Das Schreiben effektiver E-Mails scheint einfach zu sein. Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihre E-Mails noch besser abschneiden, sollten Sie die folgenden wissenschaftsbasierten Regeln beachten.
In der Vergangenheit haben wir 12 Gründe aufgelistet, warum Menschen Ihre E-Mails immer noch ignorieren 12 Gründe, warum Menschen Ihre E-Mails immer noch ignorieren 12 Gründe, warum Menschen Ihre E-Mails immer noch ignorieren Haben Sie oft Schwierigkeiten, Leute dazu zu bringen, auf Ihre E-Mails zu antworten? Wir zeigen Ihnen, warum Personen Ihre E-Mails ignorieren und wie Sie sie auf Ihre Nachricht aufmerksam machen und darauf reagieren. Weiterlesen . Wir haben Ihnen sogar Schritt-für-Schritt-Anleitungen gegeben, wie Sie beschäftigte Leute dazu bringen können, auf Ihre Nachrichten zu antworten. 6 Wege, beschäftigte Leute dazu zu bringen, Ihre E-Mails zu beantworten 6 Wege, beschäftigte Leute dazu zu bringen, Ihre E-Mails zu beantworten Es gibt ganz andere Regeln Es kommt zu E-Mails, die eine Person ermutigen oder entmutigen, den "Antwort" -Knopf zu drücken und Ihnen zu antworten. Lerne die Regeln des E-Mail-Erfolgs. Weiterlesen . Aber jetzt ist es an der Zeit, noch konkretere, umsetzbare Tipps zu geben, die auf Daten basieren.
Jeder dieser Tipps verbessert nicht nur die Chancen, dass Ihre E-Mails gelesen werden, sondern auch, dass Sie eine positive Antwort von diesen E-Mails erhalten. Dies ist wichtig, weil E-Mail immer noch die Hauptform der Kommunikation in der Geschäftswelt ist. Wenn Sie wissen, wie Sie effektive E-Mails erstellen, geben Sie sich einen entscheidenden Vorteil gegenüber Ihren Kollegen.
1. Holen Sie sich die Vornamen
Das klingt offensichtlich, aber wenn Sie wirklich möchten, dass die Leute aufpassen, wenn sie eine E-Mail von Ihnen erhalten, verwenden Sie ihren Namen. Und benutze es mehr als einmal.
Forschungen, die 2006 veröffentlicht wurden, zeigten, dass mehrere Regionen des Gehirns "eine stärkere Aktivierung für den eigenen Namen zeigen", was beweist, dass "das Hören des eigenen Namens eine einzigartige Aktivierung des Gehirns hat".
Die Verwendung des Namens Ihres Empfängers im E-Mail-Betreff und E-Mail-Text ist daher ein psychologischer Trick, der Aufmerksamkeit erregen kann. Schluss mit "Ich hoffe bald von dir zu hören, Stan" ist weit effektiver als nur "Hoffe, bald von dir zu hören".
2. Umfassen Sie den Halo-Effekt
Menschen werden von Menschen beeinflusst, denen sie vertrauen. Wenn ein Manager Sie auffordert, sich mit dem Direktor Ihres Unternehmens in Verbindung zu setzen, nennen Sie diesen Manager in Ihrer Einführungs-E-Mail. Kalte E-Mails sind schrecklich zu empfangen. Es ist daher extrem wichtig, zu zeigen, dass Sie die Unterstützung von jemandem haben, dem Ihr Empfänger vertraut.
Dies ist teilweise auf eine Theorie namens Halo-Effekt zurückzuführen . Dies ist eine Art Bestätigungsfehler. In diesem Fall würde die Voreingenommenheit wahrscheinlich den allgemeinen Eindruck des Direktors von Ihnen verbessern , einfach wegen ihres positiven Eindrucks des Managers, der Sie angerufen hat.
Sie müssen jedoch nicht bei den Vorgesetzten bleiben. Auf der Grundlage der Ansichten und Ideen von Experten können Kunden, gemeinsame Freunde und Menschenmengen auch Ihre E-Mails stärken, vorausgesetzt, der Empfänger schätzt die Ansichten der Personen, auf die Sie verweisen .
3. Seien Sie wütend oder glücklich. Aber niemals neutral
Als Boomerang, eine führende Google Mail App, ihre Daten analysierte, fanden sie etwas unglaublich Interessantes. "Einer der wichtigsten Faktoren bei der Bestimmung der Antwortraten ist, wie positiv (Wörter wie groß) oder negativ (Wörter wie schlecht) die Wörter in der Nachricht sind".
Sowohl mäßig positive als auch negative E-Mails erhielten 5-15% mehr Antworten als neutrale E-Mails. Das heißt, extrem feindselige E-Mails 10 E-Mail-Tipps für den Umgang mit wütend, Trollish oder unhöfliche E-Mails 10 E-Mail-Tipps für den Umgang mit wütend, Trollish oder unhöfliche E-Mails Es ist unglaublich frustrierend zu Ihrem E-Mail-Posteingang nur eine völlig hasserfüllte Nachricht zu finden. Warum handeln Menschen in der Welt so? Mit diesem gesagt, sollten Sie lernen, sich zu verteidigen, während ... Read More kaum eine Antwort erhalten. Übermäßig schmeichelhafte E-Mails haben auch nicht viel besser abgeschnitten. Mit anderen Worten, über deine Gefühle hinwegkommen, aber überreagiere nicht.
4. Halten Sie es kurz ( aber wie kurz? )
Ich weiß, ich weiß. Es wird Ausnahmen geben. Eine meiner Lieblingscereal-Seiten Lesen Sie mehr Intelligente Inhalte im Jahr 2016 mit diesen 35 Seiten Lesen Sie mehr Intelligente Inhalte im Jahr 2016 mit diesen 35 Websites Wir sollten alle diese 35 Seiten häufiger lesen. Wenn Sie ermüdet von verdummten Inhalten sind, machen Sie die Dinge im kommenden Jahr mit dieser super Liste etwas nachdenklicher. Lesen Sie mehr, Brain Pickings sendet unglaublich lange E-Mails, die eine Freude zu lesen sind. Aber im Großen und Ganzen deuten die Daten darauf hin, dass Sie lange E-Mails vermeiden sollten.
In der Tat, zusammen mit diesen Informationen über die Arten von Wörtern, die Sie in Ihren Nachrichten verwenden sollten, fand Boomerang auch die "ideale" Länge einer E-Mail. Basierend auf ihrer Analyse von 40 Millionen E-Mails fanden sie, dass diejenigen, die nicht mehr als 50-175 Wörter enthielten, die meisten Chancen hatten, eine Antwort zu erhalten (49-50%). Dies wird auch durch die Ergebnisse einer 2010 MIT-Studie unterstützt.
Dies ist ein weiser Ratschlag, ist aber nicht immer praktisch. Aber die Lektion ist, Ihre E-Mails kurz zu halten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Five Sentences-Philosophie zu abonnieren und niemals E-Mails über fünf Sätze hinweg zu senden. Wie Investor und Autor Guy Kawasaki gegenüber Entrepreneur.com sagte: "Weniger als fünf Sätze sind oft abrupt und unhöflich, mehr als fünf Sätze verschwenden Zeit."
5. Benutze das Wort "Weil"
Wenn Sie die Kühnheit haben, jemanden zu bitten, etwas für Sie zu tun, sagen Sie ihm wenigstens warum . Wir wissen das seit den 70er Jahren, als die Professorin für Psychologie an der Harvard University, Ellen Langer, eine Studie veröffentlichte, in der sie die Bedeutung des Wortes "weil" hervorhob.
Wir bekommen viel zu oft E-Mails, die etwas verlangen ("Können Sie mir diesen Bericht bis 14 Uhr schicken?"), Ohne zu erklären, warum. Aber indem wir das Wort "weil" in unsere Anfrage einführen ("Können Sie mir diesen Bericht bis 14 Uhr schicken, weil er bis 17 Uhr bearbeitet werden muss), erhöhen sich die Chancen auf Compliance.
Laut dieser Studie könnte dies daran liegen, dass "Menschen" automatisches Verhalten ... als eine Form einer Heuristik oder Abkürzung fortsetzen. Und wenn wir das Wort "weil" gefolgt von einem Grund hören (egal wie lahm der Grund ist), veranlasst uns das zu erfüllen. "
6. Bieten Sie nicht mehr als 3 Möglichkeiten an
Das Paradox der Wahl ist, wo wir so viele Möglichkeiten haben, dass wir gelähmt werden. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht zu einem Paradox Ihrer Wahl führen, versuchen Sie, nicht mehr als drei Optionen anzubieten.
Der menschliche Verstand liebt die Magie von drei. Deshalb geben wir drei Medaillen bei den Olympischen Spielen. Wir analysieren Dinge optimistisch, realistisch und pessimistisch (oder hoch, mittel und niedrig). Und aus diesem Grund reifen die Wirtschaftsmärkte oft nur für drei große Wettbewerber.
Bei der Entscheidungsfindung verlassen wir uns auch gerne auf drei Gründe oder drei Wahlmöglichkeiten. Dies wurde durch eine Studie mit dem Titel " When Three Charms Aber Four Alarms" gezeigt, die von zwei Verhaltensforschern durchgeführt wurde. Wenn Sie eine Besprechung oder einen Anruf planen, sollten Sie nur drei Optionen für Uhrzeit und Datum angeben. Alternativ können Sie ein Meeting-Planungstool wie Doodle verwenden, das wir überprüft haben Doodle Removes Die Frustration der Terminplanung Meetings oder Veranstaltungen Doodle Removes Die Frustration der Terminplanung Meetings oder Events Oft planen ein Treffen oder eine Veranstaltung für eine Gruppe von Menschen zu vereinbaren kann so frustrierend und zeitraubend sein wie die Suche nach verlorenen Kindern in einem belebten Einkaufszentrum. Die Online-Umfrage Web-Anwendung, ... Lesen Sie mehr in der Vergangenheit.
7. Schreiben Sie auf der dritten Stufe
Der Lesegrad Ihrer E-Mails kann sich massiv auf Ihre Antwortraten auswirken. Laut Boomerang hatten E-Mails, die an einer Hochschule geschrieben wurden, eine Antwortquote von nur 39%. Die effektivste Leseklasse war die dritte Klasse, die eine Rücklaufquote von 53% erreichte.
Der Leselevel wird hauptsächlich anhand der Anzahl der Silben in Ihren Wörtern und der Anzahl der Wörter in Ihren Sätzen ermittelt. Um Ihre Antwortrate zu verbessern, sollten Sie sowohl Ihre Sätze als auch Ihre Wörter kurz halten. Um die Lesegüte Ihrer eigenen E-Mails zu überprüfen, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in Tools wie Lesbarkeits-Score oder Hemingway Editor ein.
8. Korrekturlesen Sie Ihren Text
Bei längeren E-Mails ist dies selbstverständlich, aber bei kürzeren E-Mails wird das Korrekturlesen oft übersehen. Das ist eine schlechte Idee.
In einer Studie aus dem Jahr 2001 zeigte Larry Beason, dass Fehler beim Schreiben (einschließlich Rechtschreib- und Grammatikfehlern sowie logischen Fehlern) mehrere negative Auswirkungen auf die Wahrnehmung des Schreibers haben.
Wenn ein Leser einen Fehler bemerkt, nimmt er automatisch Annahmen über den Autor vor. In dieser Studie waren die häufigsten Annahmen, dass der Schreiber ein fehlerhafter Denker war, keine detaillierte Person, ein schlechter Kommunikator und / oder schlecht ausgebildet.
Dies sind einige ziemlich schädigende Eigenschaften, die Sie einfach durch Korrekturlesen vermeiden können. Grammarly Lite - Eine Browsererweiterung für alle Korrekturledigungsanforderungen [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - Eine Browsererweiterung für alle Korrekturlesungsanforderungen [Chrome, Firefox, Safari] Wie korrigieren Sie derzeit das, was Sie auf Ihrem Computer eingeben? Geben Sie es in Google ein? Einfügen in Word? Oder verwenden Sie eine Korrekturlese-Website, in die Sie Ihren Text einfügen? Ich bin definitiv ... Lesen Sie mehr jeder Ihrer E-Mails.
9. Zahlen als Zahlen anzeigen
Wenn Zahlen wie Statistiken, Daten, Daten, Zeit usw. in Ihrer Nachricht wichtig sind, zeigen Sie diese als Zahlen an, anstatt sie zu tippen (12 anstelle von zwölf).
Eye-Tracking-Studien haben gezeigt, dass die Augen eines Lesers in der Regel über Text scannen, während "Zahlen oft das wandernde Auge stoppen". Dies liegt daran, dass "Zahlen Fakten darstellen". Zahlen sind harte Daten, die der Verstand schnell erkennen kann. Der Leser geht davon aus, dass diese Zahlen ein wichtiger Teil der Nachricht sind.
Denken Sie daran, wenn Sie Ihre eigenen E-Mails erstellen. Wenn Zahlen ein wichtiger Teil Ihrer Nachricht sind, zeigen Sie diese als Ziffern an, damit Ihr Leser das Wichtige von dem Unwichtigen filtern kann.
E-Mail funktioniert für Sie
In den meisten Jobs sind E-Mails entscheidend für die Kommunikation mit unseren Kollegen. Unabhängig davon, ob Sie 10 oder 100 E-Mails pro Tag versenden, wissen Sie, wie Sie effektive Nachrichten erstellen können.
Wie Sie von oben sehen können, ist dies nicht schwierig. Kleine Änderungen, wie zum Beispiel die Verkürzung Ihrer E-Mails, Korrekturlesen oder Ändern der Emotion Ihres Schreibens, können große Auswirkungen haben. Und mit kostenlosen E-Mail-Verbesserungs-Tools 5 Tools, die Ihnen helfen können, bessere E-Mails zu schreiben 5 Tools, die Ihnen helfen können, bessere E-Mails zu schreiben Jeder versucht immer noch, das E-Mail-Problem zu lösen. Lasst uns also über die grundlegendste Gewohnheit sprechen - die Kunst, bessere E-Mails zu schreiben. Mit Hilfe einiger cooler Tools. Lesen Sie mehr, um zu helfen, es gibt keine Entschuldigung.
Diese Chancen können nicht nur die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mails bemerkt und beantwortet werden, sondern auch dazu beitragen, ein verbessertes professionelles Image Ihrer Person zu entwickeln.
Welche Änderungen haben Sie an der Art und Weise vorgenommen, wie Sie E-Mails schreiben, die ihre Effektivität verbessert haben? Wir würden es lieben zu hören!
Bildnachweis: Hug von Hernán Piñera (Flickr), Fragezeichen von Marco Bellucci (Flickr), Korrekturlesen, Beispiel von Volkspider (Flickr), Email von Dennis Sklay (Flickr)