E-Mails sollen eine bequeme Kommunikationsmethode sein, aber viele von uns verbringen viel mehr Zeit, als wir versuchen würden, unseren Posteingang sinnvoll zu gestalten. Ohne die richtige Organisation könnten Sie feststellen, dass E-Mails mehr Zeit kosten als sie sparen.
Microsoft Outlook enthält eine Reihe von Funktionen, die helfen können, dieses Problem zu lindern, aber viele Benutzer sind sich der Funktionalität im Programm nicht bewusst. Verwandeln Sie Outlook in ein Projektmanagement-Tool mit OneNote-Integration Verwandeln Sie Outlook in ein Projektmanagement-Tool mit OneNote Integration OneNote kann mehr als Sie denken. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Outlook-Aufgabenliste mithilfe des OneNote-Plugins für Outlook in ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool verwandeln können. Weiterlesen . Verwenden Sie diese Funktionen, um sicherzustellen, dass Ihr Posteingang so gut wie möglich aufbewahrt wird, damit Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können.
Finde eine Ansicht, die dir passt
Einer der ersten Schritte auf dem Weg zu einem Experten Outlook-Benutzer Werden Sie ein Pro Outlook-Benutzer durch Vermeidung von häufigen Fehlern Werden Sie ein Pro Outlook-Benutzer durch Vermeidung von häufigen Fehlern Wenn Sie in einer typischen Büroumgebung arbeiten, sind die Chancen ziemlich gut, dass das Mail-System ein Exchange ist sever und der Mail-Client der Wahl ist Outlook. Wir haben Outlook hier behandelt ... Lesen Sie mehr ist das Anpassen des Programms an Ihren Workflow. Fast jeder benutzt heutzutage E-Mails, aber das bedeutet nicht, dass wir alle genau so verfahren. Was für jemand anderen funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für Sie. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, das Standardlayout von Outlook an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Ansicht, um zu sehen, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen. Die Schaltfläche "Ansicht ändern" im Abschnitt " Aktuelle Ansicht" bietet Ihnen einige Auswahlmöglichkeiten, aber es lohnt sich, in den Bereich Arrangement und Layout zu gehen, um sich mit der Anpassung vertraut zu machen.
Sie können beispielsweise die Nachrichtenvorschau auf 3 Zeilen ändern, wodurch Sie eine detailliertere Vorschau einer kleineren Anzahl von E-Mails gleichzeitig erhalten. Oder Sie können den Lesebereich auf Aus setzen, um den dringend benötigten Platz auf dem Bildschirm zu sparen, indem Sie einzelne E-Mails als neues Fenster öffnen, wenn Sie sie lesen möchten.
Der Schlüssel hier ist einfach herauszufinden, was am besten für die Verwendung von Outlook geeignet ist. Probieren Sie Dinge aus - es ist so einfach, diese Einstellungen auf ihre Standardwerte zurückzusetzen, wenn Sie feststellen, dass sie nicht so gut funktionieren, wie Sie es sich erhofft hatten.
Verwenden Sie Regeln, um den Prozess zu automatisieren
Regeln sind ein guter erster Schritt, um Ihre E-Mails zu organisieren, denn sobald sie vorhanden sind, werden sie sich um einen Großteil der Arbeit kümmern, bevor Sie Ihren Posteingang überprüfen. Um mit den Regeln zu beginnen, navigieren Sie auf der Registerkarte Start in Outlook zu Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten .
Von hier aus klicken Sie auf Neue Regel . Sie sehen eine Auswahl an Vorlagen sowie Optionen für den Neuanfang. Für den Moment ist es am besten, sich an die angebotenen Vorlagen zu halten - es wird ausreichend Gelegenheit geben, die Regel auf dem nächsten Bildschirm nach Ihren Wünschen anzupassen. Zum Zweck dieser Demonstration wählen wir Nachricht von jemandem in einen Ordner verschieben aus .
Jetzt ist es an der Zeit, dass die Regel einen Zweck erfüllt. Ich möchte ein System einrichten, in dem alle E-Mails, die ich von einem anderen MakeUseOf-Autor erhalte, direkt an einen Prioritätsordner gesendet werden. Um dies zu tun, kreuzen Sie das Kästchen im Bedingungsfenster an, das mit bestimmten Wörtern in der Adresse des Absenders gelesen wird. Klicken Sie dann im Abschnitt unten auf bestimmte Wörter - ich setze es so ein, dass es nur auf E-Mails von einem E-Mail-Konto der Website antwortet, aber natürlich kann dies alles sein, was Sie wollen - und wählen Sie dann einen sinnvollen Ordner, indem Sie auf und klicken zu ihm navigieren.
Wählen Sie als Nächstes aus, was Sie mit den Nachrichten tun möchten, die diese Regel beiseite legt, und überlegen Sie genau, ob Sie die Verarbeitung weiterer Regeln beenden möchten oder nicht. Abhängig davon, welche anderen Regeln Sie aktiviert haben, kann das Aktivieren dieser Option später zu organisatorischen Problemen führen. Wählen Sie dann Ihre Ausnahmen aus, und Sie können Ihre Regel benennen und aktivieren. Von nun an sortiert es automatisch Ihre E-Mails, bis Sie es ausschalten.
Teilen und erobern mit Kategorien
Während Regeln eine großartige Möglichkeit darstellen, mit dem Großteil Ihrer E-Mails umzugehen, erfordern bestimmte organisatorische Aufgaben ein menschliches Auge. Die strikte Verwendung von Kategorien kann dazu beitragen, diesen Prozess zu rationalisieren, sodass Sie E-Mails schnell und präzise klassifizieren können. Wenn Sie Ihre Kategorien einrichten möchten, wechseln Sie zum Abschnitt " Tags " auf der Registerkarte " Startseite" in Outlook und navigieren Sie zu " Kategorisieren" > " Alle Kategorien" .
Hier sehen Sie eine Zusammenfassung aller derzeit vorhandenen Kategorien. Sie verwenden standardmäßig ein einfaches Farbsystem, sodass Sie diese Einträge möglicherweise zunächst bearbeiten möchten. Um sie ein wenig nützlicher zu machen, klicken Sie auf eine Kategorie, um sie hervorzuheben, benennen Sie sie in etwas um, das zu der Art von E-Mails passt, die Sie erhalten, und weisen Sie ihr einen Shortcut-Schlüssel zu.
Mit diesen Einstellungen können Sie Ihre E-Mails schnell und einfach so verwalten, wie Sie sie erhalten. Markieren Sie einfach eine bestimmte Nachricht in Ihrem Posteingang und verwenden Sie die entsprechende Verknüpfung Navigieren in Windows mit Tastaturbefehlen Allein Navigieren in Windows mit Tastaturbefehlen Allein Sie kennen zwar viele Tastenkombinationen, aber wussten Sie, dass Sie ohne Ihre Maus mit Windows umgehen können? Hier ist wie. Lesen Sie mehr, die Sie gerade vergeben haben. Sie können nun alle Nachrichten sehen, die in einer bestimmten Kategorie markiert sind, indem Sie einfach den Namen dieser Kategorie in die Outlook-Suchleiste eingeben.
Nutzen Sie die Suchleiste
Das Geheimnis, Ihre E-Mails zu organisieren, ist die Vorausplanung - ein wenig Arbeit im Voraus kann später Kopfschmerzen verhindern. Es gibt jedoch Zeiten, in denen eine E-Mail verloren geht und in keinem Ihrer sorgfältig gepflegten Ordner oder Kategorien davon betroffen ist. In diesem Fall ist es ratsam, die Suchleiste aufzurufen.
Die Suchfunktion von Outlook ist so flink wie gründlich. Geben Sie einen Suchbegriff in das Feld über Ihrem Posteingang ein, und es wird schnell alle Instanzen dieses Worts anzeigen, die gefunden werden können, unabhängig davon, ob es sich um eine Betreffzeile oder den Text einer E-Mail handelt. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie sich an bestimmte Details einer bestimmten E-Mail erinnern können, die Sie nicht mit normalen Mitteln finden können.
Beachten Sie, dass Suchgeschwindigkeiten mit einem vollständigen Posteingang langsamer werden. Wenn Sie mit dieser Situation arbeiten, ist es möglicherweise sinnvoll, bestimmte Ordner zu durchsuchen, anstatt auf jede einzelne E-Mail zuzugreifen, auf die Outlook zugreifen kann. Verwenden Sie dazu das Dropdown-Menü auf der rechten Seite der Suchleiste, um Ihre Sehenswürdigkeiten einzugrenzen. Für detailliertere Verbesserungen besuchen Sie den Bereich " Verfeinern " auf der Registerkarte " Suchen" .
Denken Sie daran, Outlook.com zu verwenden
Die Online-Version von Outlook hat möglicherweise nicht alle Funktionen der Desktop-Version, aber die Tatsache, dass sie von jedem Gerät mit einem Webbrowser leicht zugänglich ist, bedeutet, dass sie nicht übersehen werden sollte. Wenn Sie auf Ihre E-Mails sofort zugreifen müssen, wenn Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind Einrichten eines E-Mail-Abwesenheitsanrufbeantworters in Outlook Einrichten eines E-Mail-Abwesenheitsanrufbeantworters in Outlook Was passiert, wenn Sie ein zwei Wochen Urlaub mit viel Arbeit? Sie werden ein riesiges Projekt haben, wenn Sie nach Hause kommen: E-Mails! Warte - warum nicht ein Teil davon für dich automatisieren? Lesen Sie mehr, es ist eine vollkommen akzeptable Option.
Allerdings gibt es mehr auf das web-basierte Outlook Outlook.com Ruft erweiterte Regeln, Funktion rückgängig machen, In-line-Antwort und mehr Outlook.com Ruft Erweiterte Regeln, Funktion rückgängig machen, In-line-Antwort und mehr Rollout jetzt für alle Outlook .com-Benutzer sind vier neue Funktionen, die Ihr E-Mail-Leben erleichtern sollen: Erweiterte Regeln für das Sortieren, eine Rückgängig-Funktion, Inline-Antworten und eine verbesserte Chat-Funktion. Lesen Sie mehr als nur E-Mails abrufen. Durch Klicken auf das Zahnrad "Einstellungen" in der oberen rechten Ecke des Bildschirms können Sie auch auf eine ziemlich umfangreiche Auswahl an Optionen zugreifen, die Ihnen unterwegs sehr nützlich sein können. Über das gleiche Dropdown-Menü erhalten Sie Zugriff auf Ihre Regeln und Kategorien .
Zu wissen, dass Sie von überall aus auf Ihre Outlook-E-Mails zugreifen können, kann mit einer Regel kombiniert werden, die Ihnen hilft, Ihren Posteingang auszudünnen, auch wenn Sie nicht am Computer sind. Wenn Sie regelmäßig pendeln, könnte es möglich sein, Ihre Bus- oder Zugfahrt in eine bequeme Zeit umzuwandeln, um Ihren Posteingang vor dem Tag zu bewerten.
Haben Sie einen guten Tipp, Outlook zum Organisieren Ihrer E-Mails zu verwenden? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.