Wenn Sie Besprechungen ohne Tagesordnung abhalten oder Protokolle in einfachen alten Word-Dokumenten aufbewahren, sind Ihre Besprechungen und Protokollberichte wahrscheinlich nicht so nützlich wie sie sein könnten. Während die meisten von uns nicht auf die Teilnahme an Sitzungen freuen, gibt es dennoch tolle Online-Tools 10+ Große Online-Tools für die Gruppenordination und Meetings 10+ Große Online-Tools für die Gruppenordination und Meetings Wie verwalten Sie ein Team von Menschen, die geografisch verteilt sind? Wie koordinieren Sie internationale Zeitzonen? Das Konzept, über das Internet zu arbeiten, hat begonnen, sich in den alltäglichen Arbeitsplatz, ... Lesen Sie mehr, die helfen können, Meetings produktiver und weniger zeitaufwendig für diejenigen, die sie planen und erleichtern.
Ich bin kürzlich auf eine innovative Online-Meeting-Management-Web-Anwendung namens yaM gestoßen (die für Yet Another Meeting steht). yaM ist wie ein virtueller Assistent für die Erstellung professionell aussehender Tagesordnungen und Minutenberichte, bietet aber auch Tools, die den Teilnehmern helfen, Ideen zu sammeln, Produkt- und Kostenanalysen durchzuführen und in Online-Cloud-Konten wie Dropbox, Google Kalender und Evernote zu integrieren.
YaM kann mit beiden Online-Besprechungsräumen wie Google Hangouts verwendet werden Tipps zur Planung und Durchführung effektiver Besprechungen mit Google Hangouts Tipps zur Planung und Durchführung effektiver Besprechungen mit Google Hangouts Mit der heutigen Internet-Technologie können Online-Besprechungen sowohl effizient als auch kosteneffektiv sein Sie planen sie vor und nutzen zeitsparende Werkzeuge. In den letzten paar Monaten habe ich an Online-Meetings teilgenommen ... Lesen Sie mehr, oder in traditionellen Offline-Einstellungen. Als Web-Anwendung ist es ähnlich wie Agreedo Agreedo: Schreiben und verwalten Sie Ihre Business-Meeting-Minuten kostenlos online Agreedo: Schreiben und verwalten Sie Ihre Business-Meeting-Minuten kostenlos online Seit einigen Wochen habe ich nach einer einfach zu bedienenden Website gesucht oder eine Anwendung, die es mir erlaubt, die Sitzungsprotokolle zu speichern und zu speichern. Der traditionelle Textdokument-Ansatz ist nicht mehr ein produktiver ... Read More, aber es ist viel fortgeschrittener, ohne kompliziert zu sein.
Erstellen von Tagesordnungen
Nachdem Sie sich bei yaM registriert haben, können Sie sofort eine Agenda für Ihr nächstes Meeting erstellen. Sie fügen einfach Tagesordnungspunkte auf der linken Seite des Arbeitsbereichs hinzu, zusammen mit der Zeitdauer und dem Namen der Person, die für diesen Artikel verantwortlich ist.
Sie können den Tagesordnungspunkten problemlos Namen zuweisen, Teilnehmer müssen jedoch ein Konto bei yaM registrieren, dem Sie eine Einladung aus dem Arbeitsbereich senden können. Durch die Registrierung von Teilnehmern wird das Meeting-Management-Tool wesentlich kollaborativer, da jeder Teilnehmer während des Meetings gleichzeitig Notizen im Arbeitsbereich hinzufügen kann. Während es effizienter ist, eine Person als Protokollnehmer einzusetzen, gibt es andere nützliche Tools in yam, die es ideal für die Zusammenarbeit machen.
Wenn Ihre Agenda erstellt wurde, können Sie sie ausdrucken oder an Besprechungsteilnehmer verteilen. Jeder registrierte Teilnehmer erhält einen Besprechungsbericht per E-Mail, der natürlich die Medienlogistik, die Liste der Tagesordnungspunkte und einen Link zum Online-YaM-Arbeitsbereich enthält. Das Beste daran ist, dass Ihre Agenda professionell formatiert und leicht zu lesen ist. Tagesordnungspunkte können auch kopiert und zu einem neuen Meeting hinzugefügt werden. Es wäre jedoch noch besser, wenn Entwickler eine Möglichkeit schaffen würden, Standard-Tagesordnungspunkte zu erstellen, die automatisch Teil jedes neuen Meetings sind.
Minutenaufnahme
Das Hinzufügen von Notizen und Aktionselementen in yaM ist genauso einfach wie das Erstellen von Tagesordnungen. Minuten bestehen aus vier Inhaltstypen: Notizen, Aktionselemente, angehängte Dateien und Echtzeit-Tools für die Zusammenarbeit.
Die Art und Weise, wie yaM eingerichtet wird, könnte den Konferenzteilnehmern helfen, fokussiert zu bleiben, insbesondere wenn jeder den Arbeitsbereich während des Meetings auf seinem Computer geöffnet hat. Der Protokollführer kann leicht einen Aktionspunkt mit einem Fälligkeitsdatum und dem Namen der verantwortlichen Person hinzufügen. Seltsamerweise kann jedoch nur eine Person als verantwortlich für jede Aktionsposition aufgelistet werden.
Wo Sie auch glänzen können, ist die Sammlung von integrierten Collaboration-Tools, mit denen Mitglieder Pro / Con-Analyse, Produktanalyse, Brainstorming-Ideen oder wichtige Entscheidungen treffen können. Es gibt auch ein Tool für eine so genannte SWAT-Analyse, bei der die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines bestimmten Projekts, einer Idee oder einer Entscheidung diskutiert und aufgezeichnet werden.
Sie werden sehen, dass diese Tools für die Zusammenarbeit und das Meeting-Management sehr nützlich sein können, um die Teilnehmer an sich zu binden und ihnen möglicherweise dabei zu helfen, bessere Analysen und Entscheidungen zu treffen. Sie können den Teilnehmern während des Meetings auch den Inhalt einzelner Collaboration-Tools ausdrucken oder per E-Mail senden. (Hinweis: Ideen für andere Online-Collaboration-Tools werden hier überprüft. Die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team Die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team Kleine Teams benötigen keine teuren Unternehmens-Apps für die Zusammenarbeit sechs fantastische Tools, mit denen Sie die Daten, die Kommunikation und vieles mehr Ihres Teams verwalten können (kostenlos).
Wie bei Tagesordnungen können auch einige Minutenberichte gedruckt oder per E-Mail versandt werden. Die Protokolle sind so gut formatiert, dass die Teilnehmer keine Entschuldigung haben, sie nicht zu überprüfen. Agendas und Protokolle werden ebenfalls auf yam archiviert, sodass sich die Teilnehmer jederzeit in ihr Konto einloggen und diese einsehen können.
Andere Werkzeuge
yaM enthält zusätzliche Tools zum Verfolgen der Zeit während Besprechungen, zum Festlegen von Besprechungsterminen im integrierten Kalender (der in Google Kalender-, Exchange- und Outlook / iCal-Feeds integriert werden kann) und eines Adressbuchs.
Die Entwickler von yaM haben einige nützliche Funktionen in ihre Webanwendung integriert, aber sie haben besonders darauf geachtet, dass die Benutzeroberfläche innerhalb weniger Minuten nach der Registrierung eines Kontos zugänglich und leicht erlernbar ist. Es gibt auch eine iPad-Version der Anwendung.
YaM verfügt über ein kostenloses Basiskonto, das alle Kernfunktionen umfasst und die Möglichkeit bietet, bis zu 10 Meetings pro Monat mit bis zu fünf Teilnehmern pro Meeting abzuhalten. Ein Premium-Konto ermöglicht unbegrenzte Meetings und Teilnehmer, anpassbare Benutzeroberfläche und SSL-Verschlüsselung.
Sie sehen in meiner Sicht den Standard für Online-Meeting-Management-Tools. Aber lassen Sie uns wissen, was Sie von dieser Online-Bewerbung halten. Gibt es zusätzliche Funktionen, die Sie gerne hinzufügen möchten?