließe auch Links zu MUO-Artikelrezensionen ein, die mehr Details enthalten.

Hinweis: Die Online-Tools wie Evernote und Springpad, die ich im Abschnitt "Projektplanung" behandle, können auch für die Planung und Durchführung von Meetings verwendet werden. Die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Tools sind speziell für Online-Meetings und verwandte Aktivitäten konzipiert. Obwohl Sie hier nicht überprüft werden, benötigen Sie möglicherweise auch andere Online-Tools während Ihrer Meetings. Dazu gehören eine Stoppuhr, ein Online-Whiteboard und ein Online-Kalender, in dem geplante Meetings und Veranstaltungen geteilt werden können.

Zustimmen

AgreeDo ist eine Online-Agenda und Protokollanwendung, die sowohl öffentlich als auch privat genutzt und gemeinsam genutzt werden kann. Jedes Meeting, das Sie in AgreedO erstellen Agreedo: Schreiben und verwalten Sie Ihre Business Meeting Minuten kostenlos online Agreedo: Schreiben und verwalten Sie Ihr Business Meeting Minuten kostenlos online Seit einigen Wochen habe ich nach einer einfach zu bedienenden Website oder Anwendung gesucht würde mir erlauben, die Protokolle von Sitzungen zu behalten und zu speichern. Der herkömmliche Textdokumentenansatz ist nicht länger ein produktiver ... Read More enthält logistische Informationen, Anfangs- und Endzeit des Meetings, Liste der Teilnehmer und vier Arten von Tagesordnungspunkten zur Auswahl: Info, Entscheidung, Aufgabe, Thema. Sie können auch Dateien anhängen, die für das Meeting heruntergeladen werden müssen.

Für jeden Tagesordnungspunkt kann der Protokollführer den Namen der Person, die für diesen Artikel zuständig oder verantwortlich ist, und das Fälligkeitsdatum für die Aufgabe oder Aktion hinzufügen.

Nachdem die Agenda erstellt wurde, können Sie den Teilnehmern eine Einladung senden, um eine geplante Agenda zu überprüfen und zu bewerten. Wenn das Meeting beginnt, kann der Meeting-Rekorder die Agenda verwenden, um Notizen und Aktionen für jeden Tagesordnungspunkt hinzuzufügen.

Alle Besprechungen werden in Ihrem Agreedo-Konto archiviert und können im Microsoft Excel CSV (UTF-8) -Format gedruckt oder exportiert werden. Ich empfehle jedoch Gruppenmitgliedern, einfach die Minuten nach Bedarf online anzuzeigen.

Mein Ausschuss

MyCommittee ist eine der ältesten Online-Meeting-Anwendungen, die es Benutzern ermöglicht, Tagesordnungen zu erstellen und sie in Minuten zu verwandeln. MyCommittee MyCommittee ist das beste Online-Tool für die Erstellung von Online-Agenden und Minuten MyCommittee ist das beste Online-Tool für die Erstellung von Online-Agenden und Minuten Online-Tools und Ressourcen für die Organisation effektiver Treffen sind breit und vielfältig und äußerst nützlich. Mit Sites wie MyCommittee.com können Sie die Notwendigkeit für Hin- und Her-E-Mails und Weiterleiten von Dokumenten reduzieren, um zusammen zu ziehen ... Read More besteht aus einer Standard-Meeting-Vorlage / Formular, die logistische Informationen enthält; die Namen von Gruppenmitgliedern, Gästen und Besprechungsteilnehmern; alte und neue Tagesordnungspunkte; und die Möglichkeit, Einladungen zum Überprüfen und Ändern von Tagesordnungspunkten an zugewiesene Mitglieder zu senden, die sich in ihrem Konto anmelden.

Jedes Mal, wenn Sie eine neue Agenda in MyCommittee erstellen, können Sie auswählen, dass Sie auf Tagesordnungspunkte aus einer vorherigen Besprechung klicken und diese hinzufügen, anstatt sie erneut eingeben zu müssen. Jeder Tagesordnungspunkt enthält ein Textfeld zum Schreiben einer Beschreibung des Elements. Sie können auch Standard-Tagesordnungspunkte hinzufügen, die für jede neu erstellte Besprechung angezeigt werden.

Wenn Sie Ihre Besprechung beginnen, verwandeln Sie die Tagesordnung in ein Minutenformular, und der Besprechungsrekorder fügt einfach Notizen, Aktionen und Entscheidungen während des Treffens hinzu.

MyCommittee enthält eine Funktion zum Exportieren von Tagesordnungen und Minuten in das PDF-Format, aber zum jetzigen Zeitpunkt ist diese Funktion fehlerhaft. Daher schlage ich vor, dass sich Gruppenmitglieder einfach im Gruppenkonto anmelden und die Tagesordnungen und Protokolle online überprüfen.

Das Design von MyCommittee ist etwas altmodisch geworden, und es integriert sich nicht mit irgendwelchen der populären Sozialvernetzungsseiten, aber es enthält alle traditionellen Elemente für das Erstellen von Tages- und Minutenberichten online.

yaM (Noch ein anderes Treffen)

Ein neu entwickeltes Online-Agenda- und Minuten-Tool, das Sie sich unbedingt ansehen sollten, ist yaM, was für "Yet Another Meeting" steht. yaM ist MyCommittee ähnlich, aber sein Design ist viel aktueller und enthält einige tolle Tools, die den Teilnehmern helfen, Ideen zu sammeln, Produkt- und Kostenanalysen durchzuführen und in Online-Cloud-Konten wie Dropbox, Google Kalender und Evernote. Als Web-Anwendung ist yaM ähnlich wie Agreedo, aber es ist viel fortgeschrittener, ohne dass es komplizierter erscheint.

Mit yaM können Sie Ihre erste Meeting-Agenda erstellen, sobald Sie ein Konto registriert haben. Die Plattform enthält Funktionen zum Erstellen von Tagesordnungspunkten und zum Anhängen der Zeitdauer und der für die einzelnen Tagesordnungspunkte verantwortlichen Personen. Ihre Agenda kann per E-Mail oder Print an andere Mitglieder verteilt werden. Wenn Ihre Gruppenmitglieder einen registrierten yaM-Account haben, können sie auf die in yaM erstellte Agenda zugreifen und ihr Input geben.

Im Gegenzug verwenden Sie Ihre yaM-Agenda für Minuten. Minuten in yaM bestehen aus vier Inhaltstypen: Notizen, Aktionselemente, angehängte Dateien und Eingaben basierend auf einer Sammlung von Entscheidungshilfetools. yaM erlaubt sogar mehr als einem registrierten Benutzer in einer Besprechung gleichzeitig die Eingabe in die Minuten in Echtzeit einzugeben.

Wo Sie auch glänzen können, ist die Sammlung von integrierten Collaboration-Tools, mit denen Mitglieder eine Pro / Con-Analyse, Produktanalyse, Brainstorming-Ideen oder wichtige Entscheidungen treffen können. Es gibt auch ein Tool für eine so genannte SWAT-Analyse, bei der die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines bestimmten Projekts, einer Idee oder einer Entscheidung diskutiert und aufgezeichnet werden.

Wie bei der Tagesordnung kann das Protokoll per E-Mail, gedruckten Berichten oder einfach durch Online-Registrierung zugänglich gemacht werden. yaM vereinfacht das Archivieren von Tagesordnungen und Protokollen und das selektive Kopieren und Einfügen von Tagesordnungspunkten aus früheren Besprechungen, um eine neue Agenda zu erstellen.

Wenn es Ihrer Gruppe oder Ihrem Ausschuss ernst damit ist, Meetings zu nutzen, um zusammenzuarbeiten und Dinge zu erledigen, schulden Sie es sich selbst, Sie zu besuchen. Sie können bis zu 10 kostenlose Meetings pro Monat mit bis zu fünf Teilnehmern pro Meeting erstellen. Ein Premium-Konto ermöglicht unbegrenzte Meetings und Teilnehmer, anpassbare Benutzeroberfläche und SSL-Verschlüsselung für 9, 99 $ pro Monat.

Doodle für die Planung von Meetings

Das Planen von Besprechungen kann sehr umständlich sein, besonders wenn man sich mit einer Gruppe trifft, deren Mitglieder geografisch verteilt sind. Hier kommt Doodle.com ins Spiel. Doodle ermöglicht es Ihnen, online eine Veranstaltung oder ein Meeting zu posten Doodle Removes Die Frustration von Terminplanungs-Meetings oder Veranstaltungen Doodle entfernt die Frustration von Terminplanungs-Meetings oder -Ereignissen Planen Sie häufig ein Meeting oder eine Veranstaltung für eine Gruppe von Personen kann so frustrierend und zeitraubend sein, wie Ihre Kinder in einem belebten Einkaufszentrum verloren gehen. Die Online-Umfrage Web-Anwendung, ... Lesen Sie mehr in denen eingeladenen können wählen, welche Datum und Zeit Slots sie teilnehmen können. Alle individuellen Antworten werden angezeigt, und Sie wählen aus, welches Datum und welche Uhrzeit für alle am besten geeignet sind. Umfragen können sowohl öffentlich als auch vertraulich für nur Sie, den Administrator, vorgenommen werden.

Weitere Online-Tools finden Sie in Angela Alcorns 10+ großartigen Online-Tools für Gruppenkoordination und Meetings 10+ Tolle Online-Tools für Gruppenkoordination und Meetings 10+ Tolle Online-Tools für Gruppenkoordination und Meetings Wie verwalten Sie ein? Team von Menschen, die geografisch verteilt sind? Wie koordinieren Sie internationale Zeitzonen? Das Konzept der Arbeit über das Internet hat begonnen, sich in den alltäglichen Arbeitsplatz zu ... Read More.

6. iPad Apps für Meetings

Das iPad und andere ähnliche Tablet-Geräte sind immer beliebter geworden, um auf das Internet zuzugreifen, Dokumente und E-Books zu schreiben, zu lesen und zu speichern und unzählige mobile Apps zu nutzen, die uns dabei helfen, Dinge zu erledigen.

Das iPad ist immer noch das meistverkaufte und am weitesten verbreitete Tablet-Gerät. Es enthält eine Bildschirmtastatur, Sie können aber auch eine externe Tastatur verwenden, um schneller zu tippen. Fast alle Dienste, die ich bisher in diesem Handbuch beschrieben habe, können auf dem iPad entweder über den mobilen Webbrowser oder direkt in Apps für Dienste wie Google+ (einschließlich Google Hangouts), Google Dokumente, Evernote, Springpad und Süßkartoffel. Das iPad ist sehr portabel, leicht und relativ einfach zu navigieren.

Wie auch immer, obwohl das iPad als Laptop-Ersatz verwendet werden kann Wie Sie Ihr iPad zu einem Laptop-Ersatz machen In einem Interview sagte Apple-Chef Tim Cook er keine Pläne für die Entwicklung eines iPad, das in einen Laptop verwandelt. Aber das hält bestimmt nicht viele iPad-Benutzer davon ab, das Gerät als ein Notebook zu verwenden ... Lesen Sie mehr, ich empfehle es nicht als ein Gerät für Heavy-Duty-Meetings. Ein tatsächlicher Laptop ist viel besser.

Ein paar Nachteile für das iPad ist, dass Sie nicht mehr als eine Anwendung gleichzeitig auf dem Bildschirm geöffnet haben können. Es gibt keinen integrierten Clipboard-Manager zum Speichern mehrerer Textschnipsel. Und selbst wenn Sie eine externe Tastatur verwenden, um das Gerät zu tippen, wird es in den meisten Fällen nicht so schnell und effizient sein wie das Tippen auf einem Laptop.

Trotz dieser Nachteile gibt es viele kreative und äußerst praktische iPad-Apps, die für die Planung und Durchführung von Meetings nützlich sind. Tatsächlich würden die meisten der folgenden Apps, die ich beschreibe, großartige Mac- und PC-Anwendungen machen, weil sie den Benutzern helfen, Agendas und Protokollberichte zu erstellen.

Ein weiteres Plus für die Nutzung des iPads sind die meisten Apps im iTunes App Store, die relativ günstig sind und durchschnittlich zwischen 0, 99 Cent und unter 5, 00 Euro liegen. Nachdem Sie eine App bezahlt und heruntergeladen haben, sind alle Updates kostenlos. Also, wenn Sie ein iPad haben oder planen, eines zu bekommen, empfehle ich definitiv, die folgenden Anwendungen zu überprüfen, um zu sehen, ob sie nützliche Werkzeuge für Ihre Besprechungszwecke sind.

Meetings - Notizbücher für die Arbeit

Meetings (3, 99 $) ist eine elegante, übersichtliche Minuten-App für das iPad. Es wurde entwickelt, um den Titel, das Datum, die Uhrzeit und die Teilnehmer der Besprechungen aufzuzeichnen. Es enthält außerdem Platz zum Erstellen von Notizen und zum Auflisten von Aktionselementen, die nach Projekt oder Fälligkeitsdatum gruppiert werden können. Obwohl die App auch verwendet werden könnte, um Agenden zu erstellen, ist es nicht das beste Werkzeug für diesen Zweck.

Die Stärke von Meetings besteht darin, dass Sie einen professionellen Bericht über Ihre Protokolle erstellen, den Sie über gedruckte Kopien, per E-Mail an Teilnehmer oder als PDF-Datei an Dropbox oder ein Cloud-Speicherkonto von Box weitergeben können. Sie können alle Ihre Berichte in Notizbüchern verwalten, in denen sie nach dem Datum der Besprechungen aufgeführt sind.

Protokollant

Minute Taker ist eine weitere elegante App, mit der Sie einen Besprechungstitel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzufügen sowie die Namen der Teilnehmer aus Ihrer Kontaktliste abrufen können. Im Verlauf des Meetings fügen Sie einfach Notizen, Aufgaben und Zuweisungen hinzu. Wenn Sie einem Mitglied eine Aufgabe zuweisen möchten, können Sie einfach auf die Liste der Teilnehmer tippen und seinen Namen aus der Liste hinzufügen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Namen immer wieder einzugeben. Jeder Aufgabe können auch ein Fälligkeitsdatum und ein Tag zugewiesen werden.

Wenn der Protokollbericht fertig ist, erstellt Minute Taker ein professionell gestaltetes PDF mit Minuten des Meetings. Das mehrspaltige Layout der Minutenberichte ist so gut gemacht, dass die Teilnehmer sie auf jeden Fall überprüfen werden.

Minute Taker funktioniert am besten für kleine Gruppen mit sehr definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten für jedes Meeting. Es ist definitiv eine iPad-App, die für Mac und PC-Computer gebaut werden sollte.

Terminplaner

Agenda Maker (0, 99 $) für iPad und iPhone ist eine der wenigen Apps in der iTunes App, die der Erstellung von Terminkalendern für Meetings, Workshops, Konferenzen und Events gewidmet ist. Es ist nützlich, wenn Sie eine Agenda für komplexe komplexe Agenden entwickeln müssen, bei denen Sie Elemente verschieben und in der richtigen Reihenfolge anpassen müssen.

Wenn Sie in Agenda Maker Ideen sammeln und sortieren, passt es sich an und berechnet die Zeit für Sie. Sie können die Agenda per E-Mail, einer HTML-Seite oder als angehängte PDF-Datei teilen.

Für den Preis ist Agenda Maker ein leistungsstarkes, zeitsparendes Tool, das viel nützlicher ist als das Brainstorming und Sortieren von Tagesordnungspunkten in einem Textverarbeitungsprogramm oder auf einem Whiteboard. Es wäre noch besser, wenn diese App eine Desktop- oder Online-Anwendung wäre.

Erwartungen erfüllen

Meeting Expectations ist eine weitere Agenda-Erstellung App, die im Notfall auch als Minutennehmer verwendet werden kann. Mit dieser App können Sie den obligatorischen Titel, das Datum, die Uhrzeit und den Ort für Besprechungen einfügen sowie Teilnehmer aus Ihrer Kontaktliste hinzufügen.

Ich mag es, wie Besprechungserwartungen ganz einfach Besprechungsagendas mithilfe von Besprechungserwartungen erstellen [iPad] Besprechungsagenda ganz einfach mit Besprechungserwartungen erstellen [iPad] Obwohl keiner von uns darauf wartet, an Besprechungen teilzunehmen, gibt es glücklicherweise eine Reihe nützlicher Online- und Mobilanwendungen wie AgreeDo, die die Planung von Meetings erleichtern. Alle erfolgreichen Meetings beginnen ... Read More beinhaltet ein Purpose-Feld, das nicht übersehen werden sollte. Jedes Meeting sollte einen klar definierten Zweck haben und erklären, dass der Zweck der Agenda die Teilnehmer daran erinnert, warum das Meeting stattfindet.

Während Sie Ihre Agenda erstellen, passt Meeting Expectations auch die Zeit neu an und berechnet sie, sodass Sie dies nicht manuell tun müssen. Es enthält auch Agenda-Element-Voreinstellungen für die Pausen.

Wenn Ihre Agenda abgeschlossen ist, kann sie per E-Mail an die Teilnehmer gesendet werden.

Fazit

Gehe weiter und treffe dich

Die Tools und Services für die Durchführung von Online-Meetings werden weiter wachsen und sich ausweiten, und sie werden viele der Bedürfnisse und Herausforderungen, mit denen die Benutzer bei der Arbeit an Projekten konfrontiert sind, angehen und Wege finden, besser online miteinander zu kommunizieren. Zum Beispiel hat Google ein neues Notebook-Tool mit dem Namen "Keep to your Google Drive" hinzugefügt. und Springpad wird eine Version 4.0 seiner Notebook-Dienste veröffentlichen, die es noch einfacher macht, Dokumente, Lesezeichen und andere Ressourcen zu erstellen und zu verwalten. Ebenso überarbeitet Evernote derzeit seinen Cloud-Notebook-Service und hat einen Unternehmensdienst veröffentlicht, mit dem Unternehmen und Organisationen alle ihre Dokumente online sichern und durchsuchen können, sodass sie für Mitarbeiter und Mitglieder leicht zugänglich sind.

In diesem Zusammenhang wird MakeUseOf.com weiterhin Artikel und Rezensionen zu den besten kostenlosen und erschwinglichen Online-Diensten und -Anwendungen veröffentlichen, die für die Planung und Durchführung von Online-Meetings und die Planung von Projekten zur Verfügung stehen.

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