Wenn du auf der Straße vor jemandem herkommst und hallo sagst, wie fühlst du dich, wenn sie kein Hallo sagen? Es ist erstaunlich, wie klein ein Mangel an Anerkennung eine Person fühlen kann, aber es ist auch erstaunlich, wie viel Sie tun können, um eine Reaktion zu fördern. Das Gleiche gilt für E-Mails.
Stellen Sie sich das umgekehrte Szenario vor. Du gehst auf der Straße vorbei und sie schauen dich kurz an, sagen Hallo und schauen dann schnell weg. Wie wahrscheinlich sind Sie, um zurück zu sagen? Stellen Sie sich nun eine Person vor, die Ihnen direkt in die Augen sieht, breit lächelt und hallo sagt - sogar mit Ihrem Namen! Die Chancen sind viel besser, dass Sie inspiriert werden, in gleicher Weise zu antworten.
Das Gleiche gilt auch für E-Mails. Abgesehen von Gesichtsausdrücken oder Tonfall gibt es eine ganz andere Reihe von Regeln, wenn es um E-Mails geht, die eine Person ermutigen oder entmutigen, den "Antwort" -Knopf zu drücken und Ihnen zu antworten. In diesem Post werde ich ein paar Tricks mit dir teilen, die ich im Laufe der Jahre gelernt habe - Tipps, die deinen Erfolg beim Erhalten von E-Mail-Antworten, selbst von sehr beschäftigten Menschen, erheblich steigern werden.
Warum brauchen Sie eine Antwort?
Als ich vor ein paar Jahren meinen Arbeitsplatz wechselte, begann ich in einer Firma zu arbeiten, in der die Menschen viel beschäftigter waren als bei meinem letzten Job. Die Leute hatten kaum Zeit, die Projektarbeit zu beenden, daher wurde die Beantwortung von E-Mails zu einer Aufgabe bei der Priorisierung von 5 Google Mail-Filtern zur Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs 5 Google Mail-Filter zur Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs Welche Filter sollte jede Person in ihrem Arsenal haben ihr Posteingang ist so ordentlich wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen beim Einrichten Ihrer ersten fünf Filter zu helfen, oder ... Lesen Sie mehr. Ich habe schnell gelernt, dass ich, wenn ich beim E-Mail-Versand nicht einem bestimmten Format und Ansatz folge, keine Antwort für viele Tage bekomme, wenn überhaupt.
Das erste, was Sie tun müssen, wenn Sie jemanden per E-Mail schicken - besonders jemand, der sehr beschäftigt ist -, ist eine schnelle Bestandsaufnahme Ihrer eigenen Gründe für das Versenden per E-Mail. Wenn sie beschäftigt sind und Ihre E-Mail nicht zu hoch priorisiert ist, wird sie wahrscheinlich irgendwo in einer To-Do-Liste gespeichert, um dann erledigt zu werden, wenn es mehr Zeit gibt, sich auf das Problem zu konzentrieren (wenn überhaupt) ). Vielbeschäftigte Menschen haben es schwer, E-Mails zu verwalten. Je beschäftigter sie sind, desto weniger wahrscheinlich erhalten Sie eine Antwort, wenn Sie Ihre Karten nicht richtig spielen.
Wenn Sie die Wichtigkeit des Problems ausreichend begründen können, um eine E-Mail zu rechtfertigen, dann sollten wir auf jeden Fall beginnen.
Stellen Sie eine Frage - vorzugsweise über sie
Im Jahr 2012 führten die Forscher der Harvard University eine ziemlich gründliche Studie durch, bei der sogar Gehirnscans durchgeführt wurden, und fanden heraus, dass Menschen tatsächlich einen "biochemischen Reiz" bekommen, wenn sie über sich selbst sprechen. Je mächtiger eine Person ist - wie viele extrem beschäftigte Menschen sind -, desto mehr genießen sie es, über sich selbst zu reden. Schließlich gibt es nur so viel zu erzählen, oder?
Dies bedeutet, dass wenn Sie die Karotte einer persönlichen Frage in Ihrer E-Mail hängen, Sie im Grunde verführen diese Person mit einem persönlichen High - die Möglichkeit für ein bisschen ein "Summen", indem Sie etwas über sich mit Ihnen teilen. Und manche Leute mögen wirklich, wirklich die Gelegenheit, eine Seifenkiste zu haben. Also gib es ihnen.
Sie können einfach fragen, wie ein Projekt, an dem sie arbeiten, läuft. Wenn Sie ihnen sehr nahe stehen und oft genug über Familie sprechen, fragen Sie, wie es der Familie geht. Wenn es ein großes Spiel gibt, über das alle reden - frag sie, was sie denken. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, auf Sie zu reagieren und eine Pause einzulegen, wenn Sie so viel über die Arbeit nachdenken. Sie können Ihre Frage mit der arbeitsbezogenen Frage verfolgen, die Sie an erster Stelle stellen wollten, aber die Aufforderung zur Stellungnahme wird das Bedürfnis nach einem "Ich-spreche-über-mich-selbst" -Hochstand auslösen.
Extra-Bonus: Verwenden Sie etwas, was Sie beide gemeinsam haben. Kinder. Eine Liebe zum Baseball. Was auch immer es ist - machen Sie zuerst diese persönliche Verbindung. Es ist weniger wahrscheinlich, dass die Person die E-Mail für später schnell ablegt.
Wählen Sie eine dringende Betreffzeile aus
Beschäftigte Leute beginnen natürlich damit, E-Mails zu priorisieren, und manchmal öffnen sie die E-Mail nicht einmal, um dies zu tun. Sie werden schnell auf die Betreffzeile blicken. Also, wenn Sie eine schnelle Antwort von diesen Leuten wollen, können Sie sich vorstellen, wie wichtig die Betreffzeile ist. Wenn Sie Tipps dazu benötigen, empfehle ich Ihnen Aaron Ratschläge, wie Sie Ihre Betreffzeile herausstechen können. Wie Sie Ihre E-Mail-Nachricht in einem überladenen Posteingang abheben können Wie Sie Ihre E-Mail-Nachricht in einem überladenen Posteingang abheben hast du jemals eine E-Mail geschickt, die du für wichtig gehalten hast, nur um sie viele Tage später zu beantworten, oder schlimmer noch vergessen? Zugegeben, manchmal ist es außerhalb Ihrer Kontrolle, aber es gibt Dinge, die Sie tun können ... Lesen Sie mehr in einem überfüllten Posteingang.
Die Quintessenz ist dies: Wenn Sie sofort eine Antwort benötigen, warum ist dann nicht Ihre Betreffzeile mit "WICHTIG:" oder "DRINGEND:" vorangestellt? Es ist nichts falsch daran, dies zu tun, und es ist tatsächlich hilfreich für vielbeschäftigte Menschen, die solche Betreffzeilen als visuellen Indikator dafür verwenden, was zuerst im E-Mail-Posteingang anzugreifen ist. Mach es einfach nicht wegen alberner, unwichtiger Probleme, sonst wirst du der "Junge, der Wolf schrie", und deine E-Mails werden schließlich komplett ignoriert!
Halte es kurz und süß
Dies ist der Teil des Artikels, in dem ich heuchlerisch werde. Der Typ, der Artikel mit 2000 Wörtern schreibt, wird uns sagen, dass es kurz und süß bleiben soll? Jep. Genau das werde ich tun. Wir reden hier über E-Mails, und hier ist die Lektion, die Mr. Wordy hier im ersten Jahr seines neuen Jobs gelernt hat: PILE. Es ist ein Akronym, das ich gerade erfunden habe. Es steht für Menschen ignorieren lange E-Mails.
Nach ungefähr sechs Monaten, in denen die Leute meine langen, ausführlichen E-Mails ignorierten, versuchte ich etwas Neues. Ich fing an, sehr, sehr kurze E-Mails zu schreiben, in denen nur der Punkt angegeben wurde. Ich habe keine zusätzlichen Details angegeben, aber am Ende der E-Mails habe ich angeboten, mehr Informationen zur Verfügung zu stellen, wenn sie es wollten.
Ich fing an, meine E-Mails abzulegen. Als ich dachte, sie wären kurz genug, ging ich durch und schnitt noch mehr. Sie müssen sich fragen, ist diese Linie nur überflüssig? Teilen Sie Informationen, um die Leute wissen zu lassen, wie viel Sie wissen - oder spielt es für das vorliegende Problem keine Rolle? Reduziere die Wörter. Kommen Sie schnell zum Punkt. Als ich damit anfing, bemerkte ich, dass die Antwortrate in die Höhe schoss. Wenn Sie Ihre E-Mail auf eine einzige Zeile reduzieren können - die Chancen stehen gut, erhalten Sie sofort eine Antwort.
Bestechen sie
Wenn wir hier ehrlich sein wollen, dann müssen Sie zugeben, dass Menschen von Natur aus ein eigennütziger Haufen sind. Wenn die Menschen sehen, dass für sie "etwas drin" ist, fühlen sie sich mehr dazu gezwungen, etwas zu unternehmen. Sie können dies in einer E-Mail nutzen, indem Sie Ihre E-Mail mit etwas wie "So, kommen Sie zurück zu mir mit einer guten Zeit, wenn Sie darüber bei einer Tasse Kaffee sprechen können - auf mich!"
Eine kostenlose Tasse Kaffee, nur um den Antwortknopf zu drücken? Das ist ein guter Anreiz. Und wenn das Thema noch wichtiger ist - sagen Sie, Sie versuchen, etwas zu verkaufen oder einen neuen Kunden zu gewinnen - gehen Sie los und bieten Sie an, Mittagessen zu kaufen. Diese kleine Investition wird es wert sein. Die Leute lieben ein kostenloses Mittagessen.
Beziehen Sie eine zweite Partei ein
Wenn Sie jemandem ein paar Mal eine E-Mail geschickt haben, haben Sie alle oben aufgeführten Taktiken ausprobiert, und Sie erhalten immer noch keine Antworten, dann ist es Zeit, die großen Waffen herauszuziehen. Normalerweise reserviere ich diese letzten zwei Taktiken für Leute, die E-Mails chronisch ignorieren. Der erste "Big Gun" -Ansatz besteht darin, jemanden einzubeziehen, der mit der Situation zu tun haben könnte. Dies kann Ihr Chef oder eine zusätzliche Person sein, mit der Sie an dem Projekt arbeiten, das aufgehalten wird, weil die Person Ihre E-Mail nicht beantwortet.
Dies ist nicht etwas, was Sie in der ersten, zweiten oder sogar dritten E-Mail tun möchten. Wenn Sie jedoch offensichtlich ignoriert werden, dann schreiben Sie eine weitere höfliche E-Mail, und nur eine beteiligte Person. Wenn es jemand ist, der höher steht, wie Ihr Chef, und die andere Person weiß, dass sie in einer Autoritätsposition ist, werden sie schnell reagieren. Von all den chronischen Ignorierern, mit denen ich im Laufe der Jahre umgegangen bin, ruft dieser "cc" -Ansatz 99 Prozent der Zeit eine Antwort hervor. Es geht darum, ein Publikum zu haben, das den Dialog transformiert und ihm plötzlich eine höhere Priorität einräumt.
Konsequent Erinnerungen ausgeben
Wenn Sie jemals den Film Shawshank Redemption gesehen oder die Novelle von Stephen King gelesen haben, dann erinnern Sie sich vielleicht an den Teil, in dem Andy Dufresne jede Woche einen Brief an den Senat schickt und um Geld für eine Gefängnisbibliothek bittet. Nach ein paar hundert Dollar und einer Spende von Büchern beginnt Andy dann, zwei Briefe pro Woche zu versenden, um noch mehr Geld zu verlangen.
Der Punkt in der Geschichte ist, dass Persistenz funktioniert. Nennen Sie es ärgerlich, ärgerlich oder irritierend - aber wenn Sie wirklich, wirklich eine Antwort auf etwas wichtiges brauchen, fragen Sie die Person höflich, ob sie Ihre letzte E-Mail erhalten haben, wird eine von zwei gewünschten Effekten haben. Es wird die Person auffordern, in ihrem Posteingang nach der E-Mail zu suchen, von der Sie gerade sprechen, oder sie wird Ihnen klar machen, dass die einzige Möglichkeit, Sie zum Weggehen zu bringen, darin besteht, auf Ihre E-Mail zu antworten. Dies ist eindeutig eine Lösung für den letzten Ausweg, aber es ist auch eine Lösung, die funktioniert.
Welche Techniken verwenden Sie, um schneller auf Ihre E-Mails zu reagieren? Was funktioniert für dich? Teilen Sie Ihre eigenen Tipps und Ratschläge in den Kommentaren unten!
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