To-Do-Liste Apps sind heutzutage der letzte Schrei. Die Wissenschaft hat bewiesen, dass Listen wirklich die Produktivität fördern, und Sie können die Produktivität weiter steigern, indem Sie Tricks verwenden, um Ihre To-Do-Liste öffentlich zu machen. Manche benutzen ihre E-Mail-Postfächer sogar als To-Do-Listen.
Aber was, wenn Sie alles versucht haben und nichts davon funktioniert?
Glück für Sie, alternative Produktivitätsmethoden 5 Neue Produktivitätstechniken, von denen Sie wahrscheinlich noch nicht gehört haben 5 Neue Produktivitätstechniken, von denen Sie wahrscheinlich noch nicht gehört haben Wenn Sie immer noch nach dem besten Weg suchen, Ihre Produktivität zu steigern, versuchen Sie eine dieser besseren Alternativen Pomodoro und GTD. Denken Sie daran, nicht mehr zu suchen, wenn Sie eine "gut genug" -Lösung gefunden haben. Lesen Sie mehr existieren. Und wenn Sie feststellen, dass regelmäßige To-Do-Listen zu mühsam oder zu überwältigend sind, dann empfehlen wir Ihnen, eine alte, aber effektive Methode namens Eisenhower-Matrix zu versuchen.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist ein 2 × 2-Gitter von Boxen. Die oberste Zeile gilt für Aufgaben, die "wichtig" sind, während die untere Zeile für Aufgaben steht, die "nicht wichtig" sind. Zur gleichen Zeit ist die linke Spalte für Aufgaben, die "dringend" sind, während die rechte Zeile für Aufgaben ist "Nicht dringend." So sieht das aus:
Für die meisten Menschen sind die Begriffe "wichtig" und "dringlich" synonym, also nehmen wir uns einen Moment Zeit, um den Unterschied zwischen ihnen zu definieren:
- Wichtig - Aufgaben, die zu Ihren langfristigen Zielen und Werten beitragen, egal ob persönlich oder beruflich. Eine Möglichkeit zu entscheiden, ob eine Aufgabe wichtig ist, ist die Frage: "Kann ich meine Ziele erreichen und meinen Werten treu bleiben, wenn ich diese Aufgabe überspringe?"
- Dringend - Aufgaben, die bis zum Ende des Tages erledigt werden müssen. Wenn Ihr Zeitplan mehr Spielraum hat, bevorzugen Sie möglicherweise am Ende der Woche. In jedem Fall geht es bei der Dringlichkeit um Zeit . Eine Möglichkeit zu entscheiden, ob eine Aufgabe dringend ist, ist die Frage: "Wann ist die Frist für diese Aufgabe?"
Bevor Sie entscheiden können, ob eine Aufgabe wichtig ist oder nicht, müssen Sie Ihre eigenen Ziele und Werte kennen. Karrierefortschritt ist für viele ein langfristiges Ziel, daher sind Aufgaben, die direkt damit verbunden sind, wichtig. Oder wenn Sie die Familie am meisten schätzen, dann kann es wichtig sein, pünktlich nach Hause zu kommen.
Aber wie kann eine Aufgabe dringend, aber nicht wichtig sein? Denken Sie daran, dass es bei der Dringlichkeit nur um Zeit geht. Denken Sie an den Termin. Angenommen, heute ist Internationaler Kaffee-Tag und Ihr lokales Café gibt kostenlose Kaffees aus. Wenn Sie das heute nicht nutzen, ist die Chance verloren - aber kostenloser Kaffee hat keine Relevanz für Ihre langfristigen Ziele oder Werte. Es ist dringend, aber nicht wichtig.
Mit diesen Definitionen wird es einfacher, die Arten von Aufgaben zu beschreiben, die in jedes der vier Felder gehören. Wir können sogar auf diese Weise an die Matrix denken:
Warum die Eisenhower-Matrix verwenden?
Die Eisenhower-Matrix ist einfach eine Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu priorisieren .
To-Do-Listen eignen sich hervorragend, um zu verfolgen, was Sie tun müssen, aber es ist nicht immer einfach festzustellen, welche Aufgaben eine höhere Priorität haben. Ich persönlich habe nie die "Priorität" -Funktion in einer To-Do-Liste-App verwendet, weil ich immer alles als "Hohe Priorität" markiert habe - und wenn alles hohe Priorität hat, ist nichts.
Wenn Sie sich eine To-Do-Liste ansehen und 30 aufgestapelte Aufgaben sehen, wie entscheiden Sie dann, welche Aufgabe bewältigt werden soll? "Beginnen Sie mit dem einfachsten", sagen manche. "Nein, fang am härtesten an", sagen andere. Aber was ist einfach und was ist schwer? Es ist nie schwarz und weiß. Oft habe ich 10, 15 oder sogar 30 Minuten verschwendet, nur um meine Aufgabe auszuwählen!
Deshalb leuchtet die Eisenhower-Matrix. Im Gegensatz zu einer einzigen To-Do-Liste ist die Matrix selbst priorisierend. Es sagt Ihnen, welche Aufgabe als nächstes zu behandeln ist. Es verringert die kognitive Belastung, weil nur die Boxen Now und Later wirklich wichtig sind. Und wenn Sie schon mal Zeit haben, können Sie sehen, welche Aufgaben Sie überspringen können.
Darüber hinaus hat die Matrix zwei weitere geringfügige Vorteile. Erstens zwingt es Sie dazu, sich jeder Aufgabe mehr bewusst zu sein. Anstatt alles in einen großen, unordentlichen Aufgabenstapel zu werfen, entscheiden Sie aktiv, ob Aufgaben Ihre Zeit im Voraus wert sind und halten Sie Ihre aktuelle To-Do-Liste fest. Zweitens, es erinnert Sie ständig an Ihre Ziele und Werte.
Das einzige Problem ist, dass die Eisenhower-Matrix anfangs etwas knifflig sein kann. Insbesondere neue Benutzer neigen dazu, von den Boxen Delegate und Trivial gestolpert zu werden. Es gibt eine Lernkurve, also lassen Sie uns ein praktisches Beispiel dafür durchgehen, wie man eine Matrix aufbaut, Aufgaben organisiert und einen Tag übersteht.
Wie man die Eisenhower-Matrix benutzt
Obwohl die Eisenhower-Matrix konzeptionell ein Quadrat von vier Feldern ist, können Sie sie praktisch als vier separate To-Do-Listen betrachten: eine Now-Liste, eine Delegate-Liste, eine Later-Liste und eine Trivial-Liste. Die zwei dringenden Listen stehen vor den nicht dringenden Listen.
Ich finde, dass Trello großartig dafür ist. Richte für jede Sphäre deines Lebens eine Tafel ein (zB persönlich, professionell, Kirche, Hobby) und richte diese vier Listen in jedem der Boards ein. Oder wenn Sie nicht viel los sind, können Sie ein Board für alle Aufgaben verwenden. Es liegt an dir. Mag Trello nicht? Betrachten Sie diese alternativen Kanban-Tools Auf Wiedersehen, Trello! 5 Alternative kostenlose Kanban Board Tools Auf Wiedersehen, Trello! 5 Alternative kostenlose Kanban Board Tools Trello ist eine unglaubliche App für das Projektmanagement und die Organisation Ihrer Aufgaben. Aber es gibt andere Kanban-Apps, die ideal für Ihre Aufgaben sein könnten. Lassen Sie uns über die besten Trello-Alternativen sprechen. Weiterlesen .
Sobald Ihre Listen fertig sind, können Sie Aufgaben hinzufügen:
Nehmen wir an, Sie sind ein traditioneller Büroangestellter, der die Eisenhower-Matrix nutzen möchte, um bei der Arbeit produktiver zu werden. Dies wird das Szenario sein, das den Rest dieses Beispiels antreibt, aber es sollte einfach sein, diese Konzepte anders anzuwenden.
Was steht heute auf deinem Teller? Das erste, was einem einfällt: E-Mail. Lassen Sie uns eine Aufgabe erstellen, um den Posteingang Null zu erreichen, der dringend ist (die E-Mail sollte täglich geleert werden) und wichtig (wir reden hier über arbeitsbezogene E-Mails):
Heute ist der Pretzeltag im Büro und Sie sehnen sich nach einer kostenlosen Brezel mit den Arbeiten. Dies könnte dringend sein, aber es ist nicht wichtig:
Ihr Chef erinnert Sie daran, dass der Dokumentationsbericht für das letzte Projekt Ihres Teams um 16 Uhr fällig ist, was dringend und wichtig ist:
Er erinnert Sie auch daran, dass die Budgetanforderung Ihres Teams für Ihr nächstes Projekt bis zum Ende des Tages am Freitag fällig ist. Das ist wichtig, aber nicht dringend:
Der Büroleiter kommt zu Ihnen und sagt, dass die Papier- und Tintenvorräte knapp werden. Sie müssen so schnell wie möglich eine Bestellung aufgeben - aber das hat nicht viel mit Ihren beruflichen Zielen oder Werten zu tun:
Es ist Frühsommer (in diesem Szenario) und das Büro wird mit der Regenzeit zu schwül. Die Produktivität eines jeden würde mit einem guten Luftentfeuchter in die Höhe schießen, ganz zu schweigen von den anderen Vorteilen der Reduzierung der Luftfeuchtigkeit 4 Gesundheitliche Vorteile der Überwachung Temperatur und Luftfeuchtigkeit zu Hause 4 Gesundheitliche Vorteile der Überwachung Temperatur und Luftfeuchtigkeit zu Hause Wussten Sie, dass Smart Vorteile für die Gesundheit haben? Hausprodukte? Stimmt. Ein oder zwei clevere Einkäufe könnten Ihre Lebensqualität zu Hause drastisch verbessern. Weiterlesen .
Du machst dir eine Notiz, um das aufzuzeigen, aber es ist weder dringend noch wichtig:
Weiter und weiter geht es. Meetings tauchen auf, Planung muss gemacht werden, Sie erinnern sich an Dinge, die Sie tun wollen, etc. Am Ende wird Ihre Matrix (dh Listen) voll sein und der beste Teil ist, dass sie weniger einschüchternd ist als eine Masterliste von Aufgaben:
Wenn Sie für eine andere Aufgabe frei sind, beginnen Sie einfach links und bewegen Sie sich nach rechts. Sie sollten alles in den Listen "Jetzt" und "Delegat" angehen, bevor Sie sich mit den nicht dringenden Listen beschäftigen.
Wenn Sie delegieren können, müssen Sie die Delegiertenliste zuerst angehen und so viele Aufgaben wie möglich auslagern. Dann gehe durch die Jetzt-Liste. Wenn Sie die Now-Liste durchschaut haben, betrachten Sie Ihren Tag als Erfolg. Sie können jetzt einen Vorsprung auf der Later-Liste bekommen oder den Tag früher beenden.
Wenn Sie nicht delegieren können, beginnen Sie mit der Liste "Jetzt". Wenn Sie die Now-Liste durchgehen und mehr Zeit haben, haben Sie die Wahl: Behandeln Sie die Delegate-Liste als Now-Liste, erhalten Sie einen Vorsprung in der Later-Liste oder beenden Sie den Tag früher. In der Praxis möchten Sie wahrscheinlich zwischen den Aufgaben "Delegieren" und "Später" wechseln.
Gehen Sie am Ende des Tages durch die Delegate-Liste und legen Sie alle Aufgaben ab, deren Deadlines abgelaufen sind. Behalten Sie diejenigen, die Sie noch tun können. Rette sie für morgen.
Zu Beginn des nächsten Tages gehen Sie durch die Liste Später und entscheiden Sie, welche Aufgaben jetzt dringend sind. Verschiebe sie in die Liste "Jetzt". Machen Sie dasselbe für die Trivial-Liste, außer dass Sie diese Aufgaben in die Delegatenliste verschieben. Fügen Sie neue Aufgaben hinzu, die im Laufe des Tages auftauchen. Spülen und wiederholen.
Wenn To-Do-Listen nicht für Sie arbeiten
Beachten Sie, dass Sie die Eisenhower-Matrix beliebig ändern können. Zum Beispiel, anstatt es zu verwenden, um den ganzen Tag zu führen, können Sie Ihre E-Mail mit einer eigenen Matrix sortieren. Hier ist die Most Decision E-Mail Sortierung Lösung, die Sie jemals brauchen werden Hier ist die entscheidendste E-Mail Sortierung Lösung, die Sie jemals brauchen Eine einfache Sortierlösung wird sicherstellen Sie sind immer an der Spitze Ihrer E-Mail-Nachrichten. Sie benötigen nur vier Etiketten oder Ordner, um Ihren Posteingang zu verwalten und Ihre E-Mail-Belastung zu reduzieren. Weiterlesen . Das gesamte Konzept der Dringlichkeit / Wichtigkeit kann sich in allen Arten von Fällen jenseits von Arbeit und E-Mail als nützlich erweisen.
Viele Leute haben großen Erfolg mit der Eisenhower-Matrix gefunden. Aber wenn Sie diesen Punkt erreicht haben und Sie denken nicht, dass es helfen wird, ist das in Ordnung. Suchen Sie nach der Methode, die für Sie arbeitet. Wenn alles gesagt und getan ist, ist die einzige Produktivitätstechnik, die zählt Das beste Produktivitätswerkzeug ist das, das Sie tatsächlich verwenden Das beste Produktivitätswerkzeug ist das, das Sie tatsächlich nutzen In einer Welt, die Produktivität jagt, verspricht jede neue und glänzende Produktivitätsanwendung etwas Neues. Aber verlieren wir etwas, wenn wir unsere Produktivitäts-Apps zu oft ändern? Read More ist der, den Sie tatsächlich verwenden.
Finden Sie die Eisenhower-Matrix hilfreich? Wenn nein, mit welcher Produktivitätstechnik bleiben Sie organisiert und voraus? Teilen Sie uns in den Kommentaren unten!
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