Früher oder später wird jeder Google Mail-Posteingang zu einem überwältigenden Chaos. Es gibt viele Tricks, um mit der E-Mail-Überlastung fertig zu werden, aber es gibt einen, den Sie vielleicht nicht benutzen: gute alte Gmail-Labels .
Etiketten gibt es schon lange, sie sind für viele von uns fast schon zu blinden Flecken geworden. Ich war von Anfang an Google Mail-Nutzer, habe aber bis vor Kurzem keine Labels verwendet. Es hat sich völlig verändert, wie ich an E-Mails herangehe, und hilft mir endlich, meinen Posteingang zu zähmen.
Die Verwendung von Etiketten hängt, wie bei jedem To-Do-Management-System, von einigen grundlegenden Produktivitätsgrundsätzen ab. Hier sind die Tricks, die mir geholfen haben und Ihnen auch helfen können.
Etiketten sollten nicht zum Nachdenken anregen
Das Anbringen eines Etiketts sollte mechanisch sein; Die Aktion, die Sie basierend auf einem Etikett ausführen, sollte mechanisch sein.
Dies ist vielleicht der wichtigste Teil der Verwendung von Labels in Gmail. Anfangs werden Sie versucht sein, eine lange Liste von Etiketten zu erstellen. "Jede Aufgabe oder E-Mail ist einzigartig", sagen Sie sich. Vermeide es, in diese Falle zu fallen. Je mehr Etiketten Sie haben, je mehr Sie denken, desto mehr Zeit benötigen Sie. Sie müssen aktiv Entscheidung Müdigkeit kämpfen Wie eine neue Gewohnheit zu bilden, wenn es zu schwer scheint weiter zu gehen Wie eine neue Gewohnheit zu bilden, wenn es zu schwer scheint, um Gewohnheiten zu halten nicht über Nacht bilden. Jedes Jahr machen wir diese Beschlüsse, die große Veränderungen erfordern. Wenn Sie eine neue Gewohnheit wollen, müssen Sie bereit sein für Fallstricke und wie man sie überwinden kann. Lesen Sie mehr, das sollten Etiketten sein.
Habe so wenig Labels wie möglich. Jedes Etikett sollte einem einzigen Zweck dienen. Als Daumenregel verwenden Sie diese primären Beschriftungen und fügen fünf weitere hinzu, die speziell auf Ihre Arbeitsanforderungen zugeschnitten sind.
Die 5 primären Labels: Heute, Fertig, Warten, Aufgaben, Antworten
Mehrere Inbox-Experten empfehlen eine tägliche Überprüfung Ihrer E-Mail am Morgen Wie E-Mail-Sucht durch Tracking Inbox Gewohnheiten zu schlagen Wie E-Mail-Sucht durch Tracking Inbox Gewohnheiten E-Mail ist Hijacking Ihre Tage, und es ist hinterhältig darüber. Sie können die Kontrolle über Ihre Zeit zurückgewinnen. Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie gerade der E-Mail widmen und stehlen Sie sie zurück. Lesen Sie mehr, damit Sie wissen, was mit jeder E-Mail zu tun ist. Behandeln Sie diesen Scan als die Zeit, um Ihren Posteingang zu ordnen, ähnlich wie Sie Ihre To-Do-Liste arrangieren würden.
Die nullte Regel der E-Mail-Verwaltung: Wenn Sie sie löschen können, löschen Sie sie. Für die Nachrichten, die Sie nicht löschen können, können Sie sie normalerweise mit diesen fünf primären Labels kategorisieren:
- Heute: Markieren Sie dies bei jeder E-Mail, für die heute eine Aktion ausgeführt werden soll. Es ist in Ordnung, wenn eine E-Mail heute als auch etwas anderes markiert ist; Der Punkt ist zu wissen, dass diese E-Mail für heute relevant ist.
- To-Do: Wenn eine E-Mail ein Projekt oder eine Aufgabe hat, die Sie heute erledigen müssen, dann markieren Sie sie mit dieser Bezeichnung. Kernpunkt: Die Aufgabe muss mehr sein als nur die Antwort auf diese E-Mail. Sie können versuchen, dies mit Sortd zu koppeln, um Gmail in ein Trello-ähnliches Taskboard zu verwandeln. Google Mail in ein Trello-ähnliches Taskboard verwandeln Mit Sortiert Google Mail in ein Trello-ähnliches Taskboard mit Sortiert In der modernen Belegschaft wird Ihre E-Mail oft zu Ihrer Aufgabenliste. Nun, jetzt können Sie eine Organisation im Stile von Trello direkt in Gmail mit einer neuen Chrome-Erweiterung "Sortiert" erhalten. Weiterlesen .
- Antwort: Markieren Sie dies bei jeder E-Mail, die eine Antwort benötigt. So könnte eine E-Mail mit "Heute + To-Do + Reply" gekennzeichnet werden, die angibt, dass sie eine Nicht-E-Mail-Aufgabe enthält und am Ende des Tages beantwortet werden muss.
- Warten auf: Markieren Sie dies in jeder E-Mail, in der es für Sie wichtig ist. Sie müssen jedoch warten, bis eine andere Person eine Aktion ausführt. Ich habe diesen Trick von ActiveInbox-Gründer Andy Mitchell's Tipps zum Verwalten von E-Mail-Überladung abgeholt. Wie man mit Inbox-Überladung und To-Do-Listen in E-Mails umgehen kann Wie mit Inbox-Überladung und To-Do-Listen in E-Mails umgehen E-Mail ist nicht nur Kommunikation, sondern auch weitgehend diktiert Ihre To-Do-Liste. Lassen Sie uns über die besten Tipps sprechen, um den Posteingang mit unserer Produktivität mit Andy Mitchell - dem Gründer von ActiveInbox - zu verknüpfen. Weiterlesen .
- Fertig: Das wichtigste Label. Wenn eine E-Mail nicht mehr benötigt wird, markieren Sie sie als Fertig. Ich bin kein Fan von E-Mails zu löschen, da ich diese Papierspur lieber habe; Und selbst wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie durch eine Antwort des Absenders wieder in Ihrem Posteingang angezeigt. Sie benötigen dieses Label "Done!" - vor allem, wenn Sie ein Fan der Produktivitätsmethode "Fertigliste" sind.
Labels sind großartig als Placebos!
Immer wenn ich eine neue E-Mail-Benachrichtigung erhielt, war mein erster Instinkt das Öffnen, Lesen, Antworten oder Löschen. Es war für meinen Workflow störend. Aber diese unbeaufsichtigte Benachrichtigung würde mich stören, und so unterbrach ich das, was ich tat, um es anzugehen.
Jetzt lege ich einfach ein Etikett auf und mache mich wieder an die Arbeit. Ich adressiere die E-Mail später, sobald meine aktuelle Arbeit erledigt ist. Das Anwenden eines Labels gibt mir die mentale Befriedigung, mit der E-Mail interagiert oder angesprochen zu haben, ohne die Zeit zu verlieren, die ich sonst hätte.
Etiketten sind ein fantastisches Placebo für diejenigen, die zwanghaft etwas gegen eingehende E-Mails unternehmen müssen.
Etiketten sollten leicht zu finden, zu verwenden und zu identifizieren sein
Gmail verfügt über zahlreiche Tools, mit denen Sie Labels so benutzerfreundlich wie möglich gestalten können. Verbringen Sie ein wenig Zeit, um das Aussehen von Etiketten anzupassen, es wird Ihre Nutzung erhöhen.
Rufen Sie das Zahnradsymbol> Einstellungen> Labels auf, um alle Ihre Labels anzuzeigen und zu verwalten. Hier empfehle ich auch, die meisten anderen Elemente, die Sie in der linken Seitenleiste sehen, zu verbergen. Gmail aktualisiert Labels mit zwei Labs-Erweiterungen [News] Gmail aktualisiert Labels mit zwei Labs-Erweiterungen [News] Read More, wie gesendete Mail, Entwürfe, wichtig, Kategorien, Kreise und mehr. Wenn Ihre Labels zuerst angezeigt werden, ist es einfacher, sie zu erkennen und per Drag & Drop auf E-Mails zu verschieben.
Farbcode für Ihre Etiketten Klicken Sie auf das kleine Dropdown-Feld in einem beliebigen Label in der Seitenleiste, um Farben auszuwählen. Einfache Farben, die auf Ihre primären Etiketten angewendet werden, helfen Ihnen, sie einfach zu identifizieren. Ich benutze ein grünes Etikett für "FERTIG!" - es ist befriedigend zu schauen und zu wissen, dass ich mich nicht mehr mit dieser E-Mail beschäftigen muss. In ähnlicher Weise markiere ich das Etikett "HEUTE!" Mit leuchtendem Rot, so dass es immer meine Aufmerksamkeit erregt.
Keine Erweiterungen, keine Extras
Das Schöne an Labels ist, dass sie in Google Mail integriert sind. Sie benötigen keine RAM-Erweiterungen, die Sie in Chrome verwenden können, aber nicht in der mobilen Google Mail-App. Es funktioniert perfekt, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen. Die besten Produktivitätssysteme sind diejenigen, die Ihnen aus dem Weg gehen, und genau das sind Etiketten.
Wenn Sie einen Trick zur effizienteren Verwendung von Labels in Google Mail haben, würden wir uns freuen zu hören! Lassen Sie Ihre Vorschläge in den Kommentaren fallen, oder stellen Sie Fragen, die Sie haben.
Bildnachweis: Kairo