Haben Sie jemals eine E-Mail gesendet, die Sie für wichtig hielten, um sie erst viele Tage später zu beantworten, oder noch schlimmer? Zugegeben, manchmal liegt es außerhalb Ihrer Kontrolle, aber es gibt Dinge, die Sie tun können, um die Chancen zu verbessern, dass Ihre E-Mail geöffnet, gelesen und beantwortet wird.
Das Tolle an diesen "Tricks" ist, dass sie wirklich nicht zu kompliziert sind - es sind einfach Gewohnheiten, die nur Sinn machen. Ich kann nicht versprechen, dass diese immer funktionieren werden, aber ich kann sagen, dass sie einen Unterschied machen werden und dass Sie insgesamt eine Verbesserung der Kommunikation mit Ihren E-Mail-Kontakten sehen werden.
Markieren Sie Ihren Namen
Ich habe eigentlich erst vor nicht allzu langer Zeit von dieser Methode gehört und kann diese Idee sicherlich nicht in Anspruch nehmen. Ich habe einen Artikel von Josh Grillo über Dirty Marketing Secrets gelesen, der darüber gesprochen hat, wie man das macht. Im Grunde kopierst du Pfeile (oder was auch immer du möchtest) und fügst sie auf jede Seite deines Namens. Wenn Sie dann eine E-Mail senden, sieht das etwa so aus:
Für mich ist das etwas kontrovers und könnte auch für andere sein. Auf der einen Seite funktioniert es sicherlich und es ist nicht zu invasiv. Auf der anderen Seite des Spektrums, wenn es Leute gibt, mit denen Sie regelmäßig kommunizieren und die immer auf Ihre E-Mails antworten, kann dies für sie lästig sein.
Es geht nur um die Betreffzeile
Wenn es darum geht, Ihre E-Mails von "ungelesen" in "gelesen" zu bringen, lege ich das meiste Gewicht auf die Betreffzeile. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie es erstellen können und viele, wenn nicht die meisten, die Sie kombinieren können.
1. Seien Sie spezifisch und kurz
Eine vage Betreffzeile ist das Schlimmste. Solche Themen wie "Hallo da" oder schlechter ... "(kein Thema)" - das weiß ich wirklich nicht, warum es noch existiert. Ich erinnere mich daran, als ich zum ersten Mal E-Mails benutzt habe, aber es ist ziemlich normal, aber da sich die E-Mail weiterentwickelt hat, haben wir auch ein Thema hinzugefügt, sonst wird es wahrscheinlich gelöscht (oder herausgefiltert) und die weitergeleiteten E-Mails blockieren und filtern Save Your Sanity: Blockieren und filtern Sie die weitergeleiteten E-Mails Wir haben alle diese E-Mails erhalten - vielleicht sogar nicht, die gleiche E-Mail-Adresse zu haben wie "E-Mails".
2. Verwenden Sie einen Satz
Es mag nicht natürlich sein, aber einen Satz in die Betreffzeile zu setzen ist eigentlich keine schlechte Übung. Unser Verstand arbeitet in Sätzen. Wir kommunizieren in Sätzen. Warum startest du deine E-Mail nicht mit einem? Anstatt nur eine Betreffzeile, die "Frage" sagt, schreiben Sie "Ich habe eine kurze Frage zu [leer]." Es macht es persönlicher und wird wahrscheinlich Ihre E-Mail attraktiver zu öffnen. Ich werde feststellen, dass der von Ihnen gewählte Satz zusammenfassen sollte , worum es in Ihrer E-Mail geht . Und natürlich wollen Sie keinen vagen Satz, sonst ist es kontraproduktiv.
3. Stellen Sie eine Frage
Oben haben wir darüber gesprochen, einen Satz zu benutzen - das ist im Grunde eine Erweiterung von diesem. Anstatt also zu sagen "Ich habe eine kurze Frage zu [leer]", könnten Sie es in der genauen Frage formulieren, die Sie sich fragen. Wenn Sie sich beispielsweise fragen, wie Sie E-Mails hervorheben, können Sie beispielsweise "Wie kann ich meine E-Mails besser hervorheben?" Eingeben.
Der Vorteil, eine Frage zu stellen, ist, dass es ein bisschen kraftvoller und einnehmender ist als ein Satz. Wenn es in Ihrer E-Mail nicht um eine Frage geht, ist eine Frage natürlich nicht angemessen. Es muss relevant sein und es sollte die primäre Frage der E-Mail sein.
4. Verwenden Sie benutzerspezifische Wörter
Wenn Sie eine E-Mail zu einem Thema senden, das für Ihren Kontakt besonders interessant ist, fügen Sie dieses Wort in die Betreffzeile ein. Also, wenn Sie jemanden per E-Mail über eine Frage in Bezug auf Suchmaschinen-Optimierung und sie sind besonders lieb oder qualifiziert in diesem Bereich (was sie sein sollten, wenn Sie ihnen darüber per E-Mail), enthalten "SEO" in den Betreff. Ein Beispiel könnte sein: "Ich frage mich, wie ich SEO in meinem Blog verbessern kann."
5. Verwenden Sie Klammern und Doppelpunkte, um "Unterthemen" zu erstellen.
Ich hätte das Wort "Unterthemen" sehr gut erfunden, aber für mich ergibt das einen Sinn. Im Grunde spreche ich über das Erstellen weiterer Erklärungen in der Betreffzeile und die Verwendung von Klammern oder einem Doppelpunkt, um sie vom Hauptthema zu trennen. Wenn wir zum Beispiel am selben Beispiel bleiben würden, könnte man sagen "Frage: Wie kann ich meine E-Mails besser hervorheben?" Oder "[Frage] E-Mails besser hervorheben".
Eine kleine Grammatikstunde: meiner Meinung nach sind Doppelpunkte und Klammern ähnlich, dienen aber nicht genau dem gleichen Zweck. Ein Doppelpunkt bereitet den Leser vor oder erklärt ihnen weiter, was sie lesen werden. Brackets hingegen bezeichnen das, was wir gerade lesen. So sehe ich sie, und ich mag nicht ganz genau sein, aber es scheint mir einen Sinn zu ergeben.
6. Caps sind in Ordnung, aber sparsam
Manchmal muss etwas betont oder auf etwas aufmerksam gemacht werden, aber da es sich um eine Betreffzeile handelt, haben Sie nur eingeschränkte Formatierungsoptionen. Dies bedeutet normalerweise, dass Sie auf Großbuchstaben zurückgreifen müssen. Das kann gut sein, aber es kann auch schlecht sein. Wir haben alle diese E-Mail bekommen, in der das Thema und die Nachricht in voller Länge waren - nervig. Ich möchte es gleich löschen, aber es ist normalerweise jemand Älteren und ich würde mich schlecht fühlen. Aber wenn Sie jemand anderes sind, sind Sie nicht entschuldigt, also seien Sie nicht überrascht, wenn Sie keine schnelle Antwort zurück erhalten, geschweige denn eine Antwort überhaupt. Unten sind gute und schlechte Beispiele:
- Schlecht: "Ich brauche Hilfe sofort"
- Gut: "[DRINGEND] Mein Konto wurde kompromittiert - bitte helfen Sie"
Der größte Nachteil bei der Verwendung von Caps ist, dass es auf "Spam" stößt, was eigentlich der letzte Punkt zum Erstellen Ihrer Betreffzeile ist.
7. Sei nicht "spammy"
Ich denke nicht, dass ich Ihnen die Definition geben muss, wie E-Mail-Spam aussieht - wir alle bekommen es und wir alle erkennen es. Warum haben einige Leute die gleiche Angewohnheit, ihre E-Mails spammy zu machen? Es schlägt mich, aber hier sind ein paar Dinge, die Sie tun können und nicht tun, um Ihre E-Mails davon abzuhalten, so ... unintelligent spammy zu schauen.
- Beschränkung der Verwendung von Caps (bereits erwähnt)
- Achten Sie auf häufig gefilterte Wörter wie "frei"
- Sei nicht vage - gib einen Grund für E-Mails
- Entfernen Sie "RE:" oder "FWD:" aus der Betreffzeile
- Verwenden Sie fast nie Ausrufezeichen
- Tun Sie alles, was ich gerade erwähnt habe
Vergiss nicht die Botschaft selbst
Obwohl viel getan werden kann, um die E-Mail zu öffnen, indem die Betreffzeile optimiert wird, ist die Nachricht selbst ebenfalls wichtig und sollte nicht ignoriert werden. Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, um zu verhindern, dass Ihre E-Mail-Adresse geöffnet, überflogen und dann zur späteren Bearbeitung zurückgestellt wird. Manchmal mache ich das einfach, weil ich nicht die Zeit habe, auf etwas zu reagieren, von dem ich zuerst dachte, dass es für mich relevanter wäre, als es sich herausstellte. In anderen Fällen liegt es daran, dass der E-Mail-Text zu lang, schlecht formatiert oder verwirrend ist und mehr Aufwand erfordert, um zu verstehen, was gesagt wird. Also mit anderen Worten:
- Mach deine E-Mail nicht unnötig lange
- Teile es in relevante Absätze auf
- Sei gründlich und auf den Punkt
- Machen Sie die Einführung (oder eine der E-Mails) nicht vage
Jetzt sage ich nicht, niemals lange E-Mails zu senden. Manchmal muss man. Aber manchmal denken Sie, dass das, was Sie zu sagen haben, in mehr Worten erklärt werden muss als nötig. Der letzte Punkt ist das Korrekturlesen Ihrer E-Mails . Google Mail bietet eine großartige Funktion, mit der Sie eine E-Mail innerhalb einer bestimmten Zeit "entsenden" können. Ich habe diese Funktion auch nach dem Korrekturlesen mehrmals benutzt. Ich klicke auf "Senden", überfliege meine E-Mail noch einmal, während sie "sendet" und fange dann etwas ein, das ich korrigieren möchte. Ich kann den Sendevorgang schnell abbrechen, die Änderungen vornehmen und erneut auf Senden klicken. Es ist ziemlich nett.
Fazit
Dies sind nur die ersten Schritte der richtigen E-Mail-Etikette und es gibt viel mehr zu lernen. Bloomberg BusinessWeek hat ein großartiges Bild gepostet, das viele der gleichen Themen anzeigt, die ich in diesem Artikel behandelt habe, und die Beispiele visuell hervorgehoben habe (was immer nett ist).
Haben Sie Techniken entdeckt, die nachweislich für Sie arbeiten? Oder hast du vielleicht eine Frage zu etwas, das ich geteilt habe? Wie auch immer, wir würden gerne von Ihnen in den Kommentaren hören!