182.900.000.000 E-Mails.
182, 9 Milliarden.
Das sind mehr als 25 E-Mails pro menschlichem Verstand auf dem Planeten.
Und genau das senden wir an einem Tag (PDF).
Angesichts der verrückten Menge von E-Mails, die täglich gesendet und empfangen werden, ist es kein Wunder, dass diese elektronische Kommunikation für so viele von uns zu schwierig geworden ist. Aber keine Sorge, hier sind einige Produktivitätsgeheimnisse, die dir helfen können, das Biest zu zähmen.
Verwenden Sie vordefinierte Antworten
Ich kann die Wichtigkeit dieses hier nicht betonen. Es ist möglich, dass Sie auf viele E-Mails auf die gleiche Weise antworten, sei es die Ablehnung einer Einreichung, die Anerkennung der Bemühungen eines Kollegen oder eine einfache Begrüßung. Die einzige Sache, die Sie tun müssen, ist, vordefinierte Antworten für Ihre am häufigsten verwendeten E-Mails zu erstellen.
Es ist wirklich einfach, vordefinierte Antworten in Gmail einzurichten E-Mail schneller und besser mit vordefinierten Antworten E-Mail schneller und besser mit vordefinierten Antworten Haben Sie keine Zeit, um das Mittagessen zu kochen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie Camping-Chow, die nicht schlecht werden? Einfach, etwas Konserven bekommen. Müde, die gleichen E-Mail-Antworten zu tippen? Versuchen Sie Dosen-E-Mails! Denken Sie ... Lesen Sie mehr oder einen anderen E-Mail-Client. Egal, wie schnell Sie sind, Sie sind nicht schneller als zwei Mausklicks, oder? Sparen Sie sich etwas Zeit und machen Sie das jetzt.
Richten Sie Filter und Labels / Ordner ein
Der beste Weg, eine Überlastung zu bekämpfen, besteht darin, sie zuerst zu beseitigen. Das bedeutet, dass Sie Filter und Labels / Ordner in Ihrem Posteingang verwenden. Outlook verfügt über Ordner, Google Mail hat Labels und beide verfügen über Filter, mit denen Sie Ihre E-Mails automatisch an diese Ordner und Labels weiterleiten können. Sie können erweiterte Filter einrichten 5 Google Mail-Filter zur Unterstützung der Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs 5 Google Mail-Filter zur Unterstützung bei der Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs Welche Filter sollten jeder Benutzer in seinem Arsenal haben, damit sein Posteingang so geordnet ist wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen bei der Einrichtung Ihrer ersten fünf Filter zu helfen, oder ... Lesen Sie mehr in Gmail nach Ihren benutzerdefinierten Anforderungen. In der Tat bietet Gmail bietet automatisch einige Aufträge an Ihre E-Mail 6 Möglichkeiten zur Rückforderung Ihrer E-Mail-Posteingang 6 Möglichkeiten zur Rückforderung Ihrer E-Mail-Posteingang Gibt es noch etwas, das so nützlich, weit verbreitet und frustrierend wie ein E-Mail-Posteingang ist? Es ist für immer da und wir benutzen es weiter und so lange wir es benutzen, werden Leute wie ich ... Read More mit seinem neuen Priority Inbox.
Sie brauchen etwas Zeit, um sich gut einzurichten und zu kategorisieren, und der erste Monat erfordert konstante Eingaben von Ihnen. Aber es lohnt sich auf lange Sicht. Ziehe die Dinge nicht einfach schnell unter Labels und Filter, denke darüber nach und kategorisiere gut, denn das ist die Automatisierung, die dein Posteingang für den Rest deines Lebens nutzt.
Ich finde es am besten, eine 3-stufige Überprüfung durchzuführen, bevor Sie eine E-Mail filtern:
- Fragen Sie sich, welcher der beste Label / Ordner-Name (ob vorhanden oder nicht) für diese Nachricht wäre.
- Überprüfen Sie, ob dieser Name bereits existiert und falls nicht, erstellen Sie ihn.
- Fragen Sie sich, ob dieser Name eine separate Entität oder eine Unterkategorie unter einem der vorhandenen Ordner sein sollte.
Tun Sie dies regelmäßig und Ihr Posteingang wird magisch sauberer sein.
Nehmen Sie Ihre To-Do-Liste an anderer Stelle
Sagen Sie es mit mir, Leute: "Ihr Posteingang ist nicht Ihre To-Do-Liste." Googles Vivek Haldar hat vor einer Weile darüber geschrieben und ich kann nicht mehr zustimmen. Hier ist Haldar's Take:
E-Mail ist ein schrecklicher Ort für eine Todo-Liste. Ich verstehe wirklich nicht, wie man GTD per E-Mail anheften kann. Eine E-Mail ist nicht umsetzbar. Sobald Sie es gelesen haben und es verstehen, können Sie eine klare Aktion erhalten, aber Ihr Posteingang ist nicht der richtige Ort dafür.
In deiner E-Mail geht es um Kommunikation, also lass es darüber sein. Es gibt viele fantastische Apps für To-Do-Listen, und ich würde Any.do oder Wunderlist Wunderlist - Die beste To-Do-Liste auf dem iPhone [iOS] Wunderlist - Die beste To-Do-Liste auf dem iPhone sehr empfehlen [iOS] Wunderlist ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um zu verfolgen, was Sie tun müssen. Es hat eine elegante Benutzeroberfläche, die nur Sinn macht. Jeder kann es aufheben und herausfinden, wie ... Lesen Sie mehr.
Abmelden von Junk
Sie werden nicht glauben, wie viele Newsletter und andere Junk-E-Mails Ihren Posteingang verstopfen, trotz eines Spam-Filters. Und sobald Unordnung beginnt sich aufzubauen, kann es schnell außer Kontrolle geraten. Um es in seinen Spuren zu stoppen, müssen Sie beginnen, sich abzumelden, und es gibt einen wirklich einfachen Trick, um das zu tun.
Suchen Sie in Ihrem E-Mail-Programm einfach nach dem Wort "Abbestellen". Es wird am Ende jedes Newsletters angehängt, so dass Sie plötzlich eine Liste aller Massenmails in Ihrem Posteingang sehen. Jetzt öffne sie einfach nacheinander und melde dich ab. Ich empfehle, den Vorschaubereich von Google Mail zu verwenden, wenn Sie dies tun, um die Dinge zu beschleunigen.
Es gibt auch Add-Ons und Dienste, um sich schnell von Mailing-Listen abzumelden Löschen Sie Ihren Posteingang: Abmelden von mehreren Newslettern mit diesen Tools Löschen Sie Ihren Posteingang: Abmelden von mehreren Newslettern mit diesen Tools Newsletter abbestellen ist mehr als nur Spam. Die meisten Newsletter, die unseren Posteingang füllen, verkaufen keine Medikamente oder bieten kein Preisgeld an - sie sind echte Newsletter von vertrauenswürdigen Unternehmen, die wir selbst abonniert haben ... Lesen Sie mehr oder bündeln Sie sie zu E-Mail-Auszügen.
Die goldene Frage, jede E-Mail zu stellen
Das ist das große Problem, und es hat mir geholfen, die Flut von Posteingängen im vergangenen Jahr aufrechtzuerhalten. Tom Stafford von BBC Future bot eine goldene Frage an, die er sich beim Öffnen einer Nachricht stellen sollte:
"Wenn ich diese Informationen nicht in meinem Posteingang hätte, würde ich danach suchen?"
Wenn die Antwort "Nein" lautet, drücken Sie nicht die Antwort oder drücken Sie die Taste "Löschen", ohne sie zu öffnen. So einfach ist das. Nein, Sie werden nichts Großes verpassen - ich mache es seit einem Jahr und es funktioniert tatsächlich. Hier ist Staffords Erklärung dafür:
Nirgendwo ist dies augenfälliger als die Gruppen-E-Mail und die Lawine von Antworten, die sich immer ergeben. Strike zurück, indem du dich daran erinnerst, dass nicht alle E-Mails beantwortet werden müssen, dass viele Probleme von anderen Leuten behandelt werden - und sollten. Fragen Sie sich: "Wenn ich diese Informationen nicht in meinem Posteingang hätte, würde ich danach suchen?" Die Antwort ist meistens "Nein", und das ist ein Zeichen, dass jemand anderes Ihre Aufmerksamkeit kontrolliert.
Teilen Sie Ihre E-Mail-Hacks
Jeder hat seine eigenen E-Mail-Hacks, um das Durcheinander zu verwalten, und der beste Weg zu lernen ist, sie zu teilen. Wir haben auch unseren eigenen Google Mail-Leitfaden für Jedermann. Es hilft, ebenso wie der Rat von professionellen Benutzern. Wenn Stafford diesen Artikel nicht geschrieben hätte, würde ich immer noch in Nachrichten ertrinken und ich bin ihm für immer dankbar dafür.
Also sagen Sie mir, wie Sie Ihre E-Mail-Überlastung behandeln 3 Tipps zum Umgang mit E-Mail-Überladung in Gmail [Zeige & Tell] 3 Tipps zum Umgang mit E-Mail-Überlastung in Gmail [Show & Tell] Die meisten von uns leiden unter Informationsüberflutung. Überfordert mit privaten E-Mails ist kein großes Problem und die Hälfte der E-Mails zu ignorieren ist in gewissem Maße akzeptabel. Im Berufsleben jedoch, ... Lesen Sie mehr? Hier gibt es keine falschen Antworten, Leute.
Bildnachweis: Pete, Lars Plougmann