Wie Sie Aufgaben mit Google Kalender aufteilen, um Fokus und Produktivität zu erhöhen

Multitasking funktioniert nicht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Wechselkosten durch das Stapeln mehrerer ähnlicher Aufgaben übertreffen können. Dies wird Ihren Fokus und Ihre Produktivität in die Höhe schnellen lassen.

Multitasking funktioniert nicht.  Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Wechselkosten durch das Stapeln mehrerer ähnlicher Aufgaben übertreffen können.  Dies wird Ihren Fokus und Ihre Produktivität in die Höhe schnellen lassen.
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Der Multitasking-Mythos ist allgegenwärtig. Egal, wie viel Multitasking-Forschung wir sehen, wir sagen uns immer wieder, dass die meisten Menschen nicht multitaskingfähig sind, aber wir können.

Die Forschung zeigt immer wieder, dass wir, wenn wir Multitasking denken, nicht mehr als eine Sache gleichzeitig machen. Wir wechseln zwischen den Aktivitäten hin und her, und ein Phänomen, das als "Wechselkosten" bekannt ist, macht uns weniger effizient (und kann uns in Gefahr bringen).

geheime Fokus-Produktivität Batch-Aufgaben Google Kalender
Bildkredit: Daxiao_Productions / DepositPhotos

Aber…

Es gibt eine bestimmte Art von Multitasking, die effizienter sein könnte. Vielleicht nicht so effizient wie sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren. Aber wenn du es einfach nicht länger als ein paar Minuten auf eine Sache konzentrieren kannst, hast du vielleicht Glück.

(Um fair zu sein, gibt es einige Fälle, in denen Multitasking ein effizienter Weg sein kann, um Dinge zu tun. Single-vs Multitasking: Was ist das Beste für Produktivität? Single-vs Multitasking: Was ist das Beste für Produktivität? Multitasking ist eine gängige Methode zur Steigerung der Produktivität Es stellt sich heraus, dass es nicht unbedingt der Königsweg für Produktivität ist. Der Schlüssel liegt darin, zu wissen, wann zu Multitasking. Lesen Sie mehr.

Eine Einführung in das Task-Batching

Unterschiedliche Produktivitätsgurus haben das Task-Batching auf unterschiedliche Weise definiert. Aber darauf kommt es an:

"Beim Task-Batching werden ähnliche Aufgaben gruppiert."

So haben Sie beispielsweise eine Liste mit Aufgaben zum "Codieren", "Debuggen", "Dokumentieren" und "Planen". In meinem eigenen Leben würde ich Aufgaben wahrscheinlich als "Schreiben", "Editieren", "Recherchieren", "Pitching" und so weiter anordnen.

Wie ist das hilfreich?

Das Task-Batching hilft Ihnen, produktiver zu arbeiten, indem es Sie ermutigt, bei einer ähnlichen Gruppe von Aufgaben zu bleiben, um die Wechselkosten zu reduzieren, wenn Sie zwischen ihnen wechseln. Die Umstellung von der Bearbeitung von Fotos auf die Verwaltung Ihrer E-Mails ist ein großer Schritt und könnte zu hohen Umstellungskosten führen, da Ihr Gehirn Schwierigkeiten hat, die Gänge zu wechseln.

Die Umstellung von der Bearbeitung von Fotos auf beispielsweise Fotos auf Fotoseiten kann zu geringeren Umstellungskosten führen. Oder stellen Sie sich vor, dass Sie vom Anrufen potenzieller Kunden mit Verkaufsgesprächen zum Anrufen bestehender Kunden wechseln, um einzuchecken. Das wäre einfacher als der Wechsel von Pitch-Anrufen zu Quartalsberichten.

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Und diese niedrigeren Wechselkosten führen zu einer erhöhten Fokussierung.

Wie Sie Aufgaben in Chargen platzieren, liegt ganz bei Ihnen - wichtig ist, dass sie ähnlich sind . Wenn es Ihnen schwer fällt, zwischen zwei Aufgaben zu wechseln, gehören sie nicht in den gleichen Stapel. Sie können eine große Anzahl von Stapeln oder eine kleinere Menge haben, abhängig von den Arten von Dingen, die Sie erledigen müssen.

Sobald Sie Ihre Aufgaben gruppiert haben, können Sie jedem Batch Zeit widmen.

Planen Sie Ihre Chargen

Hier wird das Task-Batching wirklich nützlich. Wenn Sie einen bestimmten Zeitblock festlegen So blockieren Sie die Zeit in Google Kalender für einen produktiven Arbeitstag So blockieren Sie die Zeit in Google Kalender für einen produktiven Arbeitstag Haben Sie Schwierigkeiten mit der Zeitverwaltung? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Zeit in Ihrem Google Kalender blockieren können, um den Fokus zu erhöhen, Stress abzubauen und die Produktivität zu steigern. Wenn Sie Mehr zu einem bestimmten Stapel lesen, können Sie zwischen den Aufgaben innerhalb dieses Stapels wechseln. Das ist großartig für diejenigen von uns, die gerne zwischen Projekten wechseln.

Solange Sie nicht zu einer Aufgabe außerhalb dieser Charge wechseln, sind Sie effizienter. Die kognitiven Wechselkosten werden niedriger sein, und Sie werden mehr erledigen.

So einfach ist das.

Sobald Sie beginnen, Ihre Aufgabenbatches in Ihren Kalender zu stellen, damit Sie Zeit haben, daran zu arbeiten, werden Sie feststellen, dass Ihre Produktivität in die Höhe schnellen wird. Da Ihre Wechselkosten geringer sind, verbringen Sie weniger Zeit mit jeder Aufgabe. Wenn Sie eine bestimmte Zeit für bestimmte Batches festlegen, können Sie die Ablenkungen reduzieren (was zu hohen Umstellungskosten führt).

Mit einem Zeitmanagementsystem wie der Pomodoro-Technik Wie ein einfacher Pomodoro-Timer mein Leben besser machte Wie ein einfacher Pomodoro-Timer mein Leben besser gemacht hat Die Pomodoro-Technik ist eine der einfacheren Zeitmanagement-Hacks. Brechen Sie Ablenkungen mit Hilfe von 25-Minuten-Blöcken und einem Timer ab. Es könnte eine lebensverändernde Routineänderung sein, wenn es Ihnen passt. Lesen Sie mehr oder etwas Ähnliches, um Ihre Produktivität noch weiter zu steigern.

Wenn Sie bereit sind, das Task-Batching zu versuchen, müssen Sie Folgendes tun:

Batching-Aufgaben mit Google Kalender

Das erste, was Sie tun müssen, ist, Task-Batches zu erstellen. Da jeder unterschiedliche Aufgaben und verschiedene Batch-Methoden hat, liegt es ganz bei Ihnen, wie Sie diesen Prozess durchlaufen. Wie bereits erwähnt, könnte es gut sein, mit drei oder vier Kategorien zu beginnen. In unserem Beispiel verwenden wir "Planung", "Erstellung", "Überprüfung" und "Berichterstellung".

Wir kombinieren diese Chargen mit dem Konzept der Zeitblockierung. Zeitblockade - Die Geheimwaffe für eine bessere Fokussierung Zeitblockade - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie Zeitblockierung. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und gleichzeitig Ablenkungen, Verzögerungen und unproduktives Multitasking in Schach zu halten. Weiterlesen . Legen Sie in Google Kalender für bestimmte Batches einfach Zeitblöcke fest.

Hier habe ich Ereignisse hinzugefügt, die mir mitteilen, wann ich an bestimmten Batches arbeiten sollte:

geheime Fokus-Produktivität Batch-Aufgaben Google Kalender

Ich habe auch eine Erinnerung hinzugefügt, um sicherzustellen, dass ich weiß, wann mein Berichtblock beginnt:

geheime Fokus-Produktivität Batch-Aufgaben Google Kalender

Jetzt erhalte ich eine Erinnerung, wenn es an der Zeit ist, an meinen Berichtsaufgaben zu arbeiten. Während dieser Zeit kann ich die Pomodoro-Technik verwenden Die besten Pomodoro-Timer-Apps zur Steigerung Ihrer Produktivität Die besten Pomodoro-Timer-Apps zur Steigerung Ihrer Produktivität Wenn Sie nach einigen Stunden Arbeit häufig eine Produktivitätswand treffen, könnte Ihnen ein Pomodoro-Timer helfen, Ihre Produktivität zu erhalten Fokus. Diese Auswahl an Timern hat eine Option für jede Plattform. Lesen Sie mehr, um meine Zeit bei verschiedenen Aufgaben zu verwalten. Oder ich lasse es natürlich geschehen, wo ich zwischen den Aufgaben hin und her wechsle, wann immer ich will. Dieser Teil liegt bei Ihnen.

Du hast die Idee. Jetzt fügen Sie einfach mehr Chargen in Ihren Kalender ein! Aber bedenken Sie, dass Sie noch freie Zeit brauchen. Du brauchst hier und da ein paar Minuten, um E-Mails zu verwalten, Anrufe zu erledigen, mit Leuten im Büro zu plaudern oder dich einfach ein wenig auszuruhen.

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Eine Frage, die Sie vielleicht jetzt stellen werden: Wie wähle ich, wann ich jede Charge planen soll? Darauf gibt es keine richtige Antwort. Wenn Sie einen bestimmten Aufgabenbereich am besten morgens haben, sollten Sie ihn früh einplanen. Wenn Sie am Nachmittag weniger kognitiv intensive Aufgaben mögen, planen Sie sie dort ein. Ziehen Sie es vor, beim Wechsel von Aufgaben zu etwas völlig anderem zu wechseln? Du kannst das auch tun.

Sie wissen, wie und wann Sie am besten arbeiten Wie man produktiv bleibt Ob Sie eine Morgenperson oder eine Nachteule sind Wie Sie produktiv bleiben, ob Sie eine Morgenperson oder eine Nachteule sind Versuchen Sie nicht, früh aufzuwachen oder zu spät zu bleiben. Optimieren Sie stattdessen Systeme, damit Sie die Phase bewältigen können, in der Ihre Produktivität gering ist. Hier sind einige kluge Strategien. Lesen Sie mehr, und Sie können dieses Wissen in Ihren Stapelplan integrieren.

Sobald Sie Ihre Chargen im Kalender haben, können Sie loslegen! Jetzt müssen Sie nur noch zur Arbeit gehen.

Verwenden Sie Google Kalender, um Ihre Produktivität zu steigern

Das Planen Ihrer Aufgabenstapel in Google Kalender reicht möglicherweise aus, um Ihre Produktivität vollständig zu revolutionieren. Aber wenn Sie ein bisschen mehr Boost brauchen, können Sie die anderen tollen Funktionen von Google Kalender nutzen.

Zum Beispiel können Sie Ihre To-Do-Liste mit Google Kalender synchronisieren So synchronisieren Sie Ihren Google-Kalender mit Ihrer To-Do-Liste So synchronisieren Sie Ihren Google-Kalender mit Ihrer To-Do-Liste Bei der Organisation Ihres Lebens sind zwei Werkzeuge unverzichtbar: Ihr Kalender und deine To-Do-Liste. Die meisten Aufgabenverwaltungslösungen trennen diese beiden Dinge jedoch voneinander. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sie kombinieren können. Lesen Sie mehr und sehen Sie Ihre wichtigen Aufgaben neben Ihrem Stapelplan. Dies kann Ihnen helfen, die Aufgaben in jedem Stapel zu priorisieren.

Oder Sie können die aktualisierte Multi-Kalender-Ansicht verwenden. 5 Neue Google Kalender-Funktionen, die Sie ausprobieren müssen! 5 neue Google Kalender-Funktionen, die Sie ausprobieren müssen! Google Kalender wurde einfach fantastischer. Google hat schließlich seinen Kalender aktualisiert. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das neue Design erhalten und welche neuen Funktionen Sie ausprobieren müssen. Lesen Sie weiter, um Ihre Batch-Planung getrennt von Ihren anderen Terminen zu halten.

Sie können Ihre Kalendereinträge sogar taggen So nutzen Sie den Google Kalender optimal mit über 7 neuen Tools So nutzen Sie Google Kalender optimal mit über 7 neuen Tools Nutzen Sie Google Kalender, um Zeit zu sparen und Ihren Arbeitstag optimal zu nutzen. Diese neuen Google Kalender-Tools und -Dienste bieten einige weitere Produktivitätstricks. Lesen Sie mehr, um zu sehen, wo Ihre Zeit ist und wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können.

Es gibt so viele Funktionen und Tools, dass Sie mit Ihrem Google Kalender fast alles machen können, was Sie wollen.

Task Batching im Langzeitmodus

Natürlich ist es nie so einfach. Es gibt immer Instandhaltung. Zum Beispiel sollten Sie sich regelmäßig ein paar Minuten Zeit nehmen, um Ihre Chargen zu überprüfen. Wenn Sie den Eindruck haben, dass eine bestimmte Aufgabe nicht mit den anderen in ihrem Stapel fließt, möchten Sie möglicherweise einen neuen Stapel erstellen, um die Wechselkosten zu reduzieren.

Und Sie können feststellen, dass Ihre Planung nicht optimal ist. Vielleicht brauchen Sie mehr Zeit zwischen den Chargen, oder Sie brauchen einen ganzen Tag ohne geplante Aktivitäten, um die Dinge nachzuholen.

Auch wenn Sie das perfekte Produktivitätssystem finden Wie Sie das letzte perfekte Zeitmanagementsystem erstellen, das Sie jemals verwenden werden Wie Sie das letzte perfekte Zeitmanagementsystem erstellen, das Sie jemals einsetzen werden Produktivität ist eine ständige Suche nach mehr Organisation mit weniger Arbeit. Ein Weg, um alles zu erreichen, was Sie erreichen möchten, ohne den Schlaf zu verlieren. Kann dieses automatisierte Zeitmanagementsystem alles tun? Lesen Sie mehr, es wird immer etwas Pflege geben, die Sie ausführen müssen. Batch-Aufgaben sind keine Ausnahme.

Wenn Sie Ihre Aufgaben jedoch erfolgreich stapelweise durchführen und in Google Kalender integrieren, verfügen Sie über ein nahezu automatisiertes Zeitmanagementsystem. Und es geht nicht viel besser!

Haben Sie das Task-Batching versucht? Was tun Sie, um die Zeit und den Aufwand für den Wechsel der Aufgaben zu minimieren? Teilen Sie Ihren Rat in den Kommentaren unten!

Bildquelle: photographee.eu/Depositphotos

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