E-Mail hat die Kommunikation per Post fast vollständig ersetzt. Jetzt versuchen alle, in Ihren Posteingang zu gelangen. Von Familie und Freunden bis hin zu Unternehmen und Werbetreibenden, sie alle verlangen ein Stück Ihrer Aufmerksamkeit. Wenn Sie Ihren Posteingang nicht mit Filtern und anderen Priorisierungswerkzeugen verwaltet haben, muss es ein Chaos sein. Und mit immer mehr E-Mails, die es verstopfen, ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Haben Sie jemals eine wichtige E-Mail verpasst?
Vor ungefähr einem Jahr verabschiedete ich mich von meinem Desktop-E-Mail-Client und wechselte endgültig zur Google Mail-Online-Benutzeroberfläche. Es war eine große Veränderung, aber seitdem habe ich ein oder zwei Dinge über das Verwalten von E-Mails gelernt. Dieser Artikel beschreibt drei problemlose und automatische Möglichkeiten zur Priorisierung von E-Mails, darunter auch solche, für die Google Mail nicht erforderlich ist. Diese Tools stellen sicher, dass Sie nie wieder wichtige E-Mails verpassen.
Beginnen Sie mit E-Mail oder zum ersten Mal beim Organisieren Ihres Posteingangs
Wenn Sie zu einer neuen E-Mail-Adresse, zu einem E-Mail-Client wechseln oder sich nie viel Mühe beim Organisieren Ihres Posteingangs gegeben haben, empfehle ich dringend, OtherInbox Organizer auszuprobieren. Dies ist der Fall, wenn Sie AOL, GMail, Yahoo! oder iCloud mit ihrer nativen / Web-Schnittstelle oder IMAP verwenden. Organizer analysiert alle Ihre E-Mails und sortiert sie in verschiedene Ordner. Es löscht die Unordnung und hinterlässt nur Ihre wichtigsten E-Mails in Ihrem Posteingang.
Ich habe Organizer mit meinem Google Mail-Konto ausprobiert. Nach der Registrierung wird der Organizer mit dem Scannen von E-Mails fortfahren, um die Absender zu organisieren. Dies kann eine Weile dauern und Sie müssen nicht warten, bis es fertig ist.
Am nächsten Tag bemerkte ich, dass in meinem Google Mail-Konto neue Labels erschienen waren. In Google Mail richtet der Organizer ein OIB-Root-Label mit mehreren Sub-Labels ein, die von Business zu Travel und allem dazwischen reichen. E-Mails, die der Organisator zwar erkennt, aber nicht sicher ist, scheinen als Home gekennzeichnet zu sein. In meinem Fall waren das Benachrichtigungen von Doodle, Dropbox und Skype. Bei näherer Betrachtung stellte ich fest, dass der Organisator in meinem Google Mail-Konto über 30.000 E-Mails sortiert hatte.
Von Anfang an erkannte der Organisator fast alle meine Newsletter, Benachrichtigungen zu sozialen Netzwerken, Gruppen- oder Listenmails und vieles mehr. Im Vergleich zu den Etiketten und Filtern, die ich vorher eingerichtet hatte - alles in langwieriger Handarbeit - hat der Organizer sehr gut abgeschnitten. Es hat sich sogar um einige neue Absender gekümmert, die ich noch keinem Filter unterworfen hatte. Und jeden Tag gibt es einen täglichen Überblick, der fasst, was Organizer mit eingehenden E-Mails gemacht hat.
Der Organisator ist nicht unbedingt perfekt, aber flexibel. Wenn E-Mails anders sortiert werden sollen, können Sie zur OtherInbox-Weboberfläche zurückkehren, den entsprechenden Absender suchen und ändern, wie er behandelt wird. Sie können einen neuen Ordner / ein neues Label erstellen oder die Sortierung für ausgewählte Absender deaktivieren.
Was nicht sofort offensichtlich ist, ist, dass Organisator lernen kann. Wenn Sie einen Absender finden, den der Organisator nicht automatisch erkennt, ziehen Sie die entsprechende E-Mail in einen OIB-Ordner oder beschriften Sie sie manuell. Dies wird Organizer lehren, alle zukünftigen E-Mails von diesem Absender in den ausgewählten Ordner zu sortieren, und Sie sollten eine entsprechende Benachrichtigungs-E-Mail erhalten, was einige Zeit dauern kann.
OtherInbox Organizer ist ein wirklich beeindruckendes Werkzeug. Es wird Ihren Posteingang aufräumen und Ihnen helfen, sich auf wichtige E-Mails zu konzentrieren. Und wo es nicht perfekt ist, können Sie es verbessern helfen. Wenn ich nicht so viel Aufwand in die Einrichtung komplexer Labels und E-Mail-Filter gesteckt hätte, würde ich im Herzen des Organizers bleiben. Meine einzige Sorge wäre, sich auf ein externes Werkzeug zu verlassen und was passieren würde, wenn es nicht mehr ein kostenloser Service wäre oder aus dem Geschäft aussteigen würde. In diesem Sinne bin ich froh, dass ich bereits ein System habe, das für mich funktioniert.
Urteil: Perfektes Werkzeug, wenn Sie keine Ahnung haben, wie Sie das Durcheinander in Ihrem Posteingang verwalten können!
Ein vorhandenes Google Mail-Konto mit dem sortierten Eingang und den Filtern einrichten
In meinem geschäftlichen E-Mail-Konto verwende ich den Gmail-Posteingang seit dem letzten Jahr. Das ist der einzige Posteingang, den ich je geschafft habe. Möchten Sie, dass Ihr Posteingang nicht ungefähr wie der folgende Screenshot aussieht? Priority Inbox stellt wichtige und ungelesene E-Mails in die oberste, markierte oder wichtige E-Mail oder alle anderen ausgewählten Labels (bis zu zwei) direkt darunter, und alles andere wird unten angezeigt.
Sie können den sortierten Eingang in Ihren Posteingang-Einstellungen aktivieren. Es ist einer von fünf Posteingangstypen. Wir haben bereits über den sortierten Eingang geschrieben. Der postalische Posteingang von Gmail löst das Bacn-Problem. Der vorrangige Posteingang von Google Mail löst das Problem von Bacon. Lesen Sie mehr.
Ich habe festgestellt, dass der sortierte Eingang sehr zuverlässig ist. In einigen seltenen Fällen sind E-Mails in wichtigen und ungelesenen E-Mails aufgetaucht, obwohl sie keinen regelmäßigen Kontakt hatten und nicht einmal persönlich an mich gesendet wurden. Ich finde jedoch täglich nur E-Mails, die über meinen Posteingang hinaus zählen. Ich hatte eigentlich vergessen, dass ich den Priority Inbox aktiviert hatte - so gut hat es bei mir funktioniert!
Urteil: Richten Sie es ein und finden Sie, dass es nur funktioniert. Sie müssen möglicherweise dennoch E-Mail-Filter einrichten.
Natürlich verwende ich nicht nur den sortierten Eingang, um meinen geschäftlichen E-Mail-Account zu verwalten. Ich habe auch eine Reihe von Filtern eingerichtet, um meinen Posteingang, insbesondere den Bereich " Alles andere ", vor Unordnung zu schützen. Das geht zurück auf einen unserer wichtigsten Google Mail-Artikel, 3 Dinge, die Google-Nutzer in ihren Konten eingerichtet haben 3 Dinge, die Google-Nutzer auf ihren Konten eingerichtet haben 3 Dinge, die Google-Nutzer auf ihren Konten eingerichtet haben Mehr. Sie können auch die 5 Google Mail-Filter zur Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs anzeigen. 5 Google Mail-Filter helfen bei der Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs. 5 Google Mail-Filter helfen bei der Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs. Welche Filter sollte jede Person in ihrem Arsenal haben dass ihr Posteingang so ordentlich ist wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen beim Einrichten Ihrer ersten fünf Filter zu helfen, oder ... Lesen Sie mehr.
Verwalten mehrerer E-Mail-Konten in Google Mail mit mehreren Posteingängen
Mit Google Mail können Sie mehrere E-Mail-Konten verwalten So importieren und verwalten Sie mehrere E-Mail-Konten in Gmail So importieren und verwalten Sie mehrere E-Mail-Konten in Google Mail Es ist nicht ungewöhnlich, mehrere E-Mail-Konten zu haben. Daher wenden sich viele Benutzer an einen Desktop-E-Mail-Client wie Thunderbird oder Outlook, um alle ihre ... Read More von einer einzigen Schnittstelle zu verwalten. Es kann jedoch ziemlich verwirrend werden, wenn E-Mails von mehreren verschiedenen Konten in einem einzigen Posteingang landen. Während Etiketten eine gute Möglichkeit bieten, E-Mails zu sortieren und zwischen verschiedenen Kategorien zu unterscheiden, bieten sie nicht notwendigerweise einen guten Überblick. Geben Sie Mehrere Posteingänge ein, eine Google Mail Labs-Funktion, mit der Sie bis zu fünf zusätzliche Posteingänge in Ihrem Gmail-Posteingang anzeigen können.
Im vergangenen Jahr habe ich mehrere Posteingänge verwendet, um einen Überblick über meinen Posteingang, markierte E-Mails, Entwürfe und E-Mails unter verschiedenen Labels zu erhalten. Ich gebe zu, dass die markierten E-Mails etwas außer Kontrolle geraten sind. Ansonsten funktioniert es wie ein Zauber.
Mehrere Posteingänge lassen sich einfach einrichten und ich habe sie ausführlich und mit vielen Screenshots hier erklärt. Importieren und Verwalten mehrerer E-Mail-Konten in Google Mail Importieren und Verwalten mehrerer E-Mail-Konten in Google Mail Es ist nicht ungewöhnlich, mehrere E-Mail-Konten zu haben Das Überprüfen mehrerer Konten an verschiedenen Orten ist mühsam. Daher kehren viele Menschen zu einem Desktop-E-Mail-Client wie Thunderbird oder Outlook zurück, um all ihre ... Read More; Blättern Sie einfach zur Kopfzeile Mehrere E-Mail-Konten in Gmail verwalten .
Urteil: Tolles Tool, um den Überblick über mehrere Labels oder E-Mail-Accounts zu behalten. Erfordert, dass Sie Filter / Labels einrichten.
Alternativen
Ein anderes Werkzeug, das ich müde war, war die Cloud-fähige Desktop-App Inky. Es sieht ordentlich aus, aber es scheint nicht sehr nützlich zu sein, wenn es um die Priorisierung von E-Mails geht. Ich fand die Funktion " Sortierung nach Relevanz" nicht sehr hilfreich, fand die App jedoch etwas zu einfach und schmerzhaft langsam. Wir haben Inky in diesem Artikel erwähnt: E-Mail wird modern: Drei Windows 8 E-Mail-Apps E-Mail wird modern: Drei Windows 8-E-Mail-Apps E-Mail wird modern: Drei Windows 8-E-Mail-Apps Mit Ihrem glänzenden neuen Windows 8-Gerät oder Upgrade hochgefahren, Fliesen auf Sie und zwinkert mit nützlichen Informationen, können Sie ein paar Momente sich umschauen, bevor Sie die Chance bekommen ... Lesen Sie mehr
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Fazit
Da ich komplett auf Google Mail verkauft habe und viel Zeit in die Einrichtung von Filtern investiert habe, habe ich festgestellt, dass die nativen Google Mail-Tools "Priority Inbox" und "Multiple Inboxes" (über Google Mail Labs) immer noch am besten funktionieren. Wenn Sie jedoch gerade mit der Priorisierung von E-Mails beginnen, wenn Sie ein E-Mail-Konto haben, das kein Google Mail ist, und wenn Ihr Posteingang fürchterliche Unordnung darstellt, dann wird der OtherInbox Organizer ein Lebensretter sein!
Verwenden Sie irgendwelche Werkzeuge oder Techniken zum Verwalten Ihrer E-Mails, die wir kennen sollten? Bitte teilen Sie die Kommentare!
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